辦公效率寶典

1、Micrrosooft Offficee 辦公公效率寶寶典二四四年二月月目錄TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc2136712 輕松提高高辦公效效率 PAGEREF _Toc2136712 h 3 HYPERLINK l _Toc2136713 使用語音音和手寫寫輸入功功能快速速添加文文字 PAGEREF _Toc2136713 h 3 HYPERLINK l _Toc2136714 選擇模板板創(chuàng)建規(guī)規(guī)范化的的公文 PAGEREF _Toc2136714 h 8 HYPERLINK l _Toc2136715 使用自動動更正功功能和自自動圖文文集 PAGEREF _

2、Toc2136715 h 13 HYPERLINK l _Toc2136716 堅如磐石石的安全全性 PAGEREF _Toc2136716 h 17 HYPERLINK l _Toc2136717 設(shè)置文件件保護(hù) PAGEREF _Toc2136717 h 17 HYPERLINK l _Toc2136718 數(shù)字簽名名 PAGEREF _Toc2136718 h 20 HYPERLINK l _Toc2136719 宏保護(hù) PAGEREF _Toc2136719 h 24 HYPERLINK l _Toc2136720 自動修復(fù)復(fù) PAGEREF _Toc2136720 h 26 HYPE

3、RLINK l _Toc2136721 流暢的交交流與溝溝通 PAGEREF _Toc2136721 h 30 HYPERLINK l _Toc2136722 整合電子子郵件 PAGEREF _Toc2136722 h 30 HYPERLINK l _Toc2136723 傳送郵件件 PAGEREF _Toc2136723 h 38 HYPERLINK l _Toc2136724 發(fā)送審閱閱/比較合合并 PAGEREF _Toc2136724 h 41 HYPERLINK l _Toc2136725 版本 PAGEREF _Toc2136725 h 445 HYPERLINK l _Toc21

4、36726 多語言部部分 PAGEREF _Toc2136726 h 49 HYPERLINK l _Toc2136727 Uniccodee PAGEREF _Toc2136727 h 49 HYPERLINK l _Toc2136728 簡繁轉(zhuǎn)換換 PAGEREF _Toc2136728 h 50 HYPERLINK l _Toc2136729 英漢漢英英字典 PAGEREF _Toc2136729 h 52我是一個個在政府府部門工工作的小小秘書，現(xiàn)在，政府大大力推行行“無紙辦辦公”，倡導(dǎo)導(dǎo)使用計計算機(jī)處處理文檔檔。這可可急壞了了我的領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)王處處長，焦焦頭爛額額地向我我詢問如如何使用用辦公

5、軟軟件。其其實(shí)使用用微軟公公司的OOffiice 軟件非非常容易易，它界界面友好好、操作作簡單、保存方方便。我我就以現(xiàn)現(xiàn)身說法法，和大大家共享享Offficee 軟件件的妙處處吧！輕松提高高辦公效效率使用語音音和手寫輸輸入功能能快速添添加文字字王處長從從前辦公公是不使使用計算算機(jī)的，他鼠標(biāo)標(biāo)操作不不太靈活活，打字字速度又又不快，怎么辦辦呢？OOffiice就就將他拒拒之門外外了嗎？當(dāng)然不不！使用Offficce XXP簡體體中文版版，只要要配置一一個麥克克風(fēng)，訓(xùn)訓(xùn)練計算算機(jī)熟悉悉你的語語音，就就可以解解放我們們的手指指了。打開Miicroosofft WWordd應(yīng)用軟軟件，會會出現(xiàn)如如下的界

6、界面：我們使用用鼠標(biāo)單單擊 工具具 菜單下下的 語音音 選項(xiàng)，計算機(jī)機(jī)會提示示我們安安裝好麥麥克風(fēng)，開始語語音訓(xùn)練練：單擊“下一步”按鈕。確認(rèn)麥克風(fēng)和音箱與計算機(jī)已經(jīng)正確連接。單擊“下一步”按鈕。朗讀“我正在使用麥克風(fēng)向?qū)?。它正在調(diào)節(jié)我的麥克風(fēng)音量”一句。變幻的顏色表示你的聲音已經(jīng)被計算機(jī)聽到了。然后，“下一步”按鈕才能變成可選。接著，計計算機(jī)會會讓你以以平和的的語調(diào)念念一段文文字：“今天的的天氣好好極了?！笨纯聪迪到y(tǒng)對語語音的接接收情況況。回答答語音向向?qū)У膸讕讉€簡單單問題以以后，就就可以開開始語音音訓(xùn)練了了。注意意，要保保持周圍圍環(huán)境安安靜噢, 這樣樣錄制的的效果會會更好。錄制好的語音會作

7、為配置文件保存在計算機(jī)中，每次做新的語音訓(xùn)練，配置文件也會隨之更新。我們選擇一段訓(xùn)練文本，就可以開始語音訓(xùn)練了。以平常的速度朗讀“歡迎使用”一段，文字中反藍(lán)的部分是已經(jīng)被系統(tǒng)識別的部分。不用擔(dān)心，無論您是標(biāo)準(zhǔn)的漢語，還是帶著或多或少的方言，語音識別都會照單全收。如果你不不放心的的話，還還可以選選擇更多多訓(xùn)練，你訓(xùn)練練計算機(jī)機(jī)的時間間越長，它對你你的語音音識別效效果就越越好。好了，現(xiàn)現(xiàn)在就檢檢驗(yàn)我們們的成果果吧！當(dāng)當(dāng)輸入法法工具條條上的麥麥克風(fēng)按按鈕按下下時，系系統(tǒng)處在在語音輸輸入狀態(tài)態(tài)。我們的的王處長長只用了了15分分鐘的時時間， 就完成成了語音音訓(xùn)練，瞧，他他已經(jīng)開開始使用用計算機(jī)機(jī)工作了了

8、！聲音正轉(zhuǎn)化為漢字。輸入的聲音變成了文字。怎么樣樣，效果果不錯吧吧？其實(shí)實(shí)用語音音輸入文文字只是是Offficee軟件“語音功功能”的一小小部分，用語音音輸入命命令也是是可以的的！我們們只需要要在“輸入法法工具條條”中選中中“聲音命命令模式式” ：對著麥克風(fēng)說：“文件”，于是“文件”菜單打開了。多神奇！ 自從我教教會了王王處長使使用Offficce XXP提供供的語音音功能，他就可可以輕松松地輸入入文字、操作菜菜單命令令了。他他還連連連夸獎WWordd應(yīng)用軟軟件的智智能化，不信，你也試試試吧！今天一一大早，王處長長就找我我詢問，他遇到到了一個個難題， 輸入入人名的的時候碰碰到“蕈”這個字字，不

