ERP方案的前提-如何提煉信息化需求

1、7/7ERP方案的前提-如何提煉信息化需求企業(yè)對于企業(yè)信息化的生疏越來越清晰，也越來越理性化，雖然還有很多ERP成功率不高的報(bào)道，但是我們也應(yīng)當(dāng)看到實(shí)施了ERP后，所給企業(yè)帶來的價(jià)值和回報(bào)，以及在市場無情的競爭壓力下，不得不尋求管理的突破和借用先進(jìn)的IT技術(shù)，以提升自己的競爭力量和體現(xiàn)競爭優(yōu)勢。筆者僅依據(jù)以前負(fù)責(zé)做過的多個(gè)ERP項(xiàng)目閱歷，介紹一下“企業(yè)是如何在ERP項(xiàng)目中提煉自身的管理問題和業(yè)務(wù)需求的”。孫子曰：知己知彼，百戰(zhàn)不殆。企業(yè)提煉需求的過程，事實(shí)上也就是認(rèn)清企業(yè)自身存在的優(yōu)勢和不足，做到“知己”的過程。企業(yè)假如在實(shí)施ERP項(xiàng)目之初就將本身的需求和問題整理清晰，才能夠提出有針對性的核心

2、問題和明確可行的要求，才會在ERP方案設(shè)計(jì)過程中想方法解決這些問題，為后面的ERP成功應(yīng)用打好基礎(chǔ)。與其說是選型的過程，不如說是提煉需求和完善需求的過程。在當(dāng)前不斷轉(zhuǎn)變的市場環(huán)境下，每個(gè)企業(yè)都存在來自各方面的問題，如：銷售員由于無法準(zhǔn)時(shí)的了解到產(chǎn)品庫存的數(shù)量，而無法快速而精確的實(shí)現(xiàn)對客戶的承諾；即使接到了定單可是僅僅由于某個(gè)重要的原料部件供應(yīng)不準(zhǔn)時(shí)，造成了生產(chǎn)的延遲，推遲了交貨期，在強(qiáng)調(diào)快速響應(yīng)客戶并充分客戶需要的市場下，這些都嚴(yán)峻影響了企業(yè)的信譽(yù)。還有如：依據(jù)閱歷制定的生產(chǎn)方案，總是由于簽訂的最新定單而不斷的在轉(zhuǎn)變，選購，倉庫和生產(chǎn)等部門每天忙的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)全總還是不能按時(shí)完成生產(chǎn)任務(wù)；原材料有的

3、在倉庫中積壓，有的快到生產(chǎn)了才發(fā)覺短缺等等。問題是許很多多，紛繁簡單，如何將這些問題歸集起來，如何確認(rèn)瓶頸問題，如何提煉成企業(yè)的需求呢？企業(yè)存在的問題和需求雖然有許很多多，但是認(rèn)真分析一下這些需求和問題后，會發(fā)覺全部的這些需求和問題不外乎可以分成三個(gè)層面：*企業(yè)正常業(yè)務(wù)流程層面存在的問題和需求，稱為常規(guī)業(yè)務(wù)管理需求； *企業(yè)管理中影響最大，最薄弱的也最迫切需要解決的瓶頸問題，稱為核心管理需求； *企業(yè)各部門作業(yè)過程中需要多個(gè)部門協(xié)作協(xié)調(diào)的協(xié)作問題，稱作協(xié)調(diào)管理需求。 在業(yè)務(wù)層面消失的需求和問題，大多是各部門正常的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的一些需求，這些需求整理起來比較簡潔，而且在一般的ERP軟件中都可以充分，

4、這里值得留意的是：企業(yè)本身的需求是自身共性需求與行業(yè)共性需求的交匯。每個(gè)企業(yè)都已依據(jù)自己行業(yè)內(nèi)的一些規(guī)范制定了很多的制度，而且有很多業(yè)務(wù)的流程與行業(yè)內(nèi)的很多公司相像，同時(shí)每個(gè)企業(yè)由于所處的地域和環(huán)境不一樣，發(fā)展的歷史不一樣，所造就的企業(yè)文化是不一樣，這就產(chǎn)生了企業(yè)的共性需求。比如：A制藥廠原先屬于集團(tuán)下的一個(gè)車間，現(xiàn)發(fā)展成為一個(gè)獨(dú)立的企業(yè)，并且在某開發(fā)區(qū)內(nèi)新建了廠房，購置了先進(jìn)的生產(chǎn)和檢測設(shè)備，躍然成為一個(gè)嶄新的工廠，這就是他自身的歷史。A制藥廠作為一個(gè)制藥企業(yè)，必需通過GMP認(rèn)證，并且依據(jù)GMP的要求制定選購流程，質(zhì)量檢驗(yàn)流程，產(chǎn)品出庫流程，倉庫管理和銷售管理等，這既是國家藥監(jiān)局對制藥行業(yè)的

