推進(jìn)精細(xì)化管理-提高辦公室工作質(zhì)效

精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)專心---專注---專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)推進(jìn)精細(xì)化管理提高辦公室工作質(zhì)效精細(xì)化管理就是落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理。服務(wù)精細(xì)化管理是以最經(jīng)濟(jì)的管理方式獲取最大的效益，達(dá)到組織可持續(xù)發(fā)展目的的管理方式，即管理的每一個步驟都要精心，每一個關(guān)節(jié)都要精細(xì)。精細(xì)化的時代已經(jīng)到來，細(xì)節(jié)決定成敗，“認(rèn)真做能把事情做對，用心做才能把事情做好”。一、為什么要進(jìn)行辦公室的精細(xì)化管理從辦公室的工作內(nèi)容來看，它既是一個單位的綜合管理部門，又是一個單位具體的辦事機(jī)構(gòu)，其工作關(guān)系千絲萬縷，錯綜復(fù)雜，事務(wù)性的工作很多，處于一個單位工作的關(guān)鍵位置，它承擔(dān)了文件管理、接待后勤、文秘工作、車輛調(diào)度等眾多業(yè)務(wù)工作，涉及面很廣，各項工作之間的關(guān)聯(lián)和支撐顯得尤為重要。而這些基礎(chǔ)工作的執(zhí)行情況如何，直接影響到上級工作能否有效部署，關(guān)系到整個項目能否有序運轉(zhuǎn)，可謂牽一發(fā)動全身。辦公室工作的特點大致可以概括為以下四點：一是原則性強(qiáng)，辦公室起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、連結(jié)內(nèi)外的樞紐作用，無論是執(zhí)行上級政策還是處理內(nèi)部事務(wù)，每項工作都具有極強(qiáng)的政策性和原則性。二是服務(wù)性強(qiáng)，辦公室所有工作都是圍繞單位中心工作展開的，服務(wù)于單位整個工作大局。三是突發(fā)性強(qiáng)，辦公室所具有的職能決定辦公室要經(jīng)常處理臨時性、突發(fā)性的事務(wù)，實際工作不確定因素多，對辦公室人員素質(zhì)要求較高。四是內(nèi)容繁瑣，辦公室工作涵蓋辦文辦事、來信來訪、調(diào)查研究、會務(wù)組織、協(xié)調(diào)服務(wù)、安全保衛(wèi)、后勤保障等諸多方面，涉及面廣，內(nèi)容繁雜。五是工作影響面廣、責(zé)任大?！稗k公室工作無小事”。它是文件的中轉(zhuǎn)站，是上情下達(dá)和下情上達(dá)的中樞，是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)活動、開展日常管理的重要部門，它承擔(dān)著“內(nèi)聚人心、外樹形象”的宣傳任務(wù)。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小事變大事，甚至影響單位的正常運轉(zhuǎn)，影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。辦公室工作職能的內(nèi)在要求，決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路，眾多基層管理辦公室，構(gòu)成公司各項決策的重要執(zhí)行者，加強(qiáng)綜合管理辦公室的管理能力，提升其全面發(fā)展、綜合發(fā)展能力顯得很有必要。“在被動中求主動、在無序中求有序、在務(wù)實中求精細(xì)”。二、辦公室精細(xì)化管理過程中常見的主要問題一是傳統(tǒng)的辦公室管理理念和管理模式不能完全適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的要求，辦公室工作任務(wù)不應(yīng)僅僅滿足于完成日常事務(wù)性工作和維持本單位的正常運轉(zhuǎn)。二是有關(guān)辦公室工作的規(guī)章制度還不夠完善，現(xiàn)有規(guī)章制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性還需進(jìn)一步提升，工作流程也有不夠科學(xué)的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。三是崗責(zé)體系還需進(jìn)一步健全，工作職責(zé)不明確，責(zé)任不落實的情況還不同程度地存在，難以實施科學(xué)的量化考核。在事務(wù)繁雜，辦公室工作人員有限的情況下，勢必影響辦公室的整體工作效率。四是人員素質(zhì)參差不齊，有些員工習(xí)慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節(jié)奏慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，其素質(zhì)和能力與科學(xué)化精細(xì)化管理的要求還存在一定差距。三、如何推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理精細(xì)化管理體系的主要內(nèi)容包括四個方面：思考系統(tǒng)化、工作細(xì)化、工作量化及業(yè)務(wù)優(yōu)化。思考系統(tǒng)化。要有全局意識和大局意識。兼顧企業(yè)長遠(yuǎn)利益與眼前利益，以提升管理效率為目的進(jìn)行流程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化完善。同時堅持持續(xù)改進(jìn)、不斷創(chuàng)新。工作細(xì)化。要科學(xué)、精確的定位。突出工作重點，合理設(shè)定工作目標(biāo)，制定詳細(xì)計劃把管理目標(biāo)層層分解，每一項工作落實到人，專項工作專人負(fù)責(zé)，管理過程“精、細(xì)、嚴(yán)、準(zhǔn)、實”，執(zhí)行講究標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化；提高執(zhí)行力度，做到每天每周每月按計劃安排開展工作，按規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行。