工作分析及職務(wù)說明書撰寫

1、2016年5月12日工作分析與職務(wù)說明書撰寫實(shí)務(wù)廣州九恒人力資源部內(nèi)部培訓(xùn)課件1目 錄 1、工作分析與職務(wù)說明書簡述 2、如何進(jìn)行工作分析及撰寫職務(wù)說明書 3、撰寫職務(wù)說明書的注意事項(xiàng)1、工作分析與職務(wù)說明書工作分析：又叫崗位分析、職務(wù)分析、職位分析解決：1、“某一職位應(yīng)該做什么？”2、“什么樣的人來做最適合？”2職務(wù)說明書則是工作分析的輸出成果之一。職務(wù)說明書是對(duì)崗位的基本信息、總體目標(biāo)、職責(zé)范圍、權(quán)限、工作聯(lián)系及任職條件等崗位信息作出明確規(guī)定的人力資源管理文件工作分析工作說明任職條件職務(wù)說明書工作分析就是要對(duì)某一工作在調(diào)查研究的基本上，就其工作內(nèi)容（what）、責(zé)任者（who）、工作崗位（

2、where）、工作時(shí)間（when）、怎樣操作（how）以及為何這樣做（why），即“5W、1H”進(jìn)行書面描述，并按此描述進(jìn)行操作，達(dá)到完成職務(wù)任務(wù)的目標(biāo)。2、工作分析與職務(wù)說明書撰寫 之工作分析選擇什么方法？工作分析信息收集方法的選擇依據(jù)1、根據(jù)被分析崗位的性質(zhì)的特點(diǎn)2、根據(jù)工作分析的目的工作分析的信息收集方法參與法工作日寫實(shí)法訪談法問卷法測(cè)時(shí)法測(cè)時(shí)法能較多、較深刻地了解崗位的工時(shí)消耗情況不適用于管理類職位、研究工作、耗時(shí)長或技術(shù)復(fù)雜的工作、不確定性工作訪談法效率較高面談對(duì)象可能持懷疑、保留態(tài)度；對(duì)提問要求高；易失真問卷調(diào)查法費(fèi)用低；速度快，調(diào)查面廣；可在業(yè)余進(jìn)行；易于量化；可對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行多

3、方式、多用途的分析對(duì)問卷設(shè)計(jì)要求高；可能產(chǎn)生理解上的不一致參與法短期內(nèi)可掌握的工作不適用于需進(jìn)行大量訓(xùn)練或危險(xiǎn)的工作工作日寫實(shí)法可揭示工作的動(dòng)態(tài)性，生動(dòng)具體費(fèi)時(shí)；難以形成對(duì)一般性工作行為的總的概念 工作分析常用方法對(duì)比 職位標(biāo)識(shí)：職位編號(hào)、名稱、類別、所屬部門、直接上級(jí)、所轄下級(jí)、制作日期、薪點(diǎn)等 職位概要：用一句話說明為什么要設(shè)置這一職位，目的是什么？ 履行職責(zé)：主要應(yīng)負(fù)責(zé)任，每一項(xiàng)責(zé)任的具體內(nèi)容、要達(dá)到的目的 業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)：業(yè)績衡量標(biāo)準(zhǔn)，如何衡量每一項(xiàng)責(zé)任的完成情況 工作關(guān)系：報(bào)告對(duì)象、監(jiān)督對(duì)象、合作對(duì)象、外部交往，職位關(guān)系 使用設(shè)備：使用的主要設(shè)備 工作的環(huán)境和工作條件：時(shí)間、地點(diǎn)（室內(nèi)、室

4、外）、噪音、危險(xiǎn)等等 任職資格：任職資格要求，具備何種條件的人適合承擔(dān)這一職位 其他信息：主要挑戰(zhàn)，決策和規(guī)劃等 職務(wù)說明書是對(duì)崗位的基本信息、總體目標(biāo)、職責(zé)范圍、權(quán)限、工作聯(lián)系及任職條件等崗位信息作出明確規(guī)定的人力資源管理文件，是工作分析的輸出成果。必須包括以下內(nèi)容52、工作分析與職務(wù)說明書撰寫 之職務(wù)說明書 職務(wù)說明書包含的內(nèi)容職務(wù)標(biāo)識(shí) 提供了崗位基本信息，包括崗位名稱、所在部門、崗位定員、直接上級(jí)、直接下級(jí)、所轄人數(shù)等，主要反映該崗位的崗位性質(zhì)、考核關(guān)系、在組織中的地位及未來可能發(fā)展的崗位方向。崗位名稱所屬部門直接上級(jí)職族類別任職者的崗位名稱。（限定詞 + 名詞）填寫具體部門名稱填寫行政

