文秘寫作培訓(xùn)班-事務(wù)性公文格式規(guī)范

1、事務(wù)性公文格式規(guī)范魯東大學(xué) 姜德照 事務(wù)性公文格式規(guī)范授課教師簡介 姜德照，男，魯東大學(xué)食品工程學(xué)院黨總支書記，副教授，公文文獻研究中心兼職教授。曾兼中國寫作學(xué)會會員，中國散文詩學(xué)會會員，山東寫作學(xué)會理事。主持和參與省市級人文社會科學(xué)課題10多項。長期從事公文寫作工作，為黨政干部培訓(xùn)教材高等院校文秘教材叢書副主編、公文格式規(guī)范（經(jīng)濟科學(xué)出版社）主編。并先后發(fā)表散文、報告文學(xué)、影視評論、小說數(shù)百篇和學(xué)術(shù)論文60多篇。曾出版?zhèn)€人散文集人在旅途（中國文聯(lián)出版社）。引言 美國未來學(xué)家托夫勒在他的預(yù)測與前提一書中說，在工業(yè)時代，我們關(guān)心的是怎樣制造東西?，F(xiàn)在，我們關(guān)心的是怎樣進行管理知識就是力量的舊觀念

2、，現(xiàn)在已經(jīng)過時了，今天要想取得力量，須要具備關(guān)于知識的知識。托夫勒的名言表面上否定知識就是力量，而實際上是把知識推向了一個更高的境界。 在當(dāng)今世界，掌握了某一方面的科學(xué)和技術(shù)，并不一定有很大的力量。而只有具備駕馭、控制知識的能力，使知識得到重新組合的能力，使自己掌握的知識得到充分發(fā)揮的能力，才能演變成移山倒海、呼風(fēng)喚雨、改造世界的巨大力量。馬克思在資本論中寫道： “事實上，自由王國只是在由必需和外在目的規(guī)定要做的勞動終止的地方才開始；因而按照事物的本性來說，它存在于真正物質(zhì)生產(chǎn)領(lǐng)域的彼岸 ?！?一張新四軍68年前的借條 新京報快訊(見習(xí)記者 程媛媛)昨日，河南省信陽市光山縣村民致電新京報新媒體

3、，稱家中有一張1946年由新四軍開出的借條，借條顯示其祖父曾借給新四軍3萬元。該村民多年向政府要求兌現(xiàn)無果。今日，光山縣財政局一負(fù)責(zé)人回應(yīng)，相關(guān)部門已開始著手處理借條兌現(xiàn)。借條：屬于日常事務(wù)文書（條據(jù)），專用公文范疇。 上面寫著，“今承湘店鄉(xiāng)(后更名南向店鄉(xiāng))保莊張炎山先生借給本軍現(xiàn)金叁萬元，特給此據(jù)為憑?！笔鹈麨椤靶滤能姷谖鍘熞皯?zhàn)軍政治部軍令部江克成”，并蓋有江克成紅色私章。借款日期是“中華民國三十五年六月四日(1946年6月4日)”。借條右端印有“爭取和平，建立自由民主富強統(tǒng)一的新中國”，左端附注注明所借糧款在今后政府征收田賦時，可憑此據(jù)抵消，未抵消完的剩余數(shù)額政治部保證償還。 一、 公文

4、格式概述 古人云：“無規(guī)矩不成方圓?！?格式（g sh），新華字典解釋：一定的規(guī)格式樣。 規(guī)范（gu fn），名詞意義上：即明文規(guī)定或約定俗成的標(biāo)準(zhǔn)，如：道德規(guī)范、技術(shù)規(guī)范等。 動詞意義上：是指按照既定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要求進行操作，使某一行為或活動達到或超越規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，如：規(guī)范管理、規(guī)范操作。 形容詞：公司的管理很規(guī)范，這篇文章行文比較規(guī)范等等。規(guī)范是指群體所確立的行為標(biāo)準(zhǔn)。它們可以由組織正式規(guī)定，也可以是非正式形成。 公文是人們在社會活動中為處理各種事務(wù)而形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄。 公文都有一定的格式，公文格式是指公文要素的構(gòu)成及其標(biāo)識的位置與方法，是公文外形結(jié)構(gòu)的編排規(guī)范，

5、包括公文的外形構(gòu)成和外觀式樣，這是公文區(qū)別于常用應(yīng)用文的重要標(biāo)志。 1、公文的外形結(jié)構(gòu)模式：是指公文的層次、段落、語句在文面上的排列組合表現(xiàn)形式。 它是公文結(jié)構(gòu)的表層部分， 是公文深層邏輯結(jié)構(gòu)的要素變化在篇章文字層面的反映，具有直觀性特點。因此也稱公文結(jié)構(gòu)外形體式、文面結(jié)構(gòu)等。 公文因為是實用文，為追求簡捷高效，其結(jié)構(gòu)逐漸向程式性、模式化方向發(fā)展。人們在長期的公文寫作實踐中，把那些經(jīng)過實踐檢驗證明是行之有效的寫法、 結(jié)構(gòu)形式優(yōu)選出來加以完善并固定下來， 就形成了現(xiàn)在這些常用的公文結(jié)構(gòu)模式，其中也包括了公文的外形結(jié)構(gòu)模式 。2、公文的外觀式樣：是公文的外在表現(xiàn)形式，即公文構(gòu)成的各個部分在頁面上的

6、安排與表現(xiàn)，以及文頭的設(shè)計、用紙的尺寸、使用的字體字號、留出的字距行距和上邊寬度等。 公文的版面安排：也就是公文的各個組成部分在版面上的位置和布局，以及字體、字號的選擇布局問題是個十分復(fù)雜的問題.需要用心構(gòu)思和細致安排?？偟囊螅翰季忠侠恚酝怀稣牡膬?nèi)容為核心。 公文的版面安排，關(guān)鍵在一首頁因為它是首先映入眼簾的，給人的第一印象如何，關(guān)系很大。第一頁的關(guān)鍵又在版頭文頭)和標(biāo)題的安排。包括：版頭設(shè)計和安排；公文標(biāo)題的排列；附件標(biāo)注和標(biāo)識部分的安排。份號：6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。密級及保密期限：3號黑體字緊急程度：3號黑體字 發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：居中排布，上邊緣至版心上邊緣

