公司規(guī)劃部管理規(guī)范

1、錦發(fā)集團(tuán)公司企業(yè)治理標(biāo)準(zhǔn)錦發(fā)總規(guī)字 (2006) 第X號(hào) 策劃部治理方法1. 目 的 策劃部是針對(duì)公司的項(xiàng)目定位、市場(chǎng)推廣、形象宣傳以及企業(yè)文化研究等各項(xiàng)工作的“智囊”機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重大責(zé)任。制定本治理方法的目的是為了能促進(jìn)策劃部各個(gè)環(huán)節(jié)的工作能標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。同時(shí)本治理方法是圍繞著日常工作每個(gè)環(huán)節(jié)的可操作性和可行性而書寫的，緊緊圍繞著事務(wù)，并注意詞句的表達(dá)言簡(jiǎn)意駭，一目了然。2. 范 圍 本治理方法適用于策劃部每個(gè)工作崗位以及相應(yīng)的工作職責(zé)。2.1策劃部組織結(jié)構(gòu)圖策劃部經(jīng)理經(jīng)理助理（文案）（1名)主管（2名，分管平面設(shè)計(jì)、媒體）平面設(shè)計(jì)師（1名）策劃部經(jīng)理經(jīng)理助理（

2、文案）（1名)主管（2名，分管平面設(shè)計(jì)、媒體）平面設(shè)計(jì)師（1名）文員（1名）2.2營運(yùn)招商部各崗位工作職責(zé)2.2.1 職 位：策劃部經(jīng)理職 責(zé)：負(fù)責(zé)部門工作組織關(guān)系：對(duì)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、分管總監(jiān)負(fù)責(zé)崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目的市場(chǎng)可行性分析、項(xiàng)目定位、營銷戰(zhàn)略分析，以及相應(yīng)的推廣打算制訂，在項(xiàng)目中突出“指導(dǎo)性”、“前瞻性”、“權(quán)威性”的作用。2. 周期性的調(diào)查上海及周邊都市的房地產(chǎn)市場(chǎng)情況，并對(duì)典型樓盤做好相關(guān)資料的采集、分析、整理、存檔的工作，并及時(shí)更新，時(shí)刻掌握最新的市場(chǎng)動(dòng)向，對(duì)區(qū)域性和全國性的房地產(chǎn)形式有深入、客觀、科學(xué)的理解。3. 熟悉房地產(chǎn)法律法規(guī)、各項(xiàng)房地產(chǎn)知識(shí)，關(guān)于樓盤大勢(shì)有較

3、為準(zhǔn)確的推斷。4. 嚴(yán)格執(zhí)行和貫徹公司上級(jí)部門下達(dá)的各項(xiàng)指令，按時(shí)保質(zhì)的完成各項(xiàng)工作任務(wù)，確保銷售部門在各項(xiàng)所需配合性工作上順利進(jìn)行。5. 以公司利益為前提，處理好與其他公司間的各項(xiàng)合作事宜，合理配置資源，節(jié)約成本，讓有限的資源發(fā)揮盡可能大的效率。6. 發(fā)覺潛在和現(xiàn)實(shí)的危機(jī)及提出預(yù)防和消除的意見，培養(yǎng)和進(jìn)展企業(yè)創(chuàng)新機(jī)制。7. 配合公司做好企業(yè)文化教育的推廣、深化的各項(xiàng)相關(guān)工作。8. 制作部門年度、月度的工作打算和工作小結(jié)，及時(shí)向總辦匯報(bào)，使公司和上級(jí)部門及時(shí)了解策劃部的工作狀況。9. 全面負(fù)責(zé)部門日常運(yùn)作與治理，定期召開部門的月會(huì)、晨會(huì)。對(duì)部門內(nèi)的職員實(shí)行監(jiān)督治理，加強(qiáng)培訓(xùn)，每月制定培訓(xùn)打算并

4、實(shí)施。10. 制定、完善職員的工作標(biāo)準(zhǔn)以及操作程序，每天對(duì)下屬的工作情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。11. 對(duì)部門職員進(jìn)行公正、嚴(yán)格的工作考核。12. 嚴(yán)格操縱部門開支，完成部門各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，做好總辦和上級(jí)交辦的其他工作。2.2.2 職 位：策劃部助理職 責(zé)：協(xié)助部門經(jīng)理組織關(guān)系：對(duì)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)部門內(nèi)文檔、資料的收集與整理，協(xié)助部門經(jīng)理做好各類文案工作。2. 負(fù)責(zé)部門與總辦、部門與部門之間的文件的收發(fā)、跟蹤。3. 協(xié)助項(xiàng)目作好策劃定位、宣傳推廣、促銷活動(dòng)及其他相關(guān)事務(wù)的打算成文工作。4. 負(fù)責(zé)部門會(huì)議紀(jì)要的記錄；定期制作每月配合部門經(jīng)理制定工作打算和工作小結(jié)。5. 負(fù)責(zé)策劃部的各類方案、

5、報(bào)價(jià)以及函件的起草、制定和打印。6. 配合部門經(jīng)理做好各類客戶的接待及登記工作，及時(shí)傳達(dá)反饋信息，并有書面記錄向經(jīng)理匯報(bào)有關(guān)事宜的進(jìn)展。7. 緊密關(guān)注部門各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，及時(shí)記錄、整理工作的完成的時(shí)刻節(jié)點(diǎn)，并向部門經(jīng)理反饋?zhàn)钚滦畔ⅰ?. 關(guān)注房地產(chǎn)市場(chǎng)的最新信息：新的樓盤、房地產(chǎn)法律法規(guī)、房地產(chǎn)熱門事件。9. 負(fù)責(zé)部門行政事務(wù)的處理。10. 完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。2.2.3 職 位：主管設(shè)計(jì)主管職 責(zé)：負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、媒體組織關(guān)系：對(duì)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)崗位職責(zé)：1. 全面治理，參與公司項(xiàng)目的宣傳資料、平面設(shè)計(jì)、文本設(shè)計(jì)工作。2. 長期性的對(duì)各大房地產(chǎn)及其他相關(guān)展示會(huì)的宣傳資料、照片素材進(jìn)行收集、

6、整理、存檔。3. 收集各種媒體（報(bào)刊、電視、電臺(tái)、網(wǎng)站、雜志等）的刊例、折扣、優(yōu)惠內(nèi)容等資料，并做好整理、存檔、更新工作。4. 關(guān)于設(shè)計(jì)所需的圖文光盤、參考書籍、專業(yè)雜志做好整理、維護(hù)、保養(yǎng)工作。5. 關(guān)于公司項(xiàng)目差不多做過的各類廣告，如：報(bào)刊、戶外、宣傳品等相關(guān)資料作好治理、備份工作（電子文檔、成稿）。6. 定期與各合作公司進(jìn)行溝通，保持良好關(guān)系，維護(hù)公司的合作資源。7. 負(fù)責(zé)新入職文員、設(shè)計(jì)師培訓(xùn)工作，每天對(duì)下屬職員的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；定期對(duì)文員及平面設(shè)計(jì)師進(jìn)行專業(yè)考核，即時(shí)作出客觀評(píng)定。8. 完成部門經(jīng)理交辦的其他工作，與公司其他部門保持良好的合作、溝通。2.2.4 職 位：平面設(shè)計(jì)師職

7、 責(zé)：負(fù)責(zé)分管工作組織關(guān)系：對(duì)主管負(fù)責(zé)崗位職責(zé)：負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目和其他部門的宣傳資料、平面設(shè)計(jì)、文本設(shè)計(jì)工作配合主管對(duì)大房地產(chǎn)及其他相關(guān)展示會(huì)的宣傳資料、照片素材進(jìn)行收集、整理、存檔。關(guān)于設(shè)計(jì)所需的圖文光盤、參考書籍、專業(yè)雜志做好整理、維護(hù)、保養(yǎng)工作。關(guān)于公司項(xiàng)目差不多做過的各類廣告，如：報(bào)刊、戶外、宣傳品等相關(guān)資料作好治理、備份工作（電子文檔、成稿）。關(guān)注最新的平面設(shè)計(jì)、建筑設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)的專業(yè)動(dòng)態(tài)，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。2.2.5 職 位：文員職 責(zé)：負(fù)責(zé)分管工作組織關(guān)系：對(duì)主管負(fù)責(zé)崗位職責(zé)：完成部門各類需要上呈總辦或上級(jí)部門的簽報(bào)、比價(jià)表、各種單據(jù)的填寫和文檔處理工作。2. 復(fù)印、裝訂、文

