行政助理崗位工作流程(XXXX02)

1、行政助理理崗位工工作流程程行政管理理工作的的重點(diǎn)在在于做好好公司經(jīng)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)標(biāo)達(dá)成的的后勤資資源的有有效利用用、服務(wù)務(wù)管理成成本的控控制與統(tǒng)統(tǒng)籌思維維的建立立，最終終的目標(biāo)標(biāo)是企業(yè)業(yè)經(jīng)營(yíng)目目標(biāo)與戰(zhàn)戰(zhàn)略的達(dá)達(dá)成。 第一章 行行政檔案案管理。一、政府府往來(lái)函函件管理理：對(duì)行政人人事經(jīng)理理給給到的的各類文文件進(jìn)行行歸檔，包括各類對(duì)外及收到的文件、函件等；不同類型型的文件件使用不同同名稱文件件夾存放放，按文文件日期期、文件件名稱、往來(lái)單單位、部部門(mén)名稱稱、文件件份數(shù)、文件頁(yè)頁(yè)碼數(shù)等等依次進(jìn)行行目錄表表編排，放放置文件件夾首頁(yè)頁(yè)；同時(shí)進(jìn)行行各類電電子表格格目錄編編排存檔檔，便于于及時(shí)查查找；每份文件件均備

2、有有掃描件件存檔，便便于需要要時(shí)及時(shí)時(shí)提取、查閱。二、公司司證照管管理：對(duì)公司的的現(xiàn)有證照照做好歸歸類存檔檔。使用時(shí)申申請(qǐng)人需需填寫(xiě)證證照使用用申請(qǐng)表表，如行行政經(jīng)理理不在，需需電話告告知，經(jīng)經(jīng)行政經(jīng)經(jīng)理審批批同意后后方可外外借或復(fù)復(fù)印使用用。根據(jù)實(shí)際際情況辦辦理相應(yīng)應(yīng)的證照照變更，同時(shí)將變更后的證照掃描件傳至香港Z先生。三、印章章管理：對(duì)需要用用印或外外借印章章時(shí)，申申請(qǐng)人需需填寫(xiě)用用印申請(qǐng)請(qǐng)單，如如行政經(jīng)經(jīng)理不在在，需電電話告知知，經(jīng)行行政經(jīng)理理審批同同意后方方可用印印或外借借。外借借時(shí)確保保印章的的安全妥妥善保管管。外借印章章要在當(dāng)當(dāng)天歸還還，如若若第二天天還需借借用，則則需再次次填寫(xiě)用

3、用印申請(qǐng)請(qǐng)單，與與第一條條相同。四、合同同管理：對(duì)公司每每月新增增簽訂的的合同，使使用文件件夾整理理、存檔檔；制作一張張目錄表表，內(nèi)容容按合同同簽訂日日期、合合同名稱稱、簽訂訂合同另另一方名名稱、合合同頁(yè)碼碼數(shù)、合同備備案份數(shù)數(shù)等依次次進(jìn)行填填寫(xiě)，放放置文件件夾首頁(yè)頁(yè)；同時(shí)進(jìn)行行合同電電子檔目目錄編排排存檔，便便于及時(shí)時(shí)查找；每份文件件均備有掃描描件存檔檔，便于于需要時(shí)時(shí)及時(shí)提提取、查查閱。五、日常常文件管管理：對(duì)公司日日常工作作中編寫(xiě)寫(xiě)的文件件及申請(qǐng)請(qǐng)做好電電子檔管管理，經(jīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審審批通過(guò)過(guò)的申請(qǐng)請(qǐng)需按需需要做好好掃描件件存檔，便便于需要要時(shí)及時(shí)時(shí)提取、查閱。宿舍管理理。行政人員員宿舍管管理

