某公司會議流程教材課件

1、Company Meeting公司會議Company Meeting學習目標1. 召開公司會議的程序；2. 公司會議中應注意的地方； 學習目標1. 召開公司會議的程序；Content introduction 目錄1 會議文化造就一流企業(yè)2 三星是這樣召開會議的3 不開無準備的會議4 會議求同存異5 會議的實行方法6 會議發(fā)言與傾聽藝術Content introduction 目錄1 會議文1 會議文化造就一流企業(yè) 以最快的速度了解一個公司,方法就是參加幾次職員會議 因為，在召開會議的方式和水平中，溶入了該公司的一切記住，會議文化就是企業(yè)文化的主宰，能夠成為強大有力的競爭武器為了打造實力強大的

2、公司，必須通過精心安排的主題、 簡單明了的討論和徹底的準備來提高會議效果1 會議文化造就一流企業(yè) 以最快的速度了解Wrong Meeting Types:Dont know why open a meeting不知道為何召開會議Dont know what to discuss不知道問題是什么Dont know how to deal with problems沒有對策Dont have any conclusion沒有結論Have no control about time沒有時間概念Just listen, not join in如同聽證會Just take notes, not thin

3、k about it如同教育Dont know why be there參加者不知道自己為何到這里來Wrong Meeting Types:Dont knowDoes meeting painful? verbosity冗長boring枯燥無味Waste time浪費時間Depressed心情郁悶Low efficiency效率不高常見會議問題：傳達事件、信息為目的，習慣性會議多不遵守會議擬定開始、結束時間，會議的認識價值、運作經(jīng)驗不足會議主題、目標、權責不明確，盲目參加Does meeting painful? verbositOperate favorable company meetin

4、g 經(jīng)營良好的企業(yè)會議時間、地點、人物、內容、問題、結論、執(zhí)行等進行記錄，并分發(fā)相關人員創(chuàng)造高效率、建設性的會議文化，存在幾處必須重點考慮的地方：必須使會議參加者明確了解會議議題并對之進行準備在會議結束之后，應當將整理好會議內容Operate favorable company meet2 三星是這樣召開會議的2 三星是這樣召開會議的三星會議之根本三星將召開會議時最為基本的思想和行動原則整理成337原則，讓所有子公司的職員熟記并付諸行動。3 ways Of Thinking3 Principles7 Rules3種思考3個原則7條規(guī)定三星會議之根本三星會議之根本三星將召開會議時最為基本的思想和

5、行動原則整理成要召開計劃好的會議，而不是即興會議三星會議之根本3 ways Of Thinking3種思考其一：為了提高會議效率，盡可能不召 開即興會議 其二：如果一定要召開會議，則最大限度地 減少會議 其三：一旦決定召開會議，是否有能夠與其 他會議合并或委托的方法要召開計劃好的會議，三星會議之根本3 ways Of Thi三星會議之根本3 Principles3個原則如果是必須召開的會議，就要更加高效率地召開 第一個原則:確定不召開會議的工作日 第二個原則:將會議時間定為l小時，最多 不超過1個半小時第三個原則:將會議錄整理成一張紙三星會議之根本3 Principles3個原則如果是必須召開

6、7條規(guī)定第一：嚴格遵守時間 第二：會議材料中寫明會議經(jīng)費，去除不必要的浪費 第三：精選參加會議人員，縮小規(guī)模第四：明確會議目的 第五：事先分發(fā)會議資料 第六：不做“個人演講”，積極發(fā)言，相互尊重所發(fā)表的意見第七：精簡會議記錄，做好保存和分發(fā) 三星會議之根本7 Rules7條規(guī)定第一：嚴格遵守時間 第二：會議材料中寫明會議經(jīng)費，去傳達會議內容，并能夠反映在工作中，制訂會后執(zhí)行細則 召開會議時遵循337原則，將會議內容(Word)向會場外(Window)的相關者傳達并反映到工作(Work)中的會議文化，可以稱為三星的3元會議文化。會議內容必須聯(lián)系工作傳達會議內容，并能夠反映在工作中，制訂會后執(zhí)行細