8、件打印、傳真收發(fā)、信函撰寫及收發(fā)。 3. 完成經(jīng)理、主管、交辦的其他工作。3. 本治理方法的細(xì)則，及各項(xiàng)工作操作流程及標(biāo)準(zhǔn)3.1前期策劃工作i. 通過對(duì)項(xiàng)目環(huán)境的綜合考察和市場(chǎng)調(diào)研分析，以項(xiàng)目為核心，針對(duì)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，當(dāng)?shù)氐姆康禺a(chǎn)市場(chǎng)的供求狀況，項(xiàng)目所在區(qū)域同類樓盤的現(xiàn)狀及客戶的購買行為進(jìn)行調(diào)研分析，再結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)行SWOT分析，在以上基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確的市場(chǎng)定位。ii. 前期策劃流程項(xiàng)目用地周邊環(huán)境分析項(xiàng)目用地周邊環(huán)境調(diào)查地塊交通條件調(diào)查周邊市政配套設(shè)施調(diào)查區(qū)域市場(chǎng)現(xiàn)狀及其趨勢(shì)推斷前期策劃工作分析項(xiàng)目用地周邊環(huán)境分析項(xiàng)目用地周邊環(huán)境調(diào)查地塊交通條件調(diào)查周邊市政配套設(shè)施調(diào)查區(qū)域市場(chǎng)現(xiàn)狀及其

9、趨勢(shì)推斷前期策劃工作分析前期策劃工作分為：項(xiàng)目用地周邊環(huán)境分析；項(xiàng)目用地周邊環(huán)境調(diào)查；地塊交通條件調(diào)查；周邊市政配套設(shè)施調(diào)查；區(qū)域市場(chǎng)現(xiàn)狀及其趨勢(shì)推斷，具體操作流程及標(biāo)準(zhǔn)如下。iii. 項(xiàng)目用地周邊環(huán)境分析要緊有如下三項(xiàng)：一、 地理位置二、 地質(zhì)地貌狀況三、 土地面積及其紅線圖四、 七通一平現(xiàn)狀 iv. 項(xiàng)目用地周邊環(huán)境調(diào)查要緊有如下五項(xiàng)： i.地塊周邊的建筑物 ii.綠化景觀 iii.自然景觀 iv.歷史人文景觀 v.環(huán)境污染狀況 v. 地塊交通條件調(diào)查要緊有如下三項(xiàng)：一、地塊周邊的市政路網(wǎng)及其公共交通現(xiàn)狀、遠(yuǎn)景規(guī)劃二、項(xiàng)目對(duì)外水、陸、空交通狀況3.1.6 周邊市政配套設(shè)施調(diào)查要緊有如下九項(xiàng)

10、：1. 購物場(chǎng)所2. 文化教育3. 醫(yī)療衛(wèi)生4. 金融服務(wù)5. 娛樂、餐飲、運(yùn)動(dòng)6. 生活服務(wù)7. 游樂休憩設(shè)施8. 周邊可能存在的對(duì)項(xiàng)目不利的干擾因素9. 歷史人文區(qū)位阻礙 區(qū)域市場(chǎng)現(xiàn)狀及其趨勢(shì)推斷要緊有如下二項(xiàng)：一、各種檔次商品住宅客戶分析二、商品住宅客戶購買行為分析3.2 傾聽和記錄過程7 認(rèn)真傾聽對(duì)方的自我介紹和對(duì)租賃的具體要求和對(duì)租金及其他費(fèi)用的問價(jià)等；8 在傾聽過程中，將對(duì)方所代表公司的名稱及聯(lián)系人姓名、電話等盡可能詳盡地記錄下來?？辗康耐婆e介紹和詢問過程7 依照來電者對(duì)租賃面積的具體要求，推舉中匯空房，并做簡(jiǎn)單介紹。這要緊包括如下幾方面的內(nèi)容：7.2 中匯的地理位置，周邊交通及公

11、共設(shè)施；7.3 推舉空房的房型、樓層、朝向，周邊客戶群及裝修程度等；7.4 租金報(bào)價(jià)，治理費(fèi)和電話的租用及停車位等具體收費(fèi)情況；8 詢問過程；8.2 詢問客戶所代表公司的業(yè)務(wù)范圍或關(guān)系，幫其在中匯找到相關(guān)客戶群，以吸引其來看房；8.3 若可能，詢問并記錄對(duì)方現(xiàn)駐大樓的地址，以便時(shí)候營銷人員上門訪問一次，對(duì)該司的情況做更為具體的了解。9 初步講服過程9.2 簡(jiǎn)單介紹中匯大廈的星級(jí)治理服務(wù)和入駐的世界知名跨國公司或與其司有業(yè)務(wù)聯(lián)系的公司；9.3 向?qū)Ψ胶?jiǎn)單介紹我方將視租戶的知名度、租期年限及其他具體情況，關(guān)于更優(yōu)惠的租價(jià)及其他彈性租賃條件均可在對(duì)方來訪時(shí)詳細(xì)協(xié)商；9.4 試探性地和來電者預(yù)約在中匯

12、會(huì)面，力爭(zhēng)事實(shí)上地看房，為最后與我司簽訂租賃合同開發(fā)成功的第一步?？蛻魜碓L接待過程了解客戶的背景和需求介紹和推舉帶客戶看房進(jìn)入談判時(shí)期客戶來訪后的跟進(jìn)工作了解客戶的背景和需求介紹和推舉帶客戶看房進(jìn)入談判時(shí)期客戶來訪后的跟進(jìn)工作需要對(duì)來訪客戶的背景和需求加以了解3 與客戶交換名片4 了解其公司性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、需要租賃的辦公面積等背景情況；5 若我司目前恰好能滿足客戶所需辦公面積，則先報(bào)價(jià)給客戶，并通過其言行或面部表情了解對(duì)方的心理承受能力。讓客戶對(duì)中匯有一個(gè)整體印象和了解依照客戶的具體要求，將中匯宣傳資料，合適辦公單位的報(bào)價(jià)單及平面圖預(yù)備一份給客戶過目，并做具體介紹；。實(shí)質(zhì)上這是一個(gè)間接的推銷過

13、程。通過介紹我司的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，能關(guān)心客戶分析中匯大廈優(yōu)于其他寫字樓的優(yōu)勢(shì)，從而同意我司合理的報(bào)價(jià)。帶客戶看房過程依照與客戶的交談情況，關(guān)于比較有意向的客戶，應(yīng)邀其去實(shí)地看房。在此過程中，要將這間辦公空房的特點(diǎn)向客戶做逐一介紹，如房間的朝向、面積、得房率，周圍的客戶群等；若客戶將中匯與其他租金較為廉價(jià)的大樓做比較時(shí)，應(yīng)采取客觀態(tài)度替客戶分析不同競(jìng)爭(zhēng)樓盤的地理位置、硬件設(shè)施、星級(jí)服務(wù)，規(guī)范治理等方面的優(yōu)勢(shì)； 同時(shí)，依照客戶對(duì)室內(nèi)的隔斷裝修或其他硬件設(shè)施所持的不同態(tài)度，靈活地并有所保留地向其介紹我司的一些彈性租賃條件，如為租戶提供標(biāo)準(zhǔn)裝修或給予租戶一定的免租期，商務(wù)中心租戶的專門服務(wù)性質(zhì)（如前臺(tái)電話留

14、言服務(wù)，每日清掃衛(wèi)生等）。爭(zhēng)取與客戶直接進(jìn)入實(shí)質(zhì)性談判時(shí)期憑借個(gè)人銷售技巧和對(duì)客戶意向的準(zhǔn)確推斷力，在看房過程結(jié)束后，應(yīng)盡量爭(zhēng)取到直接與客戶進(jìn)行實(shí)質(zhì)性談判的時(shí)期。這一談判過程比較切入實(shí)際，且較為保密，應(yīng)邀客戶在會(huì)議室面談，應(yīng)幸免在公共區(qū)域如電梯內(nèi)或前臺(tái)區(qū)域，以免大樓其他租戶聽到后產(chǎn)生不利的阻礙。若客戶主動(dòng)提出與我部洽談具體租費(fèi)等實(shí)質(zhì)性租賃問題，可見這類客戶已有一定的意向和誠意，則應(yīng)熱情邀請(qǐng)其至?xí)h室面談，臨不時(shí)可贈(zèng)送中匯的小禮品來打動(dòng)對(duì)方。實(shí)質(zhì)性談判的具體內(nèi)容依照?qǐng)?bào)價(jià)為客戶計(jì)算出每月租金和治理費(fèi)及其他可能產(chǎn)生的費(fèi)用（包括電話租費(fèi)，停車費(fèi)）；依照客戶所代表公司的知名度，在自己的權(quán)利范圍內(nèi)，給客戶

