金利教育裝備公司公文檔案、印章及介紹信管理辦法

公文檔案、印章及介紹信管理辦法第一章公文、檔案管理總則為了加強(qiáng)檔案的收集、整理、管理和利用工作，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。本辦法所稱檔案指公司設(shè)立以來在一切生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的圖紙、圖表、文字材料、合同、圖片、聲像資料、電子資料等不同形式的歷史記錄。公司各類檔案是公司發(fā)展過程中各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，是全體員工的智慧結(jié)晶，全公司各部室和員工都有保護(hù)義務(wù)。為了維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮其作用，由公司綜合管理部對(duì)各部室的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一收集和集中管理，其它任何部門和個(gè)人不得以任何理由分散保管，據(jù)為己有。公司檔案管理部門及職責(zé)綜合管理部負(fù)責(zé)公司的檔案統(tǒng)一管理工作，對(duì)公司各種檔案進(jìn)行收集、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。公司各部門、個(gè)人根據(jù)管理辦法定期或不定期將需歸檔文件交綜合管理部統(tǒng)一立卷歸檔，除財(cái)務(wù)部因業(yè)務(wù)需要可以留存部門檔案外，任何部門和個(gè)人不得自行留存檔案管理的職責(zé)（1）負(fù)責(zé)公司各類文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（2）堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)公司不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。（3）歸檔案卷做到頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。（4）保管好公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。（5）按要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具，要求能夠快速、準(zhǔn)確地查詢所需檔案。（6）根據(jù)檔案實(shí)際情況設(shè)定保密級(jí)別，絕密檔案為、只對(duì)個(gè)別公司領(lǐng)導(dǎo)公開的檔案為★★★★、只對(duì)本部門公開的檔案為★★★、只對(duì)公司內(nèi)部公開的檔案為★★。歸檔范圍公司資料歸檔范圍的定義公司資料歸檔范圍是指公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值，或者相關(guān)政府部門下發(fā)的與公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會(huì)議、合同、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊、獎(jiǎng)品、影像音資料等)。2.公司資料歸檔范圍具體包括：（1）股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議。（2）各種工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。（3）公司發(fā)出的各類工作計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡報(bào)、通知等文件。（4）各項(xiàng)規(guī)章制度。（5）向上級(jí)請示的文件以及上級(jí)批復(fù)的各類文件。（6）各種綜合的或項(xiàng)目的可行性研究、考察等報(bào)告。（7）工程建設(shè)底圖、藍(lán)圖及文字材料。（8）經(jīng)批復(fù)的工程設(shè)計(jì)圖紙及文字材料。（9）各種報(bào)表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。（10）宣傳或反映本公司重要活動(dòng)以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)的影像音資料。（11）本公司獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品、牌匾，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。（12）各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各種證明存根，各項(xiàng)許可證。（13）本公司編輯、出版的刊物。（14）有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。（15）銷售合同、營銷計(jì)劃、宣傳廣告及銷售客戶資料。歸檔要求凡公司發(fā)出的文件，由綜合管理部的有關(guān)人員收集，交由檔案專管員歸檔。2.當(dāng)一項(xiàng)工作已完成時(shí)，由經(jīng)辦人員將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動(dòng)送交綜合管理部檔案專管員歸檔。（1）無論是內(nèi)部文件還是外來文件資料，事情完畢后，一周內(nèi)原稿統(tǒng)一由綜合管理部負(fù)責(zé)歸檔，任何部門及個(gè)人不得自行留存。（2）管理性文件材料應(yīng)在辦理完畢一周內(nèi)及時(shí)歸檔。（3）因手續(xù)不完備或事情未完畢無法當(dāng)日歸檔的，要約定歸檔日期并在登記薄上明確記錄，督促歸檔。（4）項(xiàng)目證件辦理完畢后一周內(nèi)歸檔，綜合管理部負(fù)責(zé)督辦。（5）工程圖紙、工程標(biāo)書等項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目工程交付使用后及時(shí)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。（6）員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。