7、為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體，紅色。發(fā)文字號：3號仿宋，在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。標(biāo)題：2號小標(biāo)宋體字，紅色分隔線下空二行 主送機關(guān)：標(biāo)題下空一行，居左頂格正文：排22行，每行28個字，3號仿宋體。發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章：成文日期右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年月日標(biāo)全；印章用紅色。抄送機關(guān)：4號仿宋體，左右各空一字編排，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：4號仿宋字，印發(fā)機關(guān)左空一格，印發(fā)日期右空一格。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，其上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二

8、行居中編排令號，令號下空二行編排正文“命令”或“令”的正文，其格式要求同公文的標(biāo)題和正文正文下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字編排簽發(fā)人職務(wù)，相對于簽名章上下居中 公文格式規(guī)范：公文形成的規(guī)矩，是指在長期的公文寫作實踐中形成的約定俗成的做法或明文規(guī)定的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。公文格式規(guī)范就是保證公文質(zhì)量和提高公文辦理效率的重要手段。 公文格式規(guī)范化是公文的最基本要求，也是保證公文質(zhì)量和提高公文辦理效率的重要手段，還是其法定的權(quán)威性和組織的約束力在形式上的表現(xiàn)。 黨政公文(以下簡稱公文)格式是指公文結(jié)構(gòu)的項目與安排,以及書寫、字體、用紙的規(guī)格與樣式等,有極強的程式性和規(guī)范性。 2012 年4 月

9、16日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布了黨政機關(guān)公文處理工作條例，自2012 年7月1日起施行。為配合該條例的執(zhí)行，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會于 2012 年6月29 日聯(lián)合發(fā)布了黨政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)，于2012 年7月1日起執(zhí)行，首次將黨的機關(guān)公文和行政機關(guān)公文統(tǒng)一納入管理，并首次統(tǒng)一了格式標(biāo)準(zhǔn)。2013年5月27日，中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)法規(guī)制定條例的頒布實施。這對于推進黨政機關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化將發(fā)揮重要作用。 黨政機關(guān)公文處理工作條例對公文格式作出明確規(guī)定,黨政機關(guān)公文格式(國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T97042012)制定了公文格式各要素的編排規(guī)則并給出公文

10、的式樣,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守。 公文格式由版頭、主體、版記三個部分構(gòu)成：,每個部分包括若干項目 版頭6要素：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人； 主體9要素：標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件； 版記3要素：抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。 在寫作實踐中,并非所有的公文都完整地體現(xiàn)格式各要素,經(jīng)常出現(xiàn)簡化的情形。 二、 公文的基本分類今天主要講兩種分類法：(一)按基本使用范圍來分 1.規(guī)范性公文。規(guī)范性公文也指狹義的公文，是指黨和國家在公文管理法規(guī)中作了明確規(guī)定的具有法定效力的公文，具有規(guī)范的體式和嚴(yán)格的行文規(guī)則、處理程序。這類公文一經(jīng)印

11、發(fā)即具有法規(guī)和規(guī)章的作用，如條例中規(guī)定的15種公文都隸屬此類。 決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。 2、法規(guī)與規(guī)章性公文 黨內(nèi)法規(guī)是黨的中央組織以及中央紀(jì)律檢查委員會、中央各部門和省、自治區(qū)、直轄市黨委制定的規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的黨內(nèi)規(guī)章制度。 行政法規(guī)主要指國務(wù)院、地方人大、民族自治機關(guān)和經(jīng)濟特區(qū)人大制定的條例、辦法、規(guī)定等規(guī)章性文件。 規(guī)章是指有規(guī)章制定權(quán)的黨政機關(guān)，依照特定或法定程序制定，并以特定或法定方式對外公布，具有普遍約束力的制度性文件。 3、事務(wù)性公文 指各類機關(guān)在規(guī)范性公文之外處理日常工作不可缺少的公文，但

12、不具有法定格式和法定效力。它一般不用來行使職權(quán)，所以很少單獨行文，大多只用來作參考、存照或證明用。有的也需要發(fā)送，如簡報，但不需要辦理。 事務(wù)性公文的體式也無明文規(guī)定，只有慣用的種類和格式及約定俗成的寫作方式，具有較大的靈活性。如工作計劃、總結(jié)、調(diào)查報告等，都是按一般文章的常規(guī)寫法來寫作處理。 4、專用公文 專用是指由一些具有專門職能的部門在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的公務(wù)公文，具有很強的專業(yè)性。 常見的專用公文有：外交公文、司法公文、經(jīng)濟公文、科技公文、軍事公文等。 一種特殊的專用公文：結(jié)婚證書 中華民國初期結(jié)婚證 中華民國結(jié)婚證書 上面的一段話：“兩姓聯(lián)姻，一堂締約，良緣永結(jié)，匹配同稱?？创巳仗?/p>

13、花灼灼，宜室宜家，卜他年瓜瓞（die,小瓜）綿綿，爾昌爾熾。謹(jǐn)以白頭之約，書向鴻箋，好將紅葉之盟，載明鴛譜。此證?！敝腥A民國時期結(jié)婚證中華民國37年結(jié)婚證 解放后結(jié)婚證 1954年時結(jié)婚證 1956年天津市人民政府頒發(fā)的結(jié)婚證 1962年最后一個皇帝結(jié)婚證68年的結(jié)婚證，男24歲女21歲，剛到結(jié)婚年齡啊，明顯早婚69年結(jié)婚證 喜氣洋洋，巨漂亮的71年，結(jié)婚也要又紅又專73年結(jié)婚證，隨時必須牢記毛主席語錄 文革時期遼寧省的結(jié)婚證書 86年的結(jié)婚證書2004年1月1日最新版結(jié)婚證書VS離婚證書。 所謂的紅本本。 (二)按行文的方向分 按行文的方向分，可分為上行文、下行文、平行文以及多向行文等四類。

