試論新時期檔案管理的己任與提升策略

1、試陶畫10檔案管理的己任與翩策略當(dāng)前階段，大局部企事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，仍然存在對該項工作認(rèn)知不到位、相應(yīng)的管理機制 匱乏、工作人員技能水平較低等多方面問題，需要各部門加強對這些問題的研究分析，這樣才能更好地提升檔案管理質(zhì) 量，確保檔案的真實性和準(zhǔn)確性。信息化時代下，檔案管理可以有效服務(wù)社會，是我國重要的資源組成局部。因此在進 行管理時不僅需要保證檔案的完整性，還要使其查找時有跡可循，以減少工作量。而檔案的信息化建設(shè)可以很好地滿足 這一要求，借助大數(shù)據(jù)的資源共享和數(shù)據(jù)量大等特性可以更好地讓檔案儲存簡單化。新時代檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性在信息化時代背景下，可以借助信息技衙

2、克服紙質(zhì)檔案管理存在的缺乏，保證當(dāng)下檔案管理的有效性和準(zhǔn)確度， 具體主要表現(xiàn)為以下三方面。首先，信息化建設(shè)可以讓檔案以非常完整的數(shù)據(jù)庫為信息基礎(chǔ)，極大程度地減輕了工作人 員的工作量，不管是對新信息的整理還是收集，相對于過去都有不小的改善，這樣一來，工作人員的檔案管理有效性就 有了明顯提高。其次，對檔案進行信息化處理可以更好地保證檔案的整潔性，減少修訂工作量，保證檔案的準(zhǔn)確性，避 免為后續(xù)的查找與翻閱造成不便。最后，信息化檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，保存的時間更久，而且保存的信 息也往往更加完整；傳統(tǒng)檔案如果保存不當(dāng)，就可能出現(xiàn)遺漏或喪失等問題，所以相對而言，電子檔案會更加精準(zhǔn)和便 捷。因

3、此，檔案信息化建設(shè)在企事業(yè)單位的開展中非常重要，這也意味著檔案信息化管理是非常有必要的。新時期檔案信息化管理面臨的機遇由煩瑣轉(zhuǎn)向高效化工作傳統(tǒng)的檔案管理以人力為主，比擬煩瑣，而且管理內(nèi)容都是紙質(zhì)文件，偏向于實體管理；在信息化時代背景下， 計算機網(wǎng)絡(luò)等信息化管理占據(jù)了主要地位。檔案管理堅定以人為本的理念，對管理人力資源有很大的作用。隨著信息化 普及，檔案管理和建立用戶可以更高效地更新信息，在降低工作煩瑣程度的基礎(chǔ)上保障信息的準(zhǔn)確性和高效化。由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向媒體化管理在電子信息時代，以前的管理方式不再適應(yīng)時代的開展，管理起來較為麻煩，這就需要對檔案信息進行合理管理, 由以前的單一傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)?/p>

4、專業(yè)的媒體化管理，增加硬件設(shè)備，提升軟件設(shè)施，適應(yīng)新時代的開展，更大發(fā)揮 檔案資源價值。從區(qū)域性管理轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化管理檔案館收藏了大量原始檔案，并且以紙質(zhì)檔案為主，以收集內(nèi)容和坐等上門提供數(shù)據(jù)的方式進行服務(wù)，服務(wù)內(nèi)容 過于單一，服務(wù)方式不適應(yīng)時代開展，且更新速度緩慢。這時新媒體的優(yōu)勢就表達出來了，新媒體依托網(wǎng)絡(luò)通信、計算 機數(shù)字技術(shù)構(gòu)建了一個多樣性、多元化的信息系統(tǒng)，系統(tǒng)資源豐富且傳播面廣，傳播速度較快，可以向社會傳播最新信 息。新時期檔案管理中存在的問題協(xié)調(diào)機制不統(tǒng)一企事業(yè)單位隸屬問題會對檔案管理及運行帶來實質(zhì)性的影響。不同的企事業(yè)單位所屬的行政部門各不相同，會導(dǎo) 致企事業(yè)單位的管理體制處于分散

