文件和資料控制程序

1、 文件類別一級 二級 三級文件和資料控制程序文件編號 版本/版次A/0頁次 PAGE 7/8生效日期 文件和資料控制程序文件編號: 版本/版次: 生效日期: 受控狀態(tài): 編制: 審核: 批準(zhǔn): 分發(fā)部門：行政部人事部公關(guān)法務(wù)部市場品牌部總務(wù)基建部客戶服務(wù)部電子商務(wù)部采購部財(cái)務(wù)部工程項(xiàng)目部渠道管理部燈桿部SMT部電源一部工程部光電部生管部質(zhì)量管理部倉儲部技術(shù)研發(fā)部科技管理部其它：序號版本修訂內(nèi)容修訂人審核人生效日期1 目的規(guī)范本公司體系文件，保證本公司管理體系文件的唯一性，確保所有使用文件的場所和個(gè)人所持有的均是有效版本的文件, 確保組織所確定的策劃和運(yùn)行管理體系所需的外來文件得以識別,確保公司

2、的管理體系得到有效實(shí)施和保持。2 范圍本程序適用于本公司各類管理體系文件（包括內(nèi)部的和外來的文件）的控制以及體系推行過程。3 職責(zé)質(zhì)量管理部：負(fù)責(zé)本公司質(zhì)量管理體系文件的建立、管理、推行及改善； 負(fù)責(zé)外來文件的接收、登記與管理； 3.2 行政部： 負(fù)責(zé)公司所有職員的在職培訓(xùn)的組織和實(shí)施； 負(fù)責(zé)本公司所有基礎(chǔ)設(shè)施配置和辦公用品的保管。 管理者代表：負(fù)責(zé)收集產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)；負(fù)責(zé)本公司內(nèi)部審核及管理評審的組織和實(shí)施； 負(fù)責(zé)實(shí)施外部認(rèn)證審核機(jī)構(gòu)或客戶的審核工作。 各部門負(fù)責(zé)各自所使用的受控文件的管理。4 作業(yè)程序： 文件的分

3、類 本公司質(zhì)量管理體系文件分為以下四大類：一階文件：質(zhì)量手冊二階文件：程序文件三階文件：作業(yè)文件，包括設(shè)計(jì)文件、工藝文件、檢驗(yàn)和試驗(yàn)指導(dǎo)文件、設(shè)備操作和維護(hù)及保養(yǎng)指導(dǎo)文件、作業(yè)指導(dǎo)書。四階文件：記錄表格 外來文件的分類，具體如下： ISO9000相關(guān)系列標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)國家法律法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)及其他要求等4.2 文件的編號原則4.2.1 本廠文件編號規(guī)定如下：質(zhì)量手冊 ：ZYC-QM-01 程序文件：ZYC-QP程序文件-部門代碼-順序號 三階文件：ZYC-WI（三階文件）-子部門代碼-順序號 記錄表格：ZYC-FM（四階文件）-子部門代碼-順序號 外來文件：ZYC-WL-順序號4

4、.2.2各部門的代號見下表：部門名稱代號部門名稱代號部門名稱代號部門名稱代號行政人事中心01行政部01A人事部01B總務(wù)基建部01C公關(guān)法務(wù)部01D市場營銷中心02市場品牌部02A渠道管理部02B電子商務(wù)部02C工程項(xiàng)目部02D客戶服務(wù)部02E生產(chǎn)制造中心03生管（制造中心辦公室）03A光電部03B電源部03C燈桿部03D質(zhì)量管理部03ESMT部03F研發(fā)中心04技術(shù)研發(fā)部04A科技管理部04B采購中心05采購部05A財(cái)務(wù)管理中心06會計(jì)核算部06A財(cái)務(wù)管控部06B倉儲物流部06C工程部07工程部07A4.3 文件的編寫4.3.1 文件的編寫必須按上述的編號規(guī)則進(jìn)行編制，所有編寫的文件都必須有

5、文件名稱、文件編號、版本、頁次、生效日期。4.3.1.1文件的更改與修訂狀態(tài)通過文件版本進(jìn)行識別，文件變更后需進(jìn)行版本變更。, 4.3.2 質(zhì)量手冊由質(zhì)量管理部組織編寫，程序文件由質(zhì)量管理部組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門編寫。4.3.3 作業(yè)文件由相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)編寫。4.3.4 各部門所需的記錄表格根據(jù)記錄內(nèi)容需要設(shè)計(jì)格式，并報(bào)管理者代表審批，品質(zhì)管理部按規(guī)定編號，并統(tǒng)一管理。4.3.5 與產(chǎn)品有關(guān)的開發(fā)技術(shù)文件,如物料清單、設(shè)計(jì)圖紙等研發(fā)中心負(fù)責(zé)編制。4.4 文件的評審4.4.1 文件在發(fā)行前必須進(jìn)行評審，參加評審的人員或部門取決于文件的重要性、復(fù)雜性；凡跨部門的文件均應(yīng)由文件編寫的負(fù)責(zé)部門在所涉及部門