14、 上行文：下級機關(guān)、組織、單位向?qū)ζ渚哂蓄I(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)關(guān)系的上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告、匯報性的簡報等。行政機關(guān)向同級的權(quán)力機關(guān)報批的議案等也屬于上行文。 下行文：上級機關(guān)、組織、單位向所屬機關(guān)、組織、單位以及雖無隸屬關(guān)系卻有指導(dǎo)職能的下級機關(guān)、組織、單位下發(fā)的公文，如命令、決定、決議、指示、批復(fù)及帶有指示性質(zhì)的通知、通報、簡報等。 平行文：平行機關(guān)、組織、單位或沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、組織、單位之間，為協(xié)商或通知有關(guān)事項而制發(fā)的公文，如函等。 多向行文：既可以上報，又可以下發(fā)，還可以平級送達的公文，如紀(jì)要、意見等。 三、 古代公文格式沿革 1、結(jié)繩、刻契記事與象形文字公文 秘魯印加人結(jié)繩 賈湖

15、契刻符號刻契記事，指文字創(chuàng)制前在木板上刻劃圖形、符號記事。新五代史四夷附錄一：“ 漢人教之以隸書之半增損之，作文字?jǐn)?shù)千，以代刻木之約。” 2、甲骨公文 甲骨文是距今三千多年前殷王室后期利用龜甲、獸骨進行占卜的記事文字,目前出土已在十五萬片以上,甲骨文中有不少圍繞王室活動為中心的官方文書,諸如戰(zhàn)爭、祭祀、氣象、財產(chǎn)分配等,其結(jié)構(gòu)完整,有事由、情況、辦法及占卜時間、“起草”的貞人姓名,已具備公文雛形。商 祭祀狩獵涂朱牛骨刻辭3、金文公文金文之“金”就是銅的意思，銅器，有銘文，上面有字的銅器；“石”多半指的是石刻，有文字的石刻。 西周晚期青銅器毛公鼎 西周晚期青銅器毛公鼎文字4、簡冊公文 簡、牘指竹

16、、木片,集一束簡犢用麻繩、絲繩或牛皮筋聯(lián)串起來叫“簡編成冊”,可以記載較多的信息?？鬃幼x(易經(jīng)曾“韋編三絕”,以及近年來發(fā)掘的云夢秦簡等,均說明從春秋至秦漢都曾用簡冊以記載大量文字信息,在紙張未普遍流行前,簡冊是公文記述傳遞的一種主要形式。睡虎地秦墓竹簡效律部分條文 5、縑帛公文 即絲織品公文,春秋戰(zhàn)國時已有,秦漢時更大量使用,這時的公文已經(jīng)是用筆書寫,并能舒卷,保存及傳遞都較方便,逐步取代了簡冊,據(jù)文獻通考記,東漢末董卓破洛陽,曾放縱部下大肆搶掠宮中嫌帛公文檔案,作成帷帳包囊使用,可見其數(shù)量之豐。 長沙子彈庫墓楚帛書 6、石刻公文 已知最早的石鼓文,據(jù)郭沫若考是公元前770年,秦襄公送周平王

17、東遷后的紀(jì)功石刻,唐人稱“文王之鼓”,分刻在十個鼓形石墩上,舉世聞名。秦始皇很喜歡到處“立石刻,頌秦德”。朱元璋也把一些制度、規(guī)定刻于石上。石刻比較笨重,不利傳遞,但保存較久,多用于“周知性”公文,后逐步向墓碑方面發(fā)展了。 石鼓文（后勁本）（北宋拓） 7、紙質(zhì)公文 據(jù)考古發(fā)掘,我國在西漢末已能造紙,新疆及西安添橋均曾發(fā)掘出漢紙,但當(dāng)時還不普遍,及東晉末太尉恒玄下令:“古者無紙故用簡,今諸用簡者,宜以黃紙代之”,公文就都用紙書寫了。紙質(zhì)公文的出現(xiàn),是一大進步,紙既方便、低廉,又可寫較長文章,還產(chǎn)生了公文的折疊、卷軸、騎縫、修改等制度。 敦煌寫經(jīng)卷 鏡心 敦煌經(jīng)卷亦稱敦煌文書、敦煌遺書、敦煌卷子，

18、是指在中國甘肅省敦煌縣莫高窟（俗稱千佛洞）出土的411世紀(jì)多種文字的古寫本。 四、 古代公文格式規(guī)范 大體說來，古代公文可分朝廷公文和官府公文兩大類：前者是帝王與臣屬之間使用的公文，后者是官僚或官府之間的來往公文。 朝廷公文可分為“詔令”和“奏疏”兩類。 詔令類公文是帝王告臣屬的，屬王者之言。最早的此類公文稱為“命”，夏、商、周三代又增加了“誥”、“誓”，主要體現(xiàn)在尚書當(dāng)中；到秦時，又改“命”為“制”，“令”為“詔”；漢初，皇帝之命令又分為四類：策書、制書、詔書、戒敕；唐代將“王言”分為七種，其戒敕一分為四：發(fā)敕、敕旨、論事敕、敕牒；宋有御札；元清稱圣旨。詔令類公文皇帝一般不親自撰寫，而由詞臣

