公司文件管理辦法

1、 文件管理辦法1.總 則1.1為規(guī)范xx有限公司（以下簡稱公司）文件處理，建立和完善公司管理制度，根據(jù)集團(tuán)文件管理辦法等規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。1.2本辦法適用于公司所屬各部門。1.3文件處理是指文件的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。1.4本辦法所指文件是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中形成的具有行為規(guī)范作用和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹集團(tuán)方針、政策，發(fā)布規(guī)定和措施，請示或答復(fù)問題，報(bào)告或布置工作，以及商洽業(yè)務(wù)、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。1.5文件處理應(yīng)實(shí)事求是、精簡、高效；要充分利用現(xiàn)化代的辦公手段，努力提高文件處理的質(zhì)量。1.6文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密

2、。帶密級的文電要有專人管理，在規(guī)定范圍內(nèi)傳閱和使用。1.7綜合管理部是文件處理的組織、協(xié)調(diào)和歸口管理部門。2.文件種類2.1根據(jù)文件結(jié)構(gòu)層次，常用文件種類有：2.1.1決定適用于重大問題決策、干部任免、重大項(xiàng)目投資決策，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)等。2.1.2通知適用于發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位的文件，批轉(zhuǎn)下級單位的文件，傳達(dá)要求下級單位辦理和需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，人事任免等。2.1.3通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神等。2.1.4報(bào)告適用于向上級單位匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級單位的詢問等。2.1.5請示適用于向上級單位或有關(guān)主管部門請求指示或批

3、準(zhǔn)等。2.1.6批復(fù)適用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)。2.1.7意見適用于對重要問題、事項(xiàng)提出見解和處理辦法；向上級單位提出見解和建議，向下級單位表明態(tài)度、提出統(tǒng)一要求及處理原則和辦法等。2.1.8函適用于與不相隸屬的機(jī)構(gòu)、單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題等。2.1.9會議紀(jì)要適用于記載會議主要精神和議定事項(xiàng)。2.2結(jié)合公司實(shí)際，按照公司發(fā)文慣例，公司對外發(fā)文可分為一般性文件和正式文件（紅色版頭）兩類。2.2.1一般性文件是指由公司各部門、項(xiàng)目部擬定，需以公司名義向各部門、各項(xiàng)目部傳達(dá)會議精神、各類通知、邀請函、部門制度等非機(jī)要性文件。（一般性文件格式見附件8）。2.2.2正式文件（紅色版頭）是指

4、經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)授意，由公司各部門、項(xiàng)目部擬定，以公司名義對內(nèi)對外發(fā)布的正式制度、通報(bào)、通告、函、決定、批復(fù)、意見等機(jī)要性文件。3.文件格式3.1紅色版頭正式文件一般由發(fā)文單位標(biāo)識、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期和份數(shù)組成。3.1.1發(fā)文單位標(biāo)識。發(fā)文單位標(biāo)識一般由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。3.1.2秘密等級。涉及公司商業(yè)秘密的文件應(yīng)在文件的首頁右上方標(biāo)明“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”等級。涉及公司商業(yè)秘密的文件應(yīng)當(dāng)加蓋受控章。3.1.3緊急程度。緊急文件應(yīng)根據(jù)緊急程度，分別在文件

5、的右上角標(biāo)明“急件”、“特急”。凡注明緊急程度的文件，應(yīng)從核稿、審批、印制到發(fā)文，按時(shí)限要求迅速處理。3.1.4發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號，標(biāo)注在發(fā)文單位之下，橫線上方。綜合管理部負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一編號管理。3.1.5標(biāo)題一般應(yīng)包括事由和文件種類。標(biāo)題應(yīng)當(dāng)確切、簡明扼要的概括行文內(nèi)容，除規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號。3.1.6主送單位是指文件的主要受理單位，主送單位一般應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。抄送單位是指除主送單位外需要執(zhí)行或了解文件內(nèi)容的其他單位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。3.1.7附件說明。文件如有附件，應(yīng)在正文之后、成文日期之前注明附件的順序和名稱。3.1.8成文日期以簽發(fā)人

