會(huì)議接待計(jì)劃

1、會(huì)議接待計(jì)劃（一）接待要?jiǎng)t.明確“以代表為本”的接待宗旨，建立“全程服務(wù)、 分工明確、責(zé)任到人”的周密的服務(wù)體系，并根據(jù)與會(huì)的VIP 官員及具有特殊民俗、習(xí)俗和宗教信仰的代表具體實(shí)際制定 接待細(xì)案。.本次論壇按需配置會(huì)務(wù)接待人員（含翻譯人員），并 安排在 中旬進(jìn)行短期培訓(xùn)，課目：A.接待禮儀；B.論壇 背景及西博會(huì)背景；C.杭州市況及旅游指南。.本次論壇報(bào)到注冊(cè)于10月18日8： 0022 ： 00在浙 江世貿(mào)中心飯店、文華賓館、洪橋賓館同時(shí)開(kāi)展，報(bào)到注冊(cè) 配置專(zhuān)用電腦等辦公設(shè)施；同時(shí)辦理代表返程票務(wù)。18日 20時(shí)起安排上門(mén)辦理代表注冊(cè)。（二）條件準(zhǔn)備.代表證、工作證、下榻處市長(zhǎng)附名歡迎卡印

2、制；.貴賓胸花、貴賓下榻處鮮花準(zhǔn)備；.注冊(cè)表、住宿分布表、返程登記表印制；.引導(dǎo)牌、歡迎橫幅設(shè)計(jì)、制作；.論壇紀(jì)念品、論壇日程卡設(shè)計(jì)、制作；.醫(yī)療禮盒：風(fēng)油精、萬(wàn)金油、創(chuàng)可貼；.會(huì)議資料袋設(shè)計(jì)、制作；.杭州指南、西博會(huì)介紹；.12輛（45-49座）大巴及相應(yīng)小轎車(chē)確認(rèn)，西博會(huì)專(zhuān) 用通行證辦理；.游覽、參觀(guān)接待單位溝通、確認(rèn)，游覽、參觀(guān)線(xiàn)路 實(shí)地考察；.住宿（含備用賓館）確認(rèn)、餐飲確認(rèn)；.貴賓室、秘書(shū)室及注冊(cè)桌落實(shí)、布置，論壇專(zhuān)用電 腦及打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公用品準(zhǔn)備。.機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站實(shí)地了解，接待位確認(rèn)，貴賓免檢手 續(xù)辦理；（三）食宿安排.餐飲安排早餐：代表所住飯店房費(fèi)均包含早餐1921日自助午餐

3、：國(guó)際展覽中心5層“國(guó)際會(huì)議廳”， 憑當(dāng)日午餐券入場(chǎng)。19日歡迎酒會(huì)：國(guó)際展覽中心5層“國(guó)際會(huì)議廳”，憑 當(dāng)日晚餐券入場(chǎng)。20日晚餐：除自行安排外，憑當(dāng)日晚餐券入場(chǎng)。21日歡送晚宴：國(guó)際展覽中心5層“國(guó)際會(huì)議廳”，憑 當(dāng)日晚餐券入場(chǎng)。.住宿安排論壇分3個(gè)酒店安排住宿：A.浙江世界貿(mào)易中心飯店（杭州曙光路15號(hào)，310007,五星級(jí)）150個(gè)標(biāo)準(zhǔn)雙人間；B.文華賓館（文二路），110個(gè)標(biāo)準(zhǔn)雙人間；C.洪橋賓館（靈隱路），94個(gè)標(biāo)準(zhǔn)雙人間；D.備案：考慮到有代表18日前到達(dá)杭州，22日后留杭 要求，組委會(huì)委托“浙江海外”公司安排備用賓館。但）報(bào)到注冊(cè)1.注冊(cè)18日8： 0022： 00在浙江世貿(mào)中

4、心飯店的大堂設(shè) 置接待注冊(cè)桌，安排專(zhuān)用電腦等辦公設(shè)施，辦理代表注冊(cè)；18日20時(shí)起安排上客房辦理代表注冊(cè)。2接待A.蕭山機(jī)場(chǎng)18日由一名會(huì)務(wù)組副組長(zhǎng)帶隊(duì)（配備翻譯）駐守蕭山機(jī) 場(chǎng)迎候?qū)＜?、代表；重要貴賓落實(shí)相應(yīng)省市領(lǐng)導(dǎo)迎候；接送 車(chē)輛保證專(zhuān)家、代表在機(jī)場(chǎng)停留時(shí)間不超過(guò)三十分鐘，機(jī)場(chǎng) 設(shè)立臨時(shí)休息室。設(shè)置引導(dǎo)牌，歡迎橫幅。B.火車(chē)站18日由一名會(huì)務(wù)接待組副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)杭州火車(chē)站迎候?qū)?家、代表；重要貴賓，落實(shí)相應(yīng)省市領(lǐng)導(dǎo)迎候；接待處常時(shí) 保證一輛接待車(chē)輛，并以代表在火車(chē)站停留時(shí)間不超過(guò)15 分鐘配置車(chē)輛。設(shè)置引導(dǎo)牌，歡迎橫幅，并安排好翻譯。C.住宿賓館18日，三家接待賓館安排專(zhuān)人聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)專(zhuān)家、代表

