會議接待計劃

1、會議接待計劃（一）接待要則.明確“以代表為本”的接待宗旨，建立“全程服務、 分工明確、責任到人”的周密的服務體系，并根據(jù)與會的VIP 官員及具有特殊民俗、習俗和宗教信仰的代表具體實際制定 接待細案。.本次論壇按需配置會務接待人員（含翻譯人員），并 安排在 中旬進行短期培訓，課目：A.接待禮儀；B.論壇 背景及西博會背景；C.杭州市況及旅游指南。.本次論壇報到注冊于10月18日8： 0022 ： 00在浙 江世貿中心飯店、文華賓館、洪橋賓館同時開展，報到注冊 配置專用電腦等辦公設施；同時辦理代表返程票務。18日 20時起安排上門辦理代表注冊。（二）條件準備.代表證、工作證、下榻處市長附名歡迎卡印

2、制；.貴賓胸花、貴賓下榻處鮮花準備；.注冊表、住宿分布表、返程登記表印制；.引導牌、歡迎橫幅設計、制作；.論壇紀念品、論壇日程卡設計、制作；.醫(yī)療禮盒：風油精、萬金油、創(chuàng)可貼；.會議資料袋設計、制作；.杭州指南、西博會介紹；.12輛（45-49座）大巴及相應小轎車確認，西博會專 用通行證辦理；.游覽、參觀接待單位溝通、確認，游覽、參觀線路 實地考察；.住宿（含備用賓館）確認、餐飲確認；.貴賓室、秘書室及注冊桌落實、布置，論壇專用電 腦及打印機、復印機等辦公用品準備。.機場、火車站實地了解，接待位確認，貴賓免檢手 續(xù)辦理；（三）食宿安排.餐飲安排早餐：代表所住飯店房費均包含早餐1921日自助午餐

3、：國際展覽中心5層“國際會議廳”， 憑當日午餐券入場。19日歡迎酒會：國際展覽中心5層“國際會議廳”，憑 當日晚餐券入場。20日晚餐：除自行安排外，憑當日晚餐券入場。21日歡送晚宴：國際展覽中心5層“國際會議廳”，憑 當日晚餐券入場。.住宿安排論壇分3個酒店安排住宿：A.浙江世界貿易中心飯店（杭州曙光路15號，310007,五星級）150個標準雙人間；B.文華賓館（文二路），110個標準雙人間；C.洪橋賓館（靈隱路），94個標準雙人間；D.備案：考慮到有代表18日前到達杭州，22日后留杭 要求，組委會委托“浙江海外”公司安排備用賓館。但）報到注冊1.注冊18日8： 0022： 00在浙江世貿中

4、心飯店的大堂設 置接待注冊桌，安排專用電腦等辦公設施，辦理代表注冊；18日20時起安排上客房辦理代表注冊。2接待A.蕭山機場18日由一名會務組副組長帶隊（配備翻譯）駐守蕭山機 場迎候專家、代表；重要貴賓落實相應省市領導迎候；接送 車輛保證專家、代表在機場停留時間不超過三十分鐘，機場 設立臨時休息室。設置引導牌，歡迎橫幅。B.火車站18日由一名會務接待組副組長負責杭州火車站迎候專 家、代表；重要貴賓，落實相應省市領導迎候；接待處常時 保證一輛接待車輛，并以代表在火車站停留時間不超過15 分鐘配置車輛。設置引導牌，歡迎橫幅，并安排好翻譯。C.住宿賓館18日，三家接待賓館安排專人聯(lián)絡、協(xié)調專家、代表

5、客 房登記。設置歡迎橫幅。3.接待原則18日18時以前，專家、代表一律先到浙江世貿中心 飯店大堂注冊；18日18時以后，與專家、代表商洽或先注冊，或 先就餐，后注冊，或先住宿，20時后上門注冊；19日后，原則上先到會務組注冊。（四）論壇服務1.交通A.住宿在文華賓館、洪橋賓館的代表每天上午7： 30 由專用大巴送達浙江世貿中心；.晚上用餐后，根據(jù)參觀游覽項目安排用車（參見參觀 旅游部分）。.茶休在會議廳處設立休息點，準備咖啡、飲料、點心、水果 供代表茶休使用。文秘在世貿廳一側設秘書間，配備有電話、打印機、復印機、 及懂英文的高素質文秘。醫(yī)保在世貿廳毗鄰處貴賓接待室，安排有有經驗的醫(yī)護人 員，（

6、醫(yī)、護各二名）及必要急救設施，（有貴賓接待任務 時，醫(yī)護人員暫時移住秘書間）；落實浙江醫(yī)院、杭州中醫(yī) 院為定點醫(yī)院，確保搶救綠色通道的暢道。安保設立專職安保負責人，及時準確地與安全、公安部門協(xié) 調好安全保工作，組織落實浙江世貿中心的安保工作及參觀 旅游的安保工作。（五）參觀旅游.有組織外出參觀游覽20日晚西博會開幕式晚7： 00在浙江世貿中心集合，由導游及安保帶隊集體 進場；結束時，步行返回；住文華賓館、洪橋賓館的代表， 在黃龍體育中心停車處集體乘車返回賓館；21日晚煙火大會。方案一、現(xiàn)場觀看晚7： 00在浙江世貿中心集體乘車送達觀賞點，煙火大 會結束，在指定地點乘車返回。方案二、租用臨湖各賓

7、館 觀景臺觀景晚7： 00在浙江世貿中心集體乘車分別前往觀景點，煙火大會結束，乘車返回。22日參觀游覽根據(jù)各參觀線路實際代表人數(shù)，安排車輛（注意協(xié)調代 表退房手續(xù)及把握代表返程安排），并分批安排中餐，部 分將安排藥膳，候選用膳處：胡慶余堂、娃哈哈美食城杭州 環(huán)湖大酒店、杭州中山大酒店等。.非組織外出非組織外出，陪同人員主要為志愿者，由會務接待組統(tǒng) 一安排。（六）專家接待.免檢手續(xù)辦理遵循國際慣例，對被邀請的世界衛(wèi)生組織及其它貴賓做 好免檢手續(xù)，并安排陪同翻譯、專車司機。.領導會見安排A.根據(jù)組委會統(tǒng)一安排，明確國家領導人及國家藥監(jiān)局 及省市領導的會見時 間、地點、參加會見人員的名單、人 數(shù)及流程安排；.會見場地布置；C.安排接送司機、專車。.細微關懷A.下榻處置市長附名歡迎卡、鮮花；下榻處每日必換的水果。（七）記者接待.記者報道團記者報道團的外地記者安排住宿，全部統(tǒng)一安排就餐， 并注意做好夜宵的安排，記者報道團的外出用車予以特殊照 顧。.新聞發(fā)布會明確新聞發(fā)布會的采訪記者名單、人數(shù)并準備相應禮 品，安排會后用車。.個別采訪對于非組委會安排的新聞媒體臨時采訪，在秘書處協(xié)調 下，積極配合、友好合作。（八）其它服務L會刖接待18日前到杭并要求接待的代表（費用自