公司文書(shū)管理規(guī)定

1、第1章總則第1條 目的為使公司文書(shū)管理規(guī)范化，提高公文處理的效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。第2條 范圍界定本制度所指的“文書(shū)”是指業(yè)務(wù)工作上的往來(lái)公文、報(bào)告、會(huì)議決策、規(guī)定、合同書(shū)、專利許可證、電報(bào)和各種賬簿等各種文件、資料。第3條 適用范圍本制度適用于對(duì)公司內(nèi)部所有公文文書(shū)的管理。第 2 章 文書(shū)制作規(guī)范第 4 條 文書(shū)的制作要領(lǐng)文書(shū)內(nèi)容必須簡(jiǎn)明扼要、一事一議，語(yǔ)言、措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。起草文書(shū)的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程，必要時(shí)需另附相關(guān)材料與文件。必須明確起草文書(shū)人的責(zé)任，并正確署名。修改請(qǐng)示提案書(shū)時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱文書(shū)原件，修改后必須署名。第5條行文要求公司內(nèi)文書(shū)，公司的制度、管

2、理規(guī)定、管理辦法及管理流程等內(nèi)部文件，要依照統(tǒng)一的格式要求編寫(xiě)。頁(yè)眉要包含文件名稱、文件編碼、起草人、審核人、批準(zhǔn)人、生效日期、版本及頁(yè)碼等。全文字體為楷體，行間距為固定值 28 ，字間距不作規(guī)定。行文內(nèi)容顏色一律為黑色。 正文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)， 第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“ 1”，第四層用“（1）”。標(biāo)題為三號(hào)字體。正文為四號(hào)字體。公文行文要求參照公文管理規(guī)定 。第 6 條 文書(shū)的署名公司內(nèi)文書(shū)，如果是一般往來(lái)文書(shū)，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書(shū)或不涉及各部門(mén)且內(nèi)容不重要的文書(shū)， 只需要部門(mén)署名；如果是重要文書(shū)，按責(zé)任范圍由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門(mén)的

3、主管姓名和職務(wù)。對(duì)外文書(shū)，如合同、責(zé)任狀等重要文書(shū)，一律署總經(jīng)理職務(wù)和姓名。如果是總經(jīng)理委托事項(xiàng)，可由指定責(zé)任者署名。除上述規(guī)定以外的文書(shū)，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)和姓名。第 7 條 文書(shū)的蓋章在文書(shū)正本上必須要加蓋文書(shū)署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門(mén)的印章。如果文書(shū)署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章，但在文書(shū)存檔前必須加蓋署名者印章。以部門(mén)或公司名義起草的文書(shū)，須在旁邊加蓋有關(guān)責(zé)任者的印章。第 3 章 文書(shū)的收發(fā)第 8 條 到達(dá)文書(shū)全部由文書(shū)主管部門(mén)接收，并按下列要求處置。一般文書(shū)予以啟封，并分送各部門(mén)。私人信件直接送收信人。分送各部門(mén)的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立

4、即退回。第 9 條 各部門(mén)的郵寄文書(shū)， 必須于發(fā)送前在 “發(fā)信登記本” 與“郵資明細(xì)賬”上作好登記。第 10 條 需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū)，必須注明發(fā)送或接受單位、地址、收件人姓名等內(nèi)容，必要時(shí)還需交文秘室回復(fù)或回執(zhí)。如是公司內(nèi)部文書(shū)，原則上不需封緘。第 4 章 文書(shū)的處理第 11 條 普通文書(shū)處理1 部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)別的主管人員，負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審批、 答復(fù)、批辦以及其他必要的處理，或者由指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。處理中如遇重大問(wèn)題或異?，F(xiàn)象，需及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并按領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。第 12 條 機(jī)密文書(shū)處理機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任人或當(dāng)事人自行處理。親啟文書(shū)原則上由信封上所指明的人開(kāi)啟，其他人不得擅

