商務(wù)秘書(shū)知識(shí)點(diǎn)市公開(kāi)課獲獎(jiǎng)?wù)n件

1、商務(wù)秘書(shū)知識(shí)點(diǎn)第1頁(yè)第1頁(yè)意向、協(xié)議文書(shū)第2頁(yè)第2頁(yè)意向書(shū)意向書(shū)是雙方當(dāng)事人通過(guò)初步洽商，就各自意愿達(dá)成一致結(jié)識(shí)而簽定書(shū)面文獻(xiàn)，是雙方進(jìn)行實(shí)質(zhì)性談判依據(jù)，是簽署協(xié)議（協(xié)議）前奏。格式：1、開(kāi)始寫雙方單位名稱，代表人姓名、身份、洽商時(shí)間、地點(diǎn)及洽談主要事項(xiàng)。2、主體：寫雙方意圖冀達(dá)到一致結(jié)識(shí)條款。3、各方代表署名、時(shí)間。第3頁(yè)第3頁(yè)協(xié)議書(shū) 協(xié)議是指當(dāng)事人雙方對(duì)設(shè)置公司或進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合作一些要點(diǎn)、原則達(dá)成一致意見(jiàn)，擬定雙方權(quán)利、義務(wù)及違約仲裁書(shū)面文獻(xiàn)，與協(xié)議同樣有法律約束力。格式：公司各方名稱、性質(zhì)。公司經(jīng)營(yíng)范圍（項(xiàng)目、產(chǎn)品）。各方出資額、出資方式、百分比。公司組織機(jī)構(gòu)，各方席位安排。產(chǎn)品銷售（各方百

2、分比）。技術(shù)引進(jìn)（補(bǔ)償辦法）。利潤(rùn)分派方式。違約、仲裁。合作期限。各方代表簽字、時(shí)間、地點(diǎn)。第4頁(yè)第4頁(yè)意向書(shū)廠（甲方）公司（乙方）雙方于年月日在地，對(duì)建立合資公司事宜進(jìn)行了初步協(xié)商，達(dá)成意向下列：一、甲、乙兩方愿以合資或合作形式建立合資公司，暫定名為有限公司。建設(shè)期為年，即從年年所有建成。雙方意向書(shū)簽署后，即向各方相關(guān)上級(jí)申請(qǐng)同意，同意時(shí)限為個(gè)月，即年月日年月日完畢。然后由廠辦理合資公司開(kāi)業(yè)申 請(qǐng)。二、總投資萬(wàn)（人民幣），折萬(wàn)（美元）。部分投資萬(wàn)（折萬(wàn)）；部分投資萬(wàn)（折萬(wàn)）。甲方投資萬(wàn)（以工廠既有廠房、水電設(shè)施既有設(shè)備等折款投入）；乙方投資萬(wàn)（以折美元投入，購(gòu)買設(shè)備）。三、利潤(rùn)分派：各方按投

3、資百分比或協(xié)商百分比分派。四、合資公司生產(chǎn)能力：五、合資公司自營(yíng)出口或委托相關(guān)進(jìn)出口公司代理出口，價(jià)格由合資公司定。六、合資年限為年，即年月年月。七、合資公司其它事宜按中外合資法相關(guān)要求執(zhí)行。八、雙方將在各方上級(jí)同意后，再行詳細(xì)協(xié)商相關(guān)合資事宜。本意向書(shū)一式兩份。作為備忘錄，各執(zhí)一份備查。 廠（甲方）公司（乙方） 代表：代表： 年月日第5頁(yè)第5頁(yè)協(xié)議書(shū)實(shí)例中國(guó)黑龍江國(guó)際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作公司（甲方）香港金橋金屬有限公司（乙方）雙方于年月日至日在哈爾濱市經(jīng)驗(yàn)豐富友好協(xié)商，在平等互利原則下，就合作投資開(kāi)辦出租汽車公司事宜，達(dá)成下列協(xié)議：一、合營(yíng)公司定名為北方出租汽車公司。經(jīng)營(yíng)大、小車輛。其中：西德奔馳轎

4、車輛（為二手車，行車?yán)锍滩怀龉?，外表呈新）、日產(chǎn)豐田轎車輛（其中：輛含里程、金額記數(shù)表、空調(diào)、步話機(jī)等）、面包車輛。二、合營(yíng)公司為有限公司。雙方投資百分比為：，即甲方占，乙方占?？偼顿Y萬(wàn)美元，其中：甲方萬(wàn)美元（含庫(kù)房等公用設(shè)施），乙方萬(wàn)美元。合作期限定為年。三、公司設(shè)董事會(huì)，人數(shù)為人，甲方人，乙方人。董事長(zhǎng)人由甲方擔(dān)任，副董事長(zhǎng)人由乙方擔(dān)任。正、副總經(jīng)理由甲、乙雙方分別擔(dān)任。四、合營(yíng)公司所得毛利潤(rùn)，按國(guó)家稅法照章納稅，并扣除各項(xiàng)基金和職員福利等，凈利潤(rùn)依據(jù)雙方投資百分比進(jìn)行分派。五、乙方所得純利潤(rùn)能夠人民幣計(jì)收。合作期內(nèi)，乙方純利潤(rùn)所得達(dá)到乙方投資額（合括本意）后，公司資產(chǎn)即歸甲方所有。六

5、、雙方共同遵守我國(guó)政府制定外匯、稅收、合資經(jīng)營(yíng)以及勞動(dòng)等法規(guī)。七、雙方商定，在適當(dāng)時(shí)間，就相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)一步洽商，提出詳細(xì)實(shí)行方案。甲方代表乙方代表第6頁(yè)第6頁(yè)擬訂意向書(shū)實(shí)例擬訂意向書(shū)操作環(huán)節(jié)明確該意向書(shū)內(nèi)容擬定標(biāo)題寫法個(gè)擬寫正文導(dǎo)語(yǔ)擬寫正丈主體、結(jié)尾+擬寫尾部。通威廠(甲方)與大西洋公司(乙方)愿以合資或合作形式建立合資公司，暫定名為大通有限公司。建設(shè)期為3年，即從5月至年5月所有建成?？偼顿Y人民幣39萬(wàn)元(貨幣單位下同，略)。其中：廠房部分投資10萬(wàn)元，設(shè)備部分投資24萬(wàn)元，其它項(xiàng)目投資5萬(wàn)元。通威廠投資8萬(wàn)元(以工廠既有廠房、水電設(shè)施既有設(shè)備等折款投入)，大西洋公司投資31萬(wàn)元(主要用于購(gòu)買

6、設(shè)備)。雙方按協(xié)商百分比進(jìn)行利潤(rùn)分派。合資年限為，即1月至2024年1月。你是通威廠秘書(shū)，請(qǐng)擬訂這份合作意向書(shū)。第7頁(yè)第7頁(yè)擬訂意向書(shū)環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 明確該意向書(shū)內(nèi)容充足理解通威廠和大西洋公司在合作中意圖和目的，依據(jù)洽談時(shí)所形成初步設(shè)想來(lái)安排。尤其提醒：該設(shè)想為初步設(shè)想，是一個(gè)意向性意見(jiàn)；要忠實(shí)于洽談內(nèi)容。環(huán)節(jié)2 擬定標(biāo)題寫法將標(biāo)題擬定為“項(xiàng)目名稱文種”寫法，即“合資建立大通有限公司意向書(shū)”。尤其提醒：也能夠直接用“意向書(shū)”作標(biāo)題。環(huán)節(jié)3 擬寫正文中導(dǎo)語(yǔ)通威廠(下列簡(jiǎn)稱甲方)與大西洋公司(下列簡(jiǎn)稱乙方)于7月20日對(duì)建立合資公司事宜進(jìn)行了初步協(xié)商，達(dá)成初步意向下列。尤其提醒：導(dǎo)語(yǔ)部分要寫明合作雙方

7、當(dāng)事人單位全稱，簡(jiǎn)練明了地交代達(dá)成該意向書(shū)目的。第8頁(yè)第8頁(yè)擬訂意向書(shū)環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)4 擬寫正文中主體、結(jié)尾(正文范例)一、甲、乙兩方愿以合資或合作形式建立合資公司，暫定名為“大通有限公司”。建設(shè)期為3年，即從5月至年5月所有建成。雙方意向書(shū)簽署后，即向各方相關(guān)上級(jí)申請(qǐng)同意，然后由通威廠辦理合資公司開(kāi)業(yè)申請(qǐng)。二、總投資39萬(wàn)元人民幣，其中：廠房部分投資10萬(wàn)元人民幣，設(shè)備部分投資24萬(wàn)元人民幣，其它項(xiàng)目投資5萬(wàn)元人民幣。甲方投資8萬(wàn)元人民幣(以工廠既有廠房、水電設(shè)施既有設(shè)備等折款投入)，乙方投資31萬(wàn)元人民幣(主要用于購(gòu)買設(shè)備)。三、利潤(rùn)分派：雙方按協(xié)商百分比分派。四、合資公司自營(yíng)出口或委托相關(guān)進(jìn)出

8、口公司代理出口，價(jià)格由合資公司定。五、合資年限為，即1月1日至2024年1月1日。六、合資公司其它事宜按中外合資法相關(guān)要求執(zhí)行。七、未盡事宜，在簽署正式協(xié)議或協(xié)議書(shū)時(shí)再予以補(bǔ)充。尤其提醒：分條款寫明達(dá)成意向性意見(jiàn)，可參考協(xié)議或協(xié)議條款排列；語(yǔ)言要準(zhǔn)確，表示要清楚?！拔幢M事宜，在簽署正式協(xié)議或協(xié)議書(shū)時(shí)再予以補(bǔ)充”是正文中結(jié)尾部分，這樣寫目的是為了留有余地，表示了意向書(shū)靈活性。第9頁(yè)第9頁(yè)擬訂意向書(shū)環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)5 擬寫尾部甲方：通威廠(公章) 乙方：大西洋公司(公章)代表： (署名) 代表： (署名)7月28日 尤其提醒：寫明通威廠和大西洋公司名稱、代表人姓名，將甲方排列在左邊， 乙方在右邊。并加蓋公