9、認(rèn)認(rèn)識，沒沒法念出出來，也也無法使使用拼音音輸入法法，五筆筆輸入法法又不會會，怎么么辦？Offficee XPP提供的的“手寫輸輸入”功能就就是法寶寶！那些些知形不不知音的的生僻漢漢字，用用鼠標(biāo)寫寫出來即即可被計計算機(jī)識識別?！笆謱戄斴斎搿庇痔峁┕┝藥追N種功能適適應(yīng)于不不同的場場合：“ 框式式輸入”功能從輸入法法工具條條中選擇擇“ 手寫寫輸入”中的“框式輸輸入”選項(xiàng)：在框中將將這個字字寫出來來，在書書寫的同同時，WWordd 軟件件還會智智能地為為你提供供相關(guān)字字的選擇擇?！?任意意位置書書寫”功能從輸入法法工具條條中選擇擇“ 手寫寫輸入”中的“任意位位置書寫寫”選項(xiàng)，此時可可以在紙紙的任意意

10、一個地地方書寫寫，完成成后系統(tǒng)統(tǒng)會自動動識別?！?繪圖圖板”功能王處長想想把自己己的手寫寫簽名也也保存起起來，這這樣簽署署文件既既有權(quán)威威性，又又倍感親親切。打打開“ 手寫寫輸入”中的“繪圖板板”選項(xiàng)，此時手手寫輸入入的文字字或圖形形都會保保存為圖圖片格式式。怎么樣？簽名和和小圖畫畫都做的的那么漂漂亮！我我猜，你你一定躍躍躍欲試試，想親親身體驗(yàn)驗(yàn)Offficee XPP帶給你你的方便便了吧！選擇模板板創(chuàng)建規(guī)規(guī)范化的的公文王處長長今天又又給我布布置了任任務(wù)，讓讓我把上上周的會會議內(nèi)容容整理成成“會議紀(jì)紀(jì)要”，并保保存為電電子文檔檔。天哪哪，上學(xué)學(xué)讀書時時學(xué)習(xí)的的“行政公公文書寫寫規(guī)范”都忘得得差

11、不多多了，應(yīng)應(yīng)該使用用什么格格式呢？我對著著計算機(jī)機(jī)屏幕和和紙上潦潦草的幾幾個字發(fā)發(fā)呆對了，Worrd應(yīng)用用軟件中中為我們們提供了了“模板”，已經(jīng)經(jīng)將內(nèi)容容和格式式規(guī)定好好了，看看：從右側(cè)的“任務(wù)窗格”視圖中，選擇“通用模板”有很多模模板供我我們選擇擇：傳真真、信函函、報告告，我就就選擇“會議議議程”這個模模板啦！只要回答答向?qū)У牡膸讉€簡簡單問題題，Woord就就為我們們定制了了一份“會議紀(jì)紀(jì)要”的文檔檔，我按按照實(shí)際際內(nèi)容填填空就可可以完成成工作了了。從右側(cè)的“任務(wù)窗格”視圖中，選擇M上的模板如果Woord應(yīng)應(yīng)用程序序提供的的模板還還不能滿滿足你的的需要，我們可可以到微微軟網(wǎng)站站的模板板庫中

12、去去挑選，只需要要在任務(wù)務(wù)窗格中中選擇MMm上的模模板，Worrd應(yīng)用用程序就就會自動動鏈接到到微軟網(wǎng)網(wǎng)站的模模板庫：看，模板板庫還有有這么多多類型的的模板可可供我們們選擇，而且微微軟公司司隨時更更新內(nèi)容容以滿足足廣大用用戶的需需求。比如，我我們需要要撰寫一一份通知知，就可可以在“辦公”類別中中找到“通知”的模板板：只要要點(diǎn)擊“在Woord中中編輯”，就可可以直接接在Woord應(yīng)應(yīng)用程序序中編寫寫“通知”這份文文件了。除此之外外，我們們還可以以選擇“財務(wù)”類別，像“養(yǎng)老金金投資計計算器”、“貸款計計算器”等都是是非常方方便的工工具，可可以幫助助我們個個人理財財?？催@個“貸款計計算器”：我們們只

13、需要要輸入幾幾個簡單單的信息息，如“貸款總總額”、“年息”等等，我們就就可以通通過Exxcell強(qiáng)大的的計算功功能，了了解到“付款本本金”、“利息”、“余額”等相關(guān)關(guān)信息。我們撰寫寫勞動合合同、法法人證明明、公司司章程等等文書的的時候，都可以以從“模板庫庫”的“法律”類別中中找到。當(dāng)然，我我們還可可以制作作自己的的模板，比如說說，把我我們市政政府的紅紅頭文件件保存為為模板，每次有有什么新新的內(nèi)容容只需要要更新就就可以了了。這是一份份格式已已經(jīng)設(shè)定定好的文文件。我們現(xiàn)在在將它保保存為模模板：選選擇 文件件 菜單下下 另存為為 命令，在“保存類類型”中選擇擇“文檔模模板”，在“文件名名”中輸入入模

14、板的的名字，如下圖圖所示：現(xiàn)在，再再啟動WWordd應(yīng)用程程序，在在通用模模板的“常用”選項(xiàng)卡卡中，我我們就可可以看到到自己制制作的模模板：有了模板板，我處處理公文文的效率率大大提提高，而而且能保保證文體體風(fēng)格的的規(guī)范化化、統(tǒng)一一化，王王處長對對我的工工作大加加贊賞，還真得得好好感感謝Offficce軟件件的強(qiáng)大大功能！使用自動動更正功功能和自自動圖文文集王處長總總是夸我我輸入文文字快又又準(zhǔn)，今今天還向向我請教教秘訣。其實(shí)我我的打字字速度不不算最快快的，關(guān)關(guān)鍵是使使用了OOffiice 應(yīng)用軟軟件中的的一些小小功能，助我一一臂之力力。先向向王處長長簡單介介紹“自動更更正”功能。打開 工具具 菜

15、單下下的 自動動更正選選項(xiàng) 命令令，你會會看到OOffiice 自動地地檢測并并更正錯錯誤拼寫寫的英文文單詞、不正確確的大小小寫，它也也會將中中文中某某些錯誤誤的用詞詞、語法法、句法法標(biāo)識出出來，這這樣在輸輸入文字字的時候候，一旦旦出錯，Offficee會像一一個小助助手，幫幫助我們們及時地地校對。在“ 自動更正選項(xiàng)”對話框中，輸入替換的內(nèi)容為“ZG”，而替換的結(jié)果是“中華人民共和國”，鼠標(biāo)單擊“添加”按鈕完成。其實(shí)最酷酷的地方方還不在在這里，我們可可以添加加自定義義的內(nèi)容容，比如如說，我我在鍵入入“ZG”的時候候，Offficce自動動將它更更正為“中華人人民共和和國”，操作作很簡單單，打開

16、開 工具 菜菜單下的的 自動更更正選項(xiàng)項(xiàng) 命令，如下圖圖：現(xiàn)在，只只要我在在輸入文文字的時時候鍵入入ZG，就會顯顯示為“中華人人民共和和國”的字樣樣。如果果某一次次輸入時時不需要要更正，當(dāng)鼠標(biāo)標(biāo)移到文文字旁邊邊，“自動更更正選項(xiàng)項(xiàng)”按鈕會會自動出出現(xiàn)，給給出提示示，撤消消“自動更更正”：插入圖片片也可以以??！比比如說某某一個公公司的標(biāo)標(biāo)志，當(dāng)當(dāng)我鍵入入“LOGGO”這幾個個字母的的時候，Offficee自動將將公司的的標(biāo)志插插入到文文檔中, 操作作步驟如如下：在文檔中中先插入入這個公公司的標(biāo)標(biāo)志；打開 工具具 菜單下下的 自動動更正選選項(xiàng) 命令令；輸入替換換的內(nèi)容容，如：“MS”，鼠標(biāo)標(biāo)點(diǎn)擊“