6、內(nèi)組織評審，根據(jù)評審意見對文件加以修改。4.5 文件審批 文件在發(fā)行前必需經(jīng)過批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的。4.5.1 質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.5.2 作業(yè)文件由部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)。所有開發(fā)技術(shù)文件均由研發(fā)中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行核準(zhǔn)。4.6 文件的發(fā)放管理受控文件的發(fā)放范圍由管理者代表確定，必須發(fā)放到需要使用該文件的部門和個(gè)人， 確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。非受控文件發(fā)放給公司以外的單位或個(gè)人，如顧客, 發(fā)放前要經(jīng)過管理者代表審批, 改版后舊版不作回收。開發(fā)技術(shù)文件未經(jīng)質(zhì)量管理部或授權(quán)人員批準(zhǔn)，不得提供給供應(yīng)商或外包廠。所有受控文件副本由質(zhì)量管理部統(tǒng)一

7、制定，在發(fā)放前必須在文件封面加蓋紅色“受控文件”章， 并填寫“文件發(fā)放回收登記表”進(jìn)行登記和簽收。任何個(gè)人或部門不得私自復(fù)制（?。┦芸匚募?dāng)需要增加受控文件的份數(shù)時(shí)，通過申請由質(zhì)量管理部統(tǒng)一發(fā)放。4.7 文件的更改4.7.1文件需更改時(shí)，由文件更改提出人填寫“文件更改申請表”，說明更改原因，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，經(jīng)管理者代表同意后方可進(jìn)行更改（一階文件的修改要經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)或同意）。4.7.2 文件的更改，除非有專門的規(guī)定，應(yīng)由該文件的原制定部門進(jìn)行更改，以及原審批部門進(jìn)行審批，若指定由其它部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料及資質(zhì)。4.7.3 文件更改后，必須按本程序4.5條款

8、規(guī)定的授權(quán)人審批，且須按要求變更版本。4.7.4開發(fā)技術(shù)文件的更改不需填寫“文件更改申請表”，文件更改后要重新進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，確保文件的準(zhǔn)確性和正確性。4.8 文件的作廢與回收 4.8.1 每一份文件在新版本生效之后必須將舊版本回收作廢, 防止作廢文件的非預(yù)期使用。4.8.2 行政部按文件發(fā)放記錄回收作廢舊版文件，在“文件發(fā)放回收登記表”上進(jìn)行登記，并及時(shí)標(biāo)識，進(jìn)行作廢處理，為了節(jié)約紙張，可以在作廢頁面蓋“作廢文件”章或劃“”后二次利用。4.8.3為保障文件審核和后續(xù)參考之需要，由質(zhì)量管理部保留作廢文件的正本，在作廢文件封面加蓋“作廢文件”章與其它文件明顯區(qū)分，進(jìn)行標(biāo)識后妥善保存。4.9 文件

9、的管理4.9.1質(zhì)量管理部編制“受控文件清單”，并在文件更改或新增后及時(shí)更新“受控文件清單”, 依此表定期（每三個(gè)月一次）檢查核對各單位所持文件是否為最新版本。受控文件的正本由質(zhì)量管理部保管，并在每份文件的每頁背面加蓋紅色“受控文件”章進(jìn)行識別。針對開發(fā)技術(shù)文件另行建立“工程技術(shù)文件清單”進(jìn)行管制。4.9.2行政部保持“質(zhì)量記錄臺帳”并及時(shí)更新，注明記錄保管單位、保存期限。記錄表格的正本由質(zhì)量管理部保管，并在表格背面加蓋“受控文件”章進(jìn)行識別。4.9.3 各部門所持有的受控文件不得私自轉(zhuǎn)借或復(fù)印。4.9.4受控文件應(yīng)保持清晰、易于識別，對于破損、臟污不能使用的文件，使用單位或個(gè)人向質(zhì)量管理部申

10、請以舊換新。如果丟失，向質(zhì)量管理部申請補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)后如果又找到的文件需要?dú)w還給質(zhì)量管理部。4.9.5員工如果離職后，須交回領(lǐng)用或借用的所有文件。并需經(jīng)本部門相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)。4.9.6對于用媒體保存的文件, 為防止文件的丟失，均應(yīng)進(jìn)行備份(存入U(xiǎn)盤)，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱和使用權(quán)限，定期對文件進(jìn)行殺毒。在文件更新時(shí)，需要對備份文件同時(shí)進(jìn)行更新。4.10外來文件的管理4.10.1外來文件的接收與識別各部門接收之外來文件統(tǒng)一交質(zhì)量管理部存檔。確保組織所確定的策劃和運(yùn)行質(zhì)量管理體系所需的外來文件得到識別，管理者代表負(fù)責(zé)搜集適用于本廠的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)及相關(guān)的文件，并交質(zhì)量管理部登記于“外來文件登記表”，由行政部在其封頁上蓋“外來文件”章進(jìn)行識別。4.10.2 外來文件的發(fā)放范圍和分發(fā)份數(shù)由管理