辦公室實務(wù)課件

1、辦公室實務(wù)2022/10/111辦公室實務(wù)2022/10/101這是一個變幻難測的世紀(jì)，這是一個催人奮進的時代，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，知識更替日新月異。希望、困惑、機遇、挑戰(zhàn)，隨時隨地都有可能出現(xiàn)在每一個社會成員的生活之中。抓住機遇，尋求發(fā)展，迎接挑戰(zhàn)，適應(yīng)變化的制勝法寶就是學(xué)習(xí)依靠自己學(xué)習(xí)，終生學(xué)習(xí)。2022/10/112這是一個變幻難測的世紀(jì)，這是一個催人奮進的時代，科學(xué)技術(shù)飛速主 要 內(nèi) 容第一講：辦公室與文員實務(wù)概述第二講：辦公室的布置與管理第三講：電話與電子通訊第四講：郵件收發(fā)第五講：接待實務(wù)第六講：信訪實務(wù)第七講：會議與會談實務(wù)第八講：關(guān)于日程安排第九講：差旅事宜第十講：照料上司身邊瑣

2、事第十一講：交際與禮儀第十二講：辦公室用語第十三講：印信與值班工作第十四講：文書與檔案實務(wù)2022/10/113主 要 內(nèi) 容第一講：辦公室與文員實務(wù)概述第八講：關(guān)于第一講：辦公室與文員實務(wù)概述一、關(guān)于“實務(wù)”二、辦公室實務(wù)概述、辦公室的含義和職能、辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容三、文員實務(wù)概述、文員的工作順序、文員管理時間、費用的方法、文員的工作方法2022/10/114第一講：辦公室與文員實務(wù)概述一、關(guān)于“實務(wù)”2022/10/一、關(guān)于“實務(wù)”實務(wù)：實際事務(wù)，要務(wù)?，F(xiàn)代漢語大辭典近年來，“實務(wù)”一詞被廣泛使用，如商貿(mào)實務(wù)、會計實務(wù)、律師實務(wù)、秘書實務(wù)等。所謂實務(wù)：即實際從事的業(yè)務(wù)。其中的“業(yè)務(wù)”意

3、指個人或某個機構(gòu)的專業(yè)工作。所以辦公室實務(wù)就是指辦公室的專業(yè)工作，文員實務(wù)就是指文員的專業(yè)工作。2022/10/115一、關(guān)于“實務(wù)”實務(wù)：實際事務(wù)，要務(wù)。現(xiàn)代漢語大辭典 、辦公室的含義和職能1、辦公室的含義2、辦公室的職能3、辦公室事務(wù)管理工作的特征2022/10/116 、辦公室的含義和職能1、辦公室的含義2022/10/1、辦公室的含義辦公室是一個常用而普通的名詞，卻有著多種含義：第一種：泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用于生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實驗室等等。第二種：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所。如：教師、護士、廠長、院長辦公室等.第三種：指黨、政府機關(guān)、企事業(yè)單

4、位內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種：指某種專門的獨立的工作機構(gòu)。如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室等。2022/10/1171、辦公室的含義辦公室是一個常用而普通的名詞，卻有著多種2、辦公室的職能辦公室的職能政務(wù)(或業(yè)務(wù))服務(wù)事 務(wù) 管 理事務(wù)管理是為確保有效、快捷的政務(wù)或業(yè)務(wù)服務(wù)而開展的輔助性工作，它是辦公室工作體系中不可缺少的重要組成部分。主要是中高級文秘人員的工作.2022/10/1182、辦公室的職能辦公室的職能政務(wù)(或業(yè)務(wù))服務(wù)事 務(wù) 管3、辦公室事務(wù)管 理工作的特征辦公室事務(wù)管理工作的特征服務(wù)性分散性專業(yè)性主動性繁雜性為上司服務(wù)工作分散涉及面廣為組織服務(wù)為公眾服務(wù)

5、人員分散獨立性專業(yè)性2022/10/1193、辦公室事務(wù)管 理工作的特征辦公室事服務(wù)性分散性、辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容辦公室實務(wù)就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實務(wù).主要工作人員是秘書人員和文員.1、我國辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容2、國際秘書協(xié)會確定的辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容3、我國外資、合資企業(yè)辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容2022/10/1110、辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容辦公室實務(wù)就是指辦2022/11、我國辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容文書撰寫（會議記錄等）文書制作（打字、復(fù)印等）文書處理（收發(fā)、傳遞等）檔案管理（歸檔、管理等）會議組織（準(zhǔn)備、善后等）調(diào)查研究（計劃、實施等）信息資料（收集、整理等）信訪工作（來訪、投訴等）接

