試論如何完善工程項(xiàng)目檔案的管理探析

1、試論如何完善工程工程檔案的管理探析【論文關(guān)鍵詞】工程工程檔案管理問(wèn)題對(duì)策【論文摘要】工程檔案是檔案的一個(gè)重要組成局部。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質(zhì)量之間有著親密的關(guān)系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應(yīng)對(duì)措施,以確保工程質(zhì)量。工程檔案的管理是整個(gè)工程建立管理中一項(xiàng)重要的根底工作,指建立工程在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及開(kāi)工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、開(kāi)工文件和開(kāi)工驗(yàn)收文件等。保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完好和系統(tǒng)尤為重要,因此,如何加強(qiáng)工程工程檔案管理工作刻不容緩。1.工程檔

2、案管理的重要意義1.1完善工程施行狀態(tài),確保質(zhì)量、進(jìn)度、平安的全面控制。目前我國(guó)諸多工程工程一般采取工程經(jīng)理承包責(zé)任制的方式,由工程經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、平安等,以便突出工作效益和經(jīng)濟(jì)效益。工程經(jīng)理承包責(zé)任制對(duì)確保工程工程的完成起著重要的作用,在工程工程承包合同中,針對(duì)不同內(nèi)容,確定不同的目的,只有在工程工程完成后,所有目的到達(dá)先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn),工程承包獎(jiǎng)才能得到兌現(xiàn),假如將工程施工文件歸檔工作也納人到工程工程承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。1.2建立工程檔案是建立工程的有機(jī)組成局部。建立工程立項(xiàng)文件是建立工程工程決策、審批、確立過(guò)程的真實(shí)記錄,在建立工

3、程施工之前,建立工程檔案就開(kāi)場(chǎng)產(chǎn)生并積累。在工程開(kāi)工建立前已經(jīng)形成并積累的文件被稱(chēng)為建立工程準(zhǔn)備階段文件,工程經(jīng)費(fèi)落實(shí)和工程預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、及工程詳細(xì)施行的根本根據(jù)。而工程預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是工程勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的根據(jù)。假如把這一個(gè)文件積累過(guò)程從建立工程中剔除,建立工程是根本無(wú)法成立,也是無(wú)法開(kāi)展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必需要經(jīng)送檢合格才能使用,這些檢測(cè)文件材料是非常重要的根據(jù)。在建筑材料使用進(jìn)程中,應(yīng)該根據(jù)指令施行,如用什么標(biāo)號(hào)水泥,怎么配比,用量多少等,在施行中還有旁站監(jiān)視記錄和檢測(cè)記錄,出現(xiàn)了問(wèn)題還有調(diào)整指令和變更說(shuō)明等等,這些都需

4、要工程資料來(lái)指導(dǎo)。1.3建立工程檔案直接反映建立工程質(zhì)量的好壞。建立工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財(cái)產(chǎn)平安,因此,質(zhì)量問(wèn)題是重中之重,建立檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞,隨著建立工程工程廣泛施行和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的開(kāi)展,對(duì)建立工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義,即建立工程質(zhì)量是指工程滿(mǎn)足業(yè)主需要的,符合國(guó)家法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質(zhì)量也會(huì)更加得到重視。2.如何才可以不斷完善工程工程檔案管理2.1做好工程施行前的準(zhǔn)備工作。先期介入,控制為主。在工程準(zhǔn)備階段,建立單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門(mén)進(jìn)展宣傳。每一個(gè)工程的建立

5、都會(huì)涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位以及建立單位不同的部門(mén)。不同單位和部門(mén)在工程的各個(gè)階段又有不同的資料搜集任務(wù),所以必須落實(shí)好各單位、各部門(mén)的責(zé)任。因此,為了確保每個(gè)基建工程的檔案資料能按時(shí)、按質(zhì)、按要求搜集齊全,建立單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料搜集方面的要求及違約責(zé)任,做到以預(yù)防為主的重點(diǎn)。2.2檔案管理要明確范圍,突出重點(diǎn)?？偟膩?lái)說(shuō),每一個(gè)工程工程都必須經(jīng)過(guò)工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、開(kāi)工驗(yàn)收等幾個(gè)階段,而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如,在工程準(zhǔn)備階段有立項(xiàng)文件、建立用地審批文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開(kāi)工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃

6、、監(jiān)理睬議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié)等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、根底設(shè)施文件、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件等;開(kāi)工驗(yàn)收階段有綜合開(kāi)工圖、專(zhuān)業(yè)開(kāi)工圖、工程開(kāi)工總結(jié)、開(kāi)工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用財(cái)產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過(guò),對(duì)于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的工程在每個(gè)階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點(diǎn),抓住主要環(huán)節(jié)。2.3完善工程工程檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過(guò)程中及施工完成后的管理工作,是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求,推動(dòng)企業(yè)施工檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的必要條件,一套好的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)將對(duì)一個(gè)工程工程

7、的順利施行起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統(tǒng)可能會(huì)使檔案管理陷入混亂甚至使整個(gè)施工進(jìn)程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)到達(dá)如下幾個(gè)方面的要求:(1)以工程工程檔案管理需求為背景,支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務(wù),包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護(hù)等,以進(jìn)步公司的檔案管理效率;比方:施工人員信息資料,就應(yīng)該包含施工人員的姓名、年齡、政治相貌、文化程度、施工技能程度、所學(xué)的專(zhuān)業(yè)、畢業(yè)時(shí)間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點(diǎn),但也有一樣點(diǎn)。假如不對(duì)這些信息進(jìn)展細(xì)致的分析,將直接導(dǎo)致管理的混亂。(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地

8、獲取相關(guān)信息,以便做出科學(xué)的決策,推動(dòng)企業(yè)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理;(4)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡可能構(gòu)造簡(jiǎn)單,使用方便;(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準(zhǔn)確,查詢(xún)檔案快捷、高效。采用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來(lái)進(jìn)展管理已經(jīng)是當(dāng)前水利水電施工檔案管理的迫切需要。2.4進(jìn)一步進(jìn)步工程檔案管理人員的素質(zhì)。進(jìn)步認(rèn)識(shí),加強(qiáng)培訓(xùn)。一是要進(jìn)步各檔案館(室)對(duì)新形勢(shì)下檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),從思想上強(qiáng)化效勞意識(shí)。二是加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓(xùn),進(jìn)步業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是加強(qiáng)檔案宣傳力度和檔案法制建立,對(duì)嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的,就要追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.結(jié)語(yǔ)相比一般的檔案管理,工程工程的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專(zhuān)業(yè)性。其檔案貫穿于工程施行的全過(guò)程,因此,是對(duì)工程工程的一個(gè)更加直接有效的控制,因此,在建立工程檔案管理已有成效的根底上,進(jìn)一步完善建立工程檔案管理工作,為建立