9、章、私章。如有變更或補(bǔ)充，應(yīng)在正式簽署協(xié)議、協(xié)議邁進(jìn)行。要將意向書(shū)中需要變更或補(bǔ)充條款進(jìn)行變更或補(bǔ)充，然后重新擬寫意向書(shū)。第10頁(yè)第10頁(yè)意向書(shū)擬定訓(xùn)練大應(yīng)市當(dāng)代科技培訓(xùn)中心(甲方)與海峽出版社(乙方)經(jīng)討論協(xié)商，擬合作舉辦一期編輯、校對(duì)技術(shù)短期培訓(xùn)班。初步意向下列：一、培訓(xùn)期3個(gè)月。2月1日開(kāi)班，4月30日結(jié)業(yè)。二、培訓(xùn)學(xué)員15名。由乙方選送30歲下列、含有大專以上文化程度人員。三、培訓(xùn)費(fèi)2萬(wàn)元，由乙方在開(kāi)班前支付給甲方。四、甲方提供培訓(xùn)場(chǎng)地、師資、教材，負(fù)責(zé)教學(xué)與管理，并發(fā)放結(jié)業(yè)證書(shū)。你作為大應(yīng)市當(dāng)代科技培訓(xùn)中心秘書(shū)，請(qǐng)依據(jù)以上內(nèi)容，擬寫一份合作培訓(xùn)意向書(shū)。第11頁(yè)第11頁(yè)意向書(shū)擬定訓(xùn)練基

10、本操作環(huán)節(jié)描述 明確該意向書(shū)內(nèi)容擬定標(biāo)題寫法擬寫正文導(dǎo)語(yǔ)擬寫正文主體、結(jié)尾擬寫尾部第12頁(yè)第12頁(yè)意向書(shū)范文大應(yīng)市當(dāng)代科技培訓(xùn)中心(甲方)與海峽出版社(乙方)經(jīng)討論協(xié)商，擬合作舉辦一期編輯、校對(duì)技術(shù)短期培訓(xùn)班。初步意向下列：一、培訓(xùn)期3個(gè)月。2月1日開(kāi)班，4月30日結(jié)業(yè)。二、培訓(xùn)學(xué)員15名。由乙方選送30歲下列、含有大專以上文化程度人員。三、甲方提供培訓(xùn)場(chǎng)地、師資、教材，負(fù)責(zé)教學(xué)與管理，并發(fā)放結(jié)業(yè)證書(shū)。四、培訓(xùn)費(fèi)2萬(wàn)元，由乙方在開(kāi)班前支付給甲方。五、未盡事宜，在簽署正式協(xié)議或協(xié)議書(shū)時(shí)再予以補(bǔ)充。甲方：大應(yīng)市當(dāng)代科技培訓(xùn)中心(公章) 乙方：海峽出版社(公章)代表： (署名) 代表： (署名) 1

11、月8日 第13頁(yè)第13頁(yè)主要考核點(diǎn)橫向溝通縱向溝通處理沖突進(jìn)行安全檢查擬定商務(wù)旅行計(jì)劃準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行擬定會(huì)議記錄做好會(huì)議記錄編制值班表收發(fā)文處理第14頁(yè)第14頁(yè)橫向溝通第15頁(yè)第15頁(yè)橫向溝通訓(xùn)練訓(xùn)練：為加強(qiáng)公司內(nèi)部凝聚力，大光明公司總經(jīng)理秘書(shū)方尚準(zhǔn)備為公司擬制一個(gè)橫向溝通計(jì)劃，請(qǐng)你幫助他進(jìn)行。第16頁(yè)第16頁(yè)橫向溝通環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)理解橫向溝通主要障礙依據(jù)公司情況選擇適當(dāng)方式增進(jìn)橫向溝通擬制橫向溝通計(jì)劃第17頁(yè)第17頁(yè)橫向溝通環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 理解橫向溝通主要障礙方尚通過(guò)調(diào)查研究，理解到公司在橫向溝通方面存在下列障礙：部門“本位主義”，性格沖突。調(diào)查顯示，公司員工普遍希望公司興旺發(fā)達(dá)，各部門對(duì)公

12、司布置任務(wù)能認(rèn)真完畢，但部門之間合作協(xié)調(diào)不夠，員工之間經(jīng)常由于性格不合而發(fā)生沖突，絕大多數(shù)員工對(duì)當(dāng)前工作環(huán)境感到不滿意，希望能有所轉(zhuǎn)變。尤其提醒：橫向溝通常見(jiàn)障礙有：本位主義、先入為主、性格沖突、猜疑、威脅和恐驚等。橫向溝通障礙本源在于缺乏開(kāi)放意識(shí)和彼此信任，在溝通中要極力克服。造成橫向溝通障礙有制度原因，也與個(gè)人主體性格相關(guān)。橫向溝通障礙往往表現(xiàn)為部門之間敵視與不合作。橫向溝通障礙是造成橫向溝通一個(gè)原因。第18頁(yè)第18頁(yè)橫向溝通環(huán)節(jié)步驟2 依據(jù)企業(yè)情況選擇適當(dāng)方式促進(jìn)橫向溝通橫向溝通基本策略主要有：選擇針對(duì)性溝通形式；樹(shù)立“內(nèi)部客戶”理念；耐心傾聽(tīng)；換位思考。針對(duì)企業(yè)實(shí)際情況，能夠這么做：尋

13、找溝通平衡點(diǎn)。企業(yè)整體利益是各部門全體員工共同努力方向，能夠作為橫向溝通平衡點(diǎn)。采取恰當(dāng)方式實(shí)施橫向溝通。舉行一個(gè)企業(yè)發(fā)展大討論，引導(dǎo)各部門和全體員工針對(duì)企業(yè)現(xiàn)實(shí)狀況改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)大發(fā)展等方面展開(kāi)討論，以統(tǒng)一思想、提升認(rèn)識(shí)，在討論中，故意識(shí)地引導(dǎo)全體員工注意傾聽(tīng)他人不同意見(jiàn)；在此基礎(chǔ)上擬制一個(gè)必須各部門共同協(xié)作才干完成工作目標(biāo)，使各部門在完成目標(biāo)過(guò)程中養(yǎng)成協(xié)作意識(shí)。尤其提醒：正確思維方式是橫向溝通順利實(shí)現(xiàn)前提，橫向溝通中，溝通雙方不存在直接上下級(jí)關(guān)系，因此營(yíng)造平等、寬松氣氛至關(guān)主要。橫向溝通策略應(yīng)用基礎(chǔ)是對(duì)雙方情況了解，實(shí)現(xiàn)橫向溝通能夠經(jīng)過(guò)個(gè)別談心、座談、會(huì)議、協(xié)作活動(dòng)等各種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，溝經(jīng)過(guò)

14、程中要注意反饋和引導(dǎo)，確保信息高實(shí)現(xiàn)值。溝通意味著對(duì)現(xiàn)實(shí)狀況某種改變，因此要從前景、大局出發(fā)，傾注熱情、了解、耐心方能順利實(shí)現(xiàn)。能夠從眾多部門中發(fā)掘一兩個(gè)合作意識(shí)很好部門作為經(jīng)典展開(kāi)此項(xiàng)工作。第19頁(yè)第19頁(yè)橫向溝通環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 擬制橫向溝通計(jì)劃大光明公司橫向溝通計(jì)劃最近一段時(shí)間，公司運(yùn)營(yíng)態(tài)勢(shì)平穩(wěn)、效益較好，但也存在一些不利于公司發(fā)展原因，如部門之間合作意識(shí)不強(qiáng)，員工之間個(gè)性沖突也時(shí)有發(fā)生，為了更加好地理順關(guān)系，營(yíng)造良好工作和發(fā)展環(huán)境，有必要加強(qiáng)橫向溝通，依據(jù)公司實(shí)際情況，特制定計(jì)劃下列：第20頁(yè)第20頁(yè)一、目的通過(guò)橫向溝通，進(jìn)一步樹(shù)立大局意識(shí)、協(xié)作意識(shí)，使部門之間加強(qiáng)協(xié)作，杜絕工作互相推諉、互

15、相拆臺(tái)現(xiàn)象，員工之間能夠進(jìn)行換位思考，達(dá)到互相理解，融洽協(xié)作目的，從而為公司發(fā)展?fàn)I造良好環(huán)境氣氛。二、方式擬在3月份采用宣傳和工作相結(jié)合方式，通過(guò)一系列活動(dòng)實(shí)現(xiàn)以上目的。詳細(xì)將開(kāi)展活動(dòng)見(jiàn)下表(僅供參考)。第21頁(yè)第21頁(yè)尤其提醒：活動(dòng)期間要加強(qiáng)宣傳報(bào)道工作，使活動(dòng)目的意義進(jìn)一步人心，并確保工作進(jìn)度協(xié)調(diào)一致。第22頁(yè)第22頁(yè)橫向溝通訓(xùn)練今年1月29日，正理公司發(fā)生了一起公司鈔票失竊案，失竊鈔票2萬(wàn)元，由于案件正在調(diào)查之中，因此公司里議論紛紛，疑云重重，工作環(huán)境遭到破壞。你是正理公司秘書(shū)劉柳，請(qǐng)你設(shè)計(jì)兩個(gè)通過(guò)橫向溝通改進(jìn)環(huán)境方案供上司參考。第23頁(yè)第23頁(yè)橫向溝通訓(xùn)練基本操作環(huán)節(jié)理解橫向溝通主要障