17、替換”這個按按鈕。在以后的的輸入中中，只要要鍵盤輸輸入“MS”這兩個個字母，Offficee就會自自動插入入公司的的標(biāo)志：看，省去去不少時時間吧！這才是是我輸入入文字速速度快的的原因。講到這里里，王處處長對我我已經(jīng)是是刮目相相看了，“小鬼，如果我我添加了了很多替替換的方方式，什什么A是是中國啊啊，B是是北京啊啊，這這么多，我哪里里記得清清楚？”“這，沒沒關(guān)系，我們OOffiice 還有自自動圖文文集！”“自動圖圖文集”中按類類別存儲儲了許多多常用短短語，如如稱呼、參考文文獻(xiàn)行、問候語語等等。我們選選擇 插入入 菜單下下的 自動動圖文集集 ，顯示示如下的的對話框框：選擇“顯示工具欄”，就會看到“

18、自動圖文集”所有詞條內(nèi)容。從右側(cè)的“任務(wù)窗格”視圖中，選擇M上的模板當(dāng)我們使使用中文文輸入法法的時候候，自動動圖文集集會顯示示中文的的稱呼、問候語語等詞條條，如果果在輸入入一篇英英文文章章，自動動圖文集集內(nèi)容也也會隨之之改變?，F(xiàn)在我們們在輸入入文字的的時候，比如說說我鍵入入“順頌”兩個字字的時候候，Woord就就會提示示我是不不是要輸輸入“順頌商商祺！”，我按按下ENNTERR鍵，其其余的字字就自動動補(bǔ)齊。像“分手多多日，近近況如何何？”“Sinncerrelyy yoourss”等常用用問候語語，只要要鍵入簡簡單的幾幾個字，Worrd就會會自動識識別并幫幫助我們們完成輸輸入了。當(dāng)然，我我們可

19、以以創(chuàng)建自自己的詞詞條，選選擇 插入入 菜單下下的 自動動圖文集集 ，在打開開的對話話框中，添加詞詞條。比如，我我們經(jīng)常常要輸入入“建設(shè)有有中國特特色的社社會主義義”這個詞詞條，我我們點(diǎn)擊擊“添加”按鈕，Worrd就會會記錄下下來。以后的輸輸入過程程中，只只要鍵入入“建設(shè)”這兩個個字，按按下ENNTERR鍵，這這個短語語就可完完成了。將圖片選中，在“自動圖文集”中點(diǎn)擊“新建”按鈕。 我們們同樣也也可以為為圖片創(chuàng)創(chuàng)建一個個詞條。依然使使用剛才才的例子子。我們們先插入入一個圖圖片，將將圖片選選中，如如下圖所所示：Wordd會提示示我們?yōu)闉椤白詣訄D圖文集”的詞條條命名：完成后后，我們們會在“所有詞詞

20、條”的“正文”下拉列列表中，找到剛剛剛創(chuàng)建建的條目目“MS”。以后后只要選選擇它，Worrd就會會完成自自動插入入圖片的的工作。學(xué)會了了幾個小小竅門，王處長長輸入文文字的速速度大幅幅度地提提高，他他對Offficce 軟軟件的興興趣越來來越濃。看，他他正在教教別人怎怎么使用用Worrd呢！幾個簡簡單的功功能，一一傳十，十傳百百，成了了人盡皆皆知的“秘密”。你還還不趕緊緊動手試試試，說說不定還還能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)更多更更好的技技巧！知道嗎嗎？現(xiàn)在在王處長長是公認(rèn)認(rèn)的Offficce軟件件“進(jìn)步最最快學(xué)員員”，這當(dāng)當(dāng)然有我我的功勞勞，王處處長把我我大大夸夸獎了一一番，還還念叨什什么“長江后后浪推前前浪，前前

21、浪不服服當(dāng)自強(qiáng)強(qiáng)”他經(jīng)常常會跑來來“刁難”我，而而每當(dāng)解解決了問問題，我我又增加加了一份份對Offficce軟件件的信心心！今天，王處長長開完會會后，對對我說：“用Woord打打出來的的會議通通知就是漂漂亮，不不過，我我在想，這安全全問題怎怎么解決決？我手手寫的文文件，好好歹鎖在在抽屜里里就是了了，可是是電腦書書寫的文文件，發(fā)發(fā)送給別別人看，被人改改動怎么么辦？而而且現(xiàn)在在病毒這這么多，Intternnet這這么復(fù)雜雜，我根根本不敢敢上網(wǎng)，也不敢敢把文件件發(fā)送給給別人”“嗨！王王處長，使用計計算機(jī)就就是為了了信息共共享啊！你根本本不用擔(dān)擔(dān)心，OOffiice XP有有非常高高的安全全措施，且聽

22、我我一一道道來”堅如磐石石的安全全性設(shè)置文件件保護(hù)為了防防止文件件被他人人更改，我們可可以使用用Offficee XPP提供的的“文件保保護(hù)”功能，我們還還是打開開“北京市市政府文文件”為例：點(diǎn)擊“ 工具”按鈕，在下拉菜單中選擇“安全措施選項(xiàng)”。在保存文文件的時時候，選選擇 文件件 菜單下下的 另存存為 命令令，Woord會會彈出如如下的對對話框：此時，WWordd會提供供各種安安全措施施，一共共有三種種：文件打開開保護(hù)文件修改改保護(hù)建議只讀讀方式保保護(hù)它們各起起什么作作用呢？“文件打打開保護(hù)護(hù)”是指對對方打開開文件時時候需要要輸入密密碼，否否則就不不到讀取取這個文文件。安安全性夠夠高的吧吧！

23、在“打開權(quán)限密碼”中輸入密碼。注意：密碼是區(qū)分大小寫字母的！按下右側(cè)側(cè)的“高級”按鈕，還可以以選擇加加密算法法，Offficce XXP最高高可以支支持1228位長長度的密密鑰，簡簡言之，密鑰長長度越高高，破解解的時間間越長，安全性性越高。接著Woord會會提示你你再輸入入一遍密密碼確認(rèn)認(rèn)，完成成加密操操作。如果在在“修改權(quán)權(quán)限密碼碼”對話框框中輸入入密碼，就意味味著他人人只能讀讀文檔，只有知知道密碼碼的人才才有權(quán)力力修改文文檔，這這就是“文件修修改保護(hù)護(hù)”。如果在在兩個框框中都輸輸入了密密碼，對對方必須須使用一一個密碼碼打開文文件，再再使用另另一個密密碼獲得得修改文文件的權(quán)權(quán)力。 選擇“建議