6、的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。3.1.9印章和落款。除會議紀(jì)要外，文件一律加蓋印章。一般文件落款處不署名，只加蓋發(fā)文單位的印章。3.1.10主題詞。應(yīng)根據(jù)文件主題和文種制定主題詞，一般不超過5個(gè)。標(biāo)注位置一般在文件末頁下端、抄送上方，詞匯之間空兩格。3.1.11印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件發(fā)送范圍和存檔需要確定。3.2一般性文件發(fā)文單位標(biāo)識、標(biāo)題、正文、附件說明、成文日期、印章、附件等組成。4.文件處理4.1收文管理4.1.1文件的簽收、登記1）文件的簽收。送達(dá)公司的公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)親啟之外），如文件中已標(biāo)明接收人，由文秘人員接收送達(dá)；未標(biāo)明姓名的，均由文秘人員簽收后送至綜合管理部主任處理。2）文件的登記。外來文

7、件原則上應(yīng)交綜合管理部文秘人員分類逐項(xiàng)在收文登記簿上詳細(xì)登記并保管，個(gè)人不得存放。無需辦理的文件，綜合管理部文秘人員在收文登記薄中編號登記后歸檔管理。需辦理的文件，應(yīng)附收文批辦單（見附件6），呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批后分轉(zhuǎn)處理。4.1.2文件的閱批與流轉(zhuǎn)1）凡正式來文應(yīng)由綜合管理部主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)簽署擬辦意見，綜合管理部文秘人員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。承辦部門簽收后，交由承辦人具體辦理并填寫處理結(jié)果。承辦人辦理完畢后，需將收文批辦單、文件原件、處理結(jié)果（紙質(zhì)文檔、電子文檔）、底稿等交由綜合管理部文秘人員存檔。2）一般函、電等，由綜合管理部文秘人

8、員直接分轉(zhuǎn)相關(guān)部門或人員辦理，并在收文登記薄中作登記。3）為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，綜合管理部文秘人員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱或并行處理，最遲不得超過兩個(gè)工作日（特殊情況例外）。4.1.3文件的傳閱和催辦1）傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看，對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2）閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，閱批文件一般不得超過半天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如文件上有領(lǐng)導(dǎo)“批示”和“擬辦意見”，綜合管理部應(yīng)督促有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)辦理有關(guān)事宜。3）文件閱完后

9、，綜合管理部文秘人員應(yīng)及時(shí)收回存檔，對文件負(fù)有催辦、檢查督促的責(zé)任。承辦部門接到文件后應(yīng)立即指定專人辦理，不得積壓。4.2發(fā)文管理4.2.1文件的簽發(fā)程序1）各職能管理部門需要發(fā)文，應(yīng)草擬文稿，并填寫發(fā)文簽批單（正式文件見附件3、一般性文件見附件8），經(jīng)部門經(jīng)理審核后報(bào)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理簽批。如文件內(nèi)容與其他部門有重要關(guān)聯(lián)，須其他相關(guān)部門在發(fā)文簽批單會簽欄內(nèi)填寫會簽意見（可另附頁）。2）文件審批或會簽完畢后，主辦部門根據(jù)相關(guān)部門簽批人的意見對文件進(jìn)行修改，確認(rèn)無誤后交綜合管理部文秘人員核稿、統(tǒng)一編號、打印，下發(fā)和歸檔管理。3）發(fā)文時(shí)，要對發(fā)文簽批單（見附件7）所列項(xiàng)目逐條填寫，收件人簽字并注

10、明時(shí)間。4）文件發(fā)文范圍：集團(tuán)機(jī)關(guān)、研究院，各兄弟單位辦公室。有特殊要求的，另行確定。4.2.2文件審批權(quán)利：各職能部門的文件均由總經(jīng)理簽發(fā)。4.2.3各類文件一經(jīng)印發(fā)，任何人不得隨意修改。各部門確需修改，應(yīng)以書面形式經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，提交總經(jīng)理審核。修改內(nèi)容審核完成后，提交綜合管理部重新發(fā)文。4.2.4文件的發(fā)送：總經(jīng)理助理及以上公司領(lǐng)導(dǎo)可發(fā)送紙質(zhì)版文件，其它部門通過OA辦公系統(tǒng)發(fā)送電子版文件。4.3文件的立卷歸檔4.3.1文件歸檔工作依照檔案法和集團(tuán)相關(guān)的檔案管理辦法及時(shí)整理、歸檔。4.3.2文件原件由綜合管理部負(fù)責(zé)存檔，其他部門保存復(fù)印件。4.3.3存檔時(shí)，要求把文件的批復(fù)（收文批辦