16、礙依據(jù)公司情況選擇適當(dāng)方式增進(jìn)橫向溝通擬制橫向溝通計(jì)劃。第24頁(yè)第24頁(yè)橫向溝通訓(xùn)練尤其提醒：方案一：分析2萬(wàn)元鈔票失竊案造成現(xiàn)實(shí)狀況，公司當(dāng)前存在橫向溝通障礙是猜疑。為有效地消除猜疑，在繼續(xù)加快調(diào)查同時(shí)，能夠各部門為單位，通過(guò)個(gè)別談話、座談、信件、電話反饋等形式廣泛搜集員工們議論主要問(wèn)題及基本觀點(diǎn)，經(jīng)整理后由相關(guān)部門進(jìn)行針對(duì)性澄清，并在公司大會(huì)上交流。這樣能夠使一些無(wú)依據(jù)傳言及其消極影響得以化解。第25頁(yè)第25頁(yè)橫向溝通訓(xùn)練方案二：在充足調(diào)查和廣泛征求意見(jiàn)基礎(chǔ)上，要對(duì)捏造事實(shí)制造混亂者進(jìn)行批評(píng)教育乃至處分，同時(shí)要通過(guò)討論加強(qiáng)大局意識(shí)和奉獻(xiàn)精神教育。注意：橫向溝通中，溝通雙方不存在直接上下級(jí)關(guān)

17、系，因此營(yíng)造平等、寬松氣氛至關(guān)主要；及時(shí)澄清相關(guān)事實(shí)；找準(zhǔn)突破口。第26頁(yè)第26頁(yè)縱向溝通第27頁(yè)第27頁(yè)縱向溝通訓(xùn)練一通達(dá)公司經(jīng)理李飛讓秘書(shū)傅赫為公司擬制一份保障政令通暢工作方案。傅赫該怎么辦?第28頁(yè)第28頁(yè)縱向溝通環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)理解通達(dá)公司縱向溝通主要障礙掌握縱向溝通基本策略擬制通達(dá)公司縱向溝通方案第29頁(yè)第29頁(yè)縱向溝通環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 理解通達(dá)公司縱向溝通主要障礙傅赫應(yīng)理解清楚通達(dá)公司在縱向溝通方面是否存在下列障礙：?jiǎn)T工理解力差別；溝通者對(duì)傳播效果顧慮；員工不善傾聽(tīng)；員工理解偏頗；員工草率評(píng)判；語(yǔ)義方面存在歧義。調(diào)查得知，公司員工責(zé)任感都很強(qiáng)，工作態(tài)度端正，但由于學(xué)歷層次，普遍不高，存在

18、不能正確理解公司意圖情況。尤其提醒：對(duì)溝通雙方而言，要力爭(zhēng)客觀、簡(jiǎn)練，注重反饋；對(duì)溝通發(fā)出者而言，要努力提升溝通技能，做到因人而異地采用恰當(dāng)溝通方式；對(duì)溝通接受者，而言，要善于避免先入為主、草率評(píng)判，做到準(zhǔn)確獲取信息。第30頁(yè)第30頁(yè)縱向溝通環(huán)節(jié)步驟2 掌握縱向溝通基本策略下行溝通策略：制訂計(jì)劃，降低步驟，提倡簡(jiǎn)約，重視反饋，多介質(zhì)組合。上行溝通策略：建立信任，服從管理，內(nèi)部一致。尤其提醒：秘書(shū)在縱向溝通中不能超越上司授權(quán)范圍；盡也許利用本身能力使各方面服從疏導(dǎo)、取得結(jié)果認(rèn)同；自上而下溝通是縱向溝通主體。第31頁(yè)第31頁(yè)縱向溝通環(huán)節(jié)步聚3 擬制通達(dá)公司縱向溝通方案 根據(jù)通達(dá)公司縱向溝通存在主要

19、障礙，有針對(duì)性地利用縱向溝通策略擬制出方案。根據(jù)李經(jīng)理要求，該方案應(yīng)當(dāng)屬于下行性溝通方案，由于該公司存在主要溝通障礙是員工理解能力問(wèn)題，因此能夠通過(guò)加大宣傳和組織培訓(xùn)方式實(shí)現(xiàn)政令暢通。溝通方案范比如下。第32頁(yè)第32頁(yè)縱向溝通方案一一、目的通過(guò)宣傳，使員工理解公司制度要求；通過(guò)培訓(xùn)，使員工素質(zhì)得到提升。二、擬實(shí)行辦法1舉辦為期一周公司規(guī)章制度宣傳周(時(shí)間為6月5日-6月11日)。詳細(xì)由宣傳科負(fù)責(zé)組織實(shí)行，各部門可采用講座、座談等各種形式宣傳落實(shí)，使公司規(guī)章制度進(jìn)一步人心。2組織培訓(xùn)班，聘請(qǐng)相關(guān)專家對(duì)全體員工進(jìn)行業(yè)務(wù)能力和基本素質(zhì)培訓(xùn)，詳細(xì)事宜由培訓(xùn)部規(guī)劃落實(shí)。三、保障辦法1秘書(shū)科負(fù)責(zé)進(jìn)行指導(dǎo)、

20、協(xié)調(diào)，督促落實(shí)；總務(wù)科負(fù)責(zé)后勤保障工作。2財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算和使用監(jiān)督。尤其提醒：政令通暢屬于下行溝通，應(yīng)按下行溝通策略來(lái)制定方案；溝通方案應(yīng)切合通達(dá)公司實(shí)際，針對(duì)性、操作性要強(qiáng)。第33頁(yè)第33頁(yè)縱向溝通訓(xùn)練二東福礦山機(jī)械制造公司為打破“大鍋飯”，解放生產(chǎn)力，決定實(shí)行人事分派制主改革，消息傳開(kāi)以后，群眾議論紛紛，贊成者拍手稱快，反對(duì)者聚眾鬧事，為穩(wěn)定局面，公司經(jīng)理要秘書(shū)李蔚盡快調(diào)查相關(guān)情況，拿出一個(gè)處理方案。請(qǐng)你設(shè)計(jì)一個(gè)縱向溝通方案。第34頁(yè)第34頁(yè)縱向溝通環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié) 理解東福礦山機(jī)械制造公司縱向溝通主要障礙掌握縱向溝通基本策略擬制東福礦山機(jī)械制造公司縱向溝通方案。第35頁(yè)第35頁(yè)縱

21、向溝通方案二一、目的通過(guò)縱向溝通緩和矛盾，為人事分派制度改革營(yíng)造良好環(huán)境。二、擬實(shí)行辦法1通過(guò)座談會(huì)、談心、接待來(lái)信來(lái)訪等方式，廣泛搜集群眾意見(jiàn)。2召開(kāi)公司各部門責(zé)任人會(huì)議，分析形勢(shì)，尤其要分析故意見(jiàn)職員困難及其處理辦法，拿出促使職員處理思想問(wèn)題辦法。3加強(qiáng)思想工作，做好典型人物引導(dǎo)工作。4召開(kāi)公司全體員工會(huì)議，進(jìn)一步宣傳改革意義，通過(guò)典型人物現(xiàn)身說(shuō)法增進(jìn)群眾思想轉(zhuǎn)變，并輔之以可行性配套辦法，以保障改革順利實(shí)行。注意：溝通中要全面、準(zhǔn)確地掌握群眾意見(jiàn)；及時(shí)溝通、緩和矛盾有助于沖突處理；匯報(bào)要客觀真實(shí)，含有建設(shè)性。第36頁(yè)第36頁(yè)縱向溝通訓(xùn)練三東福礦山機(jī)械制造公司最近組織了一個(gè)干部、職員學(xué)習(xí)“三

22、個(gè)代表”主要思想理論學(xué)習(xí)班。學(xué)習(xí)結(jié)束后，秘書(shū)李蔚向黨委匯報(bào)干部、職員理論學(xué)習(xí)情況時(shí)，有這樣一段敘述：“最近，干部、職員通過(guò)對(duì)三個(gè)代表主要思想學(xué)習(xí)和討論，對(duì)全面建設(shè)小康社會(huì)宏偉藍(lán)圖有了更進(jìn)一步結(jié)識(shí)，思想愈加解放了，覺(jué)悟更提升了，主人翁責(zé)任感增強(qiáng)了，煥發(fā)了大家工作積極性，更有信心地支持公司深化改革我想，最近，全公司生產(chǎn)進(jìn)度一定會(huì)有大幅度提升?！薄疤嵘嗌?？”黨委書(shū)記馬上問(wèn)了一句。秘書(shū)李蔚支吾回答：“這個(gè)嗎，還說(shuō)不詳細(xì)。”“說(shuō)不詳細(xì)怎么知道有大幅度提升？”書(shū)記不滿意地說(shuō)。試分析黨委書(shū)記不滿意原因和李蔚匯報(bào)失誤之處。第37頁(yè)第37頁(yè)縱向溝通環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)理解匯報(bào)主要情況，弄清縱向溝通主要障礙掌握縱向

