某電子公司跟單員工作手冊

1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.XX電子科技有限公司跟單員手冊概 論 本本章要點點：跟單單員的定定義，工工作界定定，工作作定位，工工作特點點，跟單單員的素素質(zhì)，工工作內(nèi)容容及知識識，技能能要求及及跟單員員工作的的重要性性。 一 。跟單單員的定定義：（什什么是跟跟單員？）跟單員是指指在企業(yè)業(yè)運作過過程中，以以客戶訂訂單為依依據(jù)，跟跟蹤產(chǎn)品品，跟蹤蹤服務(wù)運運作流向向的專職職人員。（不不能兼職職，替代代） 所有圍圍繞著訂訂單去工工作，對對出貨交交期負(fù)責(zé)責(zé)的人，都都是跟單單員。 二 。跟跟單員的的

2、工作界界定： 跟單員員廣泛存存在于訂訂單型生生產(chǎn)企業(yè)業(yè)和進(jìn)出出口外貿(mào)貿(mào)企業(yè)中中，跟單單員的工工作性質(zhì)質(zhì)與特點點隨企業(yè)業(yè)的規(guī)模模與性質(zhì)質(zhì)而有所所區(qū)別，但但跟單員員總的來來說是作作為業(yè)務(wù)務(wù)跟單與與生產(chǎn)跟跟單而存存在的。 1 業(yè)務(wù)跟單：對客戶進(jìn)行跟進(jìn)。尤其是已對本公司的產(chǎn)品已有了興趣，有購買意向的人進(jìn)行跟進(jìn)。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽定合同為目標(biāo)的一系列活動。對外叫業(yè)務(wù)員or 業(yè)務(wù)助理。 2 生產(chǎn)跟單：對已接來的訂單進(jìn)行生產(chǎn)按排。對生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內(nèi)叫：業(yè)務(wù)經(jīng)理or生產(chǎn)主管or總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部

3、分構(gòu)成。 三 。跟單員的工作定位：(工作性質(zhì)) 跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓，對準(zhǔn)客戶實施推銷跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目標(biāo)，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要： （1）尋找找客戶：通過各各種途徑徑尋找新新客戶，跟跟蹤老客客戶。 （2）設(shè)定定目標(biāo)：主要客客戶和待待開發(fā)的的客戶。我我們的工工作著重重點及分分配的工工作時間間。 （3）傳播播信息：將企業(yè)業(yè)產(chǎn)品的的信息傳傳播出去去。 （4）推推銷產(chǎn)品品：主動動與客戶戶接洽，展展示產(chǎn)品品，為獲獲取訂單單為目的的。 （5）提提供服務(wù)務(wù)：產(chǎn)品品的售后后服務(wù)，及及對客戶戶的服務(wù)務(wù)。 （6）收收集信息息：收集集市場信信息，進(jìn)進(jìn)行

4、市場場考察。 （7）分分配產(chǎn)品品：產(chǎn)品品短缺時時先分配配給主要要客戶。 跟單員員是業(yè)務(wù)務(wù)助理；跟單員員在許多多時候扮扮演業(yè)務(wù)務(wù)經(jīng)理助助理的角角色，他他們協(xié)助助業(yè)務(wù)經(jīng)經(jīng)理接待待，管理理，跟進(jìn)進(jìn)客戶，因因此跟單單員要： （1） 函電的的回復(fù)： （2） 計算報報價單 （3） 驗簽訂訂單 （4） 填對帳帳表 （5） 目錄，樣樣品的寄寄送與登登記 （6） 客戶檔檔案的管管理 （7） 客戶來來訪接待待 （8） 主管交交辦事項項的處理理 （9） 與相關(guān)關(guān)部門的的業(yè)務(wù)聯(lián)聯(lián)系 跟跟單員是是協(xié)調(diào)員員：跟單單員對客客戶所訂訂產(chǎn)品的的交貨進(jìn)進(jìn)行跟蹤蹤，即進(jìn)進(jìn)行生產(chǎn)產(chǎn)跟蹤。跟跟蹤的要要點是生生產(chǎn)進(jìn)度度，貨物物報關(guān)，裝裝