（7）會(huì)計(jì)文件材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度后由財(cái)務(wù)部門整理歸檔。（8）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料、內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和員工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料、公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。（9）電子資料應(yīng)在事情完畢后，一周內(nèi)由綜合管理部負(fù)責(zé)備份歸檔。3.編制交接表，當(dāng)一項(xiàng)資料由經(jīng)辦人交檔案專管員歸檔時(shí)，應(yīng)登記并雙方簽名。4.正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，一般不用復(fù)制件。應(yīng)注意：檢查應(yīng)蓋公章是否已蓋，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。5.歸檔的影像音資料要寫上文字說明。6.歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。（五）檔案的借閱與復(fù)制1.經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)后，可辦理檔案調(diào)閱手續(xù)。檔案調(diào)閱遵循授權(quán)有限的原則：（1）董事長、總經(jīng)理有權(quán)審批調(diào)閱公司所有檔案。（2）副總經(jīng)理有權(quán)審批調(diào)閱分管工作的相關(guān)檔案。（3）部門負(fù)責(zé)人有權(quán)審批調(diào)閱本部門相關(guān)檔案。2.調(diào)閱檔案人如需外借檔案，需在借閱登記表上簽字、注明歸還時(shí)間，并經(jīng)有權(quán)簽字人審批后方可借出。到期后，由綜合管理部負(fù)責(zé)催還。3.調(diào)閱者不得發(fā)生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換等損壞檔案行為。4.確因工作需要復(fù)制、翻制檔案內(nèi)容的，必須經(jīng)過批準(zhǔn)后方可實(shí)施。5.原則上不允許外單位調(diào)閱檔案。如確因工作需要調(diào)閱的，調(diào)閱人必須持有本公司證明文件，并報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱或復(fù)制。（六）檔案的保密管理1.檔案專管員和公司工作人員均應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)格遵守保密原則，確保檔案的安全。2.凡是調(diào)閱檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接查找。3.借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。4.股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件僅供股東和董事會(huì)成員查閱。其他人員需查閱的，須經(jīng)總經(jīng)理同意。（七)檔案的整理、保管和統(tǒng)計(jì)1.檔案必須分門別類進(jìn)行系統(tǒng)整理，嚴(yán)格按照其自然形成規(guī)律和內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行裝訂、登記、排列、上架、入柜，按照檔案類別的編號(hào)及排列順序，建立檔案管理臺(tái)帳。2.檔案必須用科學(xué)的方法保管和保護(hù)，最大限度地延長檔案的使用壽命。3.檔案庫房要防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防日光直射、防污染，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。4.每年要進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理工作，做到帳、卡、物相符，對(duì)破損、字跡褪色和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。5.認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。對(duì)檔案的收進(jìn)、調(diào)借、利用、整理、鑒定、保管等情況要嚴(yán)格登記，所有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。（八）檔案的鑒定和銷毀1.

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定檔案保管期限的原則是：凡是反映本公司主要職能活動(dòng)的，對(duì)本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長期內(nèi)對(duì)本公司工作查考有利用價(jià)值的各種資料，為長期保存；凡是在較短時(shí)間內(nèi)，對(duì)本公司有查考利用價(jià)值的資料，為短期保存。2.對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字后，連同銷毀檔案的書面報(bào)告報(bào)總經(jīng)理簽字審批。3.檔案銷毀的具體工作由綜合管理部承辦。銷毀檔案時(shí)，要有兩人鑒銷；銷毀完畢后，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明“某日已銷毀”，并簽名蓋章；在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”（九）印章及介紹信管理辦法印章具有合法性、權(quán)威性，因而也具有憑證和效力作用。在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，作用重大，用途廣泛；介紹信是公司對(duì)外聯(lián)系工作、商洽事務(wù)等派出人員持有的憑證。為做好印章及介紹信的管理，特制定本制度。第二章印章管理（一）印章分類：1.