4、：年初對(duì)各各員工住房房?jī)?nèi)生活活家具進(jìn)進(jìn)行檢查查、清點(diǎn)點(diǎn)、登記記。在宿宿舍用品品簽收單單上補(bǔ)充充新增加加的生活活用具，房房間使用用人及管管理人簽簽字。每次宿舍舍有新員員工入住住時(shí)，需按照照宿舍管管理制度度填寫(xiě)宿宿舍使用用申請(qǐng)表表，宿舍舍用品簽簽收單，并安排排床位，告告知相應(yīng)應(yīng)設(shè)施使使用方法法及宿舍舍管理規(guī)規(guī)定。對(duì)于外來(lái)來(lái)入住人人員需填填寫(xiě)外來(lái)來(lái)人員入入住公司司登記表表，包括括入住時(shí)時(shí)間、姓姓名、聯(lián)聯(lián)系人、事由等等。每位住宿宿人員各各持一枚枚房間鑰鑰匙，宿宿舍管理理員J阿阿姨留有有各房間間備用鑰鑰匙一枚枚，鑰匙匙使用過(guò)過(guò)程中嚴(yán)嚴(yán)格按照照公司鑰鑰匙管理理制度執(zhí)執(zhí)行，違違規(guī)者承承擔(dān)相應(yīng)應(yīng)的行事事責(zé)任。

5、每次有人人員住宿宿變更時(shí)時(shí)及時(shí)做做好相應(yīng)應(yīng)的變更更登記，回回收房間間鑰匙。做好紙質(zhì)質(zhì)及電子子檔管理理。工人宿舍舍管理：鑒于公司司絕大部部分工人人均回家家住，主主要由行行政后勤部對(duì)對(duì)工人宿宿舍進(jìn)行行監(jiān)管。宿舍管理理員J阿阿姨留有有各房間間備用鑰鑰匙各一枚。鑰匙管理理。 v, ?11 hw% t鑰匙管管理包括括員工宿宿舍和辦辦公室宿宿舍及公公共辦公公區(qū)鑰匙匙的管理理，除總總經(jīng)理辦辦公室、總經(jīng)理理助理辦辦公室及及財(cái)務(wù)室室鑰匙由由總經(jīng)理理助理和和財(cái)務(wù)主主管管理理外，其其他鑰匙匙由行政政助理管管理。鑰鑰匙使用用過(guò)程中中嚴(yán)格按按照公司司鑰匙管管理制度度執(zhí)行。一、! 4 l2 R K辦公公室鑰匙匙分配各個(gè)辦

6、公公室鑰匙匙由各部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人持有有，其他他員工不不予發(fā)放放鑰匙。e+ TT! ss- _2 ww kk# WW1 oo+ cc員工宿宿舍鑰匙匙。+ b; q# R$ K: 77 m 行行政后勤勤科宿舍舍管理員員留有一一把。辦公室調(diào)調(diào)整或離離職員工工鑰匙及及時(shí)收回回，并予予以調(diào)整整發(fā)放。固定資產(chǎn)產(chǎn)管理辦公資產(chǎn)產(chǎn)管理：年初對(duì)公公司現(xiàn)有有的辦公公用具、辦公軟軟件等進(jìn)進(jìn)行檢查查、清點(diǎn)點(diǎn)、登記記，存電子子檔，交交與財(cái)務(wù)務(wù)處一份份。對(duì)于新購(gòu)購(gòu)置的固固定資產(chǎn)產(chǎn)按購(gòu)置置時(shí)間、留檔證證件、鑰鑰匙等做做好登記記、存放放檔案袋袋，編號(hào)號(hào)。同時(shí)做做好電子子檔目錄錄編排，便便于需要要時(shí)提取取、查閱閱。宿舍資產(chǎn)產(chǎn)管理：

7、年初對(duì)公公司宿舍舍財(cái)產(chǎn)如如電視、空調(diào)等等進(jìn)行檢檢查、清清點(diǎn)、登登記，做做好更新新、登記記工作。車輛管理理：公司目前前擁有車車輛：三三菱越野野車、廣廣本商務(wù)務(wù)車、金金杯面包包車各一一輛，旋旋耕機(jī)一一臺(tái)，玉玉柴挖掘掘機(jī)一臺(tái)臺(tái)，摩托托車三輛輛。對(duì)辦辦公使用用車輛，用用車人需需提前填填寫(xiě)用車車申請(qǐng)單單，經(jīng)行行政經(jīng)理理審批同意意后方可可派車。記錄車輛輛的每次次使用情情況，行行駛公里里數(shù)及司司機(jī)簽字字，存電電子檔，月月底將復(fù)復(fù)印件交交與財(cái)務(wù)務(wù)處一份份；摩托車分分別為WW、Q、G所使用用，記錄錄每月行行駛公里里數(shù)，存存電子檔檔，月底底按上班班期間實(shí)實(shí)際行駛駛公里數(shù)數(shù)報(bào)銷摩摩托車配配油費(fèi)。會(huì)議管理理。公司例會(huì)