5、運等。因因此，在在小企業(yè)業(yè)中，跟跟單員身身兼數(shù)職職，既是是內(nèi)勤員員，又是是生產(chǎn)計計劃員，物物控員，還還可能是是采購員員。在大大企業(yè)，則則代表企企業(yè)的業(yè)業(yè)務(wù)部門門向生產(chǎn)產(chǎn)制造部部門催單單要貨，跟跟蹤出貨貨。 四 。跟跟單員的的工作特特點： 跟單員員的工作作幾乎涉涉及的企企業(yè)的每每一個環(huán)環(huán)節(jié)，從從銷售，生生產(chǎn)，物物料，財財務(wù)，人人事到總總務(wù)都會會有跟單單員的身身影出現(xiàn)現(xiàn)。特點點是：復(fù)復(fù)雜的，全全方位的的。 1 責(zé)任大大。跟單單員的工工作是建建立在訂訂單與客客戶上的的，因為為訂單是是企業(yè)的的生命，客客戶是企企業(yè)的上上帝，失失去訂單單與客戶戶將危及及到企業(yè)業(yè)的生存存。做好好訂單與與客戶的的工作責(zé)責(zé)任重

6、大大。 2 溝通，協(xié)協(xié)調(diào)：跟跟單員工工作涉及及各部門門。跟單單員與客客戶，與與計劃部部門，生生產(chǎn)部門門等許多多部門的的工作是是一種溝溝通與協(xié)協(xié)調(diào)。都都是在完完成訂單單的前提提下而進(jìn)進(jìn)行的與與人溝通通的工作作。溝通通，協(xié)調(diào)調(diào)能力特特別重要要。 3 做好客客戶的參參謀：跟跟單員掌掌握著大大量的客客戶資料料，對他他們的需需求比較較熟悉。同同時也了了解工廠廠的生產(chǎn)產(chǎn)情況，因因此對客客戶的訂訂單可以以提出意意見，以以利于客客戶的訂訂貨。 4 工作節(jié)節(jié)奏多變變，快速速：面對對的客戶戶來自五五湖四海海，他們們的工作作方式，作作息時間間，工作作節(jié)奏各各不相同同，因此此，跟單單員的工工作節(jié)奏奏應(yīng)是多多變的。另另

7、外，客客戶的需需求是多多樣的。有有時客戶戶的訂單單是小批批量的，但但卻要及及時出貨貨。這就就要求外外面跟單單員的工工作效率率是快速速的。 5 工作是是綜合性性的：跟跟單員工工作涉及及企業(yè)所所有部門門，由此此決定了了其工作作的綜合合性。對對外執(zhí)行行的是銷銷售人員員的職責(zé)責(zé)。對內(nèi)內(nèi)執(zhí)行的的是生產(chǎn)產(chǎn)管理協(xié)協(xié)調(diào)。所所以跟單單員必須須熟悉進(jìn)進(jìn)出口貿(mào)貿(mào)易的實實務(wù)和工工廠的生生產(chǎn)運作作流程。五 。跟單員的主導(dǎo)意識： 什么是主導(dǎo)意識？就是全局觀念 你要對所處的環(huán)境，擔(dān)負(fù)的任務(wù)及產(chǎn)生的結(jié)果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導(dǎo)意識就會很強。舉例：足球隊，每個隊員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個很差的

8、球隊。這就要有全局觀念：要不失球，要進(jìn)攻，要戰(zhàn)勝對方，要進(jìn)球。 作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們?nèi)绾紊a(chǎn)？何時完成？出來的產(chǎn)品怎樣？與我無關(guān)，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導(dǎo)意識。 有責(zé)：全局意識，責(zé)任感，對一切負(fù)起責(zé)任。 有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力 有效：有效率，有結(jié)果。 目標(biāo)要達(dá)到：所有工作以最終結(jié)果，最終目標(biāo)作為我們的指導(dǎo)思想。最終失敗了，就沒什么好說的。 總之，主導(dǎo)意識的你心中要裝著大目標(biāo)，要有全局觀念，每個人的工作只是整個工作鏈中的一個部分。而不是以某一個人，一個部門來評定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人）看成