19、翰林等代筆。 奏疏類是臣下對君王敷奏諫說的公文的總稱。秦以前稱為“上書”，秦時改為“奏”。漢將其分為四種：章、奏、表、議，文心雕龍章表曰：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異?！薄白唷庇址Q“上疏”。表之應(yīng)用范圍更廣，舉凡論諫，勸進、薦舉、彈劾、慶賀、貢物等，皆可用表。 1、下行文 詔、策、諭、制、誥、命、令、檄、虎符、露布等。下面，以詔（圣旨）對下行文格式作簡單分析。 “詔” （圣旨）,是古代帝王向臣民發(fā)布的告示、命令。 康熙傳位詔書多爾袞母子撤出廟享詔 圣旨是中國封建社會時皇帝下的命令或發(fā)表的言論。圣旨是中國古代帝王權(quán)力的展示和象征，其軸柄質(zhì)地按官員品級不同，嚴(yán)格區(qū)別： 一品為玉軸，二品

20、為黑犀牛角軸，三品為貼金軸，四品和五品為黑牛角軸。 圣旨的材料十分考究，均為上好蠶絲制成的綾錦織品，圖案多為祥云瑞鶴，富麗堂皇。圣旨兩端則有翻飛的銀色巨龍作為防偽標(biāo)志。 注：以上為清代詔書格式，清代之前，不同的朝代有不同的格式，奉天承運皇帝詔曰的開頭是從明朝才開始使用的。 當(dāng)太監(jiān)拿著皇帝的詔書（圣旨）到大臣家宣讀的時候，大臣及家人、奴仆等都要跪下接旨。接完旨后還得念出“吾皇萬歲萬歲萬萬歲”。2、上行文這包括: 表（奏表）、章、實、議、上書、疏、封事、札子等。 “表”,是臣下給皇帝的奏章,“表以陳情”,用于向皇帝報告情況。以后也用以論事、請功、慶賀、推薦。它起自秦漢,到唐宋,諸如謝恩、勸進、辭免

21、、慶賀、貢物等事項,皆用“表”。 “表”亦稱“奏表”、“表奏”、“表文”。暹羅國鄭昭貢單 乾隆四十六年五月二十六日 “箋”，亦稱“箋書”、“箋牒”、“箋簡”。正文與書信相同，唯開頭、結(jié)尾多有“死罪死罪”、“某某惶恐叩頭”、“頓首謹(jǐn)言”等套語。如：安南國王悼挽乾隆皇帝金箋。 “奏”,也叫“奏章”、“奏疏”,是古代臣下向皇帝進言的文書。以后,又用來彈劾某些不法的人或事。所以,“奏”,又稱“彈事”。到明清時期又叫“奏摺”,因用摺本繕寫,故名。也稱“摺子”。清初奏折抬寫和禁忌制度云貴總督鄂爾泰奏折從上圖 中，可以清晰看到，臣工在具折上奏時，抬寫后奏折的樣式。 3、平行文:書、簡、牘 、移、關(guān)、刺、咨等

22、 “咨” （咨文、平咨,用于同級機關(guān)的公文?！白伞币矊懽鳌爸J”，亦稱作咨文，是地位相當(dāng)?shù)母呒壒偈痖g相互行文時使用的平行公文文種，由唐宋沿用至民國。明會典載“平咨”程式如下: 五、事務(wù)性公文概述 事務(wù)公文是從通用公文文種劃分出來的，帶有總結(jié)性、宣傳性、鼓舞性等這幾種性質(zhì)，一般對某個事項做好充分的調(diào)查之后，用大量充實的文字材料進行論述、概括、總結(jié)的書面語言形式。 1、事務(wù)性公文的概念 事務(wù)性公文指黨政機關(guān)在日常事務(wù)活動中所形成和使用的一種具有很強的實用性和某種慣用體式的公文文種，也稱為事務(wù)公文。 計劃、總結(jié)、調(diào)查報告等常用公文都屬于這類公文。2、事務(wù)性公文特點 事務(wù)性公文雖然不是國家公文法規(guī)所規(guī)定

23、的正式文種，不具有權(quán)威性和行政效力，但在公務(wù)活動中使用頻率較高，使用范圍也比較廣泛，單位內(nèi)部、單位之間、單位與個人之間皆可應(yīng)用。 它與規(guī)范性公文的區(qū)別在于：（1）無統(tǒng)一規(guī)定的文本格式； （2）不能單獨作為文件發(fā)文，需要時只能作為公文的附件行文； （3）必要時它可公開面向社會，或提供新聞線索（如簡報）或通過傳媒宣傳（如經(jīng)驗性總結(jié)、調(diào)查報告等）。特點具體解釋：事務(wù)性公文與規(guī)范性、法規(guī)和規(guī)章性公文相比，在一些主要特點上相近，如政策性、針對性等方面，基本上是一致的，只是在程度上有一定區(qū)別。事務(wù)性公文一般不具有規(guī)范性、法規(guī)和規(guī)章性公文那樣的法定權(quán)威性和效力，而只是處理機關(guān)日常事務(wù)的工具。事務(wù)性公文附在一

24、份正式公文后面，才具有公文那樣的法定權(quán)威性和效力。事務(wù)性公文形式比較靈活。它不像公文那樣有固定的格式，相對具有一定的靈活性和多樣性。比如，調(diào)查報告的題目既可以用“關(guān)于的調(diào)查報告”這樣由事由加文種構(gòu)成的標(biāo)題，也可用觀點式或新聞式標(biāo)題，不像公文的標(biāo)題那樣形式單一。內(nèi)容一般比較具體，語言比較通俗、質(zhì)樸。3、事務(wù)性公文的作用 事務(wù)性公文的主要作用是部署工作、溝通情況、聯(lián)系工作、總結(jié)經(jīng)驗、規(guī)范行為、禮儀酬應(yīng)等，應(yīng)用特別廣泛。它的具體作用有以下幾個方面： 總結(jié)經(jīng)驗，指導(dǎo)工作 為了正確地執(zhí)行國家的方針、政策和上級指示，統(tǒng)一思想，組織廣大干部和群眾完成工作任務(wù)，就要制訂工作計劃。為了總結(jié)一定階段或一個時期的工