15、一定的租金打折或其他彈性優(yōu)惠租賃條件；向客戶穿插介紹我司為新入駐租戶提供的入駐歡迎儀式以吸引其入駐中匯的興趣。來訪客戶接待完畢后的跟進(jìn)工作若客戶無明確意向，則不比強(qiáng)推，應(yīng)有禮貌地對(duì)其來訪表示謝意，對(duì)其司可能入駐中匯表示歡迎，并預(yù)祝雙方合作成功。此外，在對(duì)方未留名片的情況下，應(yīng)抄下對(duì)方的聯(lián)系人姓名，電話及地址，以便進(jìn)一步跟蹤聯(lián)系；客戶來訪后，不要急于電話聯(lián)系或貿(mào)然上門回訪客戶，使之產(chǎn)生反感情緒。而應(yīng)稍待兩三天后，做一次電話詢問。詢問內(nèi)容不要局限于了解客戶的租賃意向，而應(yīng)多詢問客戶的具體要求和方法。在設(shè)身處地為客戶著想的前提下令其感受到我方的誠意；與預(yù)期客戶的跟蹤過程短約數(shù)周，長可達(dá)數(shù)月。這期間可

16、采納電話聯(lián)系，書信傳真往來，上門訪問等銷售手段逐步深入地推銷，從簡(jiǎn)單地推銷進(jìn)展向與客戶做朋友，直至與預(yù)期客戶正式簽訂租賃合同。即使出于某種緣故客戶最終無緣與我司簽約，這份感情投資也會(huì)在今后的營銷過程中得到回報(bào)，因?yàn)檫@家客戶專門可能會(huì)將中匯介紹給他的客戶群；若客戶明確表示已與其他大樓簽約，則整個(gè)銷售跟蹤暫告一段落。但需向客戶詢問簽約大樓的名稱及其簽約價(jià)格和年限，并作為長期的候租客戶名單記錄存檔；注：若來訪客戶無名片交換甚至不愿留下聯(lián)系電話，則在報(bào)價(jià)及其他租賃條件上要有所保留的對(duì)待，以防其他大樓探聽行情的可能。同時(shí)，需更加禮貌地將此類客戶“目送”出中匯，或通知監(jiān)控室注意其是否在其他樓層走動(dòng)，以幸免

17、公司利益受到不必要的損害。中介公司來訪接待來訪中匯的中介經(jīng)紀(jì)人，有三種類型：與營運(yùn)招商部常有業(yè)務(wù)聯(lián)系甚至合作成功的中介朋友；初次來訪中匯并有一定合作態(tài)度的中介經(jīng)紀(jì)人；意在中匯大廈及內(nèi)部客戶租賃情況做市場(chǎng)調(diào)查甚至有推銷其他競(jìng)爭(zhēng)大樓企圖的中介經(jīng)紀(jì)人。針對(duì)以上三類中介經(jīng)紀(jì)人，營運(yùn)招商部銷售人員應(yīng)具備敏銳的識(shí)不能力，通過在前臺(tái)幾句簡(jiǎn)單的聞?dòng)嵓纯煞智濉Ｒ虼耍瑢?duì)以上三類人應(yīng)持不同的接待方式和談話技巧，具體過程講明如下：關(guān)于第一類中介經(jīng)紀(jì)人在前臺(tái)區(qū)域互換名片；在前臺(tái)區(qū)域與來訪者簡(jiǎn)單交談，了解其此番來訪的要緊目的；若來訪中介人員正好有客戶需要辦公房，需了解清晰其客戶所需求的面積、公司的性質(zhì)（跨國公司、獨(dú)資、合

18、資、私營或其他）、大概的業(yè)務(wù)范圍（金融業(yè)、運(yùn)輸業(yè)、通訊業(yè)、貿(mào)易或其他），并依照中介人員提供的信息，對(duì)這家客戶的租金承受能力做初步推斷，給予適當(dāng)?shù)膱?bào)價(jià)，并觀看中介人員的反映；依照中介人員對(duì)報(bào)價(jià)的態(tài)度，適當(dāng)告知我司的諸多彈性條件和租金優(yōu)惠的可能性；帶中介人員實(shí)地看房，并對(duì)房型、朝向、面積、得房率、周圍的客戶群等做簡(jiǎn)單介紹；看房后，將中介人員感興趣的辦公房的報(bào)價(jià)資料和平面圖及中匯大廈的彩色宣傳資料送交中介人員，讓其轉(zhuǎn)交或傳真給其客戶；若對(duì)方無合適的客戶源，則無需帶其看房，只須將空房資料交其備用即可。注意在報(bào)價(jià)上相對(duì)保守些；禮貌地與中介人員告不，并表示希望進(jìn)一步合作聯(lián)系。關(guān)于第二類中介經(jīng)紀(jì)人互換名片并

19、了解該中介公司要緊承接的業(yè)務(wù)范圍和客戶群的性質(zhì)；聽中介人員自我介紹來訪的意圖和提供的信息；禮貌地與中介人員告不，必要時(shí)通知監(jiān)控室觀看其人是否直接離開中匯，以防個(gè)不有不良企圖的人在其他樓層干擾租戶。關(guān)于第三類中介經(jīng)紀(jì)人名片并通過簡(jiǎn)單的交談，察覺出來者的醉翁之意；表示歡迎其介紹客戶來中匯看房，但關(guān)于對(duì)方提到的涉及我司租賃內(nèi)密的話題，能夠借口不了解或有禮貌地拒絕回答；僅能夠提供一份中匯彩色宣傳資料給來訪者；務(wù)必親自送來訪者離開中匯大廈大堂，以防其做出對(duì)中匯不利的行為。3.8 合同的簽署工作營運(yùn)招商部操作送簽的常規(guī)合同有：租賃合同、電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議、停車協(xié)議。具體操作流程如下。3.8.1 租賃合同(ZL

20、-004/005)依照雙方洽談的租賃條件按照標(biāo)準(zhǔn)合同格式擬定合同文本交客戶本相關(guān)部門提供專業(yè)意見審核確定被修改的合同樣本條款租賃合同依照雙方洽談的租賃條件按照標(biāo)準(zhǔn)合同格式擬定合同文本交客戶本相關(guān)部門提供專業(yè)意見審核確定被修改的合同樣本條款租賃合同營業(yè)執(zhí)照或者注冊(cè)登記證復(fù)印件稅務(wù)登記證復(fù)印件客戶簽署蓋章，提供相應(yīng)文件部門經(jīng)理簽署，填寫經(jīng)濟(jì)合同審核表送審審核并簽意見審計(jì)部財(cái)務(wù)部法務(wù)部合同正本上簽署總經(jīng)理秘書登記在案，在合同文本上蓋章由客戶保存的合同文本交給營運(yùn)招商部合同文本交客戶帳務(wù)主管依照合同預(yù)備付款通知（應(yīng)收款操作流程）財(cái)務(wù)部配合、監(jiān)督協(xié)調(diào)通知物業(yè)治理處有關(guān)的入駐內(nèi)容編制租戶檔案，合同文本復(fù)印

21、件及相關(guān)資料存入檔案付款通知(ZW-005/006/023)租戶入駐通知單(ZL-008)與物業(yè)治理處的溝通協(xié)調(diào)審核并簽意見審核并簽意見審核并簽意見副總經(jīng)理副總經(jīng)理經(jīng)理助理營業(yè)執(zhí)照或者注冊(cè)登記證復(fù)印件稅務(wù)登記證復(fù)印件客戶簽署蓋章，提供相應(yīng)文件部門經(jīng)理簽署，填寫經(jīng)濟(jì)合同審核表送審審核并簽意見審計(jì)部財(cái)務(wù)部法務(wù)部合同正本上簽署總經(jīng)理秘書登記在案，在合同文本上蓋章由客戶保存的合同文本交給營運(yùn)招商部合同文本交客戶帳務(wù)主管依照合同預(yù)備付款通知（應(yīng)收款操作流程）財(cái)務(wù)部配合、監(jiān)督協(xié)調(diào)通知物業(yè)治理處有關(guān)的入駐內(nèi)容編制租戶檔案，合同文本復(fù)印件及相關(guān)資料存入檔案付款通知(ZW-005/006/023)租戶入駐通知單

22、(ZL-008)與物業(yè)治理處的溝通協(xié)調(diào)審核并簽意見審核并簽意見審核并簽意見副總經(jīng)理副總經(jīng)理經(jīng)理助理擬定合同；原則：恪守格式合同。依照雙方洽談的租賃條件按照標(biāo)準(zhǔn)合同格式打印租賃合同樣本若租戶對(duì)合同條款有異議要求更改的，須得到相關(guān)部門的審核和確認(rèn)。預(yù)備正式合同；打印正式合同，一般一式四份，送租戶簽署蓋章，同時(shí)要求租戶提供如下相關(guān)證明文件。承租人是公司/公司代表處的，須由代表人簽署蓋公司章。附:附：代表人身份證或護(hù)照復(fù)印件 公司授權(quán)代表人簽署合同的授權(quán)書 境外公司或代表處之母公司的注冊(cè)文件復(fù)印件 承租人是個(gè)人的，須由承租人本人簽署附:承租人身份證或護(hù)照復(fù)印件收到租戶簽署的合同后，營運(yùn)招商部經(jīng)理在合同

