項目組文檔管理實施辦法

1、第7頁 共7頁項目組文檔管理實施辦法項目組文檔是項目組在各項活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻載體形式的歷史記錄，是項目組在整個項目建設周期中形成的一種重要資源。包括項目前期啟動、采辦、建造、完工、項目關閉各階段中形成的全部文件資料（包括紙載體和電子版文件）。文檔模板根據(jù)公司統(tǒng)統(tǒng)一要求求，項目目組對外外聯(lián)絡主主要使用用備忘錄錄。文件編號規(guī)規(guī)則日常往來函函件合同采辦文文件確定文檔歸歸檔范圍圍在文檔的處處理工作作中，正正確劃定定項目文文檔的歸歸檔范圍圍是保證證項目文文檔齊全全完整，符符合質量量標準要要求的關關鍵環(huán)節(jié)節(jié)和重要要措施，同同時建立立統(tǒng)一的的歸檔制制度，以以便對項項目的全全部文檔檔實行集集

2、中、統(tǒng)統(tǒng)一管理理。需要歸檔文文件記錄錄項目建建造周期期、具有有查考利利用價值值的文件件；需要歸檔文文件在項目目運作過過程中生生成的文文件、上上級部門門發(fā)來的的需要貫貫徹執(zhí)行行的文件件和其他他機構涉涉及重要要問題的的文件等等；不需歸檔文文件相互抄抄送、無無須辦理理歸檔和和為參考考利用而而收集來來的文件件、重復復文件以以及其他他一些不不再具有有查考利利用價值值的事務務性、臨臨時性文文件。文檔分類辦辦法按部門按控制部部、合同同采辦部部、HSSE部對對日常往往來函件件進行分分類；按名稱根據(jù)項項目組文文件不同同名稱分分類，主主要用于于管理文文件，如如會議紀紀要、周周月報、安安全檢查查等；按專業(yè)按船體體、

3、電氣氣、輪機機專業(yè)對對工程技技術資料料進行分分類；按性質按預審審、退審審、詳細細設計等等不同階階段性質質對技術術資料進進行分類類；按接收機關關將項項目組與與采油公公司機關關（上級級單位）的的來往文文件分類類，如海海油發(fā)展展對項目目組可研研批復文文件。文件科學排排列確定好文件件分類后后，需要要對文件件夾內的的文件進進行排序序，使其其條理化化、系統(tǒng)統(tǒng)化，方方便日常常的管理理和利用用。上級級機關文文件在前前，本項項目組的的文件在在后，來來文和復復文，復復文在前前，來文文在后；正文和和附件，正正文在前前，附件件中后，正正文在前前，原稿稿在后。進行文件夾夾編目編頁（張）號號將文文件夾內內排列好好的文件件

4、按照順順序編上上頁（張張）號，以以固定他他們在案案卷內的的位置，明明確案卷卷內文件件的數(shù)量量，便于于保護和和查找利利用，通通常在文文件的右右上角編編著阿拉拉伯數(shù)字字；編制文件夾夾文件目目錄文件夾夾目錄相相當于文文件的明明細表，放放于文件件夾首頁頁，包括括每件文文件的排排列序號號、題目目、編號號（文件件號或圖圖號），責責任人（直直接編制制人員或或部門）、編編制日期期、備注注等。文件歸檔要要求文件形成者者熟悉文文件的內內容，挑挑選有價價值的文文件存檔檔；文件形成部部門負責責本部門門的日常常往來函函件歸檔檔；項目組行政政助理全全面負責責文檔管管理工作作，收到到文件第第一時間間嚴格按按照文檔檔分類要要

5、求進行行歸檔。文件夾目錄錄前期資料前期資料項目報批和和審批文文件項目立項報報告、任任務書向總公司的的請示和和批文與地方政府府及相關關單位往往來文件件管理文件備忘錄控制部備忘忘錄（收收文/發(fā)發(fā)文）單獨成夾技術部備忘忘錄（收收文/發(fā)發(fā)文）單獨成夾HSE部備備忘錄（收收文/發(fā)發(fā)文）單獨成夾合同采辦部部備忘錄錄（收文文/發(fā)文文）存在在合同同中會議紀要現(xiàn)場會議紀紀要單獨成夾塘沽周電話話例會紀紀要保存電子版版其他專項會會議紀要要單獨成夾周、月、年年報項目周、月月、年報報保存電子版版項目總結項目總結單獨成冊安全檢查記記錄現(xiàn)場安全檢檢查記錄錄單獨成夾質量檢驗報報告現(xiàn)場質量檢檢驗單獨成夾培訓記錄現(xiàn)場培訓記記錄項目組內部部培訓合同采辦文文件項目合同項目建造招招標策略略采辦策略招標書投標書資格預審、評評標記錄錄、報批批及批復復工程合同采辦合同報關文件驗貨報告（復復印件/傳真件件）變更申請變更審批文文件合同變更付款申請及及記錄計劃費用文文件計劃費用文文件收支計劃表表生產建設計計劃項目總體計計劃實施策略工程技術資資料設計院預審審圖紙輪機專業(yè)單獨成夾船體專業(yè)單獨成夾電氣專業(yè)單獨成夾CCS退審審圖紙輪機專業(yè)單獨成夾船體專業(yè)單獨成夾電