5、的領(lǐng)導(dǎo)狀態(tài)，這種現(xiàn)象很容易造成各企事業(yè)單位在對檔案管理時單獨為戰(zhàn)，被分割成 假設(shè)干塊，而各企事業(yè)單位有各自的檔案管理系統(tǒng)，當(dāng)然，其會在檔案管理的過程中進行自我完善，通過自我開展來進行 檔案管理。然而，很顯然，這種無法在資源上進行共享的行為很大程度上會導(dǎo)致檔案管理改革舉步維艱，會使其無法得 到有效的突破性開展，而目前許多企事業(yè)單位也意識到了資源不共享所具有的弊端，但僅僅是在意識上有所認(rèn)同，卻很 少展開實質(zhì)的行動，其中主要的原因可能是當(dāng)前我國還沒有一個專業(yè)的機構(gòu)來規(guī)劃或協(xié)調(diào)檔案現(xiàn)代化資源共享工作，使 得這種協(xié)調(diào)機制只停留在外表。許多企事業(yè)單位的檔案館依然還是采取過去的管理模式，封閉式管理還是主流，

6、其對現(xiàn) 代化的管理手段不夠重視，使得檔案管理的軟件和硬件不能得到及時更換，數(shù)據(jù)庫建設(shè)也處在較低水平。這使得企事業(yè) 單位雖然在檔案管理中造成了大量的人力和財力損失，卻依然沒有收到很好的管理效果，這同樣也會影響檔案管理現(xiàn)代 化改革的步伐，使得檔案管理的自動化進程放緩。管理人員綜合素質(zhì)及技術(shù)水平較低從工作人員的綜合素質(zhì)及管理水平情況來看，檔案管理人員在專業(yè)性和責(zé)任心方面依然存在缺乏。由于局部企事 業(yè)單位在職工檔案的管理方面的意識較為薄弱，沒有配備專業(yè)化的工作人員進行檔案管理，使得進行職工檔案管理的工 作人員身兼數(shù)職，且其對具體的檔案管理方式和工作方法也沒有更加全面的了解，在具體管理過程中存在檔案信息

7、錯亂 或位置擺放不對等各種情形，而這給職工的檔案信息的準(zhǔn)確性、真實性造成了不利影響。除此之外，由于缺乏專業(yè)化的 檔案管理，工作人員的檔案管理工作效率往往較低；企事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，使得在該方面的資金投入力 度較小，因此即使有工作人員進行管理工作，但由于該局部工作人員缺乏培訓(xùn)機會，難以了解當(dāng)前對檔案管理工作的新 要求、新變化，其自身的理論知識及管理技能也就無法隨著時代開展進行相應(yīng)的更新，這在某種程度上降低了整個管理 隊伍的工作水準(zhǔn)。數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后各企事業(yè)單位在檔案管理過程中通過不斷開展已經(jīng)擁有了規(guī)模不等的數(shù)據(jù)庫。一些企事業(yè)單位在對檔案管理的過 程中各自為戰(zhàn)，使得各企事業(yè)單位在建設(shè)數(shù)據(jù)

8、庫時會有一些急功近利的想法，浮躁心理非常嚴(yán)重，這些數(shù)據(jù)庫的滯后主 要表現(xiàn)為以下幾個方面：首先，缺乏整體性，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，更多的是自給自足，數(shù)據(jù)庫也僅局限于自身，相對來說 規(guī)模較?。黄浯?，標(biāo)準(zhǔn)化程度無法與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化相比，類型不多，許多企事業(yè)單位還出現(xiàn)了在建設(shè)方面的重復(fù)性，造 成資源浪費；最后，在數(shù)據(jù)控制方面沒有規(guī)范，導(dǎo)致無法進行商業(yè)開展。這些數(shù)據(jù)如果只限于自身使用的話，就會大大 降低數(shù)據(jù)的利用率，從而影響數(shù)據(jù)庫的價值利用。此外，還有一個現(xiàn)象是許多企事業(yè)單位在進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，僅僅是 對條目數(shù)據(jù)庫進行建設(shè)，很難在具體的數(shù)據(jù)信息上有具體的表現(xiàn)，因此無法滿足用戶的具體要求，還有些企事業(yè)單位雖 然進