23、經(jīng)辦人一欄中簽署，填寫經(jīng)濟(jì)合同審核表，部門經(jīng)理簽署后依次呈審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、總辦審核；總辦簽署下達(dá)，我方持有的二份由總辦分不交行政部和財(cái)務(wù)部，二份由租戶持有的由營運(yùn)招商部交租戶。營運(yùn)招商部自行復(fù)印一份存入檔案；營運(yùn)招商部副主管依照租賃合同以及相關(guān)的其他合同如停車協(xié)議、電話協(xié)議制作付款通知，經(jīng)部門經(jīng)理審核確認(rèn)，財(cái)務(wù)部審核蓋章后送租戶簽收；3.3.1 電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議租戶對(duì)租賃場(chǎng)所內(nèi)設(shè)置或增加電話線的需求接到租戶口頭或書面通知詢問電話線種類和數(shù)量與物業(yè)治理處核對(duì)是否有足夠的線路過戶給租戶物業(yè)治理處對(duì)外來電話線的接入費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)租戶對(duì)租賃場(chǎng)所內(nèi)設(shè)置或增加電話線的需求接到租戶口頭或書面通知詢問電話線

24、種類和數(shù)量與物業(yè)治理處核對(duì)是否有足夠的線路過戶給租戶物業(yè)治理處對(duì)外來電話線的接入費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)租戶申請(qǐng)電話線接入中匯大廈電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議租戶向我司購買電話線部門經(jīng)理審核審計(jì)部審核并簽署意見財(cái)務(wù)部告知租戶電話號(hào)碼，租戶確認(rèn)從物業(yè)治理處獵取電話號(hào)碼擬定電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議戶租戶簽字蓋章填寫經(jīng)濟(jì)合同審批表，部門經(jīng)理簽字法務(wù)部審核并簽署意見審核并簽署意見租戶申請(qǐng)電話線接入中匯大廈電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議租戶向我司購買電話線部門經(jīng)理審核審計(jì)部審核并簽署意見財(cái)務(wù)部告知租戶電話號(hào)碼，租戶確認(rèn)從物業(yè)治理處獵取電話號(hào)碼擬定電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議戶租戶簽字蓋章填寫經(jīng)濟(jì)合同審批表，部門經(jīng)理簽字法務(wù)部審核并簽署意見審核并簽署意見完成電話線過戶手續(xù)

25、簽字副總經(jīng)理蓋錦發(fā)公司章二份合同原件一份交行政部存檔，一份由營運(yùn)招商部交租戶復(fù)印電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議2份，1份交物業(yè)治理處，1份留存檔案物業(yè)治理處打印致電信局的過戶通知交營運(yùn)招商部過戶通知交租戶蓋章過戶通知交總經(jīng)理秘書附電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議復(fù)印件蓋錦發(fā)公司章物業(yè)治理處負(fù)責(zé)把過戶通知送達(dá)電信局帳務(wù)主管開具付款通知給租戶，計(jì)入本月應(yīng)收款表(應(yīng)收款操作流程)完成電話線過戶手續(xù)簽字副總經(jīng)理蓋錦發(fā)公司章二份合同原件一份交行政部存檔，一份由營運(yùn)招商部交租戶復(fù)印電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議2份，1份交物業(yè)治理處，1份留存檔案物業(yè)治理處打印致電信局的過戶通知交營運(yùn)招商部過戶通知交租戶蓋章過戶通知交總經(jīng)理秘書附電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議復(fù)印件蓋錦發(fā)

26、公司章物業(yè)治理處負(fù)責(zé)把過戶通知送達(dá)電信局帳務(wù)主管開具付款通知給租戶，計(jì)入本月應(yīng)收款表(應(yīng)收款操作流程)在接到租戶有關(guān)向我司申請(qǐng)轉(zhuǎn)讓電話線的書面或口頭要求時(shí)，應(yīng)問清所要求的電話線種類及數(shù)量，回復(fù)對(duì)方一小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)；依照所記項(xiàng)目，營運(yùn)招商部人員應(yīng)先致電物業(yè)治理處詢問是否有足夠的線路提供給對(duì)方，若治理處有線路可滿足，條件成熟，問清電話號(hào)碼；致電租戶，告知電話號(hào)碼和轉(zhuǎn)讓條件，擬定電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議交租戶簽署，合同一式二份；收到租戶簽署的合同后，營運(yùn)招商部具體經(jīng)辦人在合同經(jīng)辦人一欄中簽署，填寫經(jīng)濟(jì)合同審核表，部門經(jīng)理簽署后依次呈審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部；總辦簽署下達(dá)，一份由營運(yùn)招商部交租戶簽收，一份由總辦交

27、行政部保存，營運(yùn)招商復(fù)印一份存檔；收到簽署生效的合同之當(dāng)日，營運(yùn)招商部收款員依照合同條款制作付款通知，送租戶簽收；營運(yùn)招商部書面通知物業(yè)治理處安排人員安裝電話。3.4.1 停車協(xié)議租戶對(duì)車位需求接到口頭或書面通知向物業(yè)治理處了解車位空置情況詢問車輛類型和數(shù)量介紹車位租金、保證金和日常治理方法相關(guān)部門提出專業(yè)意見審計(jì)部打印停車協(xié)議一式二份租戶確認(rèn)租賃意向車輛車型、車牌號(hào)座經(jīng)理助理填寫經(jīng)濟(jì)合同審核表，部門經(jīng)理簽字租戶簽署蓋章擬定停車協(xié)議租戶審核副總經(jīng)理在經(jīng)濟(jì)合同審核表上簽字；在停車協(xié)議上簽字副總經(jīng)理按照顧收款操作流程蓋錦發(fā)公司章總經(jīng)理秘書二份合同原件一份交行政部 一份由營運(yùn)招商部交租戶總經(jīng)理秘書帳

28、務(wù)主管開具付款通知交租戶，并計(jì)入本月應(yīng)收款表復(fù)印停車協(xié)議二份，一份交物業(yè)治理處，一份留存租戶檔案填具停車通知附停車協(xié)議交物業(yè)治理處簽收配合物業(yè)治理處協(xié)調(diào)租戶的停車事宜部門經(jīng)理審核，在經(jīng)辦人簽字審核確認(rèn)停車協(xié)議(ZL-006)經(jīng)濟(jì)合同審核表審核并簽署意見審核并簽署意見財(cái)務(wù)部審核并簽署意見法務(wù)部付款通知(ZW-005)應(yīng)收款表(ZW-001)停車通知(ZL-011)租戶對(duì)車位需求接到口頭或書面通知向物業(yè)治理處了解車位空置情況詢問車輛類型和數(shù)量介紹車位租金、保證金和日常治理方法相關(guān)部門提出專業(yè)意見審計(jì)部打印停車協(xié)議一式二份租戶確認(rèn)租賃意向車輛車型、車牌號(hào)座經(jīng)理助理填寫經(jīng)濟(jì)合同審核表，部門經(jīng)理簽字租戶

29、簽署蓋章擬定停車協(xié)議租戶審核副總經(jīng)理在經(jīng)濟(jì)合同審核表上簽字；在停車協(xié)議上簽字副總經(jīng)理按照顧收款操作流程蓋錦發(fā)公司章總經(jīng)理秘書二份合同原件一份交行政部 一份由營運(yùn)招商部交租戶總經(jīng)理秘書帳務(wù)主管開具付款通知交租戶，并計(jì)入本月應(yīng)收款表復(fù)印停車協(xié)議二份，一份交物業(yè)治理處，一份留存租戶檔案填具停車通知附停車協(xié)議交物業(yè)治理處簽收配合物業(yè)治理處協(xié)調(diào)租戶的停車事宜部門經(jīng)理審核，在經(jīng)辦人簽字審核確認(rèn)停車協(xié)議(ZL-006)經(jīng)濟(jì)合同審核表審核并簽署意見審核并簽署意見財(cái)務(wù)部審核并簽署意見法務(wù)部付款通知(ZW-005)應(yīng)收款表(ZW-001)停車通知(ZL-011)在接到租戶要求租用停車位的書面或口頭要求時(shí)，告知租賃

30、條件，同時(shí)問訊租戶要求停泊車輛類型和數(shù)量，回復(fù)對(duì)方一小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)；（由于中匯大廈停車場(chǎng)的限制，必務(wù)問清租戶車輛類型）依照所記項(xiàng)目，營運(yùn)招商部人員致電物業(yè)治理處詢問是否有空余的車位滿足租戶的要求；在得到治理處的確認(rèn)后致電租戶，告知詳情以及重復(fù)租賃條件。介紹中匯大廈停車治理方法時(shí)，需恰當(dāng)?shù)叵蜃鈶艚忉專捎谥袇R大廈停車場(chǎng)車位的限制所租車位均非固定車位，停車需受物業(yè)治理處的統(tǒng)一安排。問清停泊車輛的牌照號(hào)碼，擬定停車協(xié)議(ZL-006)一式二份，交租戶簽署，同時(shí)請(qǐng)租戶提供車輛行駛證復(fù)印件；收到租戶簽署的合同后，營運(yùn)招商部具體經(jīng)辦人在合同經(jīng)辦人一欄中簽署，填寫經(jīng)濟(jì)合同審核表，部門經(jīng)理簽署后依次呈審計(jì)部、