5、隸屬關(guān)系中直接上級(jí)主管的所在單位及崗位崗位層級(jí)崗位層級(jí)該崗位屬和職族6 簡單，準(zhǔn)確地說明該崗位存在的意義及它對(duì)整個(gè)組織成功的獨(dú)特貢獻(xiàn)，可通過思考以下問題來概括：（1）為什么要設(shè)立本崗位（該崗位實(shí)現(xiàn)了組織的哪些目的）？（2）如果不設(shè)本崗位公司將無法實(shí)現(xiàn)哪些工作目標(biāo)（如果沒有這一崗位的存在，則不能實(shí)現(xiàn)哪些組織功能）？職務(wù)說明書包含的內(nèi)容職務(wù)概要（職責(zé)、目標(biāo)）形式：總是始于一個(gè)主動(dòng)詞繼續(xù)說出這一動(dòng)詞起著什么樣的作用，要達(dá)到什么目的 根據(jù)（），做（）工作，達(dá)到或確保（）結(jié)果 。或 為了,在指導(dǎo)下，做（）工作，達(dá)到或確保（）結(jié)果 。是崗位總體目標(biāo)的逐一分解落實(shí)描述了工作的成果而非過程每項(xiàng)職責(zé)描述了單獨(dú)的

6、、不同的結(jié)果如果崗位沒有改變，職責(zé)不會(huì)改變崗位說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé) （1）特 征:8職務(wù)說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé) （2）職務(wù)職責(zé)的構(gòu)成：9A 行為動(dòng)詞目的，（最終結(jié)果）B （頻度副詞）對(duì)進(jìn)行行為動(dòng)詞C 負(fù)責(zé).的行為動(dòng)詞如：負(fù)責(zé)事業(yè)部內(nèi)部跨部門人員的調(diào)動(dòng)審核，或?qū)徍耸聵I(yè)部內(nèi)部跨部門人員的崗位調(diào)動(dòng)如：對(duì)公司生產(chǎn)管理中心的管理狀況進(jìn)行分析，不斷向總經(jīng)理提出改善建議。 履行職責(zé)書寫的正確格式準(zhǔn)備、監(jiān)督和控制制訂和實(shí)施部門年度預(yù)算培訓(xùn)計(jì)劃和方案以保證開支符合業(yè)務(wù)計(jì)劃要求以確保管理者及員工掌握必要的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，以取得出色業(yè)績動(dòng) 詞 （做什么）對(duì) 象（ 對(duì)什么/對(duì)誰）結(jié)果（什么結(jié)果）與人力資源部門配合，

7、有計(jì)劃地培訓(xùn)、訓(xùn)練所屬人員以提高其工作能力和素質(zhì)妥善存儲(chǔ)、整理及保管所有待銷的商品以確保出倉商品的優(yōu)良質(zhì)量崗位說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé) 1）明確列舉出欲描述崗位所必須執(zhí)行的任務(wù)；2）分析任務(wù)并將相關(guān)任務(wù)歸類成數(shù)項(xiàng)不同的工作；3）逐條指出每項(xiàng)工作的執(zhí)行內(nèi)容；4）各項(xiàng)工作職責(zé)按照該崗位的主要業(yè)務(wù)流程順序進(jìn)行；如工作之間缺乏必要的流程關(guān)系，則按工作職責(zé)重要性進(jìn)行排序；5）結(jié)合崗位總體目標(biāo)檢查各項(xiàng)崗位職責(zé)，確保清楚、準(zhǔn)確地歸納反映了該崗位的工作產(chǎn)出11撰寫工作職責(zé)的基本規(guī)則121）對(duì)于同一部門但不同層級(jí)的職員，要區(qū)分其工作職責(zé)的范圍和程度。如：部門經(jīng)理對(duì)部門負(fù)全責(zé)；副經(jīng)理(如有)負(fù)責(zé)組織制定、實(shí)施部門