7、則 召開會因工作不同而多樣化的會議頭腦清醒、不拖拖拉拉、效率更高 在有產(chǎn)品的地方召開會議 早起型企業(yè)，早間會議 將效率提高兩倍 的站立式會議人的大腦最活躍的時間是在站立的狀態(tài)下減少開會時間、開會次數(shù)、提高開會效率、適合開緊急會議 感性充電 蒸氣浴會議 人的大腦在放松的狀態(tài)下可以激發(fā)出最優(yōu)秀的想法因工作不同而多樣化的會議頭腦清醒、在有產(chǎn)品的早起型企業(yè)，將效因工作不同而多樣化的會議會議與其說是工作的延續(xù)，不如說是一種文化最大限度地調整好會議氣氛因工作不同而多樣化的會議會議與其說是工作的延續(xù)，不如說是一種會議成功有80%在于準備3 不開無準備的會議會議成功有80%在于準備3 不開無準備的會議Meet

8、ing preparation 籌劃會議確定內容方向，準備資料 會議主持者在會議開始之前，應當立足于5W l H這6條原則進行事先討論5W1H尋求為什么必須召開這個會議、是否有除會議之外的能夠進行解決的方法的答案WhyWhat對議題是否符合會議目的進行檢查Where對是否有能夠容納所有人的場所進行確認When對會議時間如何、是否很好地遵循時間進行確認Who讓適合議題的人出席會議How對如何得出符合議題的結論進行討論Meeting preparation 籌劃會議確定內容方向Clear the purpose of the meeting 明確會議的目的抓準會議核心，不偏離主題會議準備從會議目的

9、開始，會議必須存在目的，遵循目的的會議形式信息傳達類型問題解決型發(fā)現(xiàn)整理問題制訂解決對策制訂執(zhí)行計劃制訂計劃或日程并對合并的項目進行整理訂立計劃型利益調整型調整個人或組織之間利害得失，情緒協(xié)調Clear the purpose of the meetiPick up participant 選定參加者讓必要的人參加會議僅讓對實現(xiàn)會議目的不可或缺的人參加會議對會議參加者進行選擇的條件僅讓對實現(xiàn)會議目的不可或缺的人參加會議讓具有決定權的人參加即便是其他部門的人，如果與會議有關系，也讓其參加讓對會議主題存在強烈疑問的人參加讓與會議主題有關的專家參加讓能夠正確表達自己意見的人參加Pick up par

10、ticipant 選定參加者讓必要的人Prior announcement 對會議事先進行公告通知與會人員時間、地點、內容應當記入事前通知的項目：會議名稱和目的會議主題、討論項目及會議類型召開日期、開始時間和結束時間召開場所主持者姓名參加者名單附加會議資料其他(參加者事前必須準備的資料)Prior announcement 對會議事先進行公告通知做好有目的的開會 事先傳達議題、分發(fā)資料是給出現(xiàn)場優(yōu)秀意見的保證！Hand out materials in advance 事先分發(fā)會議資料做好有目的的開會 事先傳達議題、分發(fā)資料是給出Hand ou嚴格遵守時間，提煉重點、精化主題，避免無謂討論 有

11、效引導會議的秘訣之一就是合理分配時間嚴格遵守時間，遲到是不行的要確定要結束的時間并在最后做出結論Time distribution 分配時間嚴格遵守時間，提煉重點、精化主題，避免無謂討論 有效引導會通過會議內容、大小、人數(shù)、層次，靈活選擇會場、布置環(huán)境 Prepare meeting room 準備會場會議場所是能夠提高會議效率的重要因素之一，必須考慮會場環(huán)境產(chǎn)生的影響，準備與會議形式相符的場所。會議室保障工作應與安排會議日程的工作同時進行，會議日程一經(jīng)確定就要迅速予以執(zhí)行。在會議室與人數(shù)相比過大的情況下，氣氛容易變僵，會議難以活躍。同時，通過靈活布置座位來對參加者之間的眼神、接觸、對話、聯(lián)系

