辦公室管理規(guī)范

1、辦公室管理規(guī)范培訓(xùn)資料制作：扈重云部門(mén):渠道開(kāi)發(fā)部 比亞迪汽車銷售有限公司日期:2009.09.08目的:改善和提高公司形象；改善員工精神面貌，使組織活力化；降低辦公成本。1會(huì)議室相關(guān)問(wèn)題235S項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)辦公室管理細(xì)則辦公室細(xì)則1、辦公室內(nèi)無(wú)堆放雜物。紙箱等物品需擺放整齊、靠墻，標(biāo)識(shí)清楚；2、定期清理不用的文件、樣板等物，無(wú)過(guò)時(shí)的文件、樣板等存放于現(xiàn)場(chǎng)；3、電話線、網(wǎng)絡(luò)線應(yīng)入線槽/線管，地面上不能隨意布線；電腦連線/網(wǎng)絡(luò)線/電話線地面以上的部分應(yīng)捆扎整齊；4、飲水杯放在辦公桌的位置以不妨礙工作、不顯零亂為準(zhǔn)；5、垃圾的盛裝不能超過(guò)垃圾簍的外沿，不可放置易變質(zhì)變味的物品；6、部門(mén)/科室標(biāo)識(shí)牌清楚

2、、正確，張貼無(wú)歪斜；7、桌椅擺放整齊，抽屜內(nèi)保持整齊8、桌面保持整齊，文件需放置在文件柜、文件夾中，文件夾標(biāo)識(shí)清楚、統(tǒng)一，部門(mén)需在文件夾內(nèi)存放當(dāng)年及上一年度的文件以便備查；9、電腦桌/副柜上不能放置衣服、手提袋等物品（筆記本電腦包除外）；10、墻角、天花板無(wú)蜘蛛網(wǎng)，地面無(wú)積水、紙屑果皮、標(biāo)簽紙等雜物；11、辦公桌、電腦主機(jī)、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)、電話機(jī)、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)備無(wú)明顯灰塵（手摸）；電線槽、電線管、燈架、插座上無(wú)明顯灰塵（手摸）；12、花草上無(wú)黃葉、枯葉，無(wú)明顯灰塵；13、飲水機(jī)無(wú)污垢，且定期消毒，并有相應(yīng)記錄；14、辦公設(shè)備、機(jī)器設(shè)備經(jīng)常保持打掃擦試；打印機(jī)、傳真機(jī)旁邊保持紙張擺

3、放整齊；每個(gè)辦公室配備必要的清潔工具：抹布等以便隨時(shí)打掃；15、工作去向看板有妥善利用，無(wú)亂涂亂寫(xiě)；無(wú)過(guò)期內(nèi)容；16、下班關(guān)電腦顯示器和主機(jī)電源；17、個(gè)人離開(kāi)工作臺(tái)、辦公桌后，凳子/椅子/鍵盤(pán)推到座位以下或緊靠座位；18、辦公室辦公人員坐姿端正，不出現(xiàn)趴、仰等不雅姿勢(shì)，上班時(shí)間不能睡覺(jué)、打瞌睡；上班時(shí)間不玩游戲、看電影及做其他與工作無(wú)關(guān)的事情；辦公室檢查1、成立專門(mén)的檢查辦公室管理情況檢查小組，成員：綜合科相關(guān)人員、各部門(mén)文員；2、檢查周期：1次/周；3、檢查時(shí)間：每周末（大周周五，小周周六）；3、檢查依據(jù)：本規(guī)定細(xì)則部分；4、檢查工具：附件檢查表。5、檢查形式：檢查小組在指定的時(shí)間里根據(jù)檢