5、要求，也是行業(yè)內(nèi)的規(guī)范和制度。A藥廠的ERP項(xiàng)目經(jīng)理在詢問顧問的指導(dǎo)下，認(rèn)真分析了企業(yè)自身的特點(diǎn)后，做出了既有行業(yè)共性和自身共性的管理需求分析報(bào)告。比如：A藥廠在原材料選購的流程需求分析中就重點(diǎn)考慮了兩點(diǎn)：1、A制藥廠原先屬于集團(tuán)下的一個(gè)車間，選購是集團(tuán)統(tǒng)一做的，現(xiàn)在需要對供應(yīng)商，供應(yīng)商的供貨狀況，供應(yīng)商的信譽(yù)等進(jìn)行管理；2、GMP規(guī)定中對于原材料的質(zhì)量要求特別嚴(yán)格，堅(jiān)決杜絕不合格的材料進(jìn)入車間。在分析需求的基礎(chǔ)上，繪制的選購流程圖如下所示： 還如：對于倉庫中的庫存原料每經(jīng)過6個(gè)月就要進(jìn)行質(zhì)量復(fù)檢；倉庫中需要進(jìn)行貨位的管理，并可以清晰的查到貨位的狀態(tài)分布狀況等。企業(yè)可以在管理詢問公司的詢問顧問

6、幫助下找出企業(yè)管理的問題中哪些是合理的哪些是不合理的，哪些是客觀存在的哪些是可以主觀轉(zhuǎn)變，哪些是理性的哪些是非理性的，哪些是主動提出的哪些是被動發(fā)覺的，但是對于企業(yè)管理的各種問題，只有企業(yè)自己最了解也最清晰。對于一個(gè)正常運(yùn)作的企業(yè)來說，所謂的瓶徑問題主要是哪些力氣最薄弱的環(huán)節(jié)，最能影響到生產(chǎn)和運(yùn)作的效率，可能這類的問題并不是很多，而且分析到后面會發(fā)覺原來最薄弱的瓶頸主要集中在幾個(gè)重要的點(diǎn)上，找到了這幾個(gè)點(diǎn)也就發(fā)覺了企業(yè)管理的瓶頸問題和需求。比如：B涂料廠經(jīng)過了幾年的運(yùn)作，企業(yè)高層也有了確定運(yùn)營閱歷，但是市場環(huán)境在不斷的轉(zhuǎn)變，競爭越來越激烈，而且客戶要求定制的訂單漸漸增多，而且客戶的要求也在不斷

7、的提高，原先客戶下達(dá)訂單后十天內(nèi)交貨就可以了，現(xiàn)在有的客戶提出要五天內(nèi)交貨，這就要求企業(yè)生產(chǎn)的效率必需提高一倍，才能縮短一半的天數(shù)完成客戶的要求。企業(yè)在分析了生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)后發(fā)覺影響生產(chǎn)效率的瓶頸問題主要是：配色周期的問題。由于配色工作是人工完成的，主要靠配色工人的閱歷來做，不同的客戶對于顏色的要求是在不一樣的，這樣就可能帶來很多主觀方面的差異，從而影響到生產(chǎn)的效率。生疏到這點(diǎn)后，企業(yè)就會把這一點(diǎn)最為企業(yè)最關(guān)懷的配色問題作為瓶頸問題提出來。企業(yè)部門之間的協(xié)作和協(xié)作，引起了企業(yè)作業(yè)層面的很多問題，這里面有些問題是通過ERP的實(shí)施可以避開的，有些并不是ERP軟件中所能解決的，而是協(xié)同運(yùn)作的管理問題

8、。從我們的閱歷來看，企業(yè)針對某個(gè)工序的規(guī)范都較為齊全，但工序之間的協(xié)調(diào)和部門之間的協(xié)調(diào)簡潔產(chǎn)生瓶頸，協(xié)調(diào)的內(nèi)容、規(guī)范、手段、時(shí)間要求、對責(zé)任人的獎(jiǎng)懲細(xì)則才是重點(diǎn)內(nèi)容，“再規(guī)范的流程也會扯皮”就是這個(gè)緣由，而且難以確認(rèn)責(zé)任，這與崗位的責(zé)任、績效親密相關(guān)。企業(yè)中的ERP小組成員應(yīng)當(dāng)在充分理解ERP管理思想的基礎(chǔ)上，對于這些協(xié)作問題做一個(gè)分類歸集。比如在前面A公司的原材料選購流程中，大家也可以看出，假如選購部，倉庫，QA，QC和財(cái)務(wù)部協(xié)作過程中消失推諉和扯皮的狀況，就會影響到原材料的選購周期，甚至可能影響到生產(chǎn)的需要。以上介紹了企業(yè)需求提煉的三個(gè)層面，在企業(yè)提煉需求的過程中確定要避開以下兩個(gè)誤區(qū)：誤

9、區(qū)一：忽視了行業(yè)性的特殊需求。行業(yè)與行業(yè)之間是有很大差異的，比如制藥和機(jī)械制造兩個(gè)行業(yè)就有這不同的生產(chǎn)流程和管理方式，企業(yè)在做需求分析的過程中確定對自己所處的行業(yè)，本行業(yè)的特點(diǎn)有著較深的生疏，也就是提煉的需求要帶有行業(yè)的特色。誤區(qū)二：過分強(qiáng)調(diào)企業(yè)自身的共性化需求。ERP究竟是融入了先進(jìn)管理思想的企業(yè)管理工具，在過分的強(qiáng)調(diào)共性的基礎(chǔ)上提煉出的需求，僅僅考慮充分現(xiàn)在，沒有確定的前瞻性，結(jié)果就是會發(fā)覺沒有一套ERP軟件適合自己，只好找人定制開發(fā)，等開發(fā)完成并在企業(yè)中應(yīng)用后，由于外部條件的轉(zhuǎn)變而發(fā)覺原來的流程不合理，需要作轉(zhuǎn)變，可是由于是定制的產(chǎn)品，由于種種緣由無法升級，而商品化的ERP軟件就不存在這方面的問題了。只有擅長