12、和紐帶關系產(chǎn)生影響，將會議的原動力具體化。尋找能夠提高聚集效率的會議場所 通過會議內容、大小、人數(shù)、層次，靈活選擇會場、布置環(huán)境 Pr某公司會議流程教材課件管控會議主題、時間、情緒、調動與會人員參與合作 會議主持者必須具備的條件成功地引導會議議程是會議主持者的重要職責會議主持者有兩種類型一種是維持火車行駛在軌道上的人，另一種是指揮管弦樂隊使所有樂器能夠合奏的人強調主題，防止討論偏差，調動參與人員討論情緒管控會議主題、時間、情緒、調動與會人員參與合作 會議主持者某公司會議流程教材課件了解會議的目的，準備適當?shù)馁Y料，絕對不要遲到，圍繞主題積極發(fā)表見解參加者必須具備的條件了解會議的目的是什么如果其他

13、企業(yè)或新面孔參加會議，則一定要準備名片準備可證明自己意見的資料絕對不要遲到為信守一切諾言而行動不要失去會議方向了解會議的目的，準備適當?shù)馁Y料，絕對不要遲到，圍繞主題積極發(fā)某公司會議流程教材課件與會議準備同樣重要的是會議的開端4 會議求同存異與會議準備同樣重要的是會議的開端4 會議求同存異Do not loss the direction 不要失去會議方向會議中重要的是結論會議中重要的是結論討論不要流于表面形式 保留合適的資料，去除不合適的資料縮小結果討論范圍，使參加者的注意力集中在一點會議中重要的是結論討論不要流于表面形式 保留合適的資料，去除不合適的資料縮小結果討論范圍，使參加者的注意力集中

14、在一點Do not loss the direction 灌輸式傳達會議一NO而且，在其中融入討論文化。形成團隊化企業(yè)文化的范例就是要求水平而不是垂直關系，自律而不是指示。討論式會議一Yes灌輸式傳達會議一NO而且，在其中融入討論文化。形成團隊化企業(yè)引導進行建設性爭論這種做法可以營造討論的環(huán)境把辦公室改成簡易會議室，使職員可以隨時交換意見、提出批評、進行爭論鼓勵思想沖突制止感情沖突鼓勵思想沖突鼓勵思想沖突引導進行建設性爭論這種做法可以營造討論的環(huán)境把辦公室改成簡易創(chuàng)造使參加者能夠以對等立場召開會議的氣氛很重要以對等立場召開會議 促進自由溝通，活躍發(fā)言，充分激發(fā)員工想象力。創(chuàng)造使參加者能夠以對等

15、立場召開會議的氣氛很重要以對等立場不要有含糊不清的表達 在公司中是不可以進行這種含糊不清的表達差不多結束了也許能行基本上沒有問題！不要有含糊不清的表達 在公司中是不可以差不多結束了也許能行基 在會議中沉默就是怠工會議應當是雙向的，否則的話就無法實現(xiàn)會議目的之一對智慧和想法進行聚積主持會議的人應當自己努力去創(chuàng)造能夠相互充分交換意見的氣氛和空間。參加會議而不發(fā)言就是浪費時間。在會議中沉默就是怠工會議應當是雙向的，否則的話就無法實現(xiàn)會議認同并尊重對方 尊重對方在會議中必須認同并尊重這樣的事實： 對方有發(fā)表自己意見的利。即使對方發(fā)表的意見違背了社會常識，也要尊重其意見，這時會議氣氛才能夠活躍起來。認同

16、并尊重對方 尊重對方在會議中必須認同并尊重這樣的事實在會議中不時做出反應 聲音眼神體態(tài)以發(fā)出等方式傳達對與會者講演的反應?！包c頭”是表達熱忱必不可少的方式。消除陳述意見者對自己談話是否被很好理解，而感到不安、煩惱情緒。在會議中不時做出反應 聲音眼神體態(tài)以發(fā)出等方式傳達對與 受到稱贊的人為了對別人的關心予以回應，會變得更加意氣風發(fā)；而欲望強烈的人為了聽到更多的稱贊，也會變得更加努力。在會議中不時做出反應 小小的稱贊可以創(chuàng)造愉快而活躍的工作環(huán)境，工作效率也必然會上升 受到稱贊的人為了對別人的關心予以回應，會變得更會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠離的人 參與意見人的表現(xiàn)想遠離會議的表現(xiàn)會議中間不斷進行回顧