5、客 房登記。設(shè)置歡迎橫幅。3.接待原則18日18時(shí)以前，專(zhuān)家、代表一律先到浙江世貿(mào)中心 飯店大堂注冊(cè)；18日18時(shí)以后，與專(zhuān)家、代表商洽或先注冊(cè)，或 先就餐，后注冊(cè)，或先住宿，20時(shí)后上門(mén)注冊(cè)；19日后，原則上先到會(huì)務(wù)組注冊(cè)。（四）論壇服務(wù)1.交通A.住宿在文華賓館、洪橋賓館的代表每天上午7： 30 由專(zhuān)用大巴送達(dá)浙江世貿(mào)中心；.晚上用餐后，根據(jù)參觀(guān)游覽項(xiàng)目安排用車(chē)（參見(jiàn)參觀(guān) 旅游部分）。.茶休在會(huì)議廳處設(shè)立休息點(diǎn)，準(zhǔn)備咖啡、飲料、點(diǎn)心、水果 供代表茶休使用。文秘在世貿(mào)廳一側(cè)設(shè)秘書(shū)間，配備有電話(huà)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、 及懂英文的高素質(zhì)文秘。醫(yī)保在世貿(mào)廳毗鄰處貴賓接待室，安排有有經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)護(hù)人 員，（

6、醫(yī)、護(hù)各二名）及必要急救設(shè)施，（有貴賓接待任務(wù) 時(shí)，醫(yī)護(hù)人員暫時(shí)移住秘書(shū)間）；落實(shí)浙江醫(yī)院、杭州中醫(yī) 院為定點(diǎn)醫(yī)院，確保搶救綠色通道的暢道。安保設(shè)立專(zhuān)職安保負(fù)責(zé)人，及時(shí)準(zhǔn)確地與安全、公安部門(mén)協(xié) 調(diào)好安全保工作，組織落實(shí)浙江世貿(mào)中心的安保工作及參觀(guān) 旅游的安保工作。（五）參觀(guān)旅游.有組織外出參觀(guān)游覽20日晚西博會(huì)開(kāi)幕式晚7： 00在浙江世貿(mào)中心集合，由導(dǎo)游及安保帶隊(duì)集體 進(jìn)場(chǎng)；結(jié)束時(shí)，步行返回；住文華賓館、洪橋賓館的代表， 在黃龍?bào)w育中心停車(chē)處集體乘車(chē)返回賓館；21日晚煙火大會(huì)。方案一、現(xiàn)場(chǎng)觀(guān)看晚7： 00在浙江世貿(mào)中心集體乘車(chē)送達(dá)觀(guān)賞點(diǎn)，煙火大 會(huì)結(jié)束，在指定地點(diǎn)乘車(chē)返回。方案二、租用臨湖各賓

7、館 觀(guān)景臺(tái)觀(guān)景晚7： 00在浙江世貿(mào)中心集體乘車(chē)分別前往觀(guān)景點(diǎn)，煙火大會(huì)結(jié)束，乘車(chē)返回。22日參觀(guān)游覽根據(jù)各參觀(guān)線(xiàn)路實(shí)際代表人數(shù)，安排車(chē)輛（注意協(xié)調(diào)代 表退房手續(xù)及把握代表返程安排），并分批安排中餐，部 分將安排藥膳，候選用膳處：胡慶余堂、娃哈哈美食城杭州 環(huán)湖大酒店、杭州中山大酒店等。.非組織外出非組織外出，陪同人員主要為志愿者，由會(huì)務(wù)接待組統(tǒng) 一安排。（六）專(zhuān)家接待.免檢手續(xù)辦理遵循國(guó)際慣例，對(duì)被邀請(qǐng)的世界衛(wèi)生組織及其它貴賓做 好免檢手續(xù)，并安排陪同翻譯、專(zhuān)車(chē)司機(jī)。.領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)安排A.根據(jù)組委會(huì)統(tǒng)一安排，明確國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及國(guó)家藥監(jiān)局 及省市領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)見(jiàn)時(shí) 間、地點(diǎn)、參加會(huì)見(jiàn)人員的名單、人 數(shù)及流程安排；.會(huì)見(jiàn)場(chǎng)地布置；C.安排接送司機(jī)、專(zhuān)車(chē)。.細(xì)微關(guān)懷A.下榻處置市長(zhǎng)附名歡迎卡、鮮花；下榻處每日必?fù)Q的水果。（七）記者接待.記者報(bào)道團(tuán)記者報(bào)道團(tuán)的外地記者安排住宿，全部統(tǒng)一安排就餐， 并注意做好夜宵的安排，記者報(bào)道團(tuán)的外出用車(chē)予以特殊照 顧。.新聞發(fā)布會(huì)明確新聞發(fā)布會(huì)的采訪(fǎng)記者名單、人數(shù)并準(zhǔn)備相應(yīng)禮 品，安排會(huì)后用車(chē)。.個(gè)別采訪(fǎng)對(duì)于非組委會(huì)安排的新聞媒體臨時(shí)采訪(fǎng)，在秘書(shū)處協(xié)調(diào) 下，積極配合、友好合作。（八）其它服務(wù)L會(huì)刖接待18日前到杭并要求接待的代表（費(fèi)用自