25、作，推廣經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，就要認(rèn)真寫出工作總結(jié)。這類事務(wù)公文就起到總結(jié)經(jīng)驗，指導(dǎo)工作的作用。 喻事明理，宣傳教育 為了和黨中央在思想上、政治上保持一致性，為了推動經(jīng)濟和社會發(fā)展，各級黨政機關(guān)，都要及時地用各種形式向下級和群眾宣傳講解政策、布置重要工作。 領(lǐng)導(dǎo)人為達到上述目的而在會議上使用的講話稿、演講稿等事務(wù)公文便承擔(dān)了這一任務(wù)。它能夠深入透徹地分析形勢、宣傳政策、喻事明理、明確方向和任務(wù)、統(tǒng)一思想、統(tǒng)一行動。 留存?zhèn)淇迹瑴贤ㄇ闆r具有保存的價值。由于語言交流受到時間和空間的限制，需要借助事務(wù)公文這樣的文字材料來處理公務(wù)、溝通情況。其中一部分成為機關(guān)活動的原始記錄，有很高的保存價值。具有憑證的作用

26、。某些文字材料，如會議記錄、大事記等，可以作為落實、檢查工作的依據(jù)和憑證。具有傳播的功能。某些文字材料，在機關(guān)活動中起著交流情況，聯(lián)系上下左右的作用，如簡報、調(diào)查報告等。它們能夠使信息傳播暢通，使領(lǐng)導(dǎo)了解動態(tài)，把握方向，對做好各項工作都有好處。具有禮儀的特點。某些文字材料，如迎賓的歡迎詞、送客的歡送詞、賀電、唁電等，都具有禮儀的特點，它們?yōu)樵鲞M友誼起到很大的作用。 約束行為，檢查監(jiān)督 為使一種活動能夠按照法律、法令和行政法規(guī)以及方針、政策所規(guī)定的要求進行，常常需要用計劃、規(guī)劃等來起到約束行為進行監(jiān)督的作用。 事務(wù)性公文作用如此之大，掌握它的寫作格式規(guī)范，就成了做好黨政機關(guān)工作不可忽視的基本功。

27、 六、 事務(wù)性公文格式 事務(wù)性公文主要分為黨的事務(wù)性公文和行政事務(wù)性公文兩大類。一、黨的事務(wù)性公文 黨的事務(wù)性公文主要包括：黨委機關(guān)事務(wù)性工作公文和黨委工作部門事務(wù)性公文兩大類。黨委機關(guān)事務(wù)性工作公文主要有：黨委工作計劃、黨委工作總結(jié)、黨委領(lǐng)導(dǎo)班子述職報告、黨代會工作報告、黨代會代表提案、黨代表提案（提議）的轉(zhuǎn)辦函、黨代表提案辦理結(jié)果意見反饋表等種類。黨委工作部門事務(wù)性公文主要有：計劃、規(guī)劃、工作安排、綱要、總結(jié)、建議、簡報、信息、宣傳提綱、典型材料和講話等種類。 二、行政事物性公文 主要有：計劃、規(guī)劃、總結(jié)、綜合性計劃、專項性計劃、學(xué)習(xí)計劃、活動計劃、工作安排、工作要點、方案、綱要、設(shè)想、預(yù)

28、案、指南、調(diào)查報告、調(diào)查提綱、會議簡報、典型經(jīng)驗簡報、全面總結(jié)、專題總結(jié)、公示、匯報、調(diào)查匯報、述職報告、典型材料、工作經(jīng)驗、先進事跡、開幕詞、閉幕詞等種類。習(xí)近平主席在APEC會議歡迎晚宴前致辭 尊敬的各位同事，尊敬的各位來賓!女士們、先生們，朋友們，大家晚上好!在亞太經(jīng)合組織第二十二次領(lǐng)導(dǎo)人非正式會議召開之際，大家不遠萬里來到北京，用中國人的話來說，就是大家有緣分，有緣千里來相會。首先我代表中國政府和人民，代表我的夫人，也以我個人的名義對各位貴賓的到來表示熱烈的歡迎! 剛才我在門口迎接大家，看到各位都穿上中國式服裝，既充滿了中國傳統(tǒng)元素，又體現(xiàn)了現(xiàn)代氣息，讓我們更感親近。中國老百姓看了以后

29、，也會感到親切，會感到各位就像到鄰居家串門，來朋友家敘舊一樣。特別是各位女士的服飾格外鮮麗，群芳薈萃、姹紫嫣紅，為今天的晚宴增加了一道亮麗的風(fēng)景線。我們現(xiàn)在所在的地方叫水立方，對面是鳥巢，這兩個建筑一方一圓，這蘊含著天圓地方中國的哲學(xué)理念，形成了陰陽平衡的統(tǒng)一。中國舉辦2008年北京奧運會的時候，水上的項目比賽就在這里舉行的，那一次共產(chǎn)生了44枚金牌，創(chuàng)造了25項世界紀(jì)錄，很多來自在座的各成員的選手，這里創(chuàng)造了超越自我的奇跡。今天在座的領(lǐng)導(dǎo)人，有的當(dāng)年就參加了北京奧運會的開幕式。 這幾天我每天早晨起來以后的第一件事，就是看看北京空氣質(zhì)量如何，希望霧霾小一些，以便讓各位遠方的客人到北京是感覺舒適

30、一點。好在是人努力天幫忙啊，這幾天北京空氣質(zhì)量總體好多了，不過我也擔(dān)心我這個話說早了，但愿明天的天氣也還好。這幾天北京空氣質(zhì)量好，是我們有關(guān)地方和部門共同努力的結(jié)果，來之不易。我要感謝各位，也感謝這次會議，讓我們下了更大的決心，來保護生態(tài)環(huán)境，有利于我們今后把生態(tài)環(huán)境保護工作做得更好。也有人說，現(xiàn)在北京的藍天是APEC藍，美好而短暫，過了這一陣就沒了，我希望并相信通過不懈的努力，APEC藍能夠保持下去。 謝謝，我們正在全力進行污染治理，力度之大，前所未有，我希望北京乃至全中國都能夠藍天常在，青山常在，綠水常在，讓孩子們都生活在良好的生態(tài)環(huán)境之中，這也是中國夢中很重要的內(nèi)容。各位同事，女士們、先