8、經(jīng)理的分管業(yè)務(wù)；專業(yè)人員/員工的職責(zé)主要在具體執(zhí)行層面上。2）注意用詞的準(zhǔn)確性。 如：“負(fù)責(zé)”表明員工對(duì)所述工作職責(zé)有最終決定權(quán)，此時(shí)才可以考慮使用“負(fù)責(zé)”。部門經(jīng)理/副經(jīng)理應(yīng)多用“領(lǐng)導(dǎo)”、“指導(dǎo)”、“監(jiān)督”、“組織”等動(dòng)詞；專業(yè)人員/員工應(yīng)多用針對(duì)可以完成具體工作的動(dòng)詞，如“開展” 、“執(zhí)行”、“收集”、“填寫”、“保管”、“保存”、“辦理”等。3） 注意避免病句。4）崗位職責(zé)的描述堅(jiān)決避免使用形容詞、副詞，比如：積極地、努力地、做好、盡快、不斷、有效等。崗位說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé)注意事項(xiàng)針對(duì)制度、方案、計(jì)劃等文件：編制、制訂、擬定、起草、審定、審核、審查、轉(zhuǎn)呈、轉(zhuǎn)交、提交、呈報(bào)、下達(dá)、備

9、案、存檔、提出意見針對(duì)信息、資料：調(diào)查、研究、整理、分析、歸納、總結(jié)、提供、匯報(bào)、反饋、轉(zhuǎn)達(dá)、通知、發(fā)布、維護(hù)管理關(guān)于某項(xiàng)工作（上級(jí)）：主持、組織、指導(dǎo)、安排、協(xié)調(diào)、指示、監(jiān)督、管理、分配、控制、牽頭負(fù)責(zé)、審批、審定、簽發(fā)、批準(zhǔn)、評(píng)估描述職責(zé)的動(dòng)詞分類A(根據(jù)賓語不同）崗位說明書包含的內(nèi)容履行作職責(zé)在填寫工作職責(zé)的時(shí)候，應(yīng)盡量以動(dòng)詞作為一句話的開端，同時(shí)盡量避免使用“做好”、“搞好”等詞?？梢詤⒖枷铝袆?dòng)詞：規(guī)范化用詞參考：13思考行為：研究、分析、評(píng)估、建議、倡議、參與、推薦、計(jì)劃直接行動(dòng)：組織、實(shí)行、執(zhí)行、指導(dǎo)、帶領(lǐng)、控制、監(jiān)管、采用、生產(chǎn)、參加、闡明、解釋、提供、協(xié)助上級(jí)行為：許可、批準(zhǔn)、

10、定義、確定、指導(dǎo)、確立、規(guī)劃、監(jiān)督、決定管理行為：達(dá)到、評(píng)估、控制、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督專家行為：分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡(luò)、建議、推薦、支持、評(píng)估、評(píng)價(jià)下級(jí)行為：檢查、核對(duì)、收集、獲得、提交、制作描述職責(zé)的動(dòng)詞分類B崗位說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé)14 維持、保持、建立、開發(fā)、準(zhǔn)備、處理、執(zhí)行、接待、安排、監(jiān)控、匯報(bào)、計(jì)劃、經(jīng)營、確認(rèn)、概念化、合作、協(xié)作、主持、獲得、核對(duì)、檢查、聯(lián)絡(luò)、設(shè)計(jì)、帶領(lǐng)、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、評(píng)估、測(cè)試、建造、修改、執(zhí)筆、起草、擬定、收集、引導(dǎo)、傳遞、翻譯、組織、控制、操作、保證、預(yù)防、解決、推薦、介紹、支付、計(jì)算、修訂、承擔(dān)、支持、談判、商議、面談、拒絕、否決、監(jiān)視、預(yù)測(cè)、

11、比較、刪除、運(yùn)用其它：崗位說明書包含的內(nèi)容履行作職責(zé)描述職責(zé)的動(dòng)詞分類C15所用動(dòng)詞的解釋：規(guī)劃為實(shí)現(xiàn)組織長期發(fā)展目標(biāo)和長期利益，對(duì)組織的發(fā)展方向、資源配置、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑和手段所做的安排。計(jì)劃規(guī)定組織的目標(biāo)，制定整體戰(zhàn)略以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，以及將計(jì)劃逐層展開，以便協(xié)調(diào)和將各種活動(dòng)一體化。起草將思想轉(zhuǎn)化成書面文件的過程。擬訂提出文件（或制度）的草案，并提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審議的行為。制定戰(zhàn)略、目標(biāo)、方案、制度、計(jì)劃等內(nèi)容在獲得批準(zhǔn)之前形成的過程，包括擬定、修改、討論、審核等環(huán)節(jié)。 組織通過設(shè)計(jì)和維持組織內(nèi)部的結(jié)構(gòu)和相互之間的關(guān)系，使人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)而有效地協(xié)調(diào)工作的過程。管理運(yùn)用組織賦予的權(quán)力和資源，