23、溝通基本策略分析李蔚失誤主要原因第38頁(yè)第38頁(yè)縱向溝通方案三匯報(bào)是把工作中聽(tīng)到、看到相關(guān)情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，包括工作動(dòng)態(tài)、活動(dòng)安排、實(shí)發(fā)事實(shí)、文獻(xiàn)摘要等。對(duì)于一項(xiàng)工作或活動(dòng)，在進(jìn)行之前準(zhǔn)備階段、進(jìn)行當(dāng)中以及完畢之后，都要及時(shí)匯報(bào)。匯報(bào)要注意把握客觀性、概括性和詳細(xì)、準(zhǔn)確性。李蔚失誤在于他在匯報(bào)時(shí)把事實(shí)與個(gè)人推斷混為一談了。第39頁(yè)第39頁(yè)處理沖突第40頁(yè)第40頁(yè)處理沖突近日，總經(jīng)理秘書(shū)艾霓被派往一向以矛盾糾紛多而出名九曲分公司掛職鍛煉，擔(dān)任分公司副經(jīng)理，分管宣傳教育工作，并負(fù)責(zé)理順公司人事關(guān)系。他應(yīng)當(dāng)如何做才干減少分公司內(nèi)部沖突，不辱使命?第41頁(yè)第41頁(yè)處理沖突環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)辨認(rèn)沖突發(fā)生征兆

24、分析沖突產(chǎn)生原因采用適當(dāng)方式處理沖突第42頁(yè)第42頁(yè)處理沖突環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 辨認(rèn)沖突發(fā)生征兆艾霓到九曲公司任職后，應(yīng)尤其注意公司是否存在下列沖突發(fā)生征兆：氣氛人員情緒、士氣低下，時(shí)有消極言論出現(xiàn)；同事關(guān)系互相防備或不愿交談；工作交往交談減少，會(huì)議紀(jì)要、電子郵件、備忘錄數(shù)量明顯增長(zhǎng)。尤其提醒：沖突往往表現(xiàn)為公開(kāi)和隱蔽兩種，后者含有更大破壞性；處理沖突要從征兆入手，發(fā)覺(jué)征兆，及時(shí)分析，制定方案，快速處理，以減少負(fù)面影響。環(huán)節(jié)2 分析沖突產(chǎn)生原因艾霓應(yīng)弄清楚九曲公司矛盾糾紛多原因主要有哪些，以便對(duì)癥下藥，提出處理方案。沖突產(chǎn)生主要原因有：信息傳達(dá)不夠準(zhǔn)確、完整；職責(zé)不明，、缺乏效率；目的不合；存在抵觸或

25、敵對(duì)情緒等。尤其提醒：沖突產(chǎn)生有一定漸進(jìn)性，加上引起沖突原因諸多，范圍很廣，因此應(yīng)分析情況，區(qū)別看待。第43頁(yè)第43頁(yè)處理沖突環(huán)節(jié)步聚3 采取適當(dāng)方式處理沖突艾霓應(yīng)依據(jù)九曲企業(yè)實(shí)際情況采取對(duì)應(yīng)處理方式。在早期暫時(shí)采取按兵不動(dòng)方式，搜集企業(yè)內(nèi)資料，爭(zhēng)取分企業(yè)內(nèi)部主要力量支持，同時(shí)利用粉飾太平方式：凝聚有共同觀點(diǎn)人員；在取得了主要力量認(rèn)同后，用訂定規(guī)則、和平共存方式，淡化企業(yè)內(nèi)部矛盾，協(xié)調(diào)人員關(guān)系，用攜手合作方式爭(zhēng)取企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作平穩(wěn)。尤其提醒：處理沖突主要方式有：按兵不動(dòng)；粉飾太平；鐵令如山；訂定規(guī)則；和平共存；討價(jià)還價(jià)；棄子投降；全力支持；攜手合作等。沖突累進(jìn)性和產(chǎn)生沖突原因綜合性決定了沖突處理

26、針對(duì)性和求同性；不同策略有不同合用情況，實(shí)際操作時(shí)應(yīng)區(qū)分對(duì)待。第44頁(yè)第44頁(yè)處理沖突訓(xùn)練一最近，大紅保健晶集團(tuán)為了弘揚(yáng)正氣，激勵(lì)先進(jìn)，決定組織本集團(tuán)先進(jìn)工作者100多人去某風(fēng)景區(qū)休養(yǎng)所療養(yǎng)，告知已經(jīng)發(fā)出：決定7月15日在市文化廣場(chǎng)集合，由集團(tuán)人事部派人帶隊(duì)乘火車去休養(yǎng)地。15日清晨，100多名先進(jìn)工作者手拿告知高高興興地從市區(qū)、郊區(qū)趕到集合地點(diǎn)集中，卻不見(jiàn)詳細(xì)組織者集團(tuán)人事部相關(guān)人員影子，當(dāng)萬(wàn)般無(wú)奈先進(jìn)工作者趕到集團(tuán)總部去問(wèn)詢時(shí)，才得知因接待單位有緊急任務(wù)，經(jīng)協(xié)商后，集團(tuán)決定延期前往休養(yǎng)，并且延期告知事先已經(jīng)發(fā)出。先進(jìn)工作者們你問(wèn)我，我問(wèn)你，都說(shuō)沒(méi)有接到。經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查，本來(lái)，詳細(xì)經(jīng)辦此事趙

27、秘書(shū)粗心大意，居然把告知改期事給忘掉了，造成了事故，使得一件較好事情卻得到一個(gè)很壞結(jié)果，弄得先進(jìn)工作者們心情很不愉快。你是集團(tuán)公司總經(jīng)理秘書(shū)艾霓，請(qǐng)你為集團(tuán)辦公室設(shè)計(jì)一套處理此沖突方案。第45頁(yè)第45頁(yè)處理沖突環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)辨認(rèn)沖突發(fā)生征兆分析沖突產(chǎn)生原因采用適當(dāng)方式處理沖突第46頁(yè)第46頁(yè)處理沖突方案一 大紅保健品集團(tuán)先進(jìn)工作者療養(yǎng)糾紛處理方案一、目的通過(guò)協(xié)調(diào)化解由于工作失誤而造成消極影響，同時(shí)進(jìn)一步規(guī)范秘書(shū)工作。二、擬采用辦法1及時(shí)向先進(jìn)工作者們解釋相關(guān)情況，就工作失誤造成不便向他們致歉，以穩(wěn)定相關(guān)人員情緒；2召開(kāi)公司相關(guān)人員會(huì)議，研究補(bǔ)救辦法及對(duì)相關(guān)責(zé)任人員處理辦法；3以文獻(xiàn)形式將公司

28、決定下發(fā)。注意：認(rèn)清沖突產(chǎn)生原因是秘書(shū)失職造成信息溝通不暢；當(dāng)務(wù)之急是穩(wěn)定先進(jìn)工作者情緒；從有助于工作前提出發(fā)，研究一個(gè)切實(shí)可行處理辦法，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)同意后下發(fā)。第47頁(yè)第47頁(yè)處理沖突訓(xùn)練二大紅保健品集團(tuán)最新研制生產(chǎn)出一個(gè)補(bǔ)血口服液，推出市場(chǎng)后銷售較好。但有一天，某地報(bào)紙報(bào)道，說(shuō)某人服用了大紅保健品廠補(bǔ)血口服液后吐血身亡。消費(fèi)者紛紛要求退貨并予以補(bǔ)償，有些地方還發(fā)生了消費(fèi)者與代理商之間打架傷人事件。公司總經(jīng)理要辦公室立刻拿出一個(gè)處理方案，辦公室主任把擬訂處理方案任務(wù)交給了秘書(shū)艾霓。請(qǐng)為艾霓擬訂出處理方案。第48頁(yè)第48頁(yè)處理沖突環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)辨認(rèn)沖突發(fā)生征兆分析沖突產(chǎn)生原因采用適當(dāng)方式處理沖突第

29、49頁(yè)第49頁(yè)處理沖突方案二 大紅保健品集團(tuán)產(chǎn)品報(bào)道沖突處理方案一、目的通過(guò)協(xié)調(diào)，化解報(bào)道失真給公司造成消極影響。二、擬采用辦法1通過(guò)法律手段及時(shí)與相關(guān)報(bào)社進(jìn)行交涉，查清問(wèn)題癥結(jié)，協(xié)商處理辦法。2及時(shí)處理消費(fèi)者與代理商之間沖突，預(yù)防事態(tài)惡化。3通過(guò)新聞媒體及時(shí)向社會(huì)公眾澄清事實(shí)真相。4假如協(xié)商不行，可通過(guò)司法程序處理。注意：沖突產(chǎn)生原因是由于信息傳達(dá)不完整、不準(zhǔn)確以致消費(fèi)者產(chǎn)生抵觸情緒和行為；要盡快與新聞媒體攜手合作，弄清楚死者死亡真實(shí)原因并及時(shí)告知消費(fèi)者；在溝通中要認(rèn)為消費(fèi)者利益高度負(fù)責(zé)態(tài)度來(lái)進(jìn)行處理。第50頁(yè)第50頁(yè)進(jìn)行安全檢查第51頁(yè)第51頁(yè)進(jìn)行安全檢查4月16日，又到了金鹿公司要求一周

30、一次辦公室常規(guī)安全檢查時(shí)間，秘書(shū)安妮照例應(yīng)當(dāng)怎么做?第52頁(yè)第52頁(yè)進(jìn)行安全檢查環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)檢查并發(fā)覺(jué)隱患處理隱患填寫隱患統(tǒng)計(jì)及處理表第53頁(yè)第53頁(yè)進(jìn)行安全檢查環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 檢查并發(fā)覺(jué)隱患安妮要按規(guī)范操作程序進(jìn)行檢查，檢查側(cè)重在設(shè)施是否齊備，及既有設(shè)施是否安全運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)覺(jué)安全隱患要準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。通過(guò)檢查，安妮將相關(guān)情況統(tǒng)計(jì)下列：金鹿公司辦公室4月份安全檢查統(tǒng)計(jì)1設(shè)備短缺情況：碎紙機(jī)一臺(tái)。2設(shè)備安全運(yùn)轉(zhuǎn)情況：復(fù)印機(jī)卡紙；辦公室A計(jì)算機(jī)B網(wǎng)絡(luò)線路故障。尤其提醒：應(yīng)對(duì)所有設(shè)備進(jìn)行全面檢查。第54頁(yè)第54頁(yè)進(jìn)行安全檢查環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)2 處理安全隱患將相關(guān)情況及時(shí)匯報(bào)辦公室張主任，并依據(jù)張主任意見(jiàn)，按照問(wèn)題輕重緩