31、生們、朋友們，我們之所以選擇水立方來舉行這個晚宴，是因為水在中國文化中具有重要的象征意義。2000多年前，老子說：“上善若水，水利萬物而不爭”，意思就是說最高境界的善行就像水一樣涓涓細流，澤被萬物。亞太經(jīng)合組織以太平洋之水結(jié)緣，我們有責(zé)任使太平洋成為太平之洋，友誼之洋，合作之洋，見證亞太地區(qū)和平、發(fā)展、繁榮、進步。這是一個富有意義的夜晚，我們?yōu)閬喬L遠發(fā)展的共同使命而來，應(yīng)該以此為契機，一起勾畫亞太長遠發(fā)展愿景，確定亞太未來合作方向。明天我們將相會在燕山腳下雁棲湖畔，正式拉開領(lǐng)導(dǎo)人會議的序幕?？鬃诱f：“智者樂水，仁者樂山”，那兒有山有水，大家可以智者見智，仁者見仁，共商亞太發(fā)展大計，共謀亞太合

32、作愿景?，F(xiàn)在我提議，大家共同舉杯，為亞太地區(qū)繁榮進步，為亞太經(jīng)合組織蓬勃發(fā)展，為這次領(lǐng)導(dǎo)人非正式會議圓滿成功，為各位嘉賓和家人的健康干杯!干杯!秘書領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的技巧 在APEC會議上，各國領(lǐng)導(dǎo)人們的表情和動作很是值得津津樂道。觀察表情和動作，是一件十分有趣的事情，可以從中發(fā)現(xiàn)別人隱藏在背后的巨大信息量。如果你的觀察對象是一個并非老謀深算的領(lǐng)導(dǎo)人的話，說不定連他背后的政治意圖都可以看出個大概。英國布萊頓大學(xué)哈里.威徹爾博士(Harry Witchel PhD)的研究結(jié)果表明：我們的溝通交流只有7%通過語言表達實現(xiàn)，93%是通過非語言交流完成的。即使是面無表情，在政治家的臉上，都會被解讀出別樣的

33、涵義。 1.美國人最喜歡研究的姿勢，是普京的自1996年起，美國國防部網(wǎng)絡(luò)評估辦公室就支持著一項“肢體線索”項目，就是利用動作模式分析原理來預(yù)測世界領(lǐng)導(dǎo)人未來如何行動。要的研究對象，就是普京。 按今日美國報捎帶譏諷的說法：“美國的政治家永遠在搜羅情報分析普京的動作方式，他們不錯過任何一個細節(jié)。” 看過了那么多張普京的玉照，究竟有何成果呢？“肢體線索”項目負(fù)責(zé)人康納斯透露了一點細節(jié)：普京因長期練習(xí)柔道，總是斜著使勁兒，他的這種走路風(fēng)格被形容為“步態(tài)不均”。這激勵他平衡以及強化自己的身體，顯示出一種強悍的生命意志力。 2.眼神還可以處理外交尷尬，雖然未必有用領(lǐng)導(dǎo)人制造出的尷尬和普通人之區(qū)別，就是在

34、于前者會被媒體擴散到世界各地。善于制造各類尷尬的小布什，經(jīng)常嘗試的一招解圍方式是眼神。比如2007年，英國女王伊麗莎白二世訪問美國，小布什在華盛頓舉行了隆重的歡迎儀式，但在致辭時不慎將“1976年”這個數(shù)字說成“1776年”?，F(xiàn)場一片尷尬，小布什機智地向英國女王眨了眨眼睛。不過，女王并沒有什么多余的表情來回應(yīng)這個眼色。 小布什隨即又開起了玩笑：“她剛才看我的時候就像是母親在看孩子?！边@番話引得哄堂大笑，隨即緩和了氣氛。據(jù)白宮發(fā)言人斯諾的評論，總統(tǒng)這個玩笑“效果不錯”。3.克林頓除了雙11的諸多中國女性外最想剁手的人克林頓這個例子，是研究微表情的學(xué)者、研究手勢的學(xué)者、心理學(xué)家還有神經(jīng)學(xué)家最喜歡的

35、舉例對象，具體來說，是教科書級別不會撒謊的人。美劇Lie to Me中的測謊專家Lightman，就是克林頓愛好者之一。據(jù)他提出的一個不自覺的肢體典型： 一個人說話時手指的方向和視線的方向不一致，通常是因為他要絞盡腦汁捏造事實，而肢體的反應(yīng)無法與之同步所致。 在眼神游離的同時，克林頓的手非常不安，他用一根手指對自己的話語進行強調(diào)，指向前方和上方，這是一個典型的撒謊者手勢。雖然出現(xiàn)該手勢未必一定證明此人在撒謊。另外，美國的神經(jīng)學(xué)者深入研究了克林頓就萊溫斯基性丑聞事件向陪審團陳述的證詞。他們發(fā)現(xiàn)克林頓撒謊時，每四分鐘就會觸摸一次鼻子，總數(shù)達到26次之多。據(jù)美國嗅覺與味覺治療與研究基金會的研究，撒謊

36、會使血壓上升，進而導(dǎo)致鼻子膨脹，從而引發(fā)鼻腔的神經(jīng)末梢傳送出刺癢的感覺，這個時候，就會不自覺頻繁地用手摩擦鼻子。4.面無表情，有時也可以表示一種情緒2014年10月16日晚間，俄羅斯總統(tǒng)普京和德國總理默克爾在米蘭舉行了雙邊會晤。在這次會晤談話期間，可能是為了幽默一下，普京用了一個捎帶性暗示的笑話來作比喻。他的原話是：“比如，像我們俄羅斯笑話說的那樣，洞房花燭夜，不管做什么，結(jié)果都一樣?！比珗鰧@個笑話反響十分積極。身旁的默克爾對此的表情是： 事務(wù)性公文的類別比較多，簡報和計劃為其中兩種有代表性事務(wù)性公文。 以下分別以這兩種事務(wù)性公文為例，對事務(wù)性公文的格式規(guī)范進行介紹。 1、簡報的格式 簡報，