9、是自已的部下。（不是說你就是領(lǐng)導(dǎo)，而是要給他們布置任務(wù)，明確目標(biāo)，提供條件。你的目標(biāo)很明確：就是對最終結(jié)果負(fù)責(zé)。 六 。跟單員的素質(zhì)要求：（跟單員的訓(xùn)練） 跟單員的工工作性質(zhì)質(zhì)與特點點決定了了其從業(yè)業(yè)的素質(zhì)質(zhì)要求： （1） 分析能能力。分分析出客客戶的特特點及產(chǎn)產(chǎn)品的價價格構(gòu)成成，以利利于報價價。 （2） 預(yù)測能能力。能能預(yù)測出出客戶的的需求，企企業(yè)的生生產(chǎn)能力力及物料料的供應(yīng)應(yīng)情況，便便于接單單，生產(chǎn)產(chǎn)及交貨貨的安排排。 （3） 表達(dá)能能力。善善于用文文字和語語言與客客戶溝通通。 （4） 專業(yè)知知識。對對所跟單單的產(chǎn)品品要熟悉悉。了解解產(chǎn)品的的原材料料特點，來來源及成成分。知知道產(chǎn)品品的特點

10、點，款式式，質(zhì)量量。便于于和客戶戶及生產(chǎn)產(chǎn)人員的的溝通。 （5） 與人共共事的能能力。與與各部門門的人員員打成一一片，使使其自覺覺完成客客戶訂單單。 （6） 人際關(guān)關(guān)系處理理的能力力。處理理好與客客戶，與與上級，與與同事，與與外單位位人員的的關(guān)系。通通過他們們來完成成自己想想要做的的事。 （7） 法律知知識。了了解合同同法，票票據(jù)法，經(jīng)經(jīng)濟法等等與跟單單工作有有關(guān)的法法律知識識。做到到知法，守守法，懂懂法，用用法。 （8） 談判能能力。有有口才，有有技巧。 （9） 管理與與推銷能能力。對對外推銷銷高手。對對內(nèi)管理理行家。 （10） 物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關(guān)等知識。 七跟單

11、員的工作內(nèi)容及知識，技能要求： 跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）。 1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進(jìn)）了解基本外貿(mào)知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）。基礎(chǔ)外語及函電往來。 2 .物料采購跟單。（業(yè)務(wù)跟進(jìn)）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)） 3 .生產(chǎn)過程跟單（生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。 4 .貨物運輸跟單（出貨跟進(jìn)）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關(guān)知識。 5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤 （客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識： 八跟單員工作的重要性： 企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。

12、跟單工作是一個企業(yè)的主生命線和管理制高點。而作為訂單的跟進(jìn)者跟單員的工作跨越了企業(yè)運作的每個環(huán)節(jié)，它是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁，是一個企業(yè)的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證： 跟單員工作部門關(guān)聯(lián)圖：（P。4） 跟單員：對外：業(yè)務(wù)部門（國內(nèi)，國外貿(mào)易部，） 客戶 （國內(nèi)，國外客戶，外貿(mào)公司，中間商） 運輸（海運，空運，汽運，鐵路運輸，集裝箱，快遞公司） 政府/金融（海關(guān)，銀巷，稅務(wù)，商檢，保險） 對內(nèi)：計劃/物料（生產(chǎn)計劃，物料進(jìn)度，報價） 制造部門（生產(chǎn)進(jìn)度，樣品制造） 技術(shù)/品管（產(chǎn)品規(guī)格，新品開發(fā)，估價，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)） 財務(wù)/資財（出貨管制，成品倉，準(zhǔn)

13、確報價，包裝防護，匯率結(jié)算） 行政部門（派車，放行，報關(guān)，船務(wù)） 跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖：（P。5） 客戶訂單處理中心訂單訂單處理中心生產(chǎn)部門生產(chǎn)計劃采購部 （庫存查詢） （出貨傳票） 供應(yīng)商進(jìn)料倉庫生產(chǎn)轉(zhuǎn)換倉庫出庫 第二講 外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單 本章要點：接單與審單 進(jìn)出口貨物的基本程序 外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。 貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。 一接單：接單也也即合同同的簽定定，訂單單的取得得。合同同的書面

14、面形式并并不限于于某種特特定的格格式。任任何載明明雙方當(dāng)當(dāng)事人名名稱，標(biāo)標(biāo)的物的的質(zhì)量，數(shù)數(shù)量，價價格，交交貨和支支付等交交易條件件的書面面文件，包包括買賣賣雙方為為達(dá)成交交易而交交換的信信件，電電報或電電傳，都都足以構(gòu)構(gòu)成書面面合同。 1下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。 2接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。 3接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是： （1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由