24、只只讀方式式保護(hù)”，以非強(qiáng)制制性的方方式建議議對方以以只讀的的方式打打開文件件，此時時對文件件的更改改不能保保存。將“建議以只讀方式打開文檔”選中，就啟用了“建議只讀方式保護(hù)”。剛才講講的三種種文件保保護(hù)方式式不僅可可以應(yīng)用用在Woord中中，在其其它的OOffiice 應(yīng)用程程序中，如電子子表格程程序Exxcell 20002, 演示示文稿及及圖形程程序PoowerrPoiint 20002, 都可以以使用?！芭?，這這么多保保護(hù)文檔檔的方式式”王處長長聽了頻頻頻點(diǎn)頭頭，“嗨，這這幾招，只是雕雕蟲小技技，真正正酷的還還在后面面呢！”誰讓王王處長是是我的領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)呢！我拿出出了我的的看家本本領(lǐng)：打開

25、“北京市市政府文文件”，我們們從 視圖圖 菜單下下 工具欄欄 選項(xiàng)中中選擇 窗窗體 ，一個個叫做“窗體”的工具具欄會顯顯示出來來，看到到最右面面一個“鎖”形的按按鈕了嗎嗎？把它它按下去去，再保保存。按下右邊“保護(hù)窗體”的按鈕，再保存。奇跡發(fā)發(fā)生了，任何人人打開此此文件的的時候，鼠標(biāo)好好像凍結(jié)結(jié)了一樣樣，想選選中什么么文字都都不聽話話，鍵盤盤鍵入文文字也不不顯示。這就對對了，因因?yàn)槲乙岩呀?jīng)把文文件“保護(hù)”起來了了。在“ 自動更正選項(xiàng)”對話框中，輸入替換的內(nèi)容為“ZG”，而替換的結(jié)果是“中華人民共和國”，鼠標(biāo)單擊“添加”按鈕完成。王處長長照我說說的操作作了一遍遍，嘴里里還念叨叨著“太神奇奇了！”我

26、看他他一猶未未盡的樣樣子，又又教給他他更高的的一個著著數(shù)：我們選選擇 工具具 菜單下下的 保護(hù)護(hù)文檔 選選項(xiàng)，會會出現(xiàn)如如下的對對話框：我們還可以輸入密碼，輸入兩遍即可確認(rèn)這樣，即即使對方方是個OOffiice高高手，想想解除“文檔保保護(hù)”，也必必須知道道密碼才才可完成成。數(shù)字簽名名什么叫叫“數(shù)字簽簽名”？我不不是把我我的簽名名已經(jīng)保保存在電電腦中了了嗎？OOffiice XP技技術(shù)允許許通過使使用“數(shù)字證證書”對文件件或宏進(jìn)進(jìn)行數(shù)字字簽名。你可以以把數(shù)字字證書看看作是身身份證的的電子版版本。使用“數(shù)數(shù)字簽名名”以后有有什么效效果呢？如果整整個文件件都被簽簽名，任任何人（包括你你自己）將它修修

27、改的話話，文件件的簽名名都會被被破壞。也就是是說，簽簽名將保保證自簽簽名以后后后該文文件沒有有被修改改。到哪里獲獲得“數(shù)字證證書”呢？您可可從商業(yè)業(yè)認(rèn)證授授權(quán)機(jī)構(gòu)構(gòu)獲得數(shù)數(shù)字證書書（例如如 VeeriSSignn, IInc.），當(dāng)當(dāng)然，您您或您的的公司必須須向授權(quán)機(jī)機(jī)構(gòu)遞交交申請。若要了了解為 Miccrossoftt 產(chǎn)品品提供服服務(wù)的認(rèn)認(rèn)證授權(quán)權(quán)機(jī)構(gòu)的的詳細(xì)信信息，請請參閱 HYPERLINK /office/redirect/10/Helplinks.asp?AppName=OFFICE&HelpLCID=2052&LinkNum=99000011&Version=0, Miccros

28、softt Seecurrityy Addvissor Webb 站點(diǎn)點(diǎn)。數(shù)字證書書也可以以從內(nèi)部部安全管管理員或或信息技技術(shù) (IT) 專業(yè)業(yè)人員那那里獲得得?；蛘哒撸煽梢允褂糜?Seelfccertt.exxe 工工具自己己創(chuàng)建數(shù)數(shù)字簽名名。咱們就使使用最簡簡單的辦辦法創(chuàng)建建自己的的數(shù)字簽簽名：從計算機(jī)機(jī)操作系系統(tǒng)（如如Winndowws 995, Winndowws 998, Winndowws 220000等）界界面的“開始”菜單選選擇“搜索”“文文件或文文件夾”， 我我們來搜搜索一下下“sellfceert.exee”文件。找到以后后，我們們直接鼠鼠標(biāo)雙擊擊這個應(yīng)應(yīng)用程序序，計算

29、算機(jī)會提提示你為為證書輸輸入您的的姓名：輸入姓名名完畢后后，一份份數(shù)字證證書就創(chuàng)創(chuàng)建好了了?，F(xiàn)在我們們打開WWordd 應(yīng)用用程序，要為“北京市市政府文文件”簽署一一個數(shù)字字證書。步驟如下下：1在 工工具 菜單上上，單擊擊 選選項(xiàng) ， 再單單擊“安全性性”選項(xiàng)卡卡。 2選擇“數(shù)字簽名”3在“數(shù)字簽名”對話框中，選擇“添加”。4此時時，你會會看到自自己剛剛剛創(chuàng)建好好的“數(shù)字簽簽名”。選擇要要添加的的“數(shù)字簽簽名”，然后后單擊“確定”。我們還可可以查看看數(shù)字證證書的信信息：完成“數(shù)字簽簽名”以后的的結(jié)果如如下，簽署完“數(shù)字簽簽名”的文件件，任何人改改動都是是要破壞壞這個簽簽名的。Wordd會提出出

30、警告：而且簽署后的文件,在標(biāo)題中會有所體現(xiàn)。 “怎怎么樣？王處長長，有了了數(shù)字簽簽名，您您簽署、傳送文文件就有有了個人人標(biāo)識，又可以以防止他他人修改改，比一一張薄薄薄的紙安安全可靠靠多了吧吧？” “哎呀，我還怪怪人家安安全性不不高，其其實(shí)是我我懂的知知識太少少了，這這會使用用Offficee XPP，我可可就放心心了?！?宏保護(hù) 一大早早，王處處長就拿拿一張報報紙走到到我的辦辦公桌前前，“呦，王王處長，您現(xiàn)在在看起計計算機(jī)專專業(yè)的報報紙啦！真不錯錯！”“還說呢呢！Offficce軟件件中是不不是有個個叫宏的東西西？我也也不懂啦啦！怎么么還有宏病毒毒？會不不會感染染我的機(jī)機(jī)器，我我的資料料？”“