4、查表逐個(gè)辦公室依據(jù)檢查表中的項(xiàng)目依次檢查；6、評(píng)比：每月召開(kāi)月度評(píng)比會(huì)，評(píng)出一個(gè)月內(nèi)平均最高得分的部門(mén)和最低的部門(mén)。 辦公室獎(jiǎng)懲1、獎(jiǎng)勵(lì)在月度會(huì)議上向月度評(píng)比第一名的單位給予頒發(fā)流動(dòng)錦旗； “辦公室管理評(píng)比第一名”流動(dòng)錦旗一面；2、懲處在月度會(huì)議上向月度評(píng)比倒數(shù)第一名的單位給予頒發(fā)流動(dòng)錦旗； “力爭(zhēng)上游”流動(dòng)錦旗一面流動(dòng)錦旗“力爭(zhēng)上游”須掛在醒目處，以警示員工。什么是5S既是造物先造人的出發(fā)點(diǎn)也是服務(wù)的起點(diǎn) 整理（Seiri) 整頓（Seiton) 清掃(Seisou) 清潔(Seiketsu) 素養(yǎng)（Shitsuke)5S起源于日本，由于這五項(xiàng)內(nèi)容在日語(yǔ)的羅馬發(fā)音中，都以S開(kāi)頭的，所以被稱為

5、5S。在日本最有名的就是豐田公司倡導(dǎo)的5S。5S的含義整理：明確區(qū)分需要物品和不需要的物品， 扔掉不要物品。整頓:使需要的物品處于在必要的時(shí)候馬上就能取出的狀態(tài)。清掃：將工作場(chǎng)所及工作用的設(shè)備清掃干凈，保持工作場(chǎng)所干凈、亮麗。清潔：讓每個(gè)使用者都感覺(jué)不到臟亂，能夠放心地使用，保持安全、方便的狀態(tài)。素養(yǎng) ：遵守工作規(guī)則和禮儀以及正確的作業(yè)方法，并養(yǎng)成習(xí)慣。推行5S的目的提高企業(yè)整體形象改善汽車銷售的辦公環(huán)境減少物品的浪費(fèi)提高工作效率改善員工精神面貌，使組織活力化提升BYD汽車品牌形象5S的目的?5S基本的思路-箱子里有8種零件，請(qǐng)大家數(shù)一數(shù)每種零件有多少個(gè)。下一步，將需要的物品按種類進(jìn)行分類并保

6、管。這就是整頓。然后，標(biāo)明所屬地。整理整頓ABCDE整頓結(jié)束后，標(biāo)示好各個(gè)物品的名稱。清掃要將物品、工作場(chǎng)所經(jīng)常打掃干凈。清掃區(qū)域劃分地圖地面的凹凸將清掃區(qū)域劃分，指定責(zé)任人并張貼出來(lái)。確定清掃周期和時(shí)間。公共區(qū)域用值日制。制作清掃標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)全員進(jìn)行清掃。徹底清掃責(zé)任范圍的臟污，地面、墻角、窗臺(tái)、玻璃、信息設(shè)備、辦公臺(tái)、文件柜等。在清掃的過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)異常，及時(shí)上報(bào)，進(jìn)行 維修。將機(jī)器擦亮清掃就是點(diǎn)檢清潔需將工作中設(shè)備、辦公臺(tái)、文件資料等按標(biāo)準(zhǔn)擺放并保持。1.為了保持干凈的狀態(tài)，需要徹底進(jìn)行整理整頓清掃。2將張貼物粘貼在規(guī)定的場(chǎng)所，并標(biāo)明張貼日期。3分區(qū)歸類，標(biāo)識(shí)清楚、辦公臺(tái)及備用品的放置