37、是黨的機關(guān)編發(fā)的用于匯報工作、反映和通報情況、交流經(jīng)驗、指導(dǎo)工作的一種簡短靈活的公文文種。下行平行或上行公文文種。寫作格式標(biāo)題 簡報的標(biāo)題，類似新聞標(biāo)題，和法定公文標(biāo)題不太相同，要求揭示主題，簡短醒目。概括起來，大約有四種情況： （1）根據(jù)式標(biāo)題。即所設(shè)計的標(biāo)題準(zhǔn)確、簡要地概括出公文的基本內(nèi)容，人們看了標(biāo)題，就可以知道公文的大致內(nèi)容，如提升縣域經(jīng)濟層次，夯實富民強市基礎(chǔ)x x市縣域經(jīng)濟發(fā)展報告等。 （2）形象化標(biāo)題。即借用某些修辭手法，顯示出標(biāo)題的形象、生動，以引起受文者注意，如重點項目資金的使用也不能吃“大鍋飯”。 （3）提問式標(biāo)題 即以疑問句形式，啟迪讀者注意簡報的內(nèi)容，如機關(guān)干部中為什么

38、出現(xiàn)“學(xué)習(xí)法律熱”、還要不要轉(zhuǎn)變機關(guān)作風(fēng)等。標(biāo)題所指出的內(nèi)容，一般都比較簡潔醒目，具有定的尖銳性。 （4）正副式標(biāo)題 采用正標(biāo)題和副標(biāo)題的形式，正標(biāo)題揭示公文的思想意義，副標(biāo)題寫出事件和范圍，副標(biāo)題對正標(biāo)題定補充說明作用。如栽下梧桐樹，引得鳳凰來x x公司大力引進人才。2.正文正文一般分三部分。 （1）前言 簡報的前言一般用極簡潔、極明確的一句話或一段話，總括全文的主題或主要事實，給讀者一個總定義，接著交代時間、地點、事件、原因、經(jīng)過、結(jié)果。 （2）主體 這是簡報的主干，要用富有說服力的典型材料，把開頭總括的內(nèi)容具體化。由于簡報的內(nèi)容多種多樣，所以主體部分寫作規(guī)范格式也各有不同。 工作情況介紹

39、類簡報： 反映的常常是某項工作、某種事情，在一個地區(qū)、一個單位、一個部門開展或發(fā)生的情況，寫作時要認(rèn)真分析所收集到的材料，發(fā)現(xiàn)不同材料間的共同點和內(nèi)在含義，在主題提煉上多下功夫。 材料的使用要注意點面結(jié)合，既要用一些反映事物“全貌”的概括力較強的“面”上的材料，又要使用具體實在的“點”上的個別有代表意義的材料。 在層次安排上，開頭多呈現(xiàn)為“總分式”或“因果式”。各層次之間，有的按時間發(fā)展順序來寫，有的按事理邏輯來寫，有的以成績、效果和做法綜合幾條來做簡單介紹。為了使層次井然、醒目，有時一個層次還設(shè)計一個小標(biāo)題。典型經(jīng)驗介紹類簡報： 要把簡報的內(nèi)容按類分別加以歸納，形成幾點經(jīng)驗，然后逐一介紹。這

40、類簡報所選的典型要準(zhǔn)，所介紹的典型或所說明對象的經(jīng)驗、教訓(xùn)，要符合黨和國家的方針政策，要對解決工作中普遍存在的矛盾、現(xiàn)實生活中急需處理的問題有指導(dǎo)意義，而且還要寫出新意，尤其對體現(xiàn)某種新精神、新意義的方面做具體、切實的介紹。 會議簡報： 首先要把握寫作對象的全局。因為作者對會議的中心工作、全局部署有清楚了解和把握，才能對材料進行取舍安排和選擇更佳的寫作角度，恰當(dāng)?shù)胤从硶h或中心工作的進程和全貌。其次要突出重點，即反映出會議進程中各個階段或各個側(cè)面的重點和特點。最后，表現(xiàn)手法盡可能多種多樣，形式上要給讀者以新鮮感。結(jié)尾 簡報一般不寫結(jié)尾，但一些事情較為復(fù)雜、內(nèi)容較多的偏重于經(jīng)驗介紹類的簡報，有時

41、也有結(jié)尾。 這個結(jié)尾往往是一句話或簡單的幾句話，或?qū)θ淖鲂〗Y(jié)，或講點不足及存在的問題；或說明所介紹的新事物、新做法還不成熟，有待于提高；或提出今后的打算等等。版面編排格式發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱加“簡報”組成，一般不使用發(fā)文機關(guān)規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志上邊緣距版心上邊緣20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字，字號大小由發(fā)文機關(guān)自定。 “簡報”字置于所有聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中編排。發(fā)文字號：3號仿宋，在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行編排發(fā)文字號，一般采用“第期”的形式，不編虛位。發(fā)文機關(guān)署名：在發(fā)文字號下空二行，從右空一字向左排列；成文日期：右空一字

42、編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年月日標(biāo)全。標(biāo)題：2號小標(biāo)宋體字，紅色分隔線下空二行。正文：正文的內(nèi)容一般較為簡短。排22行，每行28個字，3號仿宋體。詳見下列解析圖發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱加“簡報”組成，一般不使用發(fā)文機關(guān)規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行編排發(fā)文字號，一般采用“第期”的形式，不編虛位?！昂唸蟆弊种糜谒新?lián)署發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中編排成文日期：右空一字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年月日標(biāo)全。標(biāo)題：2號小標(biāo)宋體字，紅色分隔線下空二行發(fā)文機關(guān)署名：在發(fā)文字號下空二行，從右空。一字向左排列正文的內(nèi)容一般較為簡短。排22行，每行28個字，3號仿宋體。2、計劃的格式 計劃，是為了實現(xiàn)定時期的目標(biāo)決策而