31、您您先稍安安毋躁，先來弄弄清什么么是宏。”宏是一一系列的的指令和和命令。說通俗俗一點(diǎn)，我們可可以把經(jīng)經(jīng)常進(jìn)行行的一系系列操作作錄制在在一個“宏”里，以以后的工工作直接接運(yùn)行這這個宏，軟件將將一次性性自動完完成所有有操作?！按蟾帕肆私饬耍敲春旰瓴《居钟质窃趺疵椿厥?？”計算機(jī)機(jī)病毒其其實(shí)沒有有那么可可怕，它它只是一一段可以以復(fù)制的的程序。宏的產(chǎn)產(chǎn)生為惡惡意代碼碼的傳輸輸提供了了一種途途徑。通通過宏傳傳播的病病毒我們們稱為宏宏病毒?！拔蚁耄琌ffficee XPP對宏病病毒一定定有解決決辦法吧吧？”當(dāng)然，OOffiice XP中中的宏安安全設(shè)置置可以控控制宏的的使用。百聞不不如一見見，讓我我們來動

32、動手操作作一下。我們從 工具具 菜單中中選擇 宏 安全性性 你會看到到Offficee XPP為宏設(shè)設(shè)置了三三種安全全級別：高：只允允許運(yùn)行行來自可可靠來源源的已簽簽名的宏宏，未簽簽名的宏宏將被自自動禁用用。中：你可可以選擇擇是否運(yùn)運(yùn)行存在在安全隱隱患的宏宏。當(dāng)你你打開一一個包含含宏的文文檔時，計算機(jī)機(jī)會向你你確認(rèn)是是否運(yùn)行行這些宏宏。低：所有有的宏都都可以運(yùn)運(yùn)行，并并且沒有有任何安安全警告告。當(dāng)然，基基于安全全考慮，我們將將安全性性設(shè)置為為高，如如果對方方的文件件中包含含無簽名名的宏，Offficee軟件將將自動禁禁用宏并并打開文文件。如如果是包包含簽名名的宏，僅在你你選擇信信任作者者和認(rèn)證

33、證授權(quán)機(jī)機(jī)構(gòu)的情情況下才才啟用宏宏?？纯次覀儌儗ⅰ昂臧踩浴痹O(shè)置為為中級的的情況。打開一一個包含含宏的文文件，計計算機(jī)會會給出如如下提示示：我們可以以在選擇擇是否啟啟用宏。當(dāng)然，如如果將“宏安全全性”設(shè)置為為低，那那么Offficce應(yīng)用用程序在在運(yùn)行宏宏之前不不會對你你發(fā)出警警告，也也就是說說，所有有的宏都都會在沒沒有用戶戶干預(yù)的的情況下下運(yùn)行。由于這這樣存在在潛在的的風(fēng)險，因此我我們不推推薦使用用低設(shè)置置。為了抵御御那些可可能包含含在Offficce文檔檔中的有有害宏病病毒，OOffiice XP安安裝過程程把Miicroosofft OOutllookk、Miicroosofft WW

34、ordd、Miicroosofft EExceel和MMicrrosooft PowwerPPoinnt的宏宏安全等等級設(shè)置置為高。這樣你你就不用用擔(dān)心宏宏病毒的的問題了了。王處長非非常滿意意我的答答復(fù)。經(jīng)經(jīng)過這一一翻刨根根問底的的追問，他都快快成為OOffiice的的安全專專家了。自動修復(fù)復(fù)王處長長使用OOffiice軟軟件越來來越嫻熟熟了。今今天，他他在吃飯飯時無意意中提出出的一個個小問題題，又給給我了一一次展示示才華的的機(jī)會“如果果我正在在書寫一一份文檔檔，中途途死機(jī)或或停電，沒有保保存，那那工作不不就白做做了嗎？”“就是是為了防防止出現(xiàn)現(xiàn)這個問問題，OOffiice 采取了了一系列列措

35、施”文檔恢復(fù)復(fù)知道嗎嗎？當(dāng)你你書寫文文檔的時時候，OOffiice在在默默地地為你記記錄和保保存。默默認(rèn)情況況下Offficce XXP每隔隔10分分鐘自動動保存一一次文件件，這樣樣如遭遇遇死機(jī)、停電或或錯誤操操作等狀狀況，再再次啟動動Offficee的時候候，它會會顯示出出已經(jīng)恢恢復(fù)的文文件，不不用我們們在重新新創(chuàng)建文文檔了。不信？我們選選擇 工具 菜菜單下的的 選選項(xiàng) ，查看看“保存”選項(xiàng)卡卡，在這這里你還還可以根根據(jù)自己己需要設(shè)設(shè)置系統(tǒng)統(tǒng)自動保保存文件件的時間間間隔：設(shè)置“自動保存”的時間間隔系統(tǒng)自自動為我我們保存存文件后后，我們們就不用用擔(dān)心突突然的事事故了。應(yīng)用程序序恢復(fù)工工具如果我

36、們們真的出出現(xiàn)誤操操作，導(dǎo)導(dǎo)致應(yīng)用用程序沒沒有響應(yīng)應(yīng)，Offficce XXP也為為我們提提供了應(yīng)用程程序恢復(fù)復(fù)工具。當(dāng)你發(fā)發(fā)現(xiàn)無論論怎么移移動鼠標(biāo)標(biāo)、敲擊擊鍵盤，Offficee應(yīng)用程程序都沒沒有響應(yīng)應(yīng)的時候候，不用用重新啟啟動機(jī)器器，只要要通過操操作系統(tǒng)統(tǒng)的“開始程序Miccrossoftt Offficce工具具”，打開開“Miccrossoftt應(yīng)用程程序恢復(fù)復(fù)”，會看看到一個個對話框框：我們可以以選定需需要恢復(fù)復(fù)的應(yīng)用用程序，鼠標(biāo)單單擊“恢復(fù)應(yīng)應(yīng)用程序序”，此時時Offficee會按照照要求自自動重新新啟動未未響應(yīng)的的程序。如果你你需要關(guān)關(guān)閉某一一個Offficce程序序，直接接選擇

37、“結(jié)束應(yīng)應(yīng)用程序序”就可以以了，這這是一個個更安全全的關(guān)閉閉Offficee應(yīng)用程程序的方方式。應(yīng)用程序序錯誤報報告即使你的的Offficee應(yīng)用程程序真的的沒有響響應(yīng)，在在重新啟啟動時，Offficee可以將將出現(xiàn)在應(yīng)用用程序中中的錯誤誤自動報報告給微微軟公司司的ITT部門，請專家家?guī)湍愎补餐治鑫鲥e誤原原因，并并找出相相應(yīng)的解解決辦法法。當(dāng)我們選選擇“發(fā)送錯錯誤報告告”的時候候，計算算機(jī)為我我們自動動地檢查查錯誤的的問題并并生成一一份報告告發(fā)送給給微軟公公司。“不要要把所有有問題都都自己扛扛”，微軟軟公司為為用戶提提供了更更貼心的的服務(wù)?？?，OOffiice給給你的回回答是不不是滿意意呢？