7、場(chǎng)所。4公共場(chǎng)所，在使用后必須進(jìn)行整理收拾。5不要物品按照既定規(guī)則放進(jìn)垃圾箱里。1234素養(yǎng)的培養(yǎng)需努力遵守規(guī)章制度、并養(yǎng)成良好的習(xí)慣。要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，遵守出勤，會(huì)議時(shí)間；工作應(yīng)保持良好的狀態(tài)（如上班時(shí)間不可以看視屏、看小說(shuō)、打磕睡等）著裝整體，正確配帶廠牌或工作證；待人接物誠(chéng)懇有禮貌；積極認(rèn)真，敬崗樂(lè)業(yè)；尊重他人，為他人著想，為他人服務(wù)。素養(yǎng)做不好，5S無(wú)法開(kāi)展！整理的推進(jìn)方法在大家的工作場(chǎng)所中有沒(méi)有擺放著這樣的物品呢？）不能使用的抹布、辦公臺(tái)等，所有者不明的私人物品）未使用的辦公臺(tái)、清掃工具、電腦等。整理的目的整理是為了消除以下工作中的浪費(fèi)而開(kāi)展的。空間的浪費(fèi)占用文件柜的浪費(fèi)尋找放置場(chǎng)

8、所移動(dòng)物品的浪費(fèi) 管理不要物品形成的浪費(fèi)大家有沒(méi)有這樣的經(jīng)驗(yàn)？）雖然想要使用，但是找不到它的文件）在尋找的過(guò)程中，因?yàn)槔速M(fèi)了時(shí)間，所以趕不上）尋找物品在精神上也是種負(fù)擔(dān)整頓的目的整頓是為了消除以下的浪費(fèi)而開(kāi)展的。尋找東西時(shí)間上的浪費(fèi)購(gòu)買(mǎi)過(guò)多的物品帶來(lái)的浪費(fèi)手術(shù)中，如果不能及時(shí)找到手術(shù)工具，延誤了時(shí)機(jī)，那是會(huì)要命的！清掃的推進(jìn)方法大家的工作場(chǎng)所，有沒(méi)有由于清掃不夠而發(fā)生品質(zhì)問(wèn)題呢？）工作區(qū)域?qū)嵭卸ㄈ恕⒍c(diǎn)值日； 2）各辦公室制定好排班值日表；清掃的目的有一個(gè)非常好、舒適的辦公環(huán)境；直接接觸信息設(shè)備（如打印機(jī)、掃描機(jī)），發(fā)現(xiàn)機(jī)器的小缺陷檢查漏水、漏電的地方清掃就是點(diǎn)檢清潔的推進(jìn)方法大家的工作場(chǎng)所有

9、沒(méi)有變得更舒適更容易作業(yè)呢? ）由垃圾、灰塵引發(fā)很多的信息設(shè)備不良，以至變成了慢性不良 ）地面上雜亂堆放著閑置物品以及網(wǎng)線 3）灰塵引起的臉、手以及身體的臟污。清潔的目的物品不混亂、工作場(chǎng)所不臟亂，創(chuàng)造舒適的環(huán)境防止由灰塵和垃圾引起的品質(zhì)不良以及設(shè)備故障不斷反復(fù)整理、整頓、清掃、創(chuàng)造舒適安全的工作場(chǎng)所 消除工作場(chǎng)所的不安全狀態(tài)，防止災(zāi)害和職業(yè)性疾病的發(fā)生素養(yǎng)的推進(jìn)方法大家在工作場(chǎng)所中，有沒(méi)有將以下事項(xiàng)銘記在心？）精神地和人打招呼）按照規(guī)定著裝，并保持整潔素養(yǎng)的目的 和同事保持良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造舒適的工作場(chǎng)所徹底進(jìn)行整理、整頓、清掃，創(chuàng)造出亮麗的作業(yè)環(huán)境。養(yǎng)成良好的個(gè)人習(xí)慣。造物先造人，造人即