31、急分項(xiàng)歸口處理：由辦公室秘書(shū)李俊擬寫一份碎紙機(jī)采購(gòu)匯報(bào)申請(qǐng)，提交后勤科；辦公室固定資產(chǎn)管理員曉冬聯(lián)系復(fù)印機(jī)銷售商，商定期間維修復(fù)印機(jī)；辦公室網(wǎng)絡(luò)安全員甄碧聯(lián)系公司網(wǎng)絡(luò)管理員，及時(shí)排除網(wǎng)絡(luò)線路故障，并做好相關(guān)統(tǒng)計(jì)。尤其提醒：遵循在職責(zé)范圍內(nèi)排除隱患，減少危險(xiǎn)原則；職責(zé)范圍內(nèi)無(wú)法排除危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)匯報(bào)。第55頁(yè)第55頁(yè)進(jìn)行安全檢查環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 填寫隱患統(tǒng)計(jì)及處理表尤其提醒：內(nèi)容包括隱患發(fā)覺(jué)、匯報(bào)、處理情況；填寫要及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀；如有必要，可依據(jù)檢查情況提出工作環(huán)境改進(jìn)意見(jiàn)。第56頁(yè)第56頁(yè)進(jìn)行安全檢查訓(xùn)練作為某學(xué)校辦公室秘書(shū)，李元職責(zé)中包括對(duì)全校安全檢查，該校近期正在進(jìn)行試驗(yàn)大樓興建工作，請(qǐng)為

32、李元設(shè)計(jì)一份每七天一次學(xué)校安全檢查工作安排表，并設(shè)計(jì)相關(guān)登記表。第57頁(yè)第57頁(yè)進(jìn)行安全檢查環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)檢查并發(fā)覺(jué)隱患處理隱患填寫隱患統(tǒng)計(jì)及處理表第58頁(yè)第58頁(yè)進(jìn)行安全檢查方案 安全檢查工作安排表 學(xué)校安全檢查工作安排表闡明：本表安排每月一個(gè)輪次，由相關(guān)人員輪流實(shí)行。注意：安全檢查重點(diǎn)部位包括：教學(xué)大樓、辦公大樓、圖書(shū)館、食堂、學(xué)生宿舍以及正在修建中試驗(yàn)大樓；工作安排要表達(dá)分工負(fù)責(zé)原則，明確責(zé)任人；工作安排表應(yīng)提出檢查內(nèi)容和要求，預(yù)防漏掉。第59頁(yè)第59頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃第60頁(yè)第60頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃得力辦公設(shè)備制造公司陳總下星期一要到廣州出差。星期一：陳總12:00要與廣州經(jīng)銷商李先

33、生在南方大酒店進(jìn)行午餐聚會(huì)，15:00他將在文具制造商張先生公司所在地銀海大廈四樓會(huì)見(jiàn)張先生。星期二：陳總9:00還要和嘉華電子有限公司王總見(jiàn)面，商討合作事宜，下午還要到公司駐廣州辦事處檢查工作，預(yù)計(jì)他于17:00離開(kāi)廣州返回北京。陳總要在廣州度過(guò)一個(gè)晚上，你還要為他選擇一個(gè)至少四星級(jí)賓館，房間不要臨街。你是陳總秘書(shū)蔡燕，請(qǐng)為陳總安排這次商務(wù)旅行。第61頁(yè)第61頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)明確商務(wù)旅行計(jì)劃基本內(nèi)容擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃制作路程表擬寫發(fā)言提綱第62頁(yè)第62頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 明確商務(wù)旅行計(jì)劃基本內(nèi)容商務(wù)旅行計(jì)劃至少應(yīng)包括下列8項(xiàng)內(nèi)容：擬定出差時(shí)間、啟程及返程日期，接站安

34、排；預(yù)定出差路線、終點(diǎn)及途經(jīng)地點(diǎn)和住宿安排；選擇適當(dāng)交通工具（如飛機(jī)、火車、汽車，任選其一)，選擇飛機(jī)要列明飛機(jī)客艙種類及停留地交通安排；準(zhǔn)備需要攜帶必要資料(如談判協(xié)議、協(xié)議書(shū)、科技或產(chǎn)品資料、演講稿和與會(huì)地指南等)；征詢上司或接待人尤其要求；查明上司旅行區(qū)域天氣情況；安排會(huì)晤計(jì)劃，包括約會(huì)、會(huì)議計(jì)劃(人員、時(shí)間、地點(diǎn))，同時(shí)準(zhǔn)備會(huì)晤人員名單背景，會(huì)晤主題；準(zhǔn)備差旅費(fèi)用，即預(yù)借鈔票、兌換外幣、辦理旅行支票。尤其提醒：商務(wù)旅行計(jì)劃內(nèi)容要完整，語(yǔ)言要簡(jiǎn)明，通慣用表格形式。第63頁(yè)第63頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)2 擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃 旅行計(jì)劃（陳力總經(jīng)理）第64頁(yè)第64頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃環(huán)節(jié)尤其提

35、醒：擬訂計(jì)劃前要先對(duì)本企業(yè)差旅費(fèi)用、交通、食宿等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)范圍相關(guān)要求及程序等清楚明了；計(jì)劃擬訂完后，要向上司匯報(bào)，依其指示決定路程。擬訂時(shí)應(yīng)注意：要明確上司旅行意圖、目標(biāo)地、旅行時(shí)間、抵達(dá)目標(biāo)地后商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃；了解上司對(duì)交通工具及食宿要求，熟悉本單位對(duì)出差相關(guān)要求；需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡也許選擇銜接時(shí)間在2-4小時(shí)之間班機(jī)，將時(shí)間浪費(fèi)降至最低；旅行計(jì)劃要按時(shí)間次序編排，做到簡(jiǎn)樸明了；要考慮上司身體情況，時(shí)間上留有余地；多擬訂幾個(gè)旅行方案，供上司參考，最終選定最正確方案。第65頁(yè)第65頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 制作路程表按照預(yù)定日程表和陳總經(jīng)理計(jì)劃要求、意見(jiàn)而制作路程表。 陳力總經(jīng)理行程第66頁(yè)第66

36、頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃環(huán)節(jié)尤其提醒：路程表內(nèi)容普通比旅行計(jì)劃更詳細(xì)；安排日程時(shí)，在時(shí)間上要適當(dāng)留有余地；要將每日日程表打印在紙上，并按時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，供上司使用；路程表應(yīng)一式三份(或幾份)，一份存檔，一份給上司及其家屬，秘書(shū)存留一份。第67頁(yè)第67頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃環(huán)節(jié)步驟4 擬寫發(fā)言提綱 發(fā) 言 提 綱一、感激嘉華電子有限企業(yè)熱忱接待。二、介紹本企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品特點(diǎn)、發(fā)展計(jì)劃及實(shí)力。三、闡述企業(yè)對(duì)與嘉華電子有限企業(yè)實(shí)力必定。四、展望雙方合作前景。尤其提醒：要依據(jù)上司發(fā)言不同場(chǎng)合來(lái)擬寫發(fā)言提綱。第68頁(yè)第68頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃尤其提醒：路程表內(nèi)容普通比旅行計(jì)劃更詳細(xì)；安排日程時(shí)，在時(shí)間上要適當(dāng)

37、留有余地；要將每日日程表打印在紙上，并按時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，供上司使用；路程表應(yīng)一式三份(或幾份)，一份存檔，一份給上司及其家屬，秘書(shū)存留一份。第69頁(yè)第69頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃訓(xùn)練天乙公司是奔極公司新收購(gòu)一個(gè)下屬公司，總公司管理模式、經(jīng)營(yíng)理念在天乙公司遭到了中層管理者反對(duì)，天乙公司經(jīng)理無(wú)奈之下希望總公司許總能出面幫助他處理這一問(wèn)題。于是，在許總下班前兩個(gè)小時(shí)，求援電話打到了秘書(shū)王燦那里。許總得知此事后，決定第二天前往天乙公司看看，預(yù)定停留兩天，并把詳細(xì)安排任務(wù)交給了王燦。離下班只有一個(gè)半小時(shí)了，在如此短時(shí)間里，王燦該如何擬訂許總商務(wù)旅行計(jì)劃。第70頁(yè)第70頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)明確商

38、務(wù)旅行計(jì)劃基本內(nèi)容擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃制作路程表擬寫發(fā)言提綱第71頁(yè)第71頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃環(huán)節(jié)尤其提醒：在日程安排上應(yīng)考慮許總與天乙公司中層管理者見(jiàn)面會(huì)，可安排許總在天乙公司全體員工大會(huì)上發(fā)言。要為許總擬寫好在天乙公司員工大會(huì)上發(fā)言稿，重點(diǎn)闡述公司管理模式和經(jīng)營(yíng)理念由來(lái)、特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)等，以打消天乙公司中層管理者及其它員工顧慮。第72頁(yè)第72頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃方案下列是秘書(shū)王燦為許總制作路程表，請(qǐng)分析一份周密路程表應(yīng)當(dāng)包括哪些內(nèi)容。 許海總經(jīng)理出差路程表第73頁(yè)第73頁(yè)擬訂商務(wù)旅行計(jì)劃方案尤其提醒：一份周密路程表主要包含以下六項(xiàng)內(nèi)容：日期：指某月、某日、星期幾。時(shí)間：出發(fā)及返回時(shí)間，包含目標(biāo)地抵離時(shí)