38、打開并修修復(fù)文件件王處長問問我，“那如果果你真的的碰到一一份已經(jīng)經(jīng)損壞的的文檔，打不開開，怎么么辦呢？”O(jiān)ffficee專門提供供了“修復(fù)文文檔”的工具具。我們從 文文件 菜單單中選擇擇 打打開 ：選擇“打開并修復(fù)”此時OOffiice會會自動對對已經(jīng)損損壞的文文檔進(jìn)行行修復(fù)與與恢復(fù)?！霸趺礃訕?？王處處長，再再也不用用擔(dān)心你你的文檔檔有損壞壞了吧？”“我真是是沒有想想到，微微軟公司司的Offficce應(yīng)用用程序在在安全性性方面做做的這么么嚴(yán)謹(jǐn)，有這么么多防范范的措施施”“這只是是Offficee XPP安全性性措施的的一小部部分，這這里面學(xué)學(xué)問可大大呢！不不過，我我也不能能算是專專家，您您要是

39、趕趕興趣，我這里里有一本本Offficee XPP安全白白皮書，介紹紹了Offficce XXP在安安全防范范方面的的舉措，研究研研究它，您真可可以稱得得上是專專家了！”請見附附錄“Offficee XPP安全白白皮書”流暢的交交流與溝溝通經(jīng)過一段段時間的的改革， 我們們政府部部門的軟軟件配置置越來越越完善。我們安安裝了通通信協(xié)作作平臺EExchhangge 220000 Seerveer, 大家都都使用OOutllookk來收發(fā)發(fā)郵件，快捷高高效。難難怪很多多人稱贊贊我們辦辦事效率率有了大大幅度的的提高。王處長長也在這這“信息大大潮”中充當(dāng)當(dāng)先鋒，他經(jīng)常常上網(wǎng)瀏瀏覽信息息、在網(wǎng)網(wǎng)上購物物、網(wǎng)

40、上上聊天一見見到我就就說“你們可可真是趕趕上好時時代了，想當(dāng)年年，我們們連電視視機(jī)都沒沒有，現(xiàn)現(xiàn)在的青青少年，娛樂的的東西太太多了”整合電子子郵件言歸正正傳，王王處長在在工作上上也是一一絲不茍茍，他學(xué)學(xué)習(xí)Ouutloook最最積極，有了WWordd應(yīng)用程程序的基基礎(chǔ)，學(xué)學(xué)習(xí)起來來非常容容易。那天，王處長長得意洋洋洋地走走過來，向我炫炫耀：“嘿嘿，小鬼，你平常常怎么給給別人發(fā)發(fā)送電子子郵件啊啊？” “我我們通常常都是啟啟動Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序，選擇擇“新建” “ 電子子郵件” “沒錯錯，你知知道嗎？我在WWordd中就可可以給其其他人發(fā)發(fā)信”“噢，有這回回事？王王處長，您也趕趕緊教我我

41、一手吧吧！”“據(jù)我我所知，這是OOffiice XP 的新功功能?！边@是我們傳統(tǒng)的做法，在Outlook應(yīng)用程序中新建一封電子郵件?，F(xiàn)在我我要在WWordd應(yīng)用程程序中把把“北京市市政府文文件”發(fā)送給給張局長長：選擇 文件件 發(fā)送 郵件收收件人 輸入收件人的E-mail即可發(fā)送。“選項(xiàng)”按鈕在“收件人”中輸入對方的E-mail我們直直接在“收件人人”中輸入入E-mmaill就可以以發(fā)送文文件了。如果我我想以“附件”的形式式發(fā)送給給對方，也可以以在剛才才Worrd 應(yīng)應(yīng)用程序序中選擇擇 文件件 發(fā)送 郵件收收件人 （以以附件形形式），結(jié)果將將啟動如如下的頁頁面：“你看見見最右邊邊那個選項(xiàng)的按鈕鈕

42、了嗎？”王處長長問我?！翱匆娏肆?，怎么么了？”“你點(diǎn)擊擊它看看看是什么么效果？”“哦，出出現(xiàn)了這這么一個個對話框框，叫郵郵件選項(xiàng)項(xiàng)，都有有什么用用途呢？”你給別人人發(fā)信以以后，很很關(guān)心他他什么時時候讀這這封信，對嗎？仔細(xì)看看好，我我們可以以在“請在閱閱讀此郵郵件后給給出已讀回執(zhí)”這個地地方打鉤鉤，這就就意味著著只要對對方讀過過你的電電子郵件件，你就就會收到到“已讀讀過主題題為的郵件件?！罢娴模∵@樣就就動態(tài)地地跟蹤了了一封電電子郵件件！”“還有更更絕的呢呢！”王處長長口若懸懸河地講講。如果我們們的郵件件內(nèi)容是是有時間間限制的的，比如如說，這這份文件件，過了了1月331日不不執(zhí)行就就無效了了，我們

43、們可以在在“過期時時間”這里加上上時間，甚至可可以精確確到某一一時刻。這樣, 如果果真地到到了期限限，對方方還沒有有閱讀，在Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序中，這這封郵件件就會顯顯示為灰灰色，并并伴隨一一條劃去去的橫線線，表示示內(nèi)容已已經(jīng)過期期了。“Outtloook真地地把信刪刪了嗎？”“沒有刪刪去，你你依然可可以看到到這封信信的內(nèi)容容，顏色色的區(qū)別別表示信信的內(nèi)容容已經(jīng)過過期了?！倍遥椅抑牢椅业耐率鹿ぷ鞣狈泵?，為為了引起起他們足足夠的注注意讀我我的電子子郵件，我還可可以為信信加上標(biāo)標(biāo)志。添加“郵件標(biāo)志”我們只要要點(diǎn)擊“標(biāo)記郵郵件”這個按按鈕，就就可以選選擇為郵郵件設(shè)置置標(biāo)記。我們可可

44、以使用用Outtloook已定定義好的的標(biāo)記內(nèi)內(nèi)容，如如“請答復(fù)復(fù)，請審審閱”等，當(dāng)當(dāng)然也可可以自己己定義一一些詞語語，比如如“一定要要看！精精彩內(nèi)容容，不容容錯過！”等等。除此之之外，我我們還可可以添加加時間期期限，這這樣Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序會按照照設(shè)置的的時間期期限提醒醒對方看看信。收件人收收到帶標(biāo)標(biāo)記的郵郵件后，郵件頂頂部會顯顯示關(guān)于于該標(biāo)記記含義的的注釋。如果設(shè)設(shè)置了提提醒，也也會顯示示該日期期。如下下圖所示示。時間到了了，你還還沒有看看郵件，在Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序中，會會自動將將郵件的的主題、發(fā)件人人等信息息顯示為為紅色?！澳憧?，添加了了郵件標(biāo)標(biāo)志，就就可以讓讓O

45、uttloook幫助助你催促促對方閱閱讀郵件件?！薄拔艺鏇]沒有想到到，Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序有這么么神奇的的功能?！薄拔疫@也也是工作作的需要要逐漸摸摸索出來來的，實(shí)踐出出真知，的確確如此。”“王處長長，這回回您可真真教了我我好幾著著，太方方便了，在Woord中中我們就就可以發(fā)發(fā)送郵件件，而且且還可以以讓Ouutloook做做我們的的郵件小小助手?！薄拔覐膹碾s志上上了解到到，在OOffiice XP中中，電子子郵件默默認(rèn)使用用Worrd作為為編輯器器，這樣樣我們在在書寫郵郵件的時時候，許許多Woord中中強(qiáng)大的的編輯工工具都可可以充分分利用，而且可可以在WWordd中直接接發(fā)送電電子郵件