10、培養(yǎng)素養(yǎng)辦公室5S檢查細(xì)則1、部門(mén)/科室標(biāo)識(shí)牌清楚、正確，張貼無(wú)歪斜；2、工作去向看板有妥善利用，無(wú)亂涂亂寫(xiě)；無(wú)過(guò)期內(nèi)容；3、飲水杯放在辦公桌的位置以不妨礙工作、不顯零亂為準(zhǔn)；4、桌椅擺放整齊，抽屜內(nèi)保持整齊；5、辦公室辦公人員坐姿端正，不出現(xiàn)趴、仰等不雅姿勢(shì)，上班時(shí)間不能睡覺(jué)、打瞌睡；上班時(shí)間不玩游戲、看電影及做其他與工作無(wú)關(guān)的事情；6、定期清理不用的文件、樣板等物，無(wú)過(guò)時(shí)的文件、樣板等存放于現(xiàn)場(chǎng)；7、花草上無(wú)黃葉、枯葉，無(wú)明顯灰塵；8、辦公設(shè)備、機(jī)器設(shè)備經(jīng)常保持打掃擦試；打印機(jī)、傳真機(jī)旁邊保持紙張擺放整齊；每個(gè)辦公室配備必要的清潔工具：抹布等以便隨時(shí)打掃；9、辦公室內(nèi)無(wú)堆放雜物。紙箱等物品

11、需擺放整齊、靠墻，標(biāo)識(shí)清楚；10、墻角、天花板無(wú)蜘蛛網(wǎng)，地面無(wú)積水、紙屑果皮、標(biāo)簽紙等雜物；11 、電話線、網(wǎng)絡(luò)線應(yīng)入線槽/線管，地面上不能隨意布線；電腦連線/網(wǎng)絡(luò)線/電話線地面以上的部分應(yīng)捆扎整齊；12、垃圾的盛裝不能超過(guò)垃圾簍的外沿，不可放置易變質(zhì)變味的物品；13、電腦桌/副柜上不能放置衣服、手提袋等物品（筆記本電腦包除外）；14、辦公桌、電腦主機(jī)、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)、電話機(jī)、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)備無(wú)明顯灰塵（手摸）；電線槽、電線管、燈架、插座上無(wú)明顯灰塵（手摸）；15、桌面保持整齊，文件需放置在文件柜、文件夾中，文件夾標(biāo)識(shí)清楚、統(tǒng)一，部門(mén)需在文件夾內(nèi)存放當(dāng)年及上一年度的文件以便備查；1

12、6、個(gè)人離開(kāi)工作臺(tái)、辦公桌后，凳子/椅子/鍵盤(pán)推到座位以下或緊靠座位；17、下班關(guān)電腦顯示器和主機(jī)電源；會(huì)議室預(yù)訂程序：1、申請(qǐng)人需提前一天發(fā)郵件或口頭傳達(dá)至部門(mén)文員；預(yù)訂會(huì)議室的情況，找到時(shí)間、大小、設(shè)備等合適的會(huì)議室2、綜合事務(wù)員確認(rèn)后，根據(jù)會(huì)議室的預(yù)訂情況安排合適的會(huì)議室并將安排結(jié)果反饋至申請(qǐng)人員3、申請(qǐng)人查看安排情況在開(kāi)會(huì)前到綜合事務(wù)員（陳春霞）處領(lǐng)取鑰匙并登記，使用會(huì)議室；4、會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)通知綜合事務(wù)員，綜合事務(wù)員到會(huì)議室與申請(qǐng)人檢查會(huì)議室各項(xiàng)設(shè)備完好無(wú)損，并確認(rèn)記錄實(shí)際使用時(shí)間；5、會(huì)議結(jié)束后各部文員應(yīng)立即歸還鑰匙并登記；6、任何會(huì)議的取消或變更需及時(shí)告知部門(mén)文員；8、

13、所有的預(yù)訂必須以郵件的形式預(yù)訂，如有緊急的會(huì)議經(jīng)綜合事務(wù)員確認(rèn)后方可使用，用后需及時(shí)補(bǔ)充預(yù)訂郵件。 會(huì)議室的使用須知1、 會(huì)議室使用時(shí)間：不限時(shí)，周末使用會(huì)議室需周五提前預(yù)訂。2、 任何部門(mén)使用會(huì)議室，需郵件申請(qǐng)并得到綜合事務(wù)員的確認(rèn)后方可使用，未經(jīng)預(yù)訂不得啟用會(huì)議室。3、各部門(mén)在使用會(huì)議室的過(guò)程中，必須愛(ài)護(hù)公物，保持會(huì)議室的干凈整潔，會(huì)議完畢后將所有設(shè)備、桌椅放置原位，所有的垃圾隨手帶走、并做到“四關(guān)一整齊一鎖”：關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、關(guān)飲水機(jī)、關(guān)窗、椅子擺整齊、鎖門(mén)。4、預(yù)訂會(huì)議室后，因故需取消或更換會(huì)議室，應(yīng)第一時(shí)間通知綜合事務(wù)員，注銷或更新預(yù)訂信息。第十條 如會(huì)議室使用發(fā)生沖突，由綜合事務(wù)員協(xié)