9、行了聯(lián)網(wǎng)，但僅僅提供對主頁的訪問，并不能進行資源共享。檔案管理經(jīng)費投入較低在檔案管理中，硬件設(shè)施正在不斷更新?lián)Q代，但是軟件建設(shè)還沒有跟上現(xiàn)代化建設(shè)的水平，然而無論是檔案管理 的硬件建設(shè)還是軟件使用都需要進行相應(yīng)的資金的投入。然而，經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多企事業(yè)單位在檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中 能投入的資金相對有限，其也沒有更多的資金去購置更好的硬件來到達高起點的檔案館現(xiàn)代化建設(shè)，對設(shè)備的更新不及 時。發(fā)生這類現(xiàn)象的主要原因是經(jīng)費投入低，其阻礙了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的開展。新時期檔案管理的己任與提升策略提升領(lǐng)導(dǎo)層的重視要做好檔案管理信息化建設(shè)，讓更為完善的信息化管理發(fā)揮檔案的新媒體價值；要讓該價值有效地引起企事

10、業(yè)單 位領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的重視，不僅要讓領(lǐng)導(dǎo)層重視，同時也讓每個部門的工作人員意識到，積極配合信息化建設(shè)可以有效 地讓各工作崗位獲得更專業(yè)的信息支持，從而提升工作的便捷性；通過專業(yè)信息化建設(shè)，工作人員在各有關(guān)系統(tǒng)賬戶的 運用下就可以有效輕松地搜索獲取工作所需的檔案資料，可以防止花精力去實體空間尋找，或者拜托他人尋找。通過引 起所有工作人員的重視，得到更多人員的支持，為檔案管理信息化建設(shè)鋪平道路；同時，領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可可以有效促使其他 部門工作人員配合有關(guān)工作的開展。搭建信息化檔案管理的架構(gòu)保障建設(shè)專業(yè)化的檔案管理環(huán)境和相應(yīng)的管理規(guī)章制度，可以有效保障整個檔案管理工作的順利開展及推進。針對當(dāng) 前階段管理

11、現(xiàn)狀較為混亂的局面，企事業(yè)單位在今后的工作中要重視對內(nèi)部管理情況的改善；要在管理階層及職工群體 當(dāng)中加強對檔案管理工作重要性的宣傳力度，使工作人員意識到該項工作的重要性以及必要性，從而在規(guī)范相關(guān)流程的 基礎(chǔ)上，提升職工對檔案管理工作的重視程度。同時，也要對管理工作過程中涉及的規(guī)章機制進行相應(yīng)的健全完善，針 對檔案管理工作過程中可能出現(xiàn)的各種情況提前做好預(yù)備方案，建立完善的檔案管理流程。要做好前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)完善工 作。信息化檔案管理模式要依靠操作性高的前端業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，已然是公認(rèn)的事實了。企事業(yè)單位各相關(guān)部門及職工組 織的電子文件管理也應(yīng)當(dāng)自上而下分層級做好設(shè)計方面的工作，對電子文件的源頭管理做好

12、具有科學(xué)性和實用性的計 劃。針對流動過程中的電子文件和紙質(zhì)文件，更要做好適當(dāng)?shù)慕槿牍ぷ骷靶ЯΥ_認(rèn)工作。加強對檔案的管理利用進行檔案管理的目的主要是方便以后的查詢和借閱，實現(xiàn)檔案的利用價值，所以相關(guān)人員在進行檔案管理時應(yīng)以 提高檔案的服務(wù)質(zhì)量為根本，并在此基礎(chǔ)上進行工作。首先，為了方便檔案快速查找，需要在信息技術(shù)的幫助下對檔案 進行編目、檢索等，相關(guān)技術(shù)人員還可以設(shè)計一定的檢索工具，以完善檢索系統(tǒng)，提高檔案查找效率。其次，為了更好 地實現(xiàn)檔案的利用價值，在進行管理時需要從不同方面建立單獨的管理空間：第一，建立特定的檔案室，以此為管理人 員提供更好的管理空間，方便信息化檔案的儲存，防止外界環(huán)境對檔