11、單或發(fā)文簽批單）、文件原件、底稿收集齊全，保持文件的完整性。4.3.4要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。 5. 附 則5.1辦法自總經(jīng)理簽發(fā)之日起正式實(shí)施。5.2本辦法由綜合管理部制定并負(fù)責(zé)解釋。附件1：收文處理流程 附件2：發(fā)文處理流程 附件3：正式文件格式 附件4：公函格式 附件5：文印格式 附件6：收文批辦單 附件7：發(fā)文簽批單附件8：一般性文件格式附件1：收文處理流程集團(tuán)或外單位來文集團(tuán)或外單位來文收文登記收文登記閱辦和分辦返回文秘領(lǐng)導(dǎo)批示返回文秘閱辦和分辦返回文秘領(lǐng)導(dǎo)批示返回文秘 綜合管理部主任擬辦 綜合管理部主任擬辦封發(fā)處理單封發(fā)處理單歸檔歸檔附件2：公司發(fā)文處理流程經(jīng)辦人

12、擬稿經(jīng)辦人擬稿部門主任審核部門主任審核綜合管理部文秘核稿綜合管理部文秘核稿綜合管理部主任審核綜合管理部主任審核編號編號公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿人校對擬稿人校對印制、分發(fā)印制、分發(fā)立卷、歸檔立卷、歸檔注： 表示需要修改或不同意，回上一環(huán)節(jié)附件3：正 式 文 件 格 式 秘 密 急 件xx有限公司文件 電力xx XX號 簽發(fā)人： 關(guān)于XXXXXXX的通知公司各部門、項(xiàng)目部：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。特此通知。附件：XXXX辦法及相關(guān)表單 xx有限公司 XX年XX月XX日主題詞：辦法 管理 通知xx有限公司綜合管理部 xx年12月12日印發(fā)附件4 ：公

13、 函 格 式xx有限公司電力XX函xxXX號關(guān)于的函：。xx有限公司 XX年XX月XX日附件5 ：文 印 格 式 標(biāo)題(方正小標(biāo)宋簡體、二號、加粗、居中) 空兩行 一、一級標(biāo)題(仿宋GB2312、三號、加粗) (一)二級標(biāo)題(仿宋GB2312、三號、加粗) 1.三級標(biāo)題(仿宋GB2312、三號、) (1)四級標(biāo)題(仿宋GB2312、三號) 正文，三號，仿宋GB2312，每段段前縮進(jìn)兩位 頁眉(小四號、黑體、加粗) 頁腳(小四號、黑體、加粗) 頁面設(shè)置：文檔網(wǎng)格：字體設(shè)置仿宋GB2312、三號 指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格26字/行，21行/頁 頁邊距：上下3.5，左右2.7，頁眉2.5，頁腳2.5 段

14、落固定值28磅 以上按A4紙型排版。文件用紙型A3，裝訂騎縫訂或粘頁，不另加封面，雙面印刷。 附件6： 收文批辦單急件 特急 秘密 機(jī)密 絕密標(biāo) 題： 來文單位： 收文日期： 收文編號： 來文文號： 綜合管理部擬辦意見： 領(lǐng)導(dǎo)批示：部門簽收：處理結(jié)果： 承辦人： 日 期： 附件7：發(fā)文簽批單編號： xx 號 xx年 月 日急件 特急 秘密 機(jī)密 絕密標(biāo) 題： 附 件： 主送單位：集團(tuán)公司抄送單位： 主辦部門：XX部 擬稿人： 部門經(jīng)理審核： 綜合部主任審核： 會 簽： 分管副總經(jīng)理簽批：總經(jīng)理簽批：辦公室核稿與印發(fā)： 共印 份附件8：一般性文件格式 （抬頭）： （正文）落款日期管理手冊附件9 編號：文件銷毀記錄表序號文件名稱文號歸檔日期保存期銷毀日期銷毀方式批準(zhǔn)人銷毀