31、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部；總辦簽署下達(dá)，一份由營運(yùn)招商部交租戶簽收，一份由總辦交行政部保存，營運(yùn)招商復(fù)印一份存檔；收到簽署生效的合同當(dāng)日，營運(yùn)招商部收款員依照合同條款制作付款通知，送租戶簽收；收到簽署生效的合同當(dāng)日，營運(yùn)招商部書面通知物業(yè)治理處租賃期限，車輛類型、牌照號(hào)碼等信息，由物業(yè)治理處與租戶辦理相關(guān)手續(xù)。3.5 租戶的入駐/退租手續(xù)3.5.1 新租戶入駐中匯大廈步驟流程圖租賃合同簽署完畢經(jīng)理助理填寫租戶入駐通知單租戶入駐通知單(ZL-008)簽發(fā)至物業(yè)治理處部門經(jīng)理審核簽署租賃合同簽署完畢經(jīng)理助理填寫租戶入駐通知單租戶入駐通知單(ZL-008)簽發(fā)至物業(yè)治理處部門經(jīng)理審核簽署補(bǔ)充講明：租戶入駐通知

32、單(ZL-008)中應(yīng)詳細(xì)描述治理處交房給租戶的狀態(tài)，必要時(shí)附上租賃合同中有關(guān)交房標(biāo)準(zhǔn)的附件復(fù)印件給物業(yè)治理處作為標(biāo)準(zhǔn)。3.5.2 租戶退租中匯大廈步驟流程圖經(jīng)理助理填寫租戶退租通知單租戶退租通知單（ZL-009）部門經(jīng)理審核簽署簽發(fā)至物業(yè)治理處抄送財(cái)務(wù)部與物業(yè)治理處確認(rèn)退租手續(xù)完畢與財(cái)務(wù)部確認(rèn)應(yīng)付款已付清租戶搬出租賃場(chǎng)所辦理退保證金手續(xù)完成退租經(jīng)理助理經(jīng)理助理填寫租戶退租通知單租戶退租通知單（ZL-009）部門經(jīng)理審核簽署簽發(fā)至物業(yè)治理處抄送財(cái)務(wù)部與物業(yè)治理處確認(rèn)退租手續(xù)完畢與財(cái)務(wù)部確認(rèn)應(yīng)付款已付清租戶搬出租賃場(chǎng)所辦理退保證金手續(xù)完成退租經(jīng)理助理補(bǔ)充講明：租戶退租通知單（ZL-009）中應(yīng)明

33、確租戶到期交還租賃場(chǎng)所的交房標(biāo)準(zhǔn)作為治理處收回辦公室的驗(yàn)收依據(jù)，必要時(shí)附上租賃合同中有關(guān)交房標(biāo)準(zhǔn)的附件復(fù)印件給物業(yè)治理處作為標(biāo)準(zhǔn)。3.5.3 商務(wù)中心租戶入駐操作流程關(guān)專門要求家具布置要求客服主管與經(jīng)理助理核對(duì)入駐信息書面通知物業(yè)治理處安裝電話線安裝日期加入寬頻網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的電腦臺(tái)數(shù)通知網(wǎng)絡(luò)治理人員開通網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安裝日期電話線種類、數(shù)量和號(hào)碼入駐資料預(yù)備鑰匙預(yù)備租戶入駐自查經(jīng)理助理或部門經(jīng)理檢查與帳務(wù)副主管查詢前期費(fèi)用是否到帳客服主管試用鑰匙，告知鑰匙治理的規(guī)定帶領(lǐng)客戶進(jìn)入辦公房，呈入駐資料介紹電話機(jī)的使用方法介紹商務(wù)中心規(guī)章制度認(rèn)檢查入駐前的預(yù)備工作通知治理處移動(dòng)家具事宜具體日期時(shí)刻家具數(shù)量房門鑰

34、匙家具鑰匙大堂銘牌，書面通知物業(yè)治理處商務(wù)中心銘牌，聯(lián)系供應(yīng)商部門經(jīng)理或經(jīng)理助理把租戶代表人介紹給客服主管核對(duì)家具、數(shù)量和狀況一個(gè)工作日內(nèi)向租戶收回填好的資料輸入資料，存入租戶檔案經(jīng)理助理通知帳務(wù)主管有關(guān)收款事宜以及客服主管有關(guān)入駐事宜租賃合同簽署完畢租戶信息表(KF-001)每日服務(wù)記錄表（KF-011）歡迎入駐函(KF-003)綜合信息(KF-004)電腦維護(hù)打算(KF-005)寬頻服務(wù)接入通知(KF006)家具清單(KF-007)職員登記表(KF-008)客服主管客服主管客服主管客服主管客服主管客服主管電腦維護(hù)打算(KF-005)家具清單(KF-007)職員登記表(KF-08)關(guān)專門要求

35、家具布置要求客服主管與經(jīng)理助理核對(duì)入駐信息書面通知物業(yè)治理處安裝電話線安裝日期加入寬頻網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的電腦臺(tái)數(shù)通知網(wǎng)絡(luò)治理人員開通網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安裝日期電話線種類、數(shù)量和號(hào)碼入駐資料預(yù)備鑰匙預(yù)備租戶入駐自查經(jīng)理助理或部門經(jīng)理檢查與帳務(wù)副主管查詢前期費(fèi)用是否到帳客服主管試用鑰匙，告知鑰匙治理的規(guī)定帶領(lǐng)客戶進(jìn)入辦公房，呈入駐資料介紹電話機(jī)的使用方法介紹商務(wù)中心規(guī)章制度認(rèn)檢查入駐前的預(yù)備工作通知治理處移動(dòng)家具事宜具體日期時(shí)刻家具數(shù)量房門鑰匙家具鑰匙大堂銘牌，書面通知物業(yè)治理處商務(wù)中心銘牌，聯(lián)系供應(yīng)商部門經(jīng)理或經(jīng)理助理把租戶代表人介紹給客服主管核對(duì)家具、數(shù)量和狀況一個(gè)工作日內(nèi)向租戶收回填好的資料輸入資料，存入租戶

36、檔案經(jīng)理助理通知帳務(wù)主管有關(guān)收款事宜以及客服主管有關(guān)入駐事宜租賃合同簽署完畢租戶信息表(KF-001)每日服務(wù)記錄表（KF-011）歡迎入駐函(KF-003)綜合信息(KF-004)電腦維護(hù)打算(KF-005)寬頻服務(wù)接入通知(KF006)家具清單(KF-007)職員登記表(KF-008)客服主管客服主管客服主管客服主管客服主管客服主管電腦維護(hù)打算(KF-005)家具清單(KF-007)職員登記表(KF-08)補(bǔ)充講明：銘牌制作需要先得到租戶對(duì)公司名稱的確認(rèn)以及提供公司標(biāo)志LOGO。鑰匙預(yù)備，常規(guī)大門鑰匙、家具鑰匙均各一把，以后依照租戶要求，商務(wù)中心規(guī)定再給予提供。辦公房家具的配備一般按標(biāo)準(zhǔn)提

37、供，租戶增加辦公家具應(yīng)相應(yīng)收費(fèi)，除非在租賃中談到中已定或經(jīng)理準(zhǔn)批。3.5.4 商務(wù)中心租戶退租操作流程經(jīng)理指令有關(guān)租戶到期日期客服主管與租戶代表持家具清單檢查核實(shí)家具配置查核房?jī)?nèi)裝修家具清單（KF-07）經(jīng)理指令有關(guān)租戶到期日期客服主管與租戶代表持家具清單檢查核實(shí)家具配置查核房?jī)?nèi)裝修家具清單（KF-07）帳務(wù)主管與租戶代表核對(duì)所有應(yīng)付款，租戶代表簽字確認(rèn)對(duì)家具、設(shè)備、鑰匙進(jìn)行查核，若有損壞遺失情況按標(biāo)準(zhǔn)向租戶提出賠償費(fèi)用書面通知物業(yè)治理處于退租日之次日拆除所有電話線與租戶確定剩余應(yīng)付款的付款方式和保證金的退還方式客服主管記錄租戶搬遷后的聯(lián)絡(luò)方式并告知前臺(tái)賠償費(fèi)用計(jì)入每日服務(wù)記錄，租戶代表簽字確

