電算會計內(nèi)部控制制度淺析

1、電算會計內(nèi)部控制制度淺析摘要：隨著電子信息技術(shù)的開展，會計電算化得到普及成為開展趨勢，文章就如何在新的工作形式下建立一套行之有效的內(nèi)部控制制度進(jìn)展了分析和討論。關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制企業(yè)實行電算化，大大進(jìn)步了財務(wù)數(shù)據(jù)處理的速度、準(zhǔn)確性和可靠性，而新事物往往具有其兩面性，在給企業(yè)帶來便捷的同時也帶來了企業(yè)內(nèi)部控制的新的問題，對企業(yè)內(nèi)部控制提出了新的要求。一、與傳統(tǒng)會計相比，實行電算化后企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了變化會計電算化是利用電子計算機(jī)進(jìn)展會計數(shù)據(jù)的處理，從而實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理的電子化操作。由于計算機(jī)的介入使得會計核算環(huán)境發(fā)生了很大變化，會計部門的組成由單純的財務(wù)人員轉(zhuǎn)變?yōu)榘ㄘ攧?wù)人員、計

2、算機(jī)處理系統(tǒng)的管理人員和計算機(jī)專家的組合。這一變革對于進(jìn)步會計核算的效率，促進(jìn)會計核算工作的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，進(jìn)步經(jīng)營管理程度，促進(jìn)會計工作的進(jìn)一步開展，促進(jìn)會計職能的進(jìn)一步發(fā)揮，進(jìn)步對經(jīng)濟(jì)活動的監(jiān)管程度都具有非常重要的作用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理打破了原有的封閉式的系統(tǒng)環(huán)境。企業(yè)的內(nèi)部控制不再局限于企業(yè)的內(nèi)部，而是擴(kuò)展到企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與客戶之間、企業(yè)與國家之間。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢可以實現(xiàn)內(nèi)部控制的宏觀化，擴(kuò)大企業(yè)的內(nèi)部控制范圍，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，原先應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，如今可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，如今可

3、能集中在一個部門甚至一個人完成。二、與傳統(tǒng)會計相比，內(nèi)部控制的內(nèi)容也更加廣泛在電算化方式下，內(nèi)部控制的內(nèi)容在傳統(tǒng)方式的根底上，又出現(xiàn)了許多新的問題，主要有以下幾個方面：1.業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的有機(jī)統(tǒng)一。當(dāng)企業(yè)的信息集成還僅限于部門內(nèi)部時，財務(wù)人員與業(yè)務(wù)過程完全脫節(jié)，那么對于一些不合理的業(yè)務(wù)，其僅僅只能從財務(wù)的角度判斷單據(jù)是否可以入賬，如是否有指導(dǎo)簽字、單據(jù)是否齊全等，而對業(yè)務(wù)本身內(nèi)容的合理性無從判斷，如當(dāng)一張價格嚴(yán)重失真的采購發(fā)票傳遞到財務(wù)人員這里，由于不知材料的真實價格，其在經(jīng)過簡單的復(fù)核后只能根據(jù)發(fā)票付款，從某種意義上說，其只能起到一個記錄員的作用而不是控制員的作用。企業(yè)內(nèi)和企業(yè)間的信息集

4、成可以提供足夠的信息量，使工作人員可以根據(jù)各部門提供的綜合信息判斷業(yè)務(wù)的合理性，從而防止錯誤的數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)，使工作人員從事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂瞥蔀榭赡?。因此，工作人員可以在數(shù)據(jù)采集端完成更多、更實時的內(nèi)部控制任務(wù)。2.人為的干預(yù)大為減少。高度的信息集成使人為的干預(yù)大為減少，業(yè)務(wù)部門人員負(fù)責(zé)原始電子單據(jù)的錄入，很大程度上減少了會計人員的工作量，而且電子單據(jù)也可以通過先進(jìn)的條碼識別技術(shù)、電子貨幣轉(zhuǎn)賬技術(shù)等進(jìn)展錄入和傳遞，從而保證了輸入的快捷和準(zhǔn)確，而假如再對電子單據(jù)的格式和內(nèi)容加以標(biāo)準(zhǔn)，就會使記賬憑證的自動生成成為可能。3.決策權(quán)下移。由于原始數(shù)據(jù)采集端前移至業(yè)務(wù)部門，因此決策權(quán)也下移到業(yè)務(wù)部門，