46、件。”“王處處長，三三日不見見，當(dāng)刮刮目相看看，這話話一點(diǎn)不不假，您您還學(xué)到到什么新新知識新新功能，我虛心心向您請請教?！薄斑@倒倒不敢當(dāng)當(dāng)，你知知道嗎？我在新新浪里還還注冊了了一個免免費(fèi)郵箱箱，在單單位里使使用的是是Excchannge Serrverr的郵箱箱，對吧吧？”“每錯錯，我也也有SOOHU的的免費(fèi)郵郵箱，怎怎么了？我平常常收信從從IE瀏瀏覽器中中查看?！薄捌鋵?shí)實(shí)根本不不用，假假如我有有好幾個個帳號，什么SSOHUU啦！新新浪啦！都可以以通過OOutllookk收發(fā)信信件”“真的的嗎？”我們打打開Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序，把我我在新浪浪的郵箱箱帳戶添添加進(jìn)來來：1. 從從 Ou

47、utloook 應(yīng)用程程序的 工工具 菜單單中選擇擇 電子郵郵件帳戶戶 ； 選擇“添加新電子郵件帳戶”，鼠標(biāo)單擊“下一步”按鈕。2. 選擇服服務(wù)器的的類型，由于新新浪的郵郵箱是PPOP33類型的的，我們們選擇“POPP3”。選擇“POP3”服務(wù)器類型，鼠標(biāo)單擊“下一步”。3進(jìn)行行電子郵郵件設(shè)置置，如電電子郵件件地址、用戶名名等信息息。再輸輸入接受受郵件服服務(wù)器和和郵件發(fā)發(fā)送服務(wù)務(wù)器的名名字（在在新浪的的網(wǎng)站上上可以找找到）。如果我我們在這這里輸入入密碼，那么每每次接收收郵件的的時候，Outtloook都會會自動完完成，不不會再讓讓我們輸輸入帳戶戶密碼了了。輸入信息完畢，點(diǎn)擊“下一步”。.恭喜恭

48、喜喜，電子子郵件帳帳戶已經(jīng)經(jīng)設(shè)置完完畢?？纯赐晖瓿珊笫鞘鞘裁葱ЧＨ缛绻蚁胂胪ㄟ^私私人的郵郵箱發(fā)送送信件，只需要要發(fā)送郵郵件之前前，選擇擇“帳戶”類型：在“帳戶”選項(xiàng)中選擇郵件帳戶類型。傳送郵件件經(jīng)過你你來我往往的一番番討論，我和王王處長成成為Offficce 學(xué)學(xué)習(xí)的伙伙伴,誰誰又發(fā)現(xiàn)現(xiàn)了什么么新功能能，小技技巧，都都告訴對對方。11+12, 我們兩兩個人都都獲益匪匪淺。今天，王處長長來到我我的辦公公室，“小馮，我我這里有有一份文文件，想想依照次次序發(fā)送送：先給給張局長長看，然然后發(fā)送送給人事事部經(jīng)理理，他們們都審查查通過后后才發(fā)送送給所有有公務(wù)員員。如果果有一人人不同意意，就不不用在下

49、下發(fā)給其其他人了了。你說說，Ouutloook中中有沒有有“按順序序傳送文文件”這一功功能？“這，我還真真不知道道。查查查幫助吧吧！”選擇OOffiice XP的的 幫幫助 菜單，讓可可愛的孫孫悟空來來幫幫我我們吧！我輸入“傳送文文件”，找到到了答案案。如果有有一份文文件需要要按特定定的次序序來傳送送，我們們選擇 文文件 發(fā)送 傳傳送收件件人 ：在打開開的對話話框中，我們來來選擇傳傳送名單單。比如，我要先先將文件件發(fā)送給給局長，然后再再發(fā)送給給人事部部經(jīng)理，鼠標(biāo)單單擊“地址”這個按按鈕。鼠標(biāo)單擊“地址”按鈕。此時，OOutllookk自動將將通訊簿簿打開，我們可可以去選選擇傳送送人名單單。選擇

50、完畢后，鼠標(biāo)單擊“確定”。選擇完完畢后，Outtloook會顯顯示出我我們的傳傳送名單單及傳送送順序，我們還還可以通通過“上下移移動”的按鈕鈕調(diào)整順順序。通過“移動”按鈕調(diào)整次序。我們在這里選擇“依次傳送給每個收件人”，如果想看到文件傳送的情況，將“跟蹤狀態(tài)”選中。這樣郵郵件就能能夠按照照我們的的指示，按順序序發(fā)送了了。上圖是是對方收收到郵件件的情況況：信件件內(nèi)容中中會自動動加上“請在審審閱之后后，從 文件 菜菜單選擇擇 傳傳送 下下一收件件人 ，繼繼續(xù)傳送送郵件?！钡奶崾臼?。按照我我們的要要求，信信件先發(fā)發(fā)送給“張局長長”，然后后經(jīng)過人人事部經(jīng)經(jīng)理批示示，下發(fā)發(fā)給我們們的員工工。發(fā)送審閱閱/

51、比較較合并“小馮馮，來來來來，你你看看，用電子子郵件發(fā)發(fā)送文件件的確很很快，可可是張局局長改一一處，王王局長修修改三處處，我怎怎么對照照??？他他們每人人寫的文文件我都都保存一一份，搞搞得我自自己都糊糊涂了，唉”“別著著急，王王處長，車到山山前必有有路，OOffiice自自有好幫幫助。您您知道OOffiice XP有有一個發(fā)發(fā)送審閱閱的新功功能嗎？”“什么么審閱？跟文件件批復(fù)有有關(guān)系嗎嗎？”“這就就是在多多人共同同審核一一篇文檔檔時候用用的。OOffiice清清楚每一一個人特特定的角角色，它它可以用用不同顏顏色來表表示不同同人的意意見。”我們打打開一篇篇需要他他人審核核的文檔檔。從 文件件 菜單

52、中中選擇 發(fā)發(fā)送 郵件收收件人 （審閱閱），并輸入入收件人人的E-maiil，鼠鼠標(biāo)單擊擊“發(fā)送”。Ouutloook自自動將文文件作為為附件形形式發(fā)送送給對方方。 我們把把這份文文件發(fā)送送給張局局長、王王局長，他們都都做了修修改和批批示，他他們所做做的添加加、刪除除、以及及更改格格式的動動作都會會以修訂的形式式記錄下下來，更更加全面面直觀。當(dāng)文件件發(fā)送回回來的時時候，軟軟件會詢詢問我們們是否將將修改合合并到原原始的文文件 ，如果我我們選擇擇“是”，此時時，就可可以把多多人的修修改合并并到一個個文件中中。這樣樣在一份份文件中中就可以以看到多多個人的的意見了了。打開文文件后，我們選選擇 工具具