38、認(rèn)統(tǒng)計(jì)搬遷物品，開具出門單給租戶租戶退租搬離房?jī)?nèi)布置恢復(fù)到標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)變動(dòng)門禁密碼，并以書面及電子郵件形式向所有租戶發(fā)送更換密碼的通知安排清潔工打掃房間通知治理處修復(fù)房?jī)?nèi)壞損部分以及對(duì)房?jī)?nèi)設(shè)施進(jìn)行翻修處理每日服務(wù)記錄（KF-011）帳務(wù)主管客服主管出門單(KF-009)書面通知客服主管客服主管客服主管帳務(wù)主管與租戶代表核對(duì)所有應(yīng)付款，租戶代表簽字確認(rèn)對(duì)家具、設(shè)備、鑰匙進(jìn)行查核，若有損壞遺失情況按標(biāo)準(zhǔn)向租戶提出賠償費(fèi)用書面通知物業(yè)治理處于退租日之次日拆除所有電話線與租戶確定剩余應(yīng)付款的付款方式和保證金的退還方式客服主管記錄租戶搬遷后的聯(lián)絡(luò)方式并告知前臺(tái)賠償費(fèi)用計(jì)入每日服務(wù)記錄，租戶代表簽字確認(rèn)統(tǒng)計(jì)搬

39、遷物品，開具出門單給租戶租戶退租搬離房?jī)?nèi)布置恢復(fù)到標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)變動(dòng)門禁密碼，并以書面及電子郵件形式向所有租戶發(fā)送更換密碼的通知安排清潔工打掃房間通知治理處修復(fù)房?jī)?nèi)壞損部分以及對(duì)房?jī)?nèi)設(shè)施進(jìn)行翻修處理每日服務(wù)記錄（KF-011）帳務(wù)主管客服主管出門單(KF-009)書面通知客服主管客服主管客服主管退租前，客服主管會(huì)同租戶代表依照“家具清單”將租用給他們的所有家具進(jìn)行檢查、核實(shí)。若有損壞遺失視情況賠償處理；由財(cái)務(wù)主管與租戶代表核對(duì)所有應(yīng)付清的費(fèi)用以及與客戶討論付費(fèi)和返押金的方式；收齊所有家具和房門鑰匙，在核對(duì)鑰匙時(shí)須詢問客戶是否自己配過鑰匙，一并收回；查看房?jī)?nèi)裝修是否有損，如有則告知可能的賠償費(fèi)用；賠償

40、費(fèi)用依據(jù)商務(wù)中心服務(wù)費(fèi)一覽表（KF-002）和物業(yè)治理處的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。請(qǐng)客戶留下立即搬遷的地址及電話、傳真、聯(lián)系人以便有事聯(lián)系；在確認(rèn)客戶退租后，要提早通知治理處，及時(shí)撤除該公司所有電話線，以防再發(fā)生電話費(fèi)用；通知網(wǎng)管切斷寬頻網(wǎng)絡(luò)并收回網(wǎng)絡(luò)線?？蛻舭徇w后，需改動(dòng)密碼，并以書面及電子郵件的形式向所有租戶發(fā)出更換密碼的通知；退租后，通知清潔工打掃房間。若裝修設(shè)施有損通知治理處予以修復(fù)。房間布置須恢復(fù)到原有的供參觀狀態(tài)。3.7 租戶的續(xù)租/擴(kuò)租3.7.1 租戶的續(xù)租書面通知予以提醒并告知續(xù)租條件續(xù)租條件洽淡租賃合同條款之租賃期限簽發(fā)租戶退租通知單(ZL-009)給物業(yè)治理處簽署租賃合同租賃合同租戶書面

41、通知租期到期后不再續(xù)租退租手續(xù)簽發(fā)租戶續(xù)租通知單(ZL-010)給物業(yè)治理處書面通知予以提醒并告知續(xù)租條件續(xù)租條件洽淡租賃合同條款之租賃期限簽發(fā)租戶退租通知單(ZL-009)給物業(yè)治理處簽署租賃合同租賃合同租戶書面通知租期到期后不再續(xù)租退租手續(xù)簽發(fā)租戶續(xù)租通知單(ZL-010)給物業(yè)治理處大廈租戶租期到期前四個(gè)月之前，商務(wù)中心租戶在租期到期前二個(gè)月之前，營運(yùn)招商部書面通知租戶有關(guān)租期到期事宜，著手聯(lián)絡(luò)續(xù)租問題；依照市場(chǎng)狀況、租賃單位的具體情況，在續(xù)租談判中有關(guān)續(xù)租條件給租戶一個(gè)客觀的報(bào)價(jià)。在談判過程中要善于發(fā)覺客人的意圖、方法及目的，以便續(xù)租工作的順利開展；續(xù)租順利則及時(shí)與租戶簽訂續(xù)租合同。有

42、關(guān)續(xù)租合同的簽訂過程可參照租賃合同訂立過程。3.7.2 租戶的擴(kuò)租在日常工作中應(yīng)十分留意租戶的動(dòng)向，特不有關(guān)租賃事宜。若發(fā)覺租戶有擴(kuò)租意向應(yīng)主動(dòng)及時(shí)聯(lián)系，依照租戶提供的信息（要緊是面積），給予適當(dāng)?shù)男畔⒑桶才?。尚未到期的租戶，若急于擴(kuò)租，并不十分在意是否同一樓層。但若有同層次的空房，應(yīng)優(yōu)先提供。報(bào)價(jià)方面差不多按照其往常合同的基價(jià)以及現(xiàn)中匯大廈辦公樓的報(bào)價(jià)和市場(chǎng)因素綜合考慮。若租戶是擴(kuò)租與續(xù)租一同考慮的話，是否同一樓層即顯得十分重要?，F(xiàn)在應(yīng)依照客戶的具體要求給予盡量滿足，否則就容易失去一個(gè)好的客戶。擴(kuò)租談判過程中價(jià)格及位置是一個(gè)專門重要的因素，但利用平常工作積存的感情去打動(dòng)客戶也是一個(gè)致勝的法寶

43、。在談判過程中，應(yīng)適時(shí)掌握進(jìn)攻、聯(lián)絡(luò)的銷售步驟，特不注意對(duì)其行政主管或負(fù)責(zé)人的跟蹤。擴(kuò)租談判成功，應(yīng)盡快安排簽訂租賃合同，有關(guān)過程可參照租賃合同訂立過程。3.8. 應(yīng)收款3.8.1 大廈租戶應(yīng)收款操作流程(ZW-026)部門經(jīng)理審核簽署復(fù)印3份，1份送財(cái)務(wù)部，1份留存檔案，1份以備銷賬用。審核確認(rèn)知(ZW-026)部門經(jīng)理審核簽署復(fù)印3份，1份送財(cái)務(wù)部，1份留存檔案，1份以備銷賬用。審核確認(rèn)知財(cái)務(wù)部電費(fèi)電信費(fèi)統(tǒng)計(jì)表(ZW-002)清潔費(fèi)統(tǒng)計(jì)表(ZW-025)維修費(fèi)勞務(wù)費(fèi)統(tǒng)計(jì)表(ZW-004)付款通知(ZW-005/006)次月租賃表物業(yè)治理處的上月各租戶電費(fèi)、水費(fèi)、電話費(fèi)、服務(wù)費(fèi)等明細(xì)表。審核

44、確認(rèn)部門經(jīng)理付款通知付款通知簽收本審核無誤后在每份通知上蓋錦發(fā)或錦友的財(cái)務(wù)部印章復(fù)印1份，原件送租戶，復(fù)印件用于檔案留存。財(cái)務(wù)部付款通知付款通知簽收本審核無誤后在每份通知上蓋錦發(fā)或錦友的財(cái)務(wù)部印章復(fù)印1份，原件送租戶，復(fù)印件用于檔案留存。財(cái)務(wù)部每月20日，帳務(wù)主管把付款通知送其每租戶，租戶簽收。收到每筆應(yīng)收款，財(cái)務(wù)部開具發(fā)票、收據(jù)交帳務(wù)主管；帳務(wù)主管送達(dá)租戶簽收，同時(shí)在應(yīng)收款表上記號(hào)銷賬。份核對(duì)確認(rèn)報(bào)部門經(jīng)理制作催款通知限定最后付款日期。審核確認(rèn)在每份催款通知上蓋錦發(fā)或錦友的財(cái)務(wù)部印章財(cái)務(wù)部開具相應(yīng)票據(jù)交帳務(wù)主管帳務(wù)主管把票據(jù)送達(dá)租戶，在大廈租戶應(yīng)收款表上銷賬簽收本發(fā)票、收據(jù)中匯大廈租戶應(yīng)收款

