建筑施工企業(yè)會(huì)議管理制度

建筑施工企業(yè)會(huì)議管理制度（一）會(huì)議管理規(guī)定1、總則為加強(qiáng)對(duì)會(huì)議時(shí)間的控制，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度2、范圍本會(huì)議管理制度適用于公司主辦的各種行政辦公會(huì)議會(huì)議分類及組織（1）公司級(jí)會(huì)議：參加人員為公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員，每周召開一次。會(huì)議由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理主持⑶部門會(huì)議：系公司各部門、各所屬企業(yè)組織召開的工作例會(huì)，每周一召開。會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人或企業(yè)經(jīng)理主持⑷專業(yè)會(huì)議：系公司內(nèi)部的技術(shù)、銷售業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)技術(shù)會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)和安全工作會(huì)等），根據(jù)需要不定期召開?？偛坑煞止芨笨偨?jīng)理或總工程師主持，所屬企業(yè)由分管副總經(jīng)理或總工程師主持。⑸臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，為解決某些重要問題而臨時(shí)召開的會(huì)議（如公司職工大會(huì)和公司黨、團(tuán)員大會(huì)，以及各種代表大會(huì)等）⑹定期匯報(bào)：公司各部門和各所屬企業(yè)負(fù)責(zé)人，每月以書面形式向主管副經(jīng)理或總經(jīng)理匯報(bào)一次工作。4、例會(huì)執(zhí)行與安排⑴公司原則上每周召開工作例會(huì)一次。工作例會(huì)是各部門溝通信息的主要渠道之一，也是公司管理決策和實(shí)施工作指導(dǎo)的重要形式。為增強(qiáng)公司各部門管理人員的管理角色意識(shí)，發(fā)展管理人員的交流、溝通能力，每兩周工作例會(huì)實(shí)行“輪值主席制”，即每次工作例會(huì)由公司各部門負(fù)責(zé)人輪流出任會(huì)議主席，負(fù)責(zé)會(huì)議召集和主持。⑵會(huì)議主席制要求輪值主席在會(huì)前做好充分的準(zhǔn)備，了解本次會(huì)議各部門需要匯報(bào)或討論的重要問題，形成書面的主持提綱。5、會(huì)議主持人職責(zé)⑴會(huì)議主持人應(yīng)預(yù)先將會(huì)議內(nèi)容通知與會(huì)者使會(huì)議討論有的放矢⑵會(huì)議開始后就議題的要旨必須做簡潔說明⑶引導(dǎo)討論并在預(yù)定時(shí)間內(nèi)作出結(jié)論⑷就會(huì)議討論整理出的結(jié)論交全體與會(huì)人員確認(rèn)，需表決的應(yīng)通過表決確認(rèn)⑸確定專人做好會(huì)議記錄，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要、編號(hào)、下發(fā)及歸檔管理6、會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)定1）會(huì)議紀(jì)要的形式與簽發(fā)⑴公司辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，由行政管理部整理成文⑵行政管理部根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的需要在限定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作⑶會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)⑷會(huì)議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)填寫（會(huì)議紀(jì)要發(fā)放審批單）。審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號(hào)=發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)（主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)）審批意見⑸會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號(hào)，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫〈文件簽收記錄表〉，并由接收人簽收⑹會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類存檔，并按重要程度確保保存期限2）會(huì)議紀(jì)要的備忘會(huì)議紀(jì)要作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項(xiàng)，發(fā)至參加會(huì)議全體人員，以便對(duì)照核查落實(shí)7、會(huì)議注意事項(xiàng)⑴要求參加會(huì)議人員提前5分鐘到場⑵實(shí)行會(huì)議人員簽到制度⑶做好會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)備，并做好會(huì)議記錄⑷會(huì)議期間會(huì)議人員注意力集中，禁止打瞌睡或做與會(huì)議無關(guān)的事情⑸會(huì)議期間將通訊器材設(shè)定在靜音狀態(tài)或關(guān)機(jī)，非緊急

事件應(yīng)盡量避免接電話。附表:會(huì)議計(jì)劃表 附表12-1會(huì)議名稱開會(huì)次數(shù)開會(huì)日期開會(huì)時(shí)間會(huì)議目的及宗旨與會(huì)人員司儀主席會(huì)議召集單位會(huì)議記錄

總務(wù)與會(huì)者應(yīng)備資料會(huì)場標(biāo)示資料日前或事前的分發(fā)資料會(huì)議審核表附表12-2注意要點(diǎn)查核欄開會(huì)的目的本次的會(huì)議是否實(shí)際需要？（是否只是流于形式的例行會(huì)議？有沒有其他更好的解決方法？）開會(huì)的目的是否正確？

設(shè)開會(huì)的時(shí)機(jī)、時(shí)間是否妥當(dāng)？定開會(huì)的場所是否恰當(dāng)？要所邀請(qǐng)的與會(huì)人員是否恰當(dāng)？項(xiàng)方面開是否對(duì)于與會(huì)人員確實(shí)通知妥當(dāng)了？會(huì)對(duì)于開會(huì)的主旨、議題是否確實(shí)通知與會(huì)人通員？知是否事先通知與會(huì)人員應(yīng)當(dāng)事先就議題做好方準(zhǔn)備呢？面是否通知與會(huì)人員事先備妥有關(guān)資料呢？會(huì)是否事先擬就議題進(jìn)行順序及時(shí)間的分配議呢？的事前是否應(yīng)當(dāng)分發(fā)參考資料呢？是否已經(jīng)做準(zhǔn)了應(yīng)變的準(zhǔn)備呢？備是否安排好會(huì)議記錄呢？方是否必須用到幻燈機(jī)或錄象機(jī)等的機(jī)械設(shè)備面呢？

會(huì)議議程表表12-3XXX會(huì)議議程月日年序號(hào)程序主持人時(shí)間分配備注123

會(huì)議通知單表12-4被通知人發(fā)文文號(hào)附件日期議題開始時(shí)間開會(huì)地占八、、主持人聯(lián)絡(luò)人（或單位）電話擬聘請(qǐng)出（列）席單位及人員備注發(fā)文單位

回執(zhí)月 日寄來關(guān)于月 日召開會(huì)議的通知單收悉，本人屆時(shí)將到會(huì)。擬出席人：月日會(huì)議記錄表 附表11-5年月日 編號(hào)—時(shí)間月日時(shí)至月日時(shí)地點(diǎn)八、、主持人記錄人會(huì)議名稱參加會(huì)議議題實(shí)施要