53、修訂 選選項(xiàng)，這這時Woord顯顯示出一一條新的的工具欄欄，上面面有類似似“”“”的按鈕鈕，我們們稱作“審閱工工具欄”：在“審閱工具欄”中，選擇“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”。在“審審閱工具具欄”中，我我們可以以選擇文文件的狀狀態(tài)，如如“原始狀狀態(tài)”、“最終狀狀態(tài)”等等。除此之之外，如如果我們們想看到到多個人人的批注注意見，我們按按下“顯示”按鈕，選擇“審閱者者”，如下下圖所示示：看，Offficce用不不同的顏顏色清晰晰地標(biāo)識識出每個個人的批批注意見見，這樣樣，“一紙在在手，總總攬全局局”吧！“不錯錯不錯，可是我我接受領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的修修改，怎怎么把這這些批注注保存到到文檔里里呢？”“這就就是我們們下面要要

54、說的比比較與合合并?！边€記得得我們剛剛剛提到到的“審閱工工具欄”吧？按下“修訂”按鈕表明此時為修訂狀態(tài)“王處處長，您您所需要要做的，就是大大筆一揮揮，接受受意見的的地方，按下這個按按鈕，不不接受修修改，按按按鈕，就這么么簡單。”我們可可以通過過左右箭箭頭的按按鈕選擇擇某一處處批注意意見，按按下“接受修修訂”，這處處修改就就會合并并到原來來的文檔檔中。當(dāng)當(dāng)然，我我們也可可以接受受對文檔檔所做的的全部修修訂。不不接受修修訂的操操作是完完全一樣樣的。將修訂合并到文檔中以后，文章顯得清爽多了！”“Offficce XXP這個個發(fā)送審審閱功能真真是太強(qiáng)強(qiáng)大了，我可以以一次性性地看到到多個人人的意見見，顏

55、色色區(qū)分清清晰，與與原文檔檔又有對對照，最最后可以以合并到到一起，真不錯錯！”“王處處長，有有時候，領(lǐng)導(dǎo)批批復(fù)回來來的文件件，連文文件名都都修改了了，而且且當(dāng)初發(fā)發(fā)送的時時候沒有有使用文件審審閱的功能能，您怎怎么比較較呢？”“沒錯錯，我最最頭疼的的就是這這個，只只好打印印出來，逐行比比較了?！薄捌鋵?shí)實(shí)，Offficce還為為我們提提供了一一個比較較文件的的好辦法法?！薄昂煤煤煤茫f說說看。”我們打打開一份份文件，從 工具 菜菜單下選選擇 比較較并合并并文檔 ，在打開開的對話話框中，選擇您您要比較較的文檔檔，比如如說是張張局長給給您批復(fù)復(fù)的文件件，點(diǎn)擊擊“合并”。Woord會會幫助您您找出原原來

56、的文文件與批批復(fù)后的的文件的的差別。如下圖圖所示：這樣，我我們對哪哪些地方方修改就就一目了了然了。自從王處處長使用用了Offficce XXP文件件審閱”、“比較合合并”的功能能，處理理、批示示文件速速度大大大地提高高，新技技術(shù)確實(shí)實(shí)帶給我我們工作作的革命命。版本你說，如果我我們好幾幾個人共共同撰寫寫一份文文件，每每一個人人寫的版版本都要要保存，怎么辦辦呢？難難道要保保存好幾幾份嗎？”“有辦辦法啊！Offficee 有一一個叫做做版本的功能能”。我們現(xiàn)在在打開一一份文件件，從 文文件 菜單單下選擇擇 版本 ：1 單擊“文件”菜單中的“版本”命令。2在“版本”對話框中單擊“現(xiàn)在保存”按鈕。3輸入

57、版本的備注，比如“修改前”，單擊“確定”按鈕。在多人協(xié)協(xié)作時，如果需要要保存一一個修改改后的版版本，再再次選擇擇 文件 版本 4在“修改后”的文件中單擊“版本”命令。5同樣的操作，保存“修改后”的版本。這樣，不不同版本本的信息息保存起起來，我我們可以以根據(jù)需需要做版版本之間間的比較較。假如如說，我我想打開開“修改后后”的版本本，操作作的命令令是一樣樣的：從 文件 菜菜單下選選擇 版本本 命令，剛才我我們保存存的“修改前前”和“修改后后”兩個版版本都顯顯示出來來，如下下圖所示示：在彈出對話框中，選中想要查看的版本，單擊“打開”按鈕。 屏幕分別別顯示先先前打開開的文件件和現(xiàn)在在被打開開的版本本，標(biāo)

58、題題欄顯示示藍(lán)色的的就是被被打開的的“修改后后”版本。我們可可以進(jìn)一一步進(jìn)行行比較。當(dāng)然，我我們也可可以刪除除某一個個版本，在“版本”的對話話框中完完成?！敖裉?，我又學(xué)學(xué)習(xí)了版本的知識識，利用用好Offficce中發(fā)送審審閱、文件傳傳閱和版本的功能能，我們們的溝通通和交流流就更加加流暢了了?！倍嗾Z言部部分Uniccodee隨著中國國加入WWTO，以及北北京申辦辦奧運(yùn)會會的成功功，中國國越來越越需要向向世界敞敞開大門門，與來來自各國國的人民民交流溝溝通。在在這種大大環(huán)境下下，我們們選擇一一個好的的辦公軟軟件平臺臺應(yīng)該支支持多國國語言。Offficee XPP可以添添加了大大量的國國際支持持。它可

59、可以獨(dú)立立安裝每每種語言言（以便便于添加加或刪除除某種特特定語言言）、新新增了MMultti-llangguagge PPackk安裝向向?qū)?，并并且能夠夠自動檢檢測操作作系統(tǒng)的的語言設(shè)設(shè)置。Offiice XP支支持Unnicoode (統(tǒng)一一字符集集的簡稱稱)，像像阿拉伯伯語、冰冰島語、芬蘭語語甚至罕罕見的波波斯文、希伯來來文等等等都可以以準(zhǔn)確無無誤地顯顯示出來來。簡繁轉(zhuǎn)換換小游從臺臺灣來大大陸工作作，感覺覺最大的的困擾就就是計算算機(jī)語言言環(huán)境不不熟悉。他在臺臺灣使用繁體體中文，使用的的輸入法法、Offficce 軟軟件的界界面都是是繁體中中文的?，F(xiàn)在面面對簡體體中文環(huán)環(huán)境的OOffiice XP，簡直就就像“文盲”一樣，好多字字不認(rèn)識識、輸入入法也不不會、拼拼音的使使用都和和原來不不一樣了了怎么么辦？其實(shí)OOffiice XP為為大家考考慮得很很周全。在安裝裝好Offficce XXP以后后，我們們從操作作系統(tǒng)的的“開始”菜單選選擇“程序”“Miicroosofft OOffiice 工具”“MMicrrosooft Offficee XPP語言設(shè)設(shè)置”， 我們們看到如如下的對對話框：在“啟用用的語言言”選項(xiàng)卡卡中，我我們從“可用語語言”里能看看到各國國使用的的語言，大到英英