15、賣方草擬，后者由買方草擬。 （2） 確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。 還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。 4接單的的程序： 接單單的程序序可分為為詢盤，發(fā)發(fā)盤，還還盤和接接受四個個環(huán)節(jié)。 （1） 詢盤：（I

16、NNQUIIRY）又又叫詢價價。 （2） 發(fā)盤：（OFFFERR）又叫叫發(fā)價。是是買方或或賣方向向?qū)Ψ教崽岢龈黜楉椊灰讞l條件，并并愿意按按照這些些條件達(dá)達(dá)成交易易，訂立立合同的的一種確確定的表表示。在在實際業(yè)業(yè)務(wù)中，發(fā)發(fā)盤通常常是一方方在收到到對方的的詢盤后后作出的的。 （3） 還盤：（COOUNTTER-OFFFER）又又叫還價價。 （4） 接受（AACCEEPTAANCEE）買方方或賣方方同意對對方在發(fā)發(fā)盤中提提出的各各項交易易條件，并并愿意按按這些條條件達(dá)成成交易，訂訂立合同同的一種種確定的的表示。 二審審單：即即審核合合同 1審審單內(nèi)容容： 確確認(rèn)產(chǎn)品品名稱，規(guī)規(guī)格，質(zhì)質(zhì)量，數(shù)數(shù)量，單

17、單價，價價格條款款，總額額，付款款方式，包包裝要求求，交貨貨期，交交貨方式式。 2審審單方法法： （1）產(chǎn)產(chǎn)品名稱稱，規(guī)格格： 審審查時產(chǎn)產(chǎn)品代碼碼是不是是自身的的產(chǎn)品？與我們們的產(chǎn)品品資料能能否對上上號？ 有很多多公司和和企業(yè)產(chǎn)產(chǎn)品名稱稱的代碼碼同時也也代表了了規(guī)格。 （2）質(zhì)量： 也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。 （3） 數(shù)數(shù)量： 應(yīng)審查查貨物的的數(shù)量是是否可以以及時備備妥，其其計量單單位，重重量以及及約數(shù)有有何規(guī)定定。 約數(shù)：如合同同數(shù)量前前加“約”，可使使交貨數(shù)數(shù)量有適適當(dāng)?shù)臋C機動。國國際上對

18、對約字的的含義解解釋不一一。有的的認(rèn)為是是2。55%，有有的認(rèn)為為是5%。按跟跟單信用用證統(tǒng)一一慣例，信信用證上上如規(guī)定定約字，應(yīng)應(yīng)允許有有不超過過10%的增減減幅度。 （4）單單價，總總額的審審查： 1 客戶下下單有的的會將單單價標(biāo)出出，我們們要對照照我們的的報價表表審查是是否對？總額有有沒有加加錯？ 新客戶戶下單，要要查看我我們給他他的報價價。 22 通通常我們們以美元元為結(jié)算算貨幣，但但也有以以其它幣幣種的。要要注意的的是要用用在國際際上流通通的硬貨貨幣。（英英鎊，港港幣，歐歐元） （5）價價格條款款的審查查： 出出口貨物物的單價價條款，也也稱價格格術(shù)語，常常用的有有： FOBB 船上上

19、交貨價價（指裝裝運港的的價格條條件） C&FF （FFreiightt orr Caarriiagee Paaid to.）運運費付至至指定目目地的交交貨 CCIF 成本+保險費費+運費費（指目目的港）價價格 常常用的FFOB CFRR CIIF幾種種價格的的換算及及公式介介紹如下下： （1） FOBB價格換換算為其其它價： CFFR價 = FFOB價價 + 運費 FOBB價 + 運費費 CIIF價 = - 11 - 保險費費率 XX 投保保加成 （2） CFRR價格換換算為其其它價： FOOB價 = CCFR價價 運費 CFRR價 CCIF價價 = - 11 保險費費率 XX 投保保加成 （

20、3） CIFF價格換換算為其其它價： FOOB價 = CCIF價價 X （1 投投保加成成 X 保險費費率） - 運運費 CCFR價價 = CIFF價 XX （ 1 投保保加成 X 保保險費率率） （6）付付款方式式審查： 1. 付款款方式是是否能接接受？LLC ，付付定金，等等等。 2. 支付的的貨幣能能否接受受？ （7）包包裝要求求的審查查： 11 工工廠的產(chǎn)產(chǎn)品本身身有自已已的包裝裝，展示示給客戶戶能否接接受？ 2 客戶提提供的包包裝（彩彩印，尺尺寸）我我們能否否做？ 3 客戶提提供的包包裝資料料是否齊齊全？（內(nèi)內(nèi)包裝，外外包裝，標(biāo)標(biāo)簽，說說明書） 內(nèi)包裝裝：普合合，白合合，彩合合，吸塑