39、間和中轉(zhuǎn)時(shí)間；開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)間；就餐、休息時(shí)間等。地點(diǎn)：上司此次出差目標(biāo)地(包含中轉(zhuǎn)地點(diǎn))；旅行過(guò)程中開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)地點(diǎn)；食宿地點(diǎn)等。交通工具：出發(fā)、返回時(shí)使用交通工具；停留地交通安排等。詳細(xì)事項(xiàng)：商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容，如訪問(wèn)、洽談、會(huì)議、宴請(qǐng)娛樂(lè)活動(dòng)以及私人事務(wù)活動(dòng)等。備注：記載提醒上司注意事項(xiàng)，如抵達(dá)目標(biāo)地需要中轉(zhuǎn)中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機(jī)場(chǎng)，休息時(shí)間、飛機(jī)起飛時(shí)間，以及某地為旅客提供特殊服務(wù)；在當(dāng)?shù)匦枰⒁庖恍╋L(fēng)俗習(xí)慣和利益等。路程表除行動(dòng)計(jì)劃外，還應(yīng)將必要信息盡也許詳細(xì)地寫入：旅館名、所在地、電話號(hào)碼；當(dāng)?shù)芈?lián)絡(luò)人姓名、地址、電話號(hào)碼；會(huì)晤者姓名、企業(yè)名、所在地及電話號(hào)碼；海外出差時(shí)當(dāng)?shù)刂袊?guó)大使館所在地及電話

40、號(hào)碼?？梢?jiàn)，王燦制作這份出差路程表還不很完善。第74頁(yè)第74頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行第75頁(yè)第75頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行應(yīng)一家美國(guó)公司邀請(qǐng)，你上司張經(jīng)理將于3月帶領(lǐng)公司3名部門主管到美國(guó)一家公司參觀考察，你應(yīng)當(dāng)在近期為他出國(guó)旅行做好哪些準(zhǔn)備工作?第76頁(yè)第76頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)撰寫出國(guó)申請(qǐng)辦理護(hù)照辦理簽證辦理“黃皮書(shū)”辦理出境登記卡+訂購(gòu)機(jī)票(船票、車票)辦理保險(xiǎn)做好出行前準(zhǔn)備。第77頁(yè)第77頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 撰寫出國(guó)申請(qǐng) 出國(guó)申請(qǐng)應(yīng)包括下列內(nèi)容：出國(guó)事由，出國(guó)路線(外國(guó)公司所在國(guó)名稱)，出國(guó)日程安排、包括出國(guó)時(shí)間，在國(guó)外活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)，回國(guó)時(shí)間等，出國(guó)組團(tuán)人數(shù)。尤其提醒：申

41、請(qǐng)文書(shū)后面要附出國(guó)人員名單和外國(guó)公司所發(fā)邀請(qǐng)函(副單)，出國(guó)人員名單要寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱等內(nèi)容。環(huán)節(jié)2 辦理護(hù)照攜帶主管部門出國(guó)任務(wù)書(shū)，出國(guó)人員政審批件，美國(guó)公司邀請(qǐng)書(shū)，張經(jīng)理等4人2寸正面免冠半身照片等，到外交部或其授權(quán)機(jī)關(guān)辦理，認(rèn)真填寫相關(guān)卡片和申請(qǐng)表。拿到護(hù)照后，應(yīng)檢查姓名、出生年月、地點(diǎn)等是否填寫正確，并在簽字格上署名。第78頁(yè)第78頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)撰寫出國(guó)申請(qǐng)辦理護(hù)照辦理簽證辦理“黃皮書(shū)”辦理出境登記卡+訂購(gòu)機(jī)票(船票、車票)辦理保險(xiǎn)做好出行前準(zhǔn)備。第79頁(yè)第79頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 辦理簽證張經(jīng)理等人是因公出國(guó)，因此要到前往國(guó)駐我國(guó)大使館或領(lǐng)

42、事館直接聯(lián)系申辦簽證，辦理簽證要上交護(hù)照并填寫一份簽證表，取得簽證后，檢查簽證有效期及是否簽字蓋章。尤其提醒：我國(guó)政府要求，因公出國(guó)中國(guó)公民出入國(guó)境憑有效護(hù)照，可不辦理簽證，而持因私普通護(hù)照出入國(guó)境中國(guó)公民必須辦理相關(guān)簽證。因公出國(guó)人員也能夠委托權(quán)威可靠簽證代辦機(jī)構(gòu)(如中國(guó)旅行社總社簽證代辦處)代辦，也能夠委托前往國(guó)家洽商公司到前往國(guó)家使(領(lǐng))館辦理。第80頁(yè)第80頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)4 辦理“黃皮書(shū)”在辦理了有效護(hù)照和簽證后，應(yīng)持公司簡(jiǎn)介信到所在地衛(wèi)生檢疫部門進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種，并取得“黃皮書(shū)”。當(dāng)拿到“黃皮書(shū)”后，要對(duì)填寫內(nèi)容、醫(yī)生簽字、檢疫機(jī)關(guān)蓋章、應(yīng)當(dāng)接種項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真查

43、驗(yàn)。環(huán)節(jié)5 辦理出境登記卡在辦妥了上述各項(xiàng)手續(xù)后，再攜帶張經(jīng)理等4人護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理暫時(shí)出國(guó)登記手續(xù)。第81頁(yè)第81頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)6 訂購(gòu)機(jī)票(船票、車票)在國(guó)內(nèi)各航空公司及其售票代理點(diǎn)辦理購(gòu)票手續(xù)，購(gòu)買國(guó)際機(jī)票必須出示護(hù)照。拿到機(jī)票后必須對(duì)票面進(jìn)行查驗(yàn)。查驗(yàn)程序普通是：查驗(yàn)姓名拼音是否與本人護(hù)照或其它有效證件中拼音相符；所有航程每班航班是否都有乘機(jī)聯(lián)，每一聯(lián)黑粗線框內(nèi)是否與原旅行計(jì)劃相一致；每個(gè)航班起飛和降落時(shí)間、機(jī)場(chǎng)名稱；是否在定座欄內(nèi)填好“0K”；是否有涂改或填寫不清楚地方，是否蓋有公章。尤其提醒：機(jī)票也能夠在外國(guó)航空公司駐我國(guó)辦事處購(gòu)買。環(huán)節(jié)7 辦理保險(xiǎn)通過(guò)代理

44、人直接由保險(xiǎn)公司為張經(jīng)理等人辦理出國(guó)保險(xiǎn)手續(xù)，適合用于意外事故，如醫(yī)療及行李丟失等。第82頁(yè)第82頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行環(huán)節(jié)步驟8 做好出行前準(zhǔn)備編制路程方案兌換美元準(zhǔn)備文件資料檢驗(yàn)證件。搜集所到國(guó)背景資料。路程方案應(yīng)準(zhǔn)備幾套供張經(jīng)理選擇，選定最正確方案后，將其打印成文。了解外匯信息，辦理兌換外幣。依據(jù)這次旅行主要是以參觀考察為目標(biāo)，應(yīng)為張經(jīng)理準(zhǔn)備必須攜帶演講稿以及目標(biāo)地指南等，同時(shí)還要為張經(jīng)理提供相關(guān)美國(guó)風(fēng)土人情及各種禮節(jié)，使張經(jīng)理商務(wù)活動(dòng)圓滿順利。令出行前要認(rèn)真檢驗(yàn)張經(jīng)理等人護(hù)照、簽證、“黃皮書(shū)”、國(guó)際機(jī)票、外文名片(切不可忘掉)、外幣以及其它必需出國(guó)文件、證件等是否齊全。在國(guó)際交往中，不論是

45、出國(guó)考察或商貿(mào)洽談，都會(huì)碰到各種不同情況，掌握美國(guó)文化、習(xí)俗、禮節(jié)等常識(shí)是非常有必要。第83頁(yè)第83頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行訓(xùn)練一兩天后，你公司總經(jīng)理許海將帶著公司產(chǎn)品到法國(guó)參與博覽會(huì)。請(qǐng)問(wèn)：你應(yīng)當(dāng)為許總出行做好哪些準(zhǔn)備?第84頁(yè)第84頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)撰寫出國(guó)申請(qǐng)辦理護(hù)照辦理簽證辦理“黃皮書(shū)”辦理出境登記卡訂購(gòu)機(jī)票(船票、車票)辦理保險(xiǎn)做好出行前準(zhǔn)備第85頁(yè)第85頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行方案一尤其提醒：應(yīng)持法國(guó)博覽會(huì)邀請(qǐng)函辦理護(hù)照、簽證等相關(guān)出國(guó)手續(xù)；應(yīng)依據(jù)法國(guó)博覽會(huì)議程安排來(lái)制定詳細(xì)商務(wù)旅行計(jì)劃；應(yīng)搜集并向總經(jīng)理簡(jiǎn)介相關(guān)法國(guó)氣候、風(fēng)土人情等知識(shí)和博覽會(huì)相關(guān)情況。第86頁(yè)第86頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)