14、調(diào)解決，不允許私下調(diào)換會(huì)議室。第十一條 非接待客人和參加會(huì)議者，不得隨意進(jìn)入會(huì)議室。第十二條 未征得綜合部綜合科同意，任何人不得將會(huì)議室內(nèi)所使用設(shè)備、工具、辦公用品拿出會(huì)議室或作為它用。第十三條 會(huì)議室設(shè)備如在使用過(guò)程中發(fā)生故障，使用單位要及時(shí)與綜合部綜合科綜合事務(wù)員聯(lián)系。如屬使用不當(dāng)，造成損失，由會(huì)議召集部門(mén)出具書(shū)面報(bào)告并負(fù)責(zé)賠償。第十四條 如與客戶召開(kāi)外部會(huì)議，會(huì)議召集部門(mén)需向客戶說(shuō)明以上使用須知。第十五條 各部必須遵守會(huì)議室使用管理規(guī)定，對(duì)于不遵守規(guī)定的部門(mén)及個(gè)人，將限制其對(duì)會(huì)議室的使用。 會(huì)議室的日常管理1、會(huì)議室的日常管理與維護(hù)由綜合部綜合科綜合事務(wù)員和保潔員負(fù)責(zé)，實(shí)行專人專管。2、

15、保潔員每周定期地對(duì)會(huì)議室進(jìn)行徹底清掃，以保持室內(nèi)干凈整潔。3、定時(shí)檢查會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4、各部門(mén)文員會(huì)前十分鐘到綜合事務(wù)員處領(lǐng)取鑰匙對(duì)會(huì)議室進(jìn)行開(kāi)窗、開(kāi)門(mén)、通風(fēng)、送電，遇到炎熱天氣提前開(kāi)空調(diào)。會(huì)議室處罰措施：1、如有私自調(diào)換、外帶會(huì)議室資源，包括但不限于會(huì)議桌、會(huì)議椅、白板、飲水機(jī)、排插等一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將予以嚴(yán)懲；2、會(huì)后造成會(huì)議室臟亂雜亂將對(duì)會(huì)議室使用部門(mén)文員處以該會(huì)議室值日一周；3、人為損壞會(huì)議室資源需照價(jià)賠償。會(huì)議室相關(guān)問(wèn)題一、會(huì)議室資源：共8間：406、408、447、449、451、453、429、520其中406、408為培訓(xùn)室分別可容納30人左右，447、449、451、453分別配備了會(huì)議桌，會(huì)議椅還在請(qǐng)購(gòu)中，其它兩間429、520配備是簡(jiǎn)易會(huì)議桌椅。二、會(huì)議室管理要求：1.按實(shí)際需求訂會(huì)議室,嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間,不要占用資源;2.當(dāng)天使用的會(huì)議室鑰匙在當(dāng)天必須歸還,后期如有不歸還的將限制其使用會(huì)議室;3.禁止在會(huì)議室內(nèi)吃零食,用過(guò)的垃圾請(qǐng)隨手帶走;4.對(duì)于會(huì)后不關(guān)空調(diào)的一經(jīng)查出將給予嚴(yán)懲;5.會(huì)議室的窗簾禁止拉起來(lái);6.會(huì)后請(qǐng)將會(huì)議椅擺放整齊.三、會(huì)議室費(fèi)用：請(qǐng)盡量?jī)?yōu)先使用內(nèi)部會(huì)議