17、專心傾聽別人談話說話死板、苛求章法對問題延伸想法事先進行準備、思考再參加會議分析問題思路清晰時而板起臉、時而面色和善地引導會議氣氛在沒有換氣窗的會議室里抽煙一味地堅持自己意見一味地表示否定的人總是愛挑毛病自始至終將“沉默是金”作為會議格言只是談論與會議無關的話題善于全盤否定持否定性想法、態(tài)度和行動 會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠離的人 參與意見人的表現(xiàn)想遠離會議不管怎么優(yōu)秀的結論，如果不付諸實行，就會最終成為浪費時間和經(jīng)費的空談5 會議的實行方法不管怎么優(yōu)秀的結論，如果不付諸實行，5 會議的實行方法Sum up the important details 概括重要內容會議主持有必要在會議結束之前，

18、明確指出已確定實行的事項和尚未形成結論的事項Sum up the important details 概Take minutes 寫成會議錄包括對會議內容摘要和結果進行整理包括有關哪些事交給誰、何時完成、如何進行反饋在會議結束之后，應當寫成整理有會議內容的會議錄Take minutes 寫成會議錄包括對會議內容摘要和結果利用群件共享信息，根據(jù)需要傳達所收集的信息并應用在工作中將需要傳達的信息通過群件共享傳達，并應用到工作中Deliver the meeting content 傳達會議內容 發(fā)揮作用的就是企業(yè)的內部系統(tǒng)群件利用群件共享信息，根據(jù)需要傳達所收集的信息并應用在工作中DeEvalua

19、te the meeting 評價會議對會議進行評價的最普遍方法就是由參加者進行評價。評價的最簡單方法就是，在會議結束后返回的同時進行反饋。通過這種反饋來完善不足之處，創(chuàng)造能夠確立新的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術的機會。會議評價是促成高效型會議的核心Evaluate the meeting 評價會議對會議進行Execute the decided items實行決定事項在召開會議時就應當決定好任務分擔和責任體制以便在會后執(zhí)行時進行跟蹤調查Execute the decided items實行決定事會后切實整理會場 在使用會議室時，連會后的會場整理都切實做到是一個很好的習慣會后切實整理會場 在使用會議室時，連會后

20、的會場整理都切實做到6 會議發(fā)言與傾聽的藝術會議追求的是質量，不是數(shù)量，與十次毫無進展的會議相比，一次高效的會議不管是在費用上還是在成效上都是強的多6 會議發(fā)言與傾聽的藝術會議追求的是質量，不是數(shù)量，與十次學會表達，學會傾聽會議是服務于參加者的，會議的所有參加者都應當做優(yōu)秀的發(fā)言著和優(yōu)秀的傾聽者，參加者不進行發(fā)言和傾聽的會議就如一潭死水學會表達，學會傾聽會議是服務于參加者的，會議的所有參加者都應會議中表達自己意見的要領 從重要部分說起從肯定性方面說起有邏輯地、簡單地表達一句話表達一種想法思考發(fā)言提綱使聽者能夠理解使用切合業(yè)務的表達表達要領會議中表達自己意見的要領 從重要部分說起從肯定性方面說起

21、有邏發(fā)揮好傾聽作用的要領 真誠地傾聽發(fā)出傾聽的身體語言適當?shù)剡M行反饋積極接受新信息積極參與決定發(fā)揮好傾聽作用的要領 真誠地傾聽發(fā)出傾聽的適當?shù)剡M行反饋積7 會議注意事項沒有規(guī)矩，不成方圓。無論做任何事都要遵循一定的行為準則，方能高效的完成7 會議注意事項沒有規(guī)矩，不成方圓。無論做任何事都要遵循一會場秩序1.點名 必要時可以點名以確定參會人數(shù)2.注意言行舉止 與會人員動作要盡量輕、慢、柔 避免發(fā)出太大聲響而影響到別人 盡量不要走動男同志盡量少抽煙、以保持會場環(huán)境、空氣3.遵守會議紀律 手機調成會議模式、不隨意接打電話 不要交頭接耳、竊竊私語 不要隨意打斷他人講話 有意見或建議時，等到他人講話結束，再禮貌提出會場秩序1.點名謝 謝謝 謝每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。9月-229月-22Monday, September 26, 2022天生我材必有用，千金散盡還復來。15:56:35