13、案造成破壞；第二，進行檔案備份，對檔案進行有 效的微縮，以減少儲存占用空間。最后，相關(guān)工作人員還需要對檔案進行有效的分類，并及時對一些損壞的檔案進行修 復(fù)，以此來增長其保存時間。建設(shè)專業(yè)化檔案管理團隊由于檔案管理工作的內(nèi)容涉及較廣，而且涉及的部門較多，因此需要建立專門的工作部門，與其他部門或組織之 間相互配合，這樣才能更好地實現(xiàn)集中化專業(yè)化的檔案管理。在今后的檔案管理工作中，企事業(yè)單位需要根據(jù)職工的規(guī) 模確定檔案管理專職工作人員數(shù)量，形成專業(yè)化的骨干管理隊伍；與此同時，要給予工作人員定期的培訓(xùn)機會，幫助工 作人員豐富理論知識，更好地理解新時期對檔案管理工作的新要求，只有在理論知識豐富的基礎(chǔ)上，

14、工作人員才能更好 地結(jié)合企事業(yè)單位的實際情況進行相應(yīng)的創(chuàng)新性開展。與此同時，職工檔案管理工作較為復(fù)雜，僅依靠專職檔案的管理 人員難以在短時間內(nèi)將如此繁重的任務(wù)高效完成，其需要其他部門及相關(guān)人員的共同幫助，因此企事業(yè)單位要注重檔案 管理的專業(yè)化和兼職化，建設(shè)專、兼職相結(jié)合的檔案管理工作團隊。注重資源合理運用作為企事業(yè)單位，其本身擁有大量的社會資源與人才資源，為了減少信息化建設(shè)過程中的經(jīng)費消耗，其可以運用 有效的資源提供幫助。在信息化建設(shè)的有關(guān)系統(tǒng)設(shè)計和日常維護中，可以運用自身固有資源或有關(guān)社會資源，盡可能地 將費用降到可以承受的范圍，并同時保證系統(tǒng)的平安與有效性。在經(jīng)費的運用上要堅持節(jié)約型管理，

15、防止鋪張浪費；以 實用性為主，防止標(biāo)準(zhǔn)過高而不適合實際所需。此外，信息化技術(shù)的高速開展與廣泛化使用，以及新媒體、云算法、數(shù) 據(jù)加密以及電子簽名等信息技術(shù)的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲、搜索有了堅實的技術(shù)保障。而企事業(yè)單 位要做的便是活用這些高新信息技術(shù)，以構(gòu)建更加靈活可靠的信息化電子檔案管理系統(tǒng)。注重對檔案管理人才的培養(yǎng)在信息化時代下，檔案管理應(yīng)多項選擇用專業(yè)的機構(gòu)團隊，或在企事業(yè)單位內(nèi)部組建專業(yè)團隊，由更好地讓信息化建 設(shè)順暢、專業(yè)地展開。在崗位人員安排上，一方面要盡可能選擇專業(yè)對口的工作人員，另一方面要注重在崗人員的培訓(xùn) 學(xué)習(xí)。其中，可以通過讓工作人員參與培訓(xùn)班或進修的方式來提升

16、專業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)可以包括在線培訓(xùn)與實體課程培訓(xùn)， 具體方式依據(jù)工作人員的時間、精力狀況安排，以保證培訓(xùn)安排的有效性；在崗培訓(xùn)與崗前培訓(xùn)需要結(jié)合進行，以有效 地確保工作人員能更好地掌握實際工作所需，讓其工作能力隨著工作需求變化不斷與時俱進。綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)可以更好地讓檔案管理相關(guān)工作與時俱進。但是在實際實施過程中，也會因多種 多樣的阻力導(dǎo)致其價值無法得到開發(fā)運用，甚至導(dǎo)致資源閑置浪費。信息時代下的檔案管理有了更多機遇，但同時也面臨著更大的挑戰(zhàn)，所以企事業(yè)單位在進行檔案管理時必須有針對性地采取相應(yīng)策略，這樣才能有效解決管理中存在的不 足。參考文獻1厲霞.新時期自然資源與規(guī)劃部門檔案管理提升策略探究J.蘭臺內(nèi)外,2021 (22) ： 31-33.2李敏，莫言娟,醫(yī)院文