文件控制管理制度

1、文件控制管理制度文件控制管理制度文件控制管理制度文件控制管理制度編制僅供參考審核批準生效日期地址： 電話：傳真: 郵編:文件控制管理辦法目的：有效管理公司內部文件幾記錄表單等文件編號具有唯一性、統(tǒng)一性、識別性、控制性，達到信息資料可追溯性、可延伸性的有效運轉。適用范圍：適用于公司所有的內部管理文件幾外部文件。一級文件：M質量手冊二級文件：P程序文件，HHaccp規(guī)范文件三級文件：W部門管理制度、作業(yè)指導書、工藝流程、技術文件、檢驗標準書、技術圖紙等四級文件：R記錄單、表單其他文件：通知、公告、合同管理職責：一級文件和二級文件的制訂/修改/廢止由總經(jīng)辦負責，管控權限歸總經(jīng)辦，行政人事部存檔。三級

2、文件和四級文件的制訂/修改/廢止由相關部門負責，管控權限歸總經(jīng)辦，其中部門管理制度歸行政人事部管控。通知公告類的制訂/修改/廢止由行政人事部負責，管控權限歸行政人事部。合同類文件的制訂/修改/廢止由相關部門負責，管控權限歸總經(jīng)辦。文件編碼：新文件的編碼：所有編寫單位需要根據(jù)文件編碼規(guī)定對文件進行編號；必須準確描述文件的內容；文件必須有統(tǒng)一、唯一的編碼。一級和二級文件的文件編碼:RT/* 版本（版本號無需在文件名中體現(xiàn)） 年份 如2018 流水號（填寫01/02/03） M/P/H 瑞騰公司簡稱三級文件的文件編碼：RT/W* 版本（版本號無需在文件名中體現(xiàn)） 年份如2018部門縮寫代號+流水號舉

3、例：公司行政人事部2018年編寫的人事管理制度第A/0版本：即 RT/WXZ012018部門縮寫，填寫如下：部門采購品質生產(chǎn)技術財務銷售行政縮寫CGPZSCJSCWXSXZ四級文件的文件編碼：RT/R* 版本（版本號無需在文件名中體現(xiàn)） 部門縮寫代號+流水號舉例：公司行政人事部 的一張員工入職簡歷表第第A/0版本：即 RT/RXZ01部門縮寫，填寫如下：部門采購品質生產(chǎn)技術財務銷售行政縮寫CGPZSCJSCWXSXZ文件的版本號：文件的版本號無需在問題中體現(xiàn)，版本變更以數(shù)字0、1、2順序排列，版本A/0表示第一版，當版本變更3次后，若再做版本變更，則原文件編號為B/0開始。頁數(shù)：以數(shù)字1、2、

4、3順序排列，統(tǒng)一放在頁面的右下角。文件格式：文件每一頁必須包括文件名稱、文件編號、生效日期、版本號、頁數(shù)，文件首頁還必須包括編制、審核、核準及公司統(tǒng)一標識。文件編寫、修訂、廢止文件編寫：視實際需要由公司指定人員或部門負責人，以各類文件的標準格式依要求編寫，經(jīng)部門負責人核準后，依職責規(guī)定上交總經(jīng)辦核準后，由總經(jīng)辦發(fā)行及控制（三級文件中部門管理制度交由行政部發(fā)行及控制）。文件修訂：文件若不適合于現(xiàn)狀，需修改增訂，由提議部門填寫文件修訂、廢止申請表經(jīng)部門經(jīng)理核準后進行修改，修改后的文件，依職責規(guī)定上交總經(jīng)辦核準后，由總經(jīng)辦發(fā)行及控制（三級文件中部門管理制度交由行政部發(fā)行及控制）。文件廢止：由提議部門

5、填寫文件修訂、廢止申請表依職責規(guī)定上報總經(jīng)辦核準后，回收各相關文件交由總經(jīng)辦廢止（三級文件中部門管理制度交由行政部發(fā)行及控制）；需做保留的，經(jīng)職責規(guī)定核準后，在存檔文件上加蓋“保留”章方可保留。文件的發(fā)放回收和標識：文件的發(fā)放要求：由相應文件管控部門人員依需要填寫文件發(fā)放記錄表，經(jīng)總經(jīng)辦批準后，按發(fā)放范圍發(fā)放，文件發(fā)放人和領用人簽字確認，文件發(fā)放記錄表標明文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、對象、數(shù)量。發(fā)放修訂版本文件時應將作廢版本回收并記錄在文件發(fā)放記錄表上。文件的標識：發(fā)放文件前必須對文件狀態(tài)進行標識，標識包括：文件發(fā)放正版、副本、文件保留、外來文件發(fā)行。以藍色標識控制章為有效。文件的存檔管理現(xiàn)場使用的文件必須置于作業(yè)現(xiàn)場，非現(xiàn)場使用的文件及資料由各文件管控部指定專人集中保管，不得放入私人的文件柜內。文件的使用部門當使用的文件破損、缺頁、字跡模糊嚴重影響使用時，應填寫文件補發(fā)申請單，依職責規(guī)定核準到管控部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，重新領發(fā)新文件，保管員將破損文件銷毀。與質量有關的文件凡是國家發(fā)布的與產(chǎn)品質量有關的文件及上級主管部門行業(yè)來文，有關政策、法令、法規(guī)，收到后統(tǒng)一移交到總經(jīng)辦?？偨?jīng)辦對收集到的文件進行識別，識別其應實施的部門、范圍、保存期限。總經(jīng)辦對收集到的文件，應按文件檔案管理的要求，并分發(fā)各部門。其他