21、塑 外包裝裝：紙箱箱，木箱箱，桶裝裝，編織織袋。最最主要是是嘜頭印印刷。 （8）交交貨期的的審查 （1） 跟單員員應(yīng)審查查交貨期期是否合合理，公公司是否否能及時時籌備到到貨物，并并裝船送送達(dá)。交交貨期一一般應(yīng)規(guī)規(guī)定一個個期限，而而不是某某個具體體日期。期期限有長長有短?？煽梢允?2周，3周，或或一個月月，二個個月，一一個季度度或更長長。 （9）交交貨方式式的審查查： 運運輸主要要有海運運，陸運運，空運運，郵寄寄等等。 注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運 （趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費用。 關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好

22、樣品是很重要的一步。 1 寄目錄，樣本： 2 準(zhǔn)備樣品。 （1） 工工廠現(xiàn)有有的款式式 （2） 新款 （3） 客戶來來樣。 要領(lǐng)：無論老老品，新新品，還還是客戶戶來樣，樣樣品都要要寄給客客人進(jìn)行行確認(rèn)。特特別是新新品可能能要反復(fù)復(fù)修改幾幾次。跟跟單員一一定要保保存好最最終的確確認(rèn)樣品品，以免免客人在在下單時時找不到到確認(rèn)樣樣。在國國際貿(mào)易易中，憑憑樣品成成交的比比重很大大。作為為跟單員員，我們們要做到到： （1） 有完整整的產(chǎn)品品資料，主主動進(jìn)行行宣傳。 （2） 新品的的成本，價價格要進(jìn)進(jìn)行核算算。 （3） 新品的的制作要要留有實實樣。 （4） 客戶的的來樣要要保存好好原樣。 三形式發(fā)票：PR

23、OFORMA INVOICE 買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款 （價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。 注意幾點： 1 .單價價條款要要明確 （FOOB, CFRR, CCIF） 2 .交期要要明確 3 .付款條條件要明明確 （LL

24、C, TT） 四出出口貨物物跟單的的基本程程序： 出口貨貨物跟單單是跟單單員對履履行合同同的跟進(jìn)進(jìn)。它以以貨，證證，船，款款為中心心，包括括備貨，催催證，改改證，租租船訂倉倉，(報報關(guān)，報報驗，裝裝船)，制制單，結(jié)結(jié)匯等環(huán)環(huán)節(jié)。我我們將這這些程序序概括為為： (1).籌備貨貨物：按按訂單及及信用證證的要求求，按時時，按質(zhì)質(zhì)，按量量地備好好貨物。 (2).催審審單證：大多數(shù)數(shù)的支付付方式是是L/CC。對安安全收匯匯有保障障，因它它是銀行行信用。 只要所所裝運貨貨物與信信用證條條款一致致，銀行行保證付付款。跟跟單員應(yīng)應(yīng)對以LL/C為為支付方方式的合合同進(jìn)行行催證，審審核和修修改的跟跟蹤工作作。 催

25、催證：貨貨物快完完成時，要要催證。 審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿(mào)易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？ 改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。 (3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先： 出貨裝柜：（P。228）跟跟單員在在出貨前前三四天天就要聯(lián)聯(lián)系出貨貨裝柜事事。這當(dāng)

26、當(dāng)中要做做的工作作有貨柜柜選擇，制制作裝箱箱單，跟跟蹤裝柜柜等。 A 貨柜選選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20 29 30立方/17.5噸 40 58 61 立方/22.5噸 40H 68 71立方/27.5噸 B 制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。 C 跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。 (4)制

27、單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。 A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。 要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。 出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。 B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。 單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔 五進(jìn)口貨物跟單的基本程序： （1） 就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗收等。 第三講 物料采購及物料進(jìn)倉跟蹤 這一章里，我們要掌握：物料采購跟單的基本要求 物料采購跟單的原因 物料采購