12、同別人一起或通過別人更有效的達(dá)成組織目標(biāo)的過程。貫徹在組織中層層下達(dá)指令，使組織接受并執(zhí)行某項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定、規(guī)范等內(nèi)容，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保達(dá)到預(yù)期的效果。崗位說明書包含的內(nèi)容履行職責(zé)16指導(dǎo)對(duì)工作的方法、思路、步驟、規(guī)則給予指示、建議、引導(dǎo)。協(xié)調(diào)對(duì)工作中出現(xiàn)的矛盾進(jìn)行調(diào)解以使能夠順利進(jìn)行。監(jiān)督在執(zhí)行過程中通過檢查發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀與標(biāo)準(zhǔn)的差距，反饋意見，促使執(zhí)行者達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的過程。檢查將標(biāo)準(zhǔn)與結(jié)果對(duì)比。檢驗(yàn)運(yùn)用儀器設(shè)備，檢查對(duì)象特征并與設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比，判斷對(duì)象是否合格的過程?？己藢?duì)工作過程和結(jié)果進(jìn)行調(diào)查、了解，并與標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、目標(biāo)對(duì)比后給予評(píng)價(jià)。協(xié)助配合開展某項(xiàng)工作，在工作中處于輔助地位。審

13、查檢查以驗(yàn)證正確性或是否符合要求。審核根據(jù)規(guī)章制度和原則，對(duì)提交來的文件中所包含信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、正確性進(jìn)行檢查，否定錯(cuò)誤、虛假的信息并提出改正的要求。審批指審核并簽字批準(zhǔn)后，制度、方案或計(jì)劃即可實(shí)施，對(duì)內(nèi)容及實(shí)施效果負(fù)責(zé)。注意：一 件事情只有一個(gè)人進(jìn)行審批，但可以有幾個(gè)審核者。分析將整體解剖、分開以發(fā)現(xiàn)其本質(zhì)、比例、功能、關(guān)系等。預(yù)測(cè)事先感覺或意識(shí)到，預(yù)見。崗位說明書包含的內(nèi)容工作職責(zé)17領(lǐng)導(dǎo)激勵(lì)一個(gè)組織中的人朝著某個(gè)方向、目標(biāo)努力的過程。授權(quán)依照規(guī)定授予行使某種權(quán)利。擔(dān)任以明確形式行使職責(zé)。保證、確保承諾、擔(dān)保按要求完成工作項(xiàng)目。參與加入某項(xiàng)活動(dòng)，處于從屬地位，完成所分配的任務(wù)并承擔(dān)相

14、應(yīng)的責(zé)任。跟進(jìn)收集任務(wù)進(jìn)展各階段信息，關(guān)注各任務(wù)的執(zhí)行過程。處理根據(jù)原則、規(guī)章制度、程序和權(quán)限，解決問題的過程。完善在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)修改不合理的內(nèi)容，補(bǔ)充原來遺漏的內(nèi)容。 修訂對(duì)已有文件中不合理的、過時(shí)的、疏漏的內(nèi)容進(jìn)行修正、完善和提高。整合調(diào)整后重新組合。解決運(yùn)用組織賦予的權(quán)力和資源，依照組織內(nèi)相關(guān)的規(guī)章制度和權(quán)限，決策并采取行動(dòng)去除矛盾和問題的過程?？刂票O(jiān)控各項(xiàng)活動(dòng)以保證它們按計(jì)劃進(jìn)行，比較實(shí)際情況是否符合既定的標(biāo)準(zhǔn)，并糾正各種偏差的過程。提議依據(jù)法定的權(quán)利提出主張。批準(zhǔn)正式確認(rèn)或同意，以言語或行動(dòng)贊同或認(rèn)可，簽署或授權(quán)。 崗位說明書包含的內(nèi)容工作職責(zé)1819崗位任職條件包含的內(nèi)容知識(shí)技能經(jīng)驗(yàn)

15、基本要求崗位說明書包含的內(nèi)容任職條件 崗位說明書包含的內(nèi)容任職條件 崗位任職條件之基本要求學(xué)歷：按照國家正規(guī)學(xué)歷教育的程度，分為初中、高中、職高、中專、中技、大專、本科、雙學(xué)士、碩士、博士。專業(yè)：按照國家正規(guī)學(xué)歷教育結(jié)構(gòu)設(shè)置的學(xué)科體系進(jìn)行劃分，包括：市場(chǎng)營銷、工商管理（企業(yè)管理）、經(jīng)濟(jì)學(xué)（經(jīng)濟(jì)管理、區(qū)域經(jīng)濟(jì)或宏觀經(jīng)濟(jì)學(xué) ）、投資管理（投資經(jīng)濟(jì)）、信息管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、人力資源（勞動(dòng)經(jīng)濟(jì)）、財(cái)會(huì)、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、行政管理、物流管理、物資管理、法學(xué)(經(jīng)濟(jì)法)、漢語言文學(xué)、文秘、英語（科技英語）、環(huán)境工程、機(jī)電工程（機(jī)械制造及自動(dòng)化、機(jī)械工程、機(jī)電一體化、液壓、金屬壓力加工、機(jī)械設(shè)計(jì)與制造）、電氣技術(shù)（

