電子文檔歸檔與管理辦法

電子文檔歸檔與管理辦法第一條為進一步規(guī)范本單位電子文件的歸檔及管理工作，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《省機關數(shù)字檔案室建設規(guī)范（試行）》等有關法律法規(guī)，結合本單位實際，特制定本辦法。第二條本辦法所稱電子文件是指本單位在履行行政職能、加強內(nèi)部管理等工作中形成的，具有參考利用價值并以數(shù)碼形式記錄于移動硬盤、U盤、光盤、錄像帶等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。第三條按照檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，各部門形成的電子文件并需歸檔保存的應由本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管。綜合檔案室負責對電子文件歸檔的指導、驗收以及接收后的編目、保管和提供利用，受理中心對電子文件的歸檔提供協(xié)助和支持。第四條建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負責本部門業(yè)務的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入文書處理程序和相關人員的崗位職責。第五條為保證歸檔的電子文件完整、真實且能被有效利用，各部門從電子文件產(chǎn)生時就應嚴格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。第六條電子文件的歸檔范圍是：各種文本文件、表格文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。第七條電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照本單位有關紙質(zhì)文件歸檔的規(guī)定執(zhí)行。第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。邏輯歸檔，指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案室移交的過程。物理歸檔，是指把計算機及其網(wǎng)絡中的電子文件集中傳輸至可脫機保存的載體上，向檔案室移交的過程。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次性寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；專用軟件產(chǎn)生的電子文件應轉(zhuǎn)換為通用型電子文件。第九條電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。第十條通過存儲載體進行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應對其載體的技術環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第十一條各部門在每年3月之前將上一年度應歸檔的電子文件隨紙質(zhì)檔案一并向檔案室移交歸檔。重大活動、重要會議的電子文件應在活動結束后及時歸檔。移交清單應一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。第十二條移交檔案室的電子文件應一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。第十三條歸檔電子文件的保管除應符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應符合下列條件：（一）歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；（二）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；（三）存放時應防磁、防光、防潮、防有害氣體；（四）環(huán)境溫度控制范圍為17°C—20°C，相對濕度控制范圍為35%—45%。第十四條接收入庫的電子檔案，應定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存，發(fā)現(xiàn)問題要及時采取恢復措施。（一）磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次機讀檢驗。（二）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留不少于4年。第十五條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準，任何單位和個人不得擅自復制電子文件。第十六條利用歸檔的電子文件，應使用復制件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡方式提供利用時，應遵守國家有關保密規(guī)定，采取身份認證、權限控制等安全措施。第十七條歸檔電子文件的鑒定銷毀，需經(jīng)本單有關業(yè)務科室和分管領導批準，編制銷毀清冊。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應連同