公司級(jí)印章：公司對(duì)外統(tǒng)一使用的印章，具有公司最高法律效力。包括：公司公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法人手章。2.公司級(jí)部門章：僅限于公司內(nèi)部使用（二）印章的規(guī)格、顏色公司一級(jí)印章及部門二級(jí)印章，按國家規(guī)定式樣和規(guī)格刻制，為圓形紅色印章（法人手章為藍(lán)色文形）。（三）印章管理1.各部門的印章，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合管理部統(tǒng)一刻制，未經(jīng)允許私刻印章者，除追究當(dāng)事人責(zé)任外，同時(shí)追究部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。2.公司公章、合同專用章由綜合管理部管理，指定專人保管。3.公司級(jí)財(cái)務(wù)專用章、法人手章由財(cái)務(wù)部門管理。4.所有印章都應(yīng)在綜合管理部備案，建立公司印章檔案。（四）印章保管制度1.印章要設(shè)專人管理，印章必須存放在安全地方，印章管理員不得擅自將印章轉(zhuǎn)給他人代管或借給他人使用。2.印章不得擅自拿出辦公室，管理人員外出時(shí)，由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)交由他人代為管理。3.不得在空白信紙、信封或空白介紹信上蓋章。如對(duì)文件、材料錯(cuò)蓋或多蓋了章，應(yīng)及時(shí)收回并銷毀。4.凡合同頁數(shù)超過三張，需加蓋騎縫章。5.發(fā)現(xiàn)印章丟失或有異常現(xiàn)象，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，迅速查明情況，及時(shí)處理。必要時(shí)報(bào)告公安部門協(xié)助處理或向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)登記備案，聲明作廢。6.管理人員應(yīng)該經(jīng)常檢查印章，保持印章清潔，保證印章字跡和圖案清晰。7.印章屬公司保密范圍，嚴(yán)防被盜或盜用。（五）印章的使用1.申請、審批凡經(jīng)綜管理部蓋公司章或合同章的部門或個(gè)人，必須填寫《印章使用登記簿》，以“公司管理權(quán)限及職責(zé)”為用印審批原則，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，印章管理員方可履行用印手續(xù)。具體權(quán)限如下：審批人員審批權(quán)限原則總經(jīng)理關(guān)于工程、招標(biāo)、土地、財(cái)務(wù)、行政等，涉及公司重大事件的文件、方案、合同等具體權(quán)限依公司管理權(quán)限確定裝備部負(fù)責(zé)人關(guān)于公司營銷業(yè)務(wù)、施工業(yè)務(wù)類文件商務(wù)管理部負(fù)責(zé)人關(guān)于公司采購類文件人力資源部負(fù)責(zé)人關(guān)于公司人資工作類文件財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人關(guān)于公司日常財(cái)務(wù)類文件綜管部負(fù)責(zé)人關(guān)于公司日常行政類文件，如會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部通知、公司證照使用等凡蓋部門章的文件，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用。2.審閱印章管理員應(yīng)對(duì)蓋章的文件進(jìn)行審閱，如發(fā)現(xiàn)問題或疑點(diǎn)，應(yīng)及時(shí)請示領(lǐng)導(dǎo)，切記因懶散或顧及情面不審閱文稿而草率用印。3.登記用印應(yīng)履行登記手續(xù)，建立詳細(xì)的用印登記表，以備核查。借用如有特殊情況需借用公司印章，需填寫《印章借用登記簿》，明確借用人、用途、歸還時(shí)間，借用必須經(jīng)總經(jīng)理親筆簽字（緊急情況可電話同意后補(bǔ)簽字）。借用過程中發(fā)生的一切問題由借用部門負(fù)責(zé)。歸還時(shí)如發(fā)現(xiàn)印章受損，由借用部門負(fù)責(zé)賠償。（六）印章的銷毀印章新刻或改刻后，舊章交至綜合管理部統(tǒng)一保管。印章銷毀由綜管部進(jìn)行，印章銷毀時(shí)需填寫《印信銷毀申請表》,經(jīng)總經(jīng)理審批后，銷毀。第三章介紹信的管理介紹信的管理1.公司介紹信由綜管部統(tǒng)一管理，指定專人保管。2.介紹信必須編號(hào)，包括封皮、正文及存根。編號(hào)需登記，年度內(nèi)編號(hào)不得出現(xiàn)重號(hào)、漏號(hào)等現(xiàn)象。封皮編號(hào)格式為:“蒙恒泰介字年－流水號(hào)（編號(hào)起始頁）”，例如2010年第一本介紹信（共計(jì)26頁）的編號(hào)為蒙恒泰介字2010－1（1－26）；2010年第二本介紹信（共計(jì)26頁）的編號(hào)為蒙恒泰介字2010－2（27－50）3.使用過的介紹信存根由綜管部統(tǒng)一保管。介紹信的使用介紹信申請、審批、登記程序同印章管理。保管期限1.介紹信存根及《介紹信使用登記薄》保管期為一年，為備核查。已過保管期的，可考慮銷毀。2.每年6月底前將上一年度需要銷毀的存根及登記薄，填寫《印信銷毀申請單》，經(jīng)合管理部負(fù)責(zé)人簽字后，方可銷毀。3.本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行，原制度及與之不符的制度同時(shí)廢止。附件：1.印章及介紹信使用流程2.印章/介紹信使用登記簿3.印章備案表4.印信銷毀申請表附件檔案調(diào)閱單檔案名稱審 批調(diào)閱人檔案號(hào)及件數(shù)號(hào)碼還卷宗日期年月日經(jīng)收人簽字件數(shù)共計(jì)件宗件印信銷毀申請單銷毀日期印信模式負(fù)責(zé)人意見監(jiān)銷人執(zhí)行人印章備案表印章備案表預(yù)留印鑒式樣預(yù)留印鑒式樣印章及介紹信使用流程使用流程所屬部門/負(fù)責(zé)人工作時(shí)限注意事項(xiàng)申請申請?zhí)顚憽队≌绿顚憽队≌?介紹信使用登記簿》審批審批不批準(zhǔn)批準(zhǔn)不批準(zhǔn)批準(zhǔn)用印/開具