16、電氣自動(dòng)化）、電子技術(shù)、冶金（軋鋼）、金屬材料、分析化學(xué)、焊接、給排水、公共關(guān)系、各種作業(yè)技能專業(yè)（車、鉗、鉚、銑、刨等）。性別：部分崗位的工作特點(diǎn)對(duì)性別需求可能有一定的傾向性，在這種情況下可進(jìn)行選擇。年齡：部分崗位的工作特點(diǎn)可能對(duì)年齡有一定的傾向性，在這種情況下可以進(jìn)行選擇，年齡區(qū)間為18-25-30-35-40-45-50-55-60歲。特殊要求：因?yàn)閸徫槐仨氁凑諊一蛐袠I(yè)規(guī)定的特殊職業(yè)資格，也需要在崗位說明書中注明，如：會(huì)計(jì)證、司爐證、電工證、焊工證、壓力容器證、計(jì)量員證、駕駛執(zhí)照等等。20崗位任職條件之經(jīng)驗(yàn)工作經(jīng)驗(yàn)：指任職者在不同企業(yè)或不同崗位所有工作時(shí)間的總和。部分崗位的工作特點(diǎn)可

17、能對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)有一定的要求，在這種情況下可以進(jìn)行選擇。行業(yè)經(jīng)驗(yàn)：指任職者在本行業(yè)所有工作時(shí)間的總和。部分崗位的工作特點(diǎn)可能對(duì)該行業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)有一定的要求，在這種情況下可以進(jìn)行選擇。崗位經(jīng)驗(yàn)：指任職者在與公司相同或類似崗位所有工作時(shí)間的總和。部分崗位的工作特點(diǎn)可能對(duì)崗位經(jīng)驗(yàn)有一定的要求，在這種情況下可以進(jìn)行選擇。2122崗位任職條件之知識(shí)知識(shí)財(cái)務(wù)知識(shí)、投資分析知識(shí)、項(xiàng)目管理知識(shí)、宏觀經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、戰(zhàn)略管理知識(shí)、市場(chǎng)營銷知識(shí)、管理學(xué)知識(shí)、人力資源知識(shí)、行政管理知識(shí)、 組織行為學(xué)知識(shí)、企業(yè)文化知識(shí)、統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)、審計(jì)學(xué)知識(shí)、法律知識(shí)、安全管理知識(shí)、質(zhì)量管理知識(shí)、環(huán)境管理知識(shí)、生產(chǎn)管理知識(shí)、管理信息系統(tǒng)知識(shí)

18、、軟件知識(shí)、硬件知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、物流管理知識(shí)、倉儲(chǔ)管理知識(shí)、成本管理知識(shí)、機(jī)械工程知識(shí)、分析化學(xué)知識(shí)、物資管理知識(shí)、品牌管理知識(shí)、合同管理知識(shí)、檔案管理知識(shí)、熱處理知識(shí)、表面處理知識(shí)、總裝知識(shí)、保密知識(shí)、材料學(xué)知識(shí)23崗位任職條件之技能技能基本技能口頭表達(dá)能力、書面寫作能力、電腦操作能力專業(yè)技能團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)能力、培養(yǎng)下屬能力、督導(dǎo)控制能力、溝通能力 、組織協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新能力、計(jì)劃能力、分析判斷 能力、執(zhí)行能力、危機(jī)管理能力、決策能力、培訓(xùn)能力、稅務(wù)籌劃能力、外語說寫能力、談判能力 潛在能力學(xué)習(xí)能力、制度執(zhí)行能力、人際理解能力、適應(yīng)能力、抗壓能力、周密思考能力、應(yīng)變能力、演繹思維能力24對(duì)事不對(duì)人實(shí)事求是、客觀公正統(tǒng)一和規(guī)范各部門的職務(wù)說明書應(yīng)根據(jù)部門職責(zé)分解落實(shí)崗位說明書原則上應(yīng)該由任職者的直接主管編寫，直接主管應(yīng)與任職者進(jìn)行逐條確認(rèn)。撰寫職務(wù)說明