45、表大廈租戶未付款一覽表（ZW-002）催款通知(ZW-024)查核到帳發(fā)票收據(jù)催款通知簽收本大廈租戶應(yīng)收款表財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部審核確認(rèn)部門經(jīng)理每月20日，帳務(wù)主管把付款通知送其每租戶，租戶簽收。收到每筆應(yīng)收款，財(cái)務(wù)部開具發(fā)票、收據(jù)交帳務(wù)主管；帳務(wù)主管送達(dá)租戶簽收，同時(shí)在應(yīng)收款表上記號(hào)銷賬。份核對(duì)確認(rèn)報(bào)部門經(jīng)理制作催款通知限定最后付款日期。審核確認(rèn)在每份催款通知上蓋錦發(fā)或錦友的財(cái)務(wù)部印章財(cái)務(wù)部開具相應(yīng)票據(jù)交帳務(wù)主管帳務(wù)主管把票據(jù)送達(dá)租戶，在大廈租戶應(yīng)收款表上銷賬簽收本發(fā)票、收據(jù)中匯大廈租戶應(yīng)收款表大廈租戶未付款一覽表（ZW-002）催款通知(ZW-024)查核到帳發(fā)票收據(jù)催款通知簽收本大廈租戶應(yīng)收款表

46、財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部審核確認(rèn)部門經(jīng)理帳務(wù)主管與財(cái)務(wù)部緊密溝通有關(guān)催款后的應(yīng)收款到帳狀況。最后付款日之次日，整理尚未到帳的租戶清單明細(xì)表報(bào)財(cái)務(wù)部和營運(yùn)招商部經(jīng)理擬致租戶的通知函告知其違約和我司的措施。通知函帳務(wù)主管與財(cái)務(wù)部緊密溝通有關(guān)催款后的應(yīng)收款到帳狀況。最后付款日之次日，整理尚未到帳的租戶清單明細(xì)表報(bào)財(cái)務(wù)部和營運(yùn)招商部經(jīng)理擬致租戶的通知函告知其違約和我司的措施。通知函補(bǔ)充講明：所有給租戶的付款通知、催款通知及票據(jù)都必須讓租戶在簽收本上簽收，若無法直接送達(dá)租戶可通過寄掛號(hào)信的方式并保留掛號(hào)信的編號(hào)，以便查詢。由于各租戶合同條款不一致，如延遲履行金的付款、人民幣與美金的匯率指定、最后付款日期等，因此應(yīng)收

47、款表、付款通知、催款通知的制作必須嚴(yán)格遵循合同條款。若租戶以支票或現(xiàn)金方式支付款項(xiàng)時(shí)，尤其是現(xiàn)金方式，讓租戶直接付至我司財(cái)務(wù)部。若無法推脫地收下租戶的支票應(yīng)記錄支票號(hào)碼讓財(cái)務(wù)簽收。有其個(gè)不租戶在發(fā)放付款通知時(shí)須帶上發(fā)票、收據(jù)，并讓租戶簽收。3.8.2 商務(wù)中心租戶應(yīng)收款操作流程依據(jù)商務(wù)中心次月租賃表依據(jù)商務(wù)中心次月租賃表各復(fù)印2份，原稿至財(cái)務(wù)部，1份復(fù)印件留存檔案，另一份以備銷賬用費(fèi)表各復(fù)印2份，原稿至財(cái)務(wù)部，1份復(fù)印件留存檔案，另一份以備銷賬用費(fèi)表25日制作各租戶的付款通知商務(wù)中心服務(wù)費(fèi)表（ZW-009）商務(wù)中心次月租金應(yīng)收款表(ZW-008)上月服務(wù)費(fèi)表(ZW-009)付款通知(ZW-02

48、3)服務(wù)費(fèi)明細(xì)(ZW-012)每月23日制作次月的商務(wù)中心月度租金應(yīng)收款表(ZW-007)審核服務(wù)費(fèi)清單附在付款通知之后，每戶一份整理清晰總辦在每付款通知上蓋公司圓形（英文）藍(lán)印章復(fù)印一份，原件于27日左右送至租戶簽收，復(fù)印件存檔前臺(tái)文員打印各租戶上月服務(wù)費(fèi)清單財(cái)務(wù)部應(yīng)收款到帳，財(cái)務(wù)部開具發(fā)票/收據(jù)，帳務(wù)主管送達(dá)租戶簽收核對(duì)確認(rèn)復(fù)印二份，原稿交財(cái)務(wù)部，1份復(fù)印件留存檔案，另1份復(fù)印件自備用于銷賬財(cái)務(wù)部報(bào)部門經(jīng)理與財(cái)務(wù)部核對(duì)到帳情況付款通知簽收本發(fā)票 / 收據(jù)簽收本商務(wù)中心租戶未付款一覽表(ZW-010)審核服務(wù)費(fèi)清單附在付款通知之后，每戶一份整理清晰總辦在每付款通知上蓋公司圓形（英文）藍(lán)印章復(fù)

49、印一份，原件于27日左右送至租戶簽收，復(fù)印件存檔前臺(tái)文員打印各租戶上月服務(wù)費(fèi)清單財(cái)務(wù)部應(yīng)收款到帳，財(cái)務(wù)部開具發(fā)票/收據(jù)，帳務(wù)主管送達(dá)租戶簽收核對(duì)確認(rèn)復(fù)印二份，原稿交財(cái)務(wù)部，1份復(fù)印件留存檔案，另1份復(fù)印件自備用于銷賬財(cái)務(wù)部報(bào)部門經(jīng)理與財(cái)務(wù)部核對(duì)到帳情況付款通知簽收本發(fā)票 / 收據(jù)簽收本商務(wù)中心租戶未付款一覽表(ZW-010)章復(fù)印一份，原稿于付款通知發(fā)出后第8個(gè)工作日發(fā)至租戶簽收，復(fù)印件存檔案收到款，財(cái)務(wù)部開具相應(yīng)票據(jù)與財(cái)務(wù)部核對(duì)催款后的應(yīng)收款到帳情況。帳務(wù)主管送達(dá)租戶，請(qǐng)租戶在簽收本上簽收，同時(shí)在未付款一覽表上記號(hào)銷賬擬出租戶的未付款函告知其違約行為以及和我司的措施。制作打印催款通知明確最后

50、付款日期截止至催款通知明確的最后付款日之次日把尚未到帳的租戶清單明細(xì)報(bào)營運(yùn)部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理按合同條款計(jì)拖延履行金，上報(bào)總辦催款通知(ZW-024)審核確認(rèn)財(cái)務(wù)部催款通知簽收本發(fā)票收據(jù)簽收本未付款一覽表審核確認(rèn)部門經(jīng)理章復(fù)印一份，原稿于付款通知發(fā)出后第8個(gè)工作日發(fā)至租戶簽收，復(fù)印件存檔案收到款，財(cái)務(wù)部開具相應(yīng)票據(jù)與財(cái)務(wù)部核對(duì)催款后的應(yīng)收款到帳情況。帳務(wù)主管送達(dá)租戶，請(qǐng)租戶在簽收本上簽收，同時(shí)在未付款一覽表上記號(hào)銷賬擬出租戶的未付款函告知其違約行為以及和我司的措施。制作打印催款通知明確最后付款日期截止至催款通知明確的最后付款日之次日把尚未到帳的租戶清單明細(xì)報(bào)營運(yùn)部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理按合同條款計(jì)

51、拖延履行金，上報(bào)總辦催款通知(ZW-024)審核確認(rèn)財(cái)務(wù)部催款通知簽收本發(fā)票收據(jù)簽收本未付款一覽表審核確認(rèn)部門經(jīng)理補(bǔ)充講明：所有給租戶的付款通知、催款通知及票據(jù)都必須讓租戶在簽收本上簽收，若無法直接送達(dá)租戶可通過寄掛號(hào)信的方式并保留掛號(hào)信的編號(hào)，以便查詢。由于各租戶合同條款不一致，如延遲履行金的付款、人民幣與美金的匯率指定、最后付款日期等，因此應(yīng)收款表、付款通知、催款通知的制作如須嚴(yán)格遵循合同條款。若租戶以支票或現(xiàn)金方式支付款項(xiàng)時(shí)，尤其是現(xiàn)金方式，讓租戶直接付至我司財(cái)務(wù)部。若無法推脫地收下租戶的支票應(yīng)記錄支票號(hào)碼讓財(cái)務(wù)簽收。3.9 大廈客戶服務(wù)3.9.1 租戶定期訪問每月最后一個(gè)工作日，營運(yùn)招

52、商部客服主管協(xié)同經(jīng)理助理訪問大廈租戶，聽取意見提供大廈物業(yè)治理的信息。訪問后匯總信息報(bào)部門經(jīng)理同時(shí)反饋至物業(yè)治理處，物業(yè)治理處整改后，由營運(yùn)招商部再次回訪。3.9.2 中匯大廈客戶VIP服務(wù)VIP服務(wù)是中匯大廈對(duì)內(nèi)部客戶一種特色服務(wù)，針對(duì)大廈內(nèi)部客戶的貴賓（包括總部董事長、董事、總經(jīng)理等高層人士）到訪中匯大廈所享受的熱情禮遇。它包括下列過程：在中匯大堂或大門入口布置歡迎牌、歡迎橫幅及來訪客戶國旗；鮮花布置。差不多上是四盆。（2盆在大堂歡迎牌左右，2盆在客戶辦公區(qū)域門口）；專用電梯1-2部，并在大堂至電梯口通過處鋪設(shè)紅地毯；中匯大廈高級(jí)治理人員在大門迎接。具體實(shí)施過程如下：營運(yùn)部人員接到客戶電話

