電算化會計檔案管理之管見

1、電算化會計檔案管理之管見電算化會計檔案管理之管見會計檔案是一個單位經(jīng)濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式的會計檔案相比，有其自身的形成特點和管理要求。電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表包括報表格式和計算公式等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。隨著社會的開展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國相當(dāng)多機構(gòu)已經(jīng)開場使用會計軟件進(jìn)展賬務(wù)處理，會計電算化進(jìn)步了工作效率，為整個管理工作現(xiàn)代化奠定

2、了基矗會計實行電算化后，會計檔案的管理呈現(xiàn)出新的特點。隨著會計電算化的普及，計算機處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的比重越來越大，會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，減輕了財會人員的工作強度，進(jìn)步了工作效率，為實現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化奠定了基矗會計電算化后，會計檔案的內(nèi)容、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點，也對會計檔案的管理提出了新要求，這就需要我們不斷深化研究與總結(jié)，以進(jìn)步電算化會計檔案的管理程度。電算化會計檔案治理的主要任務(wù)是：監(jiān)視和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的平安與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并平安保存。一、電算化會計檔案的內(nèi)容1.紙質(zhì)會計檔案。指從會計電算化系統(tǒng)打印出來的

3、書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表、財務(wù)分析報告等，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。2.非紙質(zhì)會計檔案。指包括計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。3.計算機系統(tǒng)檔案。包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶效勞卡以及用戶手冊等全套文檔資料。二、電算化會計檔案的生成與管理1.紙制會計檔案生成與管理。會

4、計電算化操作員向會計電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應(yīng)認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無誤。審核記賬員由復(fù)核人員兼任應(yīng)在計算機屏幕上直接對系統(tǒng)內(nèi)的記賬憑證一張一張進(jìn)展審核，不能等到期末使用成批審核功能集中審核；同時，復(fù)核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管兼任會計電算化主管簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。機制記賬憑證的編號應(yīng)由計算機自動順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號連續(xù)時，應(yīng)在斷號后第一張憑證上

5、說明斷號原因，并由有關(guān)人員簽章。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管?，F(xiàn)金日記賬每天在計算機內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應(yīng)每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬一樣。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管簽章后，與銀行

6、對賬單一起保管?？傎~、其他明細(xì)賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封櫻一般可根據(jù)企業(yè)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年月末應(yīng)全部完成此項工作。當(dāng)然，也要根據(jù)稅務(wù)、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿。2.非紙質(zhì)會計檔案生成與管理。存儲計算機中的會計數(shù)據(jù)以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)，是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。這種會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，而通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。目前，大多數(shù)會計電算化軟件均支持計算機硬盤、軟盤及挪動存儲設(shè)備挪動硬盤、光盤、磁帶機備份。備份次數(shù)

7、應(yīng)視單位的會計業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。數(shù)據(jù)資料備份要有專人負(fù)責(zé)，建立相應(yīng)的責(zé)任制。數(shù)據(jù)資料備份包括對計算機內(nèi)的會計信息的日備份、月備份和年備份。對于計算機內(nèi)的憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表等重要數(shù)據(jù)最好采用備份法進(jìn)展數(shù)據(jù)備份，殺毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火災(zāi)等意外情況而造成計算機故障和存儲設(shè)備損壞而丟失數(shù)據(jù)。各種備份光盤設(shè)備均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識，以便查找。對于歸檔保存的會計數(shù)據(jù)備份時最好以只讀形式保存，這樣可以防止無意或人為的改動，保證會計檔案的真實性以及日后會計數(shù)據(jù)恢復(fù)時會計信息的正確性。3.計算機系統(tǒng)檔案的管理。會計電

8、算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管。保管期限截止至該系統(tǒng)停頓使用或有重大更改之后的5年。三、電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個問題：1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進(jìn)展會計信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可防止地會產(chǎn)生一些問題，假如沒有保存完好的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。2.電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁

9、場等因素的影響較大，易受破壞。在管理時應(yīng)注意如下問題：一是在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)展交換；五是對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應(yīng)及時制作數(shù)據(jù)備份；六是需

10、要對備份磁盤進(jìn)展操作而又可能危及該磁盤的完好性時，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)展操作。四、電算化會計檔案保管的幾項措施1.完善制度，標(biāo)準(zhǔn)管理。建立健全法規(guī)和制度是管理電算化會計檔案的保障。在?會計檔案管理方法?的根底上，不斷完善本單位會計電算化檔案管理制度，如制定細(xì)化的?電算化會計檔案崗位責(zé)任制?、?平安保密制度?、?計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度?等，在實際工作中以制度約束行為，以制度標(biāo)準(zhǔn)管理。2.建立受權(quán)操作制度，實行崗位專人專職制度。實行會計電算化后，會計崗位的設(shè)置也要發(fā)生相應(yīng)的改變，根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原那么，對不同的崗位賦予不同的權(quán)限。采取不相容職責(zé)相別離的措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。在單

11、位中應(yīng)設(shè)置會計電算化檔案管理員，專門負(fù)責(zé)會計檔案的整理歸檔，且該管理員不能由出納人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責(zé)有：在規(guī)定期限，向會計電算化系統(tǒng)各類有關(guān)人員催收會計數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫存檔清單；按規(guī)定保管存檔的各種會計電算化檔案；負(fù)責(zé)會計檔案的平安保密，不能擅自借出。經(jīng)會計電算化主管和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)允許借閱、復(fù)制的會計檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)；定期對磁或光介質(zhì)的會計檔案進(jìn)展檢查、殺毒工作。3.加強防范，確保檔案平安。單位的會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應(yīng)用會計系統(tǒng)的計算機不應(yīng)直接連接互聯(lián)網(wǎng)，假如單位實行會計網(wǎng)絡(luò)化管理，一定做好內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，確保會計數(shù)據(jù)不受外部的影響，保證會計檔案的平安。對此，可采取的措施包括：在單位內(nèi)部設(shè)置防火墻；安裝信息網(wǎng)關(guān)和平安路由器；設(shè)計受權(quán)和身份認(rèn)證系統(tǒng)；進(jìn)展信息加密；加強平安監(jiān)測預(yù)警系統(tǒng)的實時監(jiān)控等。4.進(jìn)步會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作，計算機技術(shù)的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會