46、商務(wù)旅行訓(xùn)練二你是白塔集團(tuán)公司秘書(shū)秦溪，你上司王總要去日本東京出差，與A商社佐佐木先生商議商品代理權(quán)問(wèn)題，時(shí)間大約3天。這期間，王總除了此事之外，還要拜會(huì)與公司有業(yè)務(wù)聯(lián)系幾家商社，同時(shí)還要探望公司駐東京辦事處人員。請(qǐng)依據(jù)以上材料，為王總編制一份出國(guó)商務(wù)旅行路程表。第87頁(yè)第87頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)撰寫出國(guó)申請(qǐng)辦理護(hù)照辦理簽證辦理“黃皮書(shū)”辦理出境登記卡訂購(gòu)機(jī)票(船票、車票)辦理保險(xiǎn)做好出行前準(zhǔn)備第88頁(yè)第88頁(yè)準(zhǔn)備出國(guó)商務(wù)旅行方案二尤其提醒：出差路程表 王林總經(jīng)理出差路程表第89頁(yè)第89頁(yè)擬訂會(huì)議議程第90頁(yè)第90頁(yè)擬訂會(huì)議議程天海公司將召開(kāi)季度銷售總結(jié)會(huì)，會(huì)議主要內(nèi)容是進(jìn)行本季

47、度銷售情況總結(jié)與分析，商討下一季度銷售目的及銷售策略，并且討論銷售人員招聘和培訓(xùn)事宜。你是天海公司秘書(shū)周儀，請(qǐng)擬訂本次會(huì)議議程表。第91頁(yè)第91頁(yè)擬訂會(huì)議議程環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)明確會(huì)議各項(xiàng)議題擬定各項(xiàng)議題順序擬寫會(huì)議議程表標(biāo)題擬寫會(huì)議議程表開(kāi)頭擬寫會(huì)議議程表主體第92頁(yè)第92頁(yè)擬訂會(huì)議議程環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 明確會(huì)議各項(xiàng)議題 在編制會(huì)議議程表前，請(qǐng)公司徐總經(jīng)理、銷售部楊經(jīng)理提出會(huì)議議題。公司銷售部楊經(jīng)理把會(huì)議議程詳細(xì)化為下列9項(xiàng)： 本季度實(shí)際銷售情況與預(yù)測(cè)比較。 本季度主要工作列舉。 新季度行動(dòng)計(jì)劃。 新季度目的預(yù)測(cè)。 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和對(duì)策。 新季度資源需求。 銷售人員招聘和培訓(xùn)計(jì)劃。 新季度最高目的及目的分

48、析。 新季度最低目的及目的分析。 尤其提醒：依據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)提出會(huì)議目的和要求，征求與會(huì)者意見(jiàn)后提出，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審定。第93頁(yè)第93頁(yè)擬訂會(huì)議議程環(huán)節(jié)步驟2 確定各項(xiàng)議題次序第一項(xiàng)是宣布議程，再安排此次季度銷售總結(jié)會(huì)將要討論9個(gè)問(wèn)題。這9個(gè)議題次序可安排為：124893567。尤其提醒：注意議題所包括各種事物習(xí)慣性次序和本企業(yè)章程有沒(méi)有對(duì)會(huì)議議程次序明確要求；盡也許將同類性質(zhì)問(wèn)題集中排列在一起；保密性較強(qiáng)議題，普通放在后面。步驟3 擬寫會(huì)議議程表標(biāo)題按照“會(huì)議名稱+議程表”格式，將寫成“天海企業(yè)季度銷售會(huì)議總結(jié)會(huì)議程表”。步驟4 擬寫會(huì)議議程表開(kāi)頭 天海企業(yè)季度銷售總結(jié)會(huì)將于7月5日早晨9點(diǎn)在企業(yè)

49、一會(huì)議室召開(kāi)。尤其提醒：開(kāi)頭部分必須交代會(huì)議日期、時(shí)間和地點(diǎn)。第94頁(yè)第94頁(yè)擬訂會(huì)議議程環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)5 擬寫會(huì)議議程表主體 會(huì)議議程表一、宣布議程。 二、本季度實(shí)際銷售情況與預(yù)測(cè)比較。 三、本季度主要工作列舉。四、新季度目的預(yù)測(cè)。五、新季度最高目的及目的分析。六、新季度最低目的及目的分析。七、新季度行動(dòng)計(jì)劃。八、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和對(duì)策。九、新季度資源需求。十、銷售人員招聘和培訓(xùn)計(jì)劃。尤其提醒：將各議題冠以序號(hào)清楚地表示出來(lái)。第95頁(yè)第95頁(yè)擬訂會(huì)議議程訓(xùn)練一天海公司召開(kāi)職員代表大會(huì)，秘書(shū)在起草大會(huì)揭幕式議程時(shí)列出了“奏國(guó)歌”這一項(xiàng)議題。大會(huì)責(zé)任人在審稿時(shí)，準(zhǔn)備把這項(xiàng)內(nèi)容放在會(huì)議閉幕式進(jìn)行，于是把這項(xiàng)議題

50、刪掉了。以后公司主管領(lǐng)導(dǎo)在審定該會(huì)議議程時(shí)，又把這個(gè)議題給圈了回來(lái)。會(huì)務(wù)組人員并不清楚這一改變，因此沒(méi)有做好“奏國(guó)歌”音響準(zhǔn)備。當(dāng)大會(huì)主持人在揭幕式上宣布“奏國(guó)歌”時(shí)，沒(méi)有任何回應(yīng)，一時(shí)形成冷場(chǎng)。幸好會(huì)議秘書(shū)長(zhǎng)急中生智，馬上上臺(tái)指揮領(lǐng)唱，這樣才圓了場(chǎng)。盡管這件事得到了及時(shí)補(bǔ)救，但會(huì)后會(huì)議組織責(zé)任人仍然受到了公司主管領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)。請(qǐng)分析造成失誤原因，并闡明正確做法。第96頁(yè)第96頁(yè)擬訂會(huì)議議程環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)明確會(huì)議各項(xiàng)議題擬定各項(xiàng)議題順序擬寫會(huì)議議程表標(biāo)題擬寫會(huì)議議程表開(kāi)頭擬寫會(huì)議議程表主體第97頁(yè)第97頁(yè)擬訂會(huì)議議程方案一尤其提醒： 該公司之因此在大會(huì)揭幕式議程安排上出現(xiàn)失誤，主要在于議程表重復(fù)

51、修改后沒(méi)有及時(shí)告知相關(guān)人員，使得會(huì)議準(zhǔn)備上出現(xiàn)了紕漏。正確做法是會(huì)議議程表應(yīng)在會(huì)前擬定，并發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議議程表擬訂后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)行。會(huì)議議程一旦擬定，就不宜更改。第98頁(yè)第98頁(yè)擬訂會(huì)議議程訓(xùn)練二5月10日，天海公司將舉辦公司成立40周年慶典，你是公司秘書(shū)張揚(yáng)，擬訂慶典大會(huì)議程任務(wù)交由你來(lái)完畢。你應(yīng)當(dāng)如何擬訂慶典大會(huì)議程?第99頁(yè)第99頁(yè)擬訂會(huì)議議程環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)明確會(huì)議各項(xiàng)議題擬定各項(xiàng)議題順序擬寫會(huì)議議程表標(biāo)題擬寫會(huì)議議程表開(kāi)頭擬寫會(huì)議議程表主體第100頁(yè)第100頁(yè)擬訂會(huì)議議程方案二尤其提醒：慶典大會(huì)議程 天海公司慶典大會(huì)議程一、宣布大會(huì)開(kāi)始。二、簡(jiǎn)介到場(chǎng)嘉賓，宣讀賀信賀電

52、。三、放和平鴿、氫氣球。四、公司總經(jīng)理林國(guó)強(qiáng)發(fā)言。五、嘉賓市外貿(mào)局王偉局長(zhǎng)致辭。六、嘉賓宏達(dá)公司總經(jīng)理李學(xué)東致辭。七、公司員工代表趙豐發(fā)言。八、宣布會(huì)議結(jié)束。第101頁(yè)第101頁(yè)擬訂會(huì)議議程方案二注意：慶典大會(huì)普通要邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或其它賓客發(fā)言，在擬訂大會(huì)議程時(shí)應(yīng)注意依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)或其它賓客身份排列先后順序；慶典大會(huì)普通要安排奏樂(lè)、放飛信鴿或氣球、表演等活動(dòng)，通常要把奏樂(lè)、放飛信鴿或氣球等項(xiàng)目安排在大會(huì)開(kāi)始，把表演類活動(dòng)安排在發(fā)言之后進(jìn)行；大會(huì)議程擬定后，普通不要變動(dòng)。但在擬訂時(shí)應(yīng)考慮到領(lǐng)導(dǎo)或其它賓客屆時(shí)不能到會(huì)應(yīng)變辦法。第102頁(yè)第102頁(yè)擬訂會(huì)議日程表1月5日，環(huán)球集團(tuán)公司將召開(kāi)一次銷售經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)

53、，會(huì)議主題是“產(chǎn)品銷售經(jīng)驗(yàn)交流，進(jìn)一步拓展市場(chǎng)”。與會(huì)各分公司銷售經(jīng)理將在會(huì)上交流各自銷售經(jīng)驗(yàn)，并擬定一系列銷售策略。會(huì)議時(shí)間為一天，早晨安排余總經(jīng)剪發(fā)言，各分公司經(jīng)剪發(fā)言；下午進(jìn)行討論，余總經(jīng)理最后作總結(jié)。你是環(huán)球集團(tuán)公司秘書(shū)李月明，請(qǐng)依據(jù)會(huì)議內(nèi)容擬訂出一份會(huì)議日程表。第103頁(yè)第103頁(yè)擬訂會(huì)議日程表環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)掌握會(huì)議日程表基本格式擬定會(huì)議詳細(xì)安排擬訂會(huì)議日程表第104頁(yè)第104頁(yè)擬訂會(huì)議日程表環(huán)節(jié)步聚1 掌握會(huì)議日程表基本格式會(huì)議日程表包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容三個(gè)部分，普通采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在天天早晨、下午、晚上三個(gè)單元里，將會(huì)議議題詳細(xì)化。環(huán)節(jié)2 擬定會(huì)議詳細(xì)