8、會(huì)、部門(mén)門(mén)會(huì)議、特別會(huì)會(huì)議等，發(fā)發(fā)布會(huì)議議通知、告知；得到準(zhǔn)準(zhǔn)確會(huì)議議通知時(shí)時(shí)，提前前通知需需要參會(huì)會(huì)的人員員，同時(shí)時(shí)在會(huì)議議開(kāi)始55分鐘前前通知參參會(huì)者，準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)達(dá)會(huì)議室；會(huì)議開(kāi)開(kāi)始前一一分鐘清清查還未未到會(huì)者者，及時(shí)時(shí)通知其其到會(huì)，不不能參會(huì)會(huì)者向會(huì)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)報(bào)告。進(jìn)行會(huì)議議前準(zhǔn)備備，如準(zhǔn)準(zhǔn)備會(huì)議議中需要要的文件件、材料料，會(huì)議議室水果果、茶水水準(zhǔn)備；會(huì)議中接接待，如如給與會(huì)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)添添茶；會(huì)議后的的完善工工作，如如會(huì)議室室整理，會(huì)會(huì)議記錄錄或紀(jì)要要的編寫(xiě)寫(xiě)及發(fā)布布等。通訊錄管管理。熟悉公司司各部門(mén)門(mén)人員及及通訊電電話，隨隨時(shí)更新新公司司人員通通訊錄，于每月8日前發(fā)送當(dāng)月JX基地通訊錄至香

9、港同事Y，抄送L經(jīng)理。如有增加加或更新新通訊錄錄，更新新后及時(shí)時(shí)發(fā)送至至公司各各同事郵郵箱中。負(fù)責(zé)公司司外來(lái)電電話的接接聽(tīng)和轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移。收集、整整理外來(lái)來(lái)聯(lián)系名名片，將將所有聯(lián)聯(lián)系信息息錄入電電子表格格，便于于需要時(shí)時(shí)提取。通知管理理。負(fù)責(zé)公司司日常通通知，文件的起起草、發(fā)發(fā)放及通通知工作作，一般般性通知知可通過(guò)過(guò)綜合辦辦公室的的黑板公公告欄處處公告，或或者通過(guò)過(guò)電郵通通知。辦公用品品采購(gòu)與與管理各部門(mén)需需求計(jì)劃劃收集：每月5日日前收集集各部門(mén)門(mén)本月的物物品需求求計(jì)劃，進(jìn)進(jìn)行匯總總，編制制需求計(jì)計(jì)劃匯總總表，同同時(shí)根據(jù)據(jù)庫(kù)存情情況編制制采購(gòu)申申請(qǐng)表，交交由行政政主管審審批；于每月中中旬購(gòu)買(mǎi)買(mǎi)一次，

10、按按申請(qǐng)單單發(fā)放辦辦公用品品，申請(qǐng)請(qǐng)人填寫(xiě)寫(xiě)領(lǐng)用單單。其他公共共物品采采購(gòu)計(jì)劃劃公共物品品包括：茶杯、茶葉、食品、紙巾、清掃用用具、打打印紙等等非各部部門(mén)需求求計(jì)劃內(nèi)內(nèi)的物品品，以及及其他原原公司沒(méi)沒(méi)有但經(jīng)經(jīng)過(guò)調(diào)查查發(fā)現(xiàn)需需要采購(gòu)購(gòu)的物品品，此項(xiàng)項(xiàng)公共物物品若臨臨時(shí)急用用，可臨臨時(shí)報(bào)經(jīng)經(jīng)行政主主管，進(jìn)進(jìn)行臨時(shí)時(shí)采購(gòu)，如如果非急急用，可可在每月月5日前前匯總需需求計(jì)劃劃，進(jìn)行行集中采采購(gòu)。采購(gòu)流程程一般日用用品（非非辦公家家具、設(shè)設(shè)備等大大型物資資）由行行政助理理進(jìn)行采采購(gòu)，流流程如下下：6 , N- I99 a99 S33 Q# t T77 T+ j88 , h、首首先編制制采購(gòu)申申請(qǐng)表，交交