53、要求中匯大廈提供VIP服務(wù)時(shí)，須請(qǐng)客戶以書面形式要求，特不是對(duì)服務(wù)的具體要求、具體事件及來訪貴賓的姓名及職位清晰了解。特不注意杜絕歡迎牌上的差錯(cuò)。依照客戶的書面具體要求，安排有關(guān)綠化、歡迎牌等事宜書面通知治理處。在迎賓的當(dāng)天，應(yīng)安排客戶實(shí)地檢查，以便及時(shí)修正不妥之處，直至客戶的確認(rèn)。貴賓到訪之前，應(yīng)把中匯貴賓簽到簿交之客戶有關(guān)負(fù)責(zé)人士手中，以供來訪貴賓簽字留念。VIP服務(wù)圓滿完成后，將有關(guān)的書信來往及文件整理成檔。3.3 商務(wù)中心服務(wù)工作3.8.1 前臺(tái)服務(wù)1. 接聽電話和留言電話鈴響三聲內(nèi)接起電話問候語: Good Morning/Good Afternoon, May I help you

54、？您好！聽清轉(zhuǎn)接對(duì)象或分機(jī)號(hào)或公司名稱詢問對(duì)方姓名、公司名稱予以轉(zhuǎn)接有人接聽分機(jī)占線或無人接聽切回電話告知分機(jī)占線或無人接聽，詢問是否需要留言重復(fù)對(duì)方姓名、公司名稱按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范記錄留言內(nèi)容和留言時(shí)刻留言條(KF-010)電話鈴響三聲內(nèi)接起電話問候語: Good Morning/Good Afternoon, May I help you？您好！聽清轉(zhuǎn)接對(duì)象或分機(jī)號(hào)或公司名稱詢問對(duì)方姓名、公司名稱予以轉(zhuǎn)接有人接聽分機(jī)占線或無人接聽切回電話告知分機(jī)占線或無人接聽，詢問是否需要留言重復(fù)對(duì)方姓名、公司名稱按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范記錄留言內(nèi)容和留言時(shí)刻留言條(KF-010)問候語：Good morning/Good a

55、fternoon, May I help you?聽清轉(zhuǎn)接對(duì)象或分機(jī)號(hào)碼。Transfer,等有人接再轉(zhuǎn)接，然后掛機(jī)。當(dāng)所要轉(zhuǎn)接的分機(jī)占線或客戶外出，問明來電人是否有需要，為客戶留言。留言時(shí)首先要記錄下所要找的客戶的公司名稱、房號(hào)和姓名、對(duì)方的姓名、公司名稱、聯(lián)絡(luò)的電話、時(shí)刻、并簽上自己的姓名。當(dāng)客戶外出回來時(shí)及時(shí)交給他。如該客戶出差在外多日，可把留言轉(zhuǎn)交給其公司的其他人，以免有緊急問題可及時(shí)解決。2. 收發(fā)快件與郵寄a) 發(fā)快件登記信息包括日期、租戶名稱、快件種類、送達(dá)地點(diǎn)寫明快遞編號(hào)前臺(tái)文員收到客戶交發(fā)的快件前臺(tái)人員在每日服務(wù)記錄Daily Job Sheet和外發(fā)快遞記錄Out Goin

56、g Courier上登記快遞信息，經(jīng)辦人簽字每日服務(wù)記錄(KF-011)外發(fā)快遞記錄(KF-012)打電話通知快遞來取快件快遞件時(shí)留下底單，并在底單上登記公司名稱、快遞類不當(dāng)日工作結(jié)束前，在電子文檔月度租戶服務(wù)明細(xì)表內(nèi)填入當(dāng)日快遞服務(wù)的內(nèi)容補(bǔ)充快遞服務(wù)費(fèi)金額登記信息包括日期、租戶名稱、快件種類、送達(dá)地點(diǎn)寫明快遞編號(hào)前臺(tái)文員收到客戶交發(fā)的快件前臺(tái)人員在每日服務(wù)記錄Daily Job Sheet和外發(fā)快遞記錄Out Going Courier上登記快遞信息，經(jīng)辦人簽字每日服務(wù)記錄(KF-011)外發(fā)快遞記錄(KF-012)打電話通知快遞來取快件快遞件時(shí)留下底單，并在底單上登記公司名稱、快遞類不當(dāng)日

57、工作結(jié)束前，在電子文檔月度租戶服務(wù)明細(xì)表內(nèi)填入當(dāng)日快遞服務(wù)的內(nèi)容補(bǔ)充快遞服務(wù)費(fèi)金額客戶交發(fā)快件到前臺(tái)時(shí)，要在每日服務(wù)記錄Daily Job Sheet和外發(fā)快遞記錄Out Going Courier上登記下日期、公司簡(jiǎn)稱、快件種類、地點(diǎn)并準(zhǔn)確記錄下快件編號(hào)，經(jīng)手人簽字。打電話通知快遞公司來取件，留下底單，并在上登記公司名稱、快遞類不（市內(nèi)快遞、EMS、DHL或其他）。b) 收快件前臺(tái)收到快遞公司送來的快件，看清收件的對(duì)象、公司名稱，再簽收快件在快遞收件記錄上登記信息，注明是否包裹，并在經(jīng)辦人一欄內(nèi)簽字盡快把快件送交客戶，讓客戶在收付清單Incoming Courier List上簽收登記快件信

58、息包括收件日期、時(shí)刻、租戶簡(jiǎn)稱、快件種類、快件編號(hào)收件記錄（KF-013）前臺(tái)收到快遞公司送來的快件，看清收件的對(duì)象、公司名稱，再簽收快件在快遞收件記錄上登記信息，注明是否包裹，并在經(jīng)辦人一欄內(nèi)簽字盡快把快件送交客戶，讓客戶在收付清單Incoming Courier List上簽收登記快件信息包括收件日期、時(shí)刻、租戶簡(jiǎn)稱、快件種類、快件編號(hào)收件記錄（KF-013）快遞公司送來快件，先簽收，然后在快遞收件記錄Incoming Courier List登記日期、收件時(shí)刻、公司、簡(jiǎn)稱、快件種類、快件編號(hào)，并注明是否是包裹，最后經(jīng)手人簽名。及時(shí)把快件送交客戶，并讓客戶簽收。c) 郵 寄對(duì)客戶交寄信函，

59、在專用本上登記日期、客戶名稱、發(fā)送地址。于每天下午4：00左右交于樓下郵政服務(wù)臺(tái)送寄。于下月初帶登記本到樓下郵政服務(wù)臺(tái)與服務(wù)臺(tái)工作人員核對(duì)，以便月結(jié)帳。3. 收發(fā)傳真發(fā)傳真客戶交發(fā)傳真時(shí)，依照所給傳真號(hào)碼正確發(fā)送，同時(shí)登記下日期、簡(jiǎn)稱、傳真號(hào)碼及其他明細(xì)，并簽上經(jīng)手人姓名，然后把傳真確認(rèn)報(bào)告歸檔。收傳真收進(jìn)傳真應(yīng)及時(shí)送交客戶，如一時(shí)走不開，可先打電話通知客戶；收到客戶傳真時(shí)，依照商務(wù)中心客戶或大樓客戶在Daily Job Sheet或租戶服務(wù)單上登記日期、客戶簡(jiǎn)稱、及傳確實(shí)大致內(nèi)容，然后送交給對(duì)應(yīng)的客戶，請(qǐng)客戶簽收。4. 報(bào)紙的訂閱和分發(fā)每半年初和六月底詢問租戶的訂報(bào)需求并做記錄為租戶訂報(bào)，按

60、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)服務(wù)費(fèi)用及時(shí)更新租戶的訂閱清單訂 報(bào)9:30到一樓大堂取報(bào)依照客戶訂閱清單，把報(bào)紙分開11：每半年初和六月底詢問租戶的訂報(bào)需求并做記錄為租戶訂報(bào)，按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)服務(wù)費(fèi)用及時(shí)更新租戶的訂閱清單訂 報(bào)9:30到一樓大堂取報(bào)依照客戶訂閱清單，把報(bào)紙分開11：30前送達(dá)租戶訂報(bào)清單(KF-015)訂 報(bào)每年的年初或六月底詢問客戶是否有訂報(bào)需要并做好書面記錄；依照記錄填好，訂報(bào)的電腦清單帶上鈔票款到九江路郵電局支局（九江路36號(hào)）訂閱；及時(shí)更新客戶的訂閱清單。取 報(bào)每周星期一至星期五早上九點(diǎn)半左右，到底樓大堂前臺(tái)取報(bào)。發(fā) 報(bào)依照更新后的客戶訂閱清單，把報(bào)紙分開。送 報(bào)在早上10:00左右把報(bào)紙送到客戶房