5、自開(kāi)啟，如果主管領(lǐng)導(dǎo)在職務(wù)上有權(quán)替代指明者， 可不受本條規(guī)定約束。第 13 條 與多個(gè)部門(mén)有關(guān)的文書(shū)，在處理意見(jiàn)上如存在分歧，則由文書(shū)的主管部門(mén)出面協(xié)商， 如果協(xié)商無(wú)法達(dá)成一致， 則應(yīng)請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)裁決。第 5 章 文書(shū)的整理與保存第 14 條 文書(shū)的整理與保存全部完結(jié)的文書(shū)，在結(jié)辦后三天內(nèi)，交綜合部歸存，按“完整、有序”的原則對(duì)文件進(jìn)行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書(shū)保存簿”上做好登記，歸檔保存。員工個(gè)人不得保存公司公文，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交綜合部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。分公

6、司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類： 一類是特別重要的文書(shū)，直接歸主管保存；另一類是一般的文書(shū)，由各部門(mén)保管。第 15 條 文書(shū)的保存年限永久保存文書(shū)包括：章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定，重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)，股票關(guān)系文書(shū)、重要的訴訟關(guān)系文書(shū)，重要的政府許可證件，有關(guān)公司歷史的文書(shū)、決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。保存 10 年文書(shū)包括：請(qǐng)求審批提案文書(shū)，人事任命文書(shū)，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū)， 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、 傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及除永久保存以外的重要文書(shū)。保存 5 年文書(shū)指不需要保存 10 年的次重要文書(shū)。保存 1 年文書(shū)指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門(mén)主

7、管確定保存年限。第 16 條 注意事項(xiàng)1 對(duì)于重要的機(jī)密文件， 一律放在保險(xiǎn)柜或者帶鎖的文件柜中。如果職務(wù)部門(mén)劃分發(fā)生變更或作出調(diào)整，必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整的結(jié)果。第 6 章 文書(shū)的借閱與銷毀第 17 條 各部門(mén)人員因工作需要借閱一般文件時(shí)，在經(jīng)其部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后方可借閱；對(duì)有密級(jí)的文件須經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。第 18 條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還。第 19 條 對(duì)于多余、重復(fù)、無(wú)保存價(jià)值的文件，綜合部應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。 機(jī)要文件一定要以焚燒的方式銷毀。任何人不得擅自銷毀文件或出售。 不需立卷的文件材料應(yīng)逐件登記，報(bào)

8、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。第7章 附則第 20 條 綜合部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。第 21 條 本制度自公布之日起實(shí)行。出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂， 今天下三分， 益州疲弊， 此誠(chéng)危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報(bào)之于陛下也。誠(chéng)宜開(kāi)張圣聽(tīng)，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、 費(fèi)祎、董允等， 此皆良實(shí)， 志慮忠純， 是以先帝簡(jiǎn)拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無(wú)大小，悉以咨之，然后

9、施行，必能裨補(bǔ)闕漏，有所廣益。將軍向?qū)?，性行淑均，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰督：愚以為營(yíng)中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所?！澳?”，是以眾議舉寵為親賢臣，遠(yuǎn)小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠(yuǎn)賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時(shí)，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書(shū)、長(zhǎng)史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計(jì)日而待也。臣本布衣，躬耕于南陽(yáng)，茍全性命于亂世，不求聞達(dá)于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當(dāng)世之事，由是感激，遂許先帝以驅(qū)馳。后值傾覆，受任于敗軍之際，奉命于危難之間，爾來(lái)二十有一年矣。先帝知臣謹(jǐn)慎，故臨崩寄臣以大事也。受命以來(lái)，夙夜憂嘆，恐托付不效，以傷先帝之明；故五月渡瀘，深入不毛。今南方已定，兵甲已足，當(dāng)獎(jiǎng)率三軍，北定中原，庶竭駑鈍，攘除奸兇，興復(fù)漢室，