11、由行政政主管審審批；憑借審批批的采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)表表到財(cái)務(wù)務(wù)處辦理理借支手手續(xù)；% r+ R22 f y% w到到達(dá)指定定地點(diǎn)進(jìn)進(jìn)行采購(gòu)購(gòu)；采購(gòu)結(jié)束束后，填填寫(xiě)報(bào)銷銷單（含含價(jià)格），整整理好票票據(jù)，將將實(shí)物與與單據(jù)交交由行政政主管審審批；, F; H: N88 Y % 33 r77 R W99 T物物資入庫(kù)庫(kù)，由行行政助理理開(kāi)具入入庫(kù)單，行行政主管管、財(cái)務(wù)務(wù)簽字，一一式兩聯(lián)聯(lián)，行政政助理與與財(cái)務(wù)各各一份；5 , Q& a X) V66 S/ g根根據(jù)入庫(kù)庫(kù)單填寫(xiě)寫(xiě)入庫(kù)匯匯總表（電電子版）；將報(bào)銷單單交由財(cái)財(cái)務(wù)審批批、報(bào)銷銷。辦公用品品發(fā)放任何辦公公用品的的領(lǐng)用均均需要登登記；每每月集中中采購(gòu)的的物資

12、（按按照各部部門(mén)的需需求計(jì)劃劃）在采采購(gòu)結(jié)束束后，月月初予以以集中發(fā)發(fā)放；% E+ D% A; e11根據(jù)各各部門(mén)的的物資需需求計(jì)劃劃，到倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)集中中領(lǐng)取，出出具出庫(kù)庫(kù)單，行行政主管管、財(cái)務(wù)務(wù)簽字，一一式兩聯(lián)聯(lián)，行政政助理和和財(cái)務(wù)各各一份；根據(jù)出庫(kù)庫(kù)單填寫(xiě)寫(xiě)出庫(kù)匯匯總表（電電子版）；發(fā)放時(shí)，根根據(jù)不同同物資的的性質(zhì)，登登記到不不同的領(lǐng)領(lǐng)用登記記表中，發(fā)發(fā)放完畢畢后，編編制匯總總表，更更新庫(kù)存存。2 B66 % $ I) v44 U55 ?44 p11 G* _五五、辦公公用品庫(kù)庫(kù)存管理理庫(kù)存用品品及新采采購(gòu)用品品統(tǒng)一放放置在資資料室（資資料室作作為辦公公用品倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)）；8 q55 , 33 O&

13、 k66 辦辦公用品品出入庫(kù)庫(kù)堅(jiān)持開(kāi)開(kāi)單據(jù)、行政主主管審批批、及時(shí)時(shí)更新庫(kù)庫(kù)存的原原則：用品出入入庫(kù)后，進(jìn)進(jìn)行整理理，各類類物品分分類存放放； 5 uu. RR/ WW! dd每月224日前前進(jìn)行庫(kù)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)點(diǎn)，填寫(xiě)寫(xiě)盤(pán)存表表，交由由行政主主管審查查，如果果發(fā)現(xiàn)實(shí)實(shí)際與賬賬目不符符，查明明原因，追追究責(zé)任任。! S$ k. Q66 _! cl00 保保底庫(kù)存存量，由由行政主主管確定定六、辦公公用品使使用管理理對(duì)于借用用的物品品，需要要?dú)w還的的，行政政助理需需要跟蹤蹤歸還時(shí)時(shí)間，到到時(shí)間還還未歸還還的要與與之溝通通，超過(guò)過(guò)三天的的需說(shuō)明明原因及及歸還時(shí)時(shí)間； 對(duì)于交還還的物品品的完好好性，行行政助