5、關(guān)于業(yè)務(wù)的審核如其合理性、正確性也由業(yè)務(wù)部門來負(fù)責(zé)，會計部門的工作也相應(yīng)地由核算轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砗蜎Q策。4.內(nèi)部控制的外部化。傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制側(cè)重于內(nèi)部管理，隨著網(wǎng)絡(luò)的開展、信息集成度的進(jìn)步，企業(yè)內(nèi)部控制的范圍不再局限于企業(yè)內(nèi)部，完全可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入其合作伙伴的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)部控制的外部化。三、加強電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建立的詳細(xì)措施1.保證輸入口數(shù)據(jù)的正確性。應(yīng)建立起完善的審核機(jī)制，除了軟件自身的檢查控制，審核人員還特別要針對一些軟件無法檢查出的錯誤進(jìn)展認(rèn)真的審核，并建立平安有效的數(shù)字簽名制度，確保電子單據(jù)不會被篡改、假冒、否認(rèn)，并通過數(shù)字簽名技術(shù)明確責(zé)任。這就要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程

6、都必須標(biāo)準(zhǔn)化，并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完好性和準(zhǔn)確性。2.加強會計信息化下的組織和人員控制。會計信息化下的組織機(jī)構(gòu)控制。從管理的效率上來看，一個企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置對企業(yè)的整體效率有直接影響，一個不合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置不僅會導(dǎo)致物不能盡其用，人不能盡其才，而且可能會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營效率低下，甚至虧損。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)更加要求企業(yè)優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置，通過崗位的設(shè)置和權(quán)責(zé)的劃分，形成一種互相監(jiān)視、互相牽制的機(jī)制，以保證會計信息的完好性和真實性，減少營私舞弊的發(fā)生。不相容職責(zé)的恰當(dāng)別離可以為防止單獨一人從事和隱瞞不合規(guī)行為提供合理的保證，按照職責(zé)設(shè)置計算時機(jī)計主管

7、、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位，保證組織構(gòu)造設(shè)置的精簡、合理。并嚴(yán)格執(zhí)行受權(quán)、審批制度。實行電算化后，由于功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送，假如不加強內(nèi)部控制，就會使某些計算機(jī)操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)展個性操縱處理結(jié)果，加大出現(xiàn)錯誤的風(fēng)險。所以，除局部組織程序有特別規(guī)定以及不能實行職責(zé)輪流制的崗位外，員工應(yīng)該輪換工作，以便及時發(fā)現(xiàn)錯誤。同時，企業(yè)應(yīng)樹立員工主人翁的意識，激發(fā)員工對工作的熱情和積極性。對各個崗位的性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍進(jìn)展分析，保證各個崗位人員權(quán)利和義務(wù)相適應(yīng)。3.加強系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的平安控制，嚴(yán)格系統(tǒng)

8、操作環(huán)境管理。加強系統(tǒng)平安控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)受權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源。保護(hù)程序和數(shù)據(jù)的平安，減少因外界因素導(dǎo)致計算機(jī)故障等方面入手。主要的控制措施包括：1訂立內(nèi)部操作制度，制止非電腦操作人員操作財務(wù)專用電腦；2設(shè)置操作權(quán)限限制；3操作人員身份的密碼控制，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志；4數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進(jìn)展定期的預(yù)防性檢查，系統(tǒng)被破壞時，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應(yīng)、強迫備份、快速重構(gòu)和快速恢復(fù)的功能。5采用網(wǎng)絡(luò)平安技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用標(biāo)準(zhǔn)，u盤專用及防病毒感染，數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認(rèn)證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的平安性

9、也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可根本確保財務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的平安性。4.要防止會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險。會計信息化下的會計檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很多差異，在手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有喪失或毀損的危險。因此企業(yè)應(yīng)專門指定檔案管理負(fù)責(zé)人，并制定備份、歸檔、借閱制度以及防磁、防火、防潮、防盜措施。建立完善的檔案管理制度，保證檔案資料的完好性和平安性，這不僅可以進(jìn)步系統(tǒng)的可維護(hù)性，而且還可以減少使用過程中錯誤操作的時機(jī)，從而使系統(tǒng)可以高效運行。企業(yè)處在經(jīng)常變化的環(huán)境之中，這就會導(dǎo)致原有的控制程序?qū)π略龅膬?nèi)容失去控制作用，在變化過程中可能會發(fā)生過失和不合規(guī)行為。應(yīng)建立一種例行過程的反應(yīng)機(jī)制，監(jiān)視控制的功能。對于大的損失和發(fā)生可能性小的不頻繁的損失，購置商業(yè)保險不失為最好方法。購置承保保險總額大小取決于管理者偏好以及企業(yè)可以承受系統(tǒng)風(fēng)險所引起損失的大校保險