28、跟單的流程 物料采購跟單的方法策略 物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規(guī)格，數(shù)量及交期更進(jìn)行跟蹤。目的：滿足企業(yè)生產(chǎn)活動對物料的需求，在必要的時候，獲得必要的物料，避免停工待料。 一采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價） 二物料采購跟單的原因： 以下原因造成我們要對物料進(jìn)行跟催： （1） 供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成

29、。等原因。 （2） 企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過遠(yuǎn)的地方。 （3） 溝通方面的原因：信息交換不及時。 三.物料采購跟單流程： （1） 制作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應(yīng)商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認(rèn)，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量，制定訂單說明書，發(fā)出訂購單。（制作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，價格。交期等要求表達(dá)清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。 （2）訂單跟蹤 對長期合作的，信譽好的供應(yīng)商

30、可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。 （3）物料檢驗 確定檢驗日期，通知檢驗人員，進(jìn)行物料檢驗，處理檢驗問題 (4)物料進(jìn)倉 協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題 四物料采購跟單的方法策略： 催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送達(dá)所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。 1 催單的方法： (1)按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時間進(jìn)行跟催。 有：聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進(jìn)行跟催。 統(tǒng)計法：將訂購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進(jìn)行跟催。 跟催箱：制作一個31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應(yīng)

31、的訂單。 （2） 定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。 第四講 生產(chǎn)跟蹤：（生產(chǎn)過程跟單） 本章要掌握：生產(chǎn)過程跟單的基本要求 生產(chǎn)過程跟單的流程 生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。 一生產(chǎn)過程跟單的基本要求： 1按時交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。按時交貨跟單的要點： 2按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符

32、合訂單的質(zhì)量要求。 二生產(chǎn)過程跟單的流程： 1 下達(dá)生產(chǎn)通知書。 跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。 2 分析生產(chǎn)能力 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？ 3制定生產(chǎn)計劃： 生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。 4.跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度 （1） 生產(chǎn)進(jìn)度控制流程： （2） 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序 （3） 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點： A實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因： 1 原計劃錯誤 2 機器

33、設(shè)備有故障 3 材料沒跟上。 4 不良率和報廢率過高 5 臨時工作或特急訂單的影響。 6 前制程延誤的累積 7 員工工作情緒低落，缺勤或流動率高 （4） 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單： 有：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。 5.交期延誤： 如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。 6.我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題： 客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？

34、能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔(dān)。 第五講 貨物運輸跟單 本章要點：出口貨物的跟單流程 進(jìn)口貨物的跟單流程 集裝箱貨物運輸?shù)母鷨瘟鞒?貨運單證的繕制 貨物的通關(guān)與報關(guān) 。 貨物運輸主要有海運，空運，鐵路，陸運，集裝箱。出口貨物使用最廣泛的是海運和集裝箱運輸。跟單員的主要工作是制作貨運單據(jù)，協(xié)助報關(guān)員進(jìn)行貨物的通關(guān)與報關(guān)。

35、 貨物運輸跟單流程： 跟單流程隨貨物運輸方式的不同而有所區(qū)別。我國進(jìn)出口貨物運輸?shù)姆绞酱蠖嗖捎煤＿\，并用集裝箱為承載容器。這里我們講三種貨物運輸?shù)母鷨瘟鞒蹋?1 海運出口貨物的跟單流程： 視貿(mào)易條件的不同而不同，F(xiàn)OB成交，出口方不要租船訂倉。CNF=CFR 出口方不要辦保險。CIF出口方要租船訂倉還要辦保險。我們出口都希望用CIF成交。 （1） 報驗：收到LC 或貨款，審核無誤后，貨也備好，向商檢機構(gòu)申報。 （2） 租船訂倉：與船公司或貨代聯(lián)系。 （3） 辦保險：CIF價，我們要投保 （4） 貨物集港：出口單位要在船公司通知的時間內(nèi)將貨物發(fā)運到港區(qū)內(nèi)的指定貨場或倉庫。 （5） 報關(guān)：貨物集港后，我們應(yīng)在裝船前24小時向海關(guān)辦理申報手續(xù)。 （6） 裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨物可裝船。 （7） 發(fā)裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發(fā)裝船通知。內(nèi)容包括：LC或SC號，品名，數(shù)量，金額，船名，開航日期等。 （8） 支付運費： （9） 退關(guān)：已完成報關(guān)手續(xù)放行的貨物，因特別情況，如無艙位，貨短少。不能裝船，