監(jiān)理質(zhì)量監(jiān)督檔案管理辦1

1、河北郵電通信工程建設(shè) 作業(yè)文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法HEBYDQZ4.2.308一.總則為規(guī)范公司檔案管理工作，特制定本辦法。 二.公司檔案范圍公司建檔范圍確立為： (一)綜合部1、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料； 3、上級來文；4、勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料； 5、經(jīng)營管理方面的文件材料； 6、安全生產(chǎn)方面的文件材料；7、教育培訓(xùn)方面的文件材料；8、信息、情報方面的文件材料；9、黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料；10、其他具有利用和保存價值的文件材料。版號：A 修改狀態(tài)：0 第1頁共7

2、頁河北郵電通信工程建設(shè) 作業(yè)文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法HEBYDQZ4.2.308（二）工程管理部1、工程文件：有關(guān)工程項目建議書，可行性研究報告，初步設(shè)計，施工圖設(shè)計，設(shè)計修改通知，工程有關(guān)圖紙和技術(shù)指標；2、工程監(jiān)理有關(guān)文件：合同文本，監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理實施細則，監(jiān)理日志，工程周報，監(jiān)理通知，備忘錄，事故調(diào)查分析報告，開工報告，開（停）工令，工程延期審批報告，監(jiān)理總結(jié)，工程初步驗收，竣工驗收有關(guān)文件等。（三）財務(wù)部1、會計憑證；2、現(xiàn)金日記帳；3、銀行日記帳；4、明細帳；5、總帳；6、財務(wù)報表。（四）市場部1、招投標文件、合同、合同評審；版號：A 修改狀態(tài)：0 第2頁共7頁河北郵電通信工程建

3、設(shè) 作業(yè)文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法HEBYDQZ4.2.3082、用戶信息、用戶滿意程度測試。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)等。三.公司檔案管理體制 公司檔案工作實行集中管理體制，由綜合部負責(zé)公司檔案的管理工作。綜合部設(shè)立檔案室，并配備檔案管理人員。 四.檔案管理工作 (一).檔案的歸檔、立卷與管理。1、各部門在次年第一季度按建檔范圍要求，檢查齊全整理后交綜合部立卷歸檔。2、單項工程完工后主管部門將需歸檔材料交綜合部立卷歸檔。 3、對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全。 4、依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、

4、字母順序進行分類。 5、歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。版號：A 修改狀態(tài)：0 第3頁共7頁河北郵電通信工程建設(shè) 作業(yè)文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法HEBYDQZ4.2.3086、案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。 7、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標題。 8、對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。 9、每年對檔案進行一次清理： （1）清除不必要保存的材料； （2）對破

5、損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。 (二).檔案的保管： 1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；2、公司設(shè)立專用文件庫保存檔案； 3、做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。 版號：A 修改狀態(tài)：0 第4頁共7頁河北郵電通信工程建設(shè) 作業(yè)文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法HEBYDQZ4.2.308 (三).檔案的鑒定： 1、從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。 2、確定各類檔案的保管期限表。其中財務(wù)檔案見財務(wù)檔案保存期限表。 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。(四).檔案

6、的銷毀： 1、對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存； 2、辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準，方能銷毀； 3、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字；4、公司終止、解散時，檔案應(yīng)移交控股股東； 5、公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。 (五).檔案借閱、利用工作 版號：A 修改狀態(tài)：0 第5頁共7頁河北郵電通信工程建設(shè) 作業(yè)文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法HEBYDQZ4.2.3081、凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱 2、案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。 3、檔案資料借閱期限不超

7、過十天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 4、借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。 5、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。6、公司內(nèi)檔案利用的方式有： 1).提供檔案原件；2).提供檔案復(fù)印件；版號：A 修改狀態(tài)：0 第6頁共7頁河北郵電通信工程建設(shè) 作業(yè)文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法HEBYDQZ4.2.3083).提供文獻索引資料。7.檔案管理部門應(yīng)主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。8.檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。9.依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。10.政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)