工作量化及業(yè)務(wù)優(yōu)化。一是強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)化、精確性。在數(shù)據(jù)化、精確化的前提下，嚴(yán)謹(jǐn)成為一種習(xí)慣性的行為，在管理上的每一個執(zhí)行細(xì)節(jié)上都可以做到精確化、數(shù)據(jù)化。而這些數(shù)據(jù)化、精確性的資料可以成為管理者進(jìn)行決策的重要依據(jù)，是決策更具科學(xué)性和可操作性。產(chǎn)品和服務(wù)的高質(zhì)量不是粗放的管理模式可以創(chuàng)造出來的，而是要通過精細(xì)化的管理來實現(xiàn)。精細(xì)化管理不再像粗放型管理那樣采用“差不多”的說法，而更多的是要依靠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男袨?。二是改進(jìn)和完善管理流程。精細(xì)化管理需要在組織的流程的每一個環(huán)節(jié)中得到體現(xiàn)，所以不斷改進(jìn)和優(yōu)化流程是精細(xì)化管理的主要特征。要達(dá)到管理精細(xì)化的目的，必需經(jīng)過摒棄不適合的管理方式和資源配置模式的過程，探尋到企業(yè)價值觀相匹配的管理模式，“尋找問題-探討解決思路-制定解決方案-執(zhí)行-反饋-尋找問題”如此循環(huán)，便可固本強(qiáng)源，同時提升面對問題時的韌性，以不變應(yīng)萬變，剛?cè)嵯酀?jì)，解決問題。三是強(qiáng)調(diào)持續(xù)不斷的改進(jìn)。精細(xì)化管理沒有固定的模式，也不能照搬別人的精細(xì)化管理模式，要從管理的實踐經(jīng)驗中不斷地總結(jié)，不斷地提升。別人的經(jīng)驗可以借鑒，但絕不能簡單地移植。四是以人為核心。管理最核心的問題是人的問題，精細(xì)化管理更是強(qiáng)調(diào)以人為核心，管理就是使有限的資源發(fā)揮最大的效能的過程。而在一個組織中人的資源是最重要的資源，要創(chuàng)造最大效率和效益，就必須使人的潛力得到最大程度的發(fā)揮。而如何最大程度地發(fā)揮人的潛力，則是管理中面臨的最大的難題，也是精細(xì)化管理面臨的最大的難題。五是強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新。精細(xì)化管理以持續(xù)的自我改進(jìn)為特征，而創(chuàng)新則是自我改進(jìn)的永恒的主題。沒有創(chuàng)新，則談不到自我改進(jìn)，而精細(xì)化管理即強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷地否定自我，不斷地進(jìn)步。細(xì)節(jié)是一種創(chuàng)造，包含著把小事做細(xì)的精細(xì)化管理則強(qiáng)調(diào)非數(shù)據(jù)不精、非創(chuàng)新不細(xì)。六是提高認(rèn)識。一方面，增強(qiáng)工作的自覺性、及時性、細(xì)致性、有效性，不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事在自己這里延誤、不讓傳遞的文件在自己這里中斷、不讓辦理的文件在自己這里積壓、不讓各種差錯在自己這里發(fā)生、不讓前來辦事的人在自己這里受到冷落、不讓辦公室的形象在自己這里受損，增強(qiáng)責(zé)任意識、創(chuàng)新意識和程序意識，“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。七是完成工作任務(wù)落實的轉(zhuǎn)變。首先，變主任工作督催為個人主動匯報。即經(jīng)辦人事情辦理后，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反饋辦理意見，使每件事情有始有終，有因有果。其次，變職工被動接受檢查為個人自查在先組織檢查在后。即每個員工逐日認(rèn)真填寫日清日結(jié)工作日記，對照本人精細(xì)化崗位工作職責(zé)要求，逐條逐項查漏補(bǔ)缺，及時進(jìn)行整改完善，對工作中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)或預(yù)計可能出現(xiàn)的情況提出對策，供領(lǐng)導(dǎo)決策。再次，變粗方式考核為精細(xì)化考核。即參照上級和本級規(guī)范化管理工作考核辦法和標(biāo)準(zhǔn)，對每個專業(yè)的精細(xì)化崗位職責(zé)任務(wù)逐條逐項分解，按周、按月公開考核到崗到人，真正做到獎勤罰懶、獎優(yōu)罰劣，促使每個精細(xì)化管理點都能達(dá)到規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，真正發(fā)揮精細(xì)化管理的作用，達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)。四、精細(xì)化管理的進(jìn)一步提升首先，不斷創(chuàng)新、深化精細(xì)化管理。在實施精細(xì)化過程中，注重樹立規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合的意識。規(guī)范性方法是基本性的、不可或缺的條件、要求、手段，創(chuàng)新的方法與技巧是在規(guī)范性的基礎(chǔ)上發(fā)展的要求和手段規(guī)范是精細(xì)的表現(xiàn)形式，精細(xì)是創(chuàng)新的方向和動力。其次，努力將辦公室精細(xì)化管理上升為一種文化。推行辦公室精細(xì)化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設(shè)，形成每個辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價值觀，把精細(xì)化管理當(dāng)作一種工作要