43、制訂出總體和階段的任務(wù)及其實施方法、步驟和措施的公文。其作為事務(wù)性公文發(fā)布，應(yīng)在規(guī)范性公文的下行文通知之后，以附件的形式下發(fā)。如：1、國務(wù)院辦公廳關(guān)于做好2014年國慶期間旅游工作的通知（國辦發(fā)明電201418號）這屬于規(guī)范性公文15種之一。 2、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)中國食物與營養(yǎng)發(fā)展綱要（20142020年）的通知國辦發(fā)20143號各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)：中國食物與營養(yǎng)發(fā)展綱要（20142020年）已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。國務(wù)院辦公廳 2014年1月28日（此件公開發(fā)布）寫作格式 計劃一般有三種寫作格式：第一種是條文敘述形式；第二種是圖表

44、表達形式；第三種是圖表加條文形式。下面僅就普遍使用的條文敘述形式的寫作作簡單介紹。標(biāo)題 標(biāo)題的制訂有三種形式： 由計劃制訂單位名稱、計劃時限、計劃內(nèi)容和計劃種類名稱組成。如xx市x x局2012年工作計劃。 由計劃時限、計劃內(nèi)容和計劃種類名稱織成。如某縣2014年抗旱防汛工作計劃。 由計劃時限和計劃種類名稱組成。如某單位2014年工作計劃。正文 計劃的正文至少包括前言與主體兩大部分、不少的計劃還有一個結(jié)尾部分。如果計劃的標(biāo)題里面無單位名稱，則結(jié)尾還要有時間和落款，以表明計劃的制訂單位、制訂時間。有的計劃正文之外還有附表和附圖。 前言：前言部分一般包括制訂計劃的基礎(chǔ)(即對前一段工作情況做出簡單的

45、概括，以承前啟后，有時也可以不寫)，主要依據(jù)(即制訂計劃所遵循的方針和指示，所根據(jù)的情況和問題等)和總的目標(biāo)任務(wù)(開展什么工作，解決什么問題，達到什么效果等)。 前言是計劃的總綱，用以統(tǒng)率計劃全文。 前言的字?jǐn)?shù)沒有什么限制，一般應(yīng)與整個計劃規(guī)模相適應(yīng)、前言的結(jié)構(gòu)可以用一段式、兩段式或多段式。 有的大型計劃，前言義常以“緒論”形式出現(xiàn)，而“緒論”中又另有自己的“前言”。 主體：主題部分是計劃的基本內(nèi)容、這部分一般要寫出三個方面的問題。 一是所完成的任務(wù)和應(yīng)達到的具體目標(biāo)。即“做什么”。他般不是泛泛地寫，而是清楚地表明做到什么程度(質(zhì)量要求)，以及完成任務(wù)、達到目標(biāo)的期限。 二是完成任務(wù)、實現(xiàn)目的

46、的具體措施。即完成任務(wù)的方法，也就是“怎樣做”。措施一般指達到既定目標(biāo)所需要的人力、物力、辦法、技術(shù)、手段、組織安排等內(nèi)容。 三是完成任務(wù)的步驟，即達到目的、完成任務(wù)的每一程序安排。 在完成計劃既定目標(biāo)的過程中總要有先干后干之分。要有輕重緩急之別，所以，在制訂計劃時，規(guī)定了總的時限之后，還必須對每一階段的時間有所要求，人力、物力等有相應(yīng)安排。這些程序安排要順序合形，環(huán)環(huán)相扣，切實可行，使有關(guān)人員知道在一定的時間內(nèi)，一定的條件下，把工作做到什么程度，以便他們爭取主動，協(xié)調(diào)進行。 這三個問題是計劃的三個要素： 在結(jié)構(gòu)安排上，第一個問題一般要首先寫明；后兩個問題，視具體情況，或分開寫，或揉在一起寫，

47、或有分有合地寫，沒有固定的限制。有些計劃主體部分還包含計劃完成情況的檢查、評比，以及計劃的修訂等內(nèi)容。 計劃不同，主體部分的三個問題詳略不同，僅其寫作要求是相同的，這就是周到、詳盡、具體、明確，安排順序講究邏輯，文字要準(zhǔn)確、簡潔、通俗。 結(jié)尾 結(jié)尾是計劃的輔助、補充部分。一份計劃是否要結(jié)尾，制訂者要根據(jù)實際情況靈活掌握，不必強求一致。 有的計劃以一些正文之外的事宜為結(jié)尾，如：完成計劃的決定，發(fā)出的號召、強調(diào)工作任務(wù)中的重點和主要環(huán)節(jié)，分析實施過程中可能產(chǎn)生的問題，展望前景等等。 落款 落款要寫明制訂計劃的單位名稱或個人姓名。如前所說，標(biāo)題中已注明了單位的，這里可不必署名。 最后標(biāo)明制訂的時間(年、月、日)。有的落款后面還要寫出報送的單位及有關(guān)人員。有些與計劃有關(guān)的材料，如一些指標(biāo)、數(shù)字、圖表或文字說明等，在正文中表述不便，往往以附表形式列出，這實際上也是計劃的一個組成部分。版面編排格式 事務(wù)性公文通知采用信函格式，各要素的編排規(guī)則如下：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：推薦使用紅色小標(biāo)宋體字，大小自定。發(fā)文機關(guān)名稱后不加“文件”二字。聯(lián)合行文時，只使用主辦機關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志上邊緣距離上頁邊為30mm，居中排布。與規(guī)范公文格式相比，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志往上移了42mm。 首頁上下的紅色雙線（上粗下細和上細下粗）：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下4mm處要求印一條上粗下