14、理理需要予予以當(dāng)場(chǎng)場(chǎng)雙方檢檢查確認(rèn)認(rèn)，如有有問(wèn)題視視情況需需要借用用人承擔(dān)擔(dān)的，由由借用人人原價(jià)賠賠償或重重購(gòu)；確確認(rèn)無(wú)誤誤后簽字字； + : cc6 YY3 uu ZZ- ff0每月月30日日前匯總總本月員員工領(lǐng)用用，需扣扣款的明明細(xì)表（含含工作包包、工作作裝、入入住宿舍舍、電話話卡等）報(bào)報(bào)至人事事主管以以備當(dāng)月月工資核核算。設(shè)備保養(yǎng)養(yǎng)、維修修管理：管理使用用復(fù)印機(jī)機(jī)、傳真真機(jī)掃描描儀及其他耗材材設(shè)備，建建立設(shè)備備檢查清清潔制度度，掌握握各種器器材功能能使用。確保公司司網(wǎng)絡(luò)、水、電電的正常常供應(yīng)及及安全使使用，確保故故障244小時(shí)內(nèi)內(nèi)及時(shí)報(bào)報(bào)修。其他工作作：年初各公公司辦理理年檢、換證。農(nóng)產(chǎn)

15、品無(wú)無(wú)公害認(rèn)認(rèn)證申請(qǐng)請(qǐng)，材料料準(zhǔn)備。果園采果果、銷售售時(shí)，協(xié)協(xié)助銷售售主管做做好銷售售工作，3-5月聯(lián)系膠框購(gòu)買(mǎi)及紙箱的訂做工作。月初工作作：1、按時(shí)時(shí)交納公公司行政政費(fèi)用，每月1日查詢公司上月4部固話電話費(fèi)，10日查詢上月用電費(fèi)。8日前發(fā)送該月人員通訊錄至香港Y。2、金杯杯車、廣廣本奧德德賽每月月租賃費(fèi)費(fèi)。3、檢查查各種辦辦公用品、申申請(qǐng)單、報(bào)銷單單等使用用情況并并及時(shí)補(bǔ)補(bǔ)充。4、統(tǒng)計(jì)計(jì)本月需需購(gòu)買(mǎi)的的辦公用用品。5、記錄錄大食堂堂工人用用餐人數(shù)數(shù)，小食食堂行政政人員用用餐人數(shù)數(shù)，每月月11日日、211日、月月底統(tǒng)計(jì)計(jì)食堂伙伙食開(kāi)支支，交與與食堂管管理員JJ阿姨用用于食堂堂伙食費(fèi)費(fèi)報(bào)銷使使用

16、。月中工作作：1、檔案案管理。對(duì)各類類文件、資料進(jìn)進(jìn)行歸集集、整理理、入檔檔，并負(fù)負(fù)責(zé)日常常借閱及及管理。2、固定定資產(chǎn)管管理，宿舍管管理，鑰匙管管理，車輛管管理，會(huì)議管管理，通訊錄錄管理，通知管管理，辦公設(shè)設(shè)備管理理。3、辦公公用品采采購(gòu)、領(lǐng)領(lǐng)用和分分發(fā)工作作。月末工作作：更新各公公司行政政報(bào)表，包包括M11-M66表，合合同綜合合報(bào)表，印印章使用用報(bào)告/變更通通知，證證照臺(tái)帳帳表，如如當(dāng)月有有新增合合同、印印章使用用變更或或證照更更新等，則則將新增增合同、最新證證照及經(jīng)經(jīng)行政經(jīng)經(jīng)理簽署署后的各各報(bào)表掃掃描發(fā)送送至香港港Z先生。每日工作作：1、日常常接待。第一時(shí)時(shí)間發(fā)現(xiàn)現(xiàn)前來(lái)辦辦事、拜拜訪的客客人，詢?cè)儐?wèn)客人人來(lái)意，如如找人，在在適當(dāng)?shù)牡臅r(shí)候引引導(dǎo)至被被找人處處，如被被找人正正在忙，可可安排客客人在休休息區(qū)稍稍等，待待與被找找人確認(rèn)認(rèn)是否接接見(jiàn)后在在做相關(guān)關(guān)引導(dǎo)。如前來(lái)來(lái)者為相相關(guān)部門(mén)門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，則則直接將將客人引引至?xí)h議室或總總經(jīng)辦，告告知公司司領(lǐng)導(dǎo)接接見(jiàn)，準(zhǔn)準(zhǔn)備茶水水、果盤(pán)盤(pán)。2、辦理理各種日日常行政政事務(wù)和和手續(xù)，如填寫(xiě)報(bào)表、復(fù)印、打印等。3、保持持辦公區(qū)區(qū)、走廊廊、衛(wèi)生生間及草草坪的環(huán)環(huán)境衛(wèi)生生。4、保證證日常辦辦公設(shè)施施的