54、安排明確本次會(huì)議在一天內(nèi)詳細(xì)安排，早晨安排余總經(jīng)剪發(fā)言，各分公司經(jīng)剪發(fā)言；下午進(jìn)行討論，余總經(jīng)理最后作總結(jié)。尤其提醒：會(huì)議日程安排必須與會(huì)議議程安排相一致。第105頁(yè)第105頁(yè)擬訂會(huì)議日程表環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 擬訂會(huì)議日程表 環(huán)球集團(tuán)公司銷售經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)日程表尤其提醒：表中備注主要是對(duì)需要闡明情況加以闡明；會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問(wèn)題上，如碰到一些改變，可相應(yīng)調(diào)整；會(huì)議日程表制定后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)行。第106頁(yè)第106頁(yè)擬訂會(huì)議日程表訓(xùn)練一華夏集團(tuán)公司將召開(kāi)新產(chǎn)品展示會(huì)，會(huì)議安排在3月11日、12日兩天。會(huì)議時(shí)間擬定在天天早晨、下午兩個(gè)時(shí)段里，主要內(nèi)容是簡(jiǎn)介公司和公司產(chǎn)品和新產(chǎn)品演示。公司

55、秘書(shū)鄒林負(fù)責(zé)安排這次展示會(huì)日程，經(jīng)仔細(xì)考慮，他覺(jué)得會(huì)議內(nèi)容并不多，兩天能夠安排相同內(nèi)容，早晨先簡(jiǎn)介公司和公司產(chǎn)品，播放相關(guān)錄像，然后由公司技術(shù)研發(fā)部簡(jiǎn)介新產(chǎn)品，下午進(jìn)行新產(chǎn)品演示。請(qǐng)擬訂出公司新產(chǎn)品展示會(huì)日程安排。第107頁(yè)第107頁(yè)擬訂會(huì)議日程表環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)掌握會(huì)議日程表基本格式擬定會(huì)議詳細(xì)安排擬訂會(huì)議日程表第108頁(yè)第108頁(yè)擬訂會(huì)議日程表方案一尤其提醒：會(huì)議日程表 華夏集團(tuán)公司新產(chǎn)品展示會(huì)日程表第109頁(yè)第109頁(yè)擬訂會(huì)議日程表訓(xùn)練二環(huán)球集團(tuán)公司將召開(kāi)各分公司銷售情況匯報(bào)會(huì)，匯報(bào)總結(jié)各分公司近期銷售情況，分析產(chǎn)品滯銷原因，商討應(yīng)對(duì)辦法，擬定下一步銷售策略。會(huì)期為一天，安排在早晨、下午

56、、晚上三個(gè)時(shí)段，早晨、下午分別有10min會(huì)間休息，中午午餐及午休共兩小時(shí)，晚餐一個(gè)小時(shí)。你是環(huán)球公司秘書(shū)艾琳，請(qǐng)擬定會(huì)議議題，并設(shè)計(jì)成詳細(xì)會(huì)議日程表。第110頁(yè)第110頁(yè)擬訂會(huì)議日程表環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)掌握會(huì)議日程表基本格式擬定會(huì)議詳細(xì)安排擬訂會(huì)議日程表第111頁(yè)第111頁(yè)擬訂會(huì)議日程表環(huán)節(jié)尤其提醒：會(huì)議日程表 環(huán)球集團(tuán)公司銷售情況匯報(bào)會(huì)日程表第112頁(yè)第112頁(yè)選擇會(huì)議地址金葉廣告公司受環(huán)球集團(tuán)公司委托，為其策劃做一大型廣告。3月25日，該廣告公司將與環(huán)球公司舉辦一次小型洽談會(huì)，由公司策劃部李經(jīng)理、文案策劃小劉和小葉與環(huán)球公司總經(jīng)理及行政部、公關(guān)部和銷售部三個(gè)部門主管討論廣告策劃方案，并在會(huì)

57、上展示方案視聽(tīng)材料?，F(xiàn)在有三個(gè)地方能夠作為這次會(huì)議會(huì)址，一是公司會(huì)議室，二是一家鄰近環(huán)球公司并且有會(huì)議設(shè)備飯店，三是環(huán)球公司會(huì)議室。你是廣告公司秘書(shū)汪洋，請(qǐng)問(wèn)：該會(huì)議地址應(yīng)選擇在哪里為好?第113頁(yè)第113頁(yè)選擇會(huì)議地址環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)考慮交通是否便利考慮會(huì)場(chǎng)大小考慮場(chǎng)地設(shè)備配備考慮會(huì)場(chǎng)有無(wú)外界干擾考慮有無(wú)停車場(chǎng)合考慮場(chǎng)地租借成本擬定恰當(dāng)會(huì)議地址第114頁(yè)第114頁(yè)選擇會(huì)議地址環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)1 考慮交通是否便利飯店是三個(gè)備選會(huì)址里交通最便利地方，便于環(huán)球公司和廣告公司與會(huì)人員前往。為了表示對(duì)客戶尊重，能夠選擇飯店或環(huán)球公司會(huì)議室。尤其提醒：大都市中心地段比較適合大多數(shù)與會(huì)者，并且交通比較以便，但是租

58、借成本較高。環(huán)節(jié)2 考慮會(huì)場(chǎng)大小參與會(huì)議一共是7人，會(huì)場(chǎng)不宜太大，可選擇一個(gè)小型會(huì)議室。尤其提醒：普通來(lái)說(shuō)，每人平都有2-3m2比較適宜；同時(shí)應(yīng)考慮會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短，假如會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)，能夠選擇略大一些場(chǎng)地。第115頁(yè)第115頁(yè)選擇會(huì)議地址環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)3 考慮場(chǎng)地設(shè)備配備備選三個(gè)會(huì)議室都有下列設(shè)備：會(huì)議桌、椅子等家具，有空調(diào)并確保能正常運(yùn)作，照明光線明暗適度，要有麥克風(fēng)、擴(kuò)音、錄音等音響設(shè)備。另外，它們都有無(wú)演示板、電子白板、計(jì)算機(jī)、投影儀等設(shè)備，能夠用來(lái)展示廣告策劃方案視聽(tīng)材料，都符合會(huì)議對(duì)設(shè)備要求。尤其提醒：會(huì)議桌最好大一點(diǎn)兒，椅子要舒適，燈光不宜太強(qiáng)，要給人以柔和、安靜感覺(jué)，室內(nèi)溫度冷熱、通風(fēng)好壞

59、都會(huì)對(duì)與會(huì)者情緒和實(shí)際適當(dāng)效率構(gòu)成影響。第116頁(yè)第116頁(yè)選擇會(huì)議地址環(huán)節(jié)步驟4 考慮會(huì)場(chǎng)有沒(méi)有外界干擾三個(gè)備選會(huì)址環(huán)境安靜基本能夠確保。尤其提醒：普通來(lái)說(shuō)，會(huì)場(chǎng)應(yīng)盡也許避開(kāi)鬧市區(qū)，場(chǎng)地不受外界干擾；外界干擾也包含室外各種噪聲，打進(jìn)會(huì)場(chǎng)電話、呼機(jī)，以及訪客參觀等；必要時(shí)，能夠在場(chǎng)外掛起“會(huì)議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”牌子，并要求關(guān)閉全部手機(jī)、尋呼機(jī)；會(huì)場(chǎng)內(nèi)部也應(yīng)有良好隔音設(shè)備。步驟5 考慮有沒(méi)有停車場(chǎng)合三個(gè)地點(diǎn)都有汽車、摩托車、單車停放處。第117頁(yè)第117頁(yè)選擇會(huì)議地址環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)6 考慮場(chǎng)地租借成本從場(chǎng)地租借成本看，租借飯店會(huì)議室成本高，而選擇洽談雙方會(huì)議室就沒(méi)有租借成本。環(huán)節(jié)7 擬定恰當(dāng)會(huì)議地

60、址綜合考慮以上6個(gè)原因，最后選定環(huán)球公司小型會(huì)議室。尤其提醒：會(huì)址擬定之后，還要在正式開(kāi)會(huì)之前到會(huì)場(chǎng)檢查，確保會(huì)議效果。第118頁(yè)第118頁(yè)選擇會(huì)議地址訓(xùn)練一陽(yáng)光軟件公司將設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)幾款游戲軟件，為此，公司將舉辦為期四天研究和開(kāi)發(fā)會(huì)議。公司設(shè)計(jì)部主要設(shè)計(jì)人員大約6人將參與這次封閉開(kāi)發(fā)會(huì)議。你作為公司秘書(shū)，請(qǐng)考慮選擇一個(gè)適當(dāng)會(huì)議地點(diǎn)。第119頁(yè)第119頁(yè)選擇會(huì)議地址環(huán)節(jié)基本操作環(huán)節(jié)考慮交通是否便利考慮會(huì)場(chǎng)大小考慮場(chǎng)地設(shè)備配備考慮會(huì)場(chǎng)有無(wú)外界干擾考慮有無(wú)停車場(chǎng)合考慮場(chǎng)地租借成本擬定恰當(dāng)會(huì)議地址第120頁(yè)第120頁(yè)選擇會(huì)議地址方案一尤其提醒：這類會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)環(huán)境。因此要盡也許避開(kāi)鬧