6、待工作（各種來訪的接待） 協(xié)調(diào)工作（政策等） 督察工作（決議的實施） 日程安排（各種日程） 日常事務(wù)（通訊值班） 辦公室管理（環(huán)境等） 其它臨時交辦的事項以上除 項外，其余工作文員都會涉及到。2022/10/11111、我國辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容文書撰寫（會議記錄等）接待工2、國際秘書協(xié)會確定的 辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容速記上司交代事項；執(zhí)行錄音吩咐；檔案管理；閱讀并分類信件；以電話維持公共關(guān)系；替上司定約會并記錄；按上司指示完成信函；在權(quán)限內(nèi)自發(fā)信函；接待來訪賓客；替上司接洽外界人士；自動處理例行的事務(wù)；為上司安排旅行或考察；替公司賓客訂房間機票等；準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司收集演講等的資料；

7、協(xié)助上司準(zhǔn)備財務(wù)等報告；整理并組織好粗略的資料；替上司保管各種記錄；協(xié)助上司搞好交稅等事務(wù)；督導(dǎo)一般職員或速記員；21、搞好會務(wù)工作22、復(fù)印資料2022/10/11122、國際秘書協(xié)會確定的 辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容速記上司3、我國外資、合資企業(yè) 辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容、辦公室環(huán)境的布置和整理；、通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理；、執(zhí)行上司交辦事項；、照料上司身邊的瑣事；、接待賓客和員工的來訪；、記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容；、打印文告及表格；、收集及整理各種信息；、保管辦公室設(shè)備及用品；、外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。2022/10/11133、我國外資、合資企業(yè) 辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容、辦公室

8、、文員的工作順序第一、確定文員工作的指導(dǎo)思想第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作第一：第二：第三： 先計劃，再執(zhí)行！2022/10/1114、文員的工作順序第一、確定文員工作的指導(dǎo)思想第一： 第一、確定文員工作的指導(dǎo)思想 文員在工作時，首先要仔細制定計劃。然后根據(jù)計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。只要能按照制定計劃、實施、檢查這三個步驟進行，文員工作就能科學(xué)、高效地完成。 計 劃 實 施 檢 查充分了解工作內(nèi)容排 定 優(yōu) 先 順 序 選 擇 工 作 方 法 分析實績與計劃的差異，并與以前的工作進行比較。依計劃、按上司的要求進行。2022/10/1115第一、確定

9、文員工作的指導(dǎo)思想 文員在工作時，首 計 第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作如何決定工作的優(yōu)先順序呢？文員面對多項工作時，正確決定工作的優(yōu)先順序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文員的時間管理.第一階段：以工作的重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分解工作.第二階段：以工作的緊要程度為標(biāo)準(zhǔn)分解工作.第三階段:同時考慮上司和本身實際情況,對于現(xiàn)在該做的重要且緊急的工作決定優(yōu)先順序. 請 示 A、是否應(yīng)該做的事？B、是否做或不做都無所謂的事？C、是否不可以做的事？應(yīng)該做的事，集中精力做。A、重要且緊急的事；B、緊急但不重要的事；C、重要但不緊的事；有價值，但不緊急，也不重要；2022/10/1116第二、按照“優(yōu)先順

10、序”處理工作如何決定工作的優(yōu)先順序呢？、文員管理時間、費用的方法1、管理好文員自己的時間成功管理好自己的時間會使文員的工作更順利、生活更愉快！2、文員要學(xué)會節(jié)約開支文員要有主人翁意識，仔細管理錢財和物品，學(xué)會節(jié)約開支，避免浪費應(yīng)成為每一個文員都要追求的目標(biāo).厲行節(jié)約!時間就是生命,就是效益!2022/10/1117、文員管理時間、費用的方法1、管理好文員自己的時間厲行節(jié)約、文員的工作方法請示方法與報告方法計劃方法和總結(jié)方法受意方法傳達方法進言方法變通方法和擋駕方法分工方法和合作方法良好的工作方法是一門藝術(shù)！2022/10/1118、文員的工作方法請示方法與報告方法良好的工作方法是一門藝請示方法

11、與報告方法請示：是指文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示，或無權(quán)處理時，向上司請求批準(zhǔn)。上司必須答復(fù)或批復(fù)、請示的內(nèi)容、請示的形式、請示應(yīng)注意的問題：請示要對口請示要單一報告：是指文員向上司反映情況，提出建議，或應(yīng)上司要求作出匯報。 上司不一定答復(fù)或批示、報告內(nèi)容：定期工作情況報告重大問題報告合理化建議應(yīng)要求報告、報告方式、注意：要簡明扼要條理清楚2022/10/1119請示方法與報告方法請示：是指文員工作上有報告：是指文員向上受意方法受意：是指文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意 文員在受意過程中應(yīng)注意的事項：用心傾聽、認真記錄、弄清意圖、及時實施。注意聽好！2022/10/1120受意方法受意：是指文員接受注意聽好！2022/10/102傳達方法傳達：是指文員將上司或上級機關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級機關(guān)或員工、群眾。一種是正式傳達：即由文員在正式場合上宣讀文件或口授上司指示。另一種的非正式傳達：有意識的吹風(fēng)傳達原意傳達原件注意傳達技巧注意保密重要指示重點對待注意！2022/10/