時間管理與工作效率-劉興村(3月4日第一場)

1、時間管理與工作效率Mar., 04, 2011Charles Liu(劉興村)Tel:-mail: charles.liuCharles Liu2管理工作中的”七種浪費”時間管理是什么時間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計劃展開執(zhí)行力的強化Q&A課程大綱時間的獨特性 供給毫無彈性 無法儲存 無法取代 無法失而復(fù)得前 言Charles Liu4管理工作中的”七種浪費”時間管理是什么時間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計劃展開執(zhí)行力的強化Q&A課程大綱管理常見的等待浪費無序浪費協(xié)調(diào)不力浪費閑置浪費應(yīng)付浪費低效浪費7大浪費“不合理”浪費管理“七種浪費”為了找出產(chǎn)生生產(chǎn)浪費的

2、深有效的開展下去,我們首次提出管層次原因,使消除浪費的活動深入理工作中的“七種浪費”的概念.等待管理工作不能“等” 等待的浪費主要表現(xiàn)在以下幾方面： 等待上級的指示 等待下級的匯報 等待對方的回復(fù) 等待生產(chǎn)現(xiàn)場的聯(lián)系 等待在工作中大量存在,主要是中層管理人員缺乏責(zé)任心和主動精神,不愿承擔(dān)責(zé)任造成的.無把無序變有序 序 職責(zé)不清造成的無序 業(yè)務(wù)能力低下造成的無序 有章不循造成的無序 業(yè)務(wù)流程的無序 “沒有規(guī)矩,不成方圓”,這句古語 說明了秩序的重要性.無序出現(xiàn)的頻次多,會造成企業(yè)的管理混亂.造成無序的原因: 協(xié)調(diào)不力企業(yè)喪失凝聚力常見的協(xié)調(diào)不力現(xiàn)象： 工作進(jìn)程的協(xié)調(diào)不力 上級指示的貫徹協(xié)調(diào)不力

3、業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)不力 信息傳遞的協(xié)調(diào)不力 協(xié)調(diào)力不 有了良好的協(xié)調(diào),就會出現(xiàn)1+12的 效應(yīng).如果協(xié)調(diào)不力,就會造成工作停滯等 方面的浪費.讓閑置的“動”起來 固定資產(chǎn)的閑置 工作流程的閑置 人員的閑置 信息的閑置閑置 機構(gòu)重迭,職能重迭形成人浮于事,使生產(chǎn)經(jīng)營要素不能得到有效利用,造成閑置的浪費.常見的閑置現(xiàn)象：應(yīng)付現(xiàn)象最常見 應(yīng)付基礎(chǔ)工作 應(yīng)付檢查 應(yīng)付導(dǎo)致前松后緊 應(yīng)付造成虎頭蛇尾 應(yīng)付加工 應(yīng)付的浪費主要是由責(zé)任心不強和素質(zhì)低下造成的,它實際上是工作中的失職,這種浪費對組織的損害是隱性的,是一種慢性毒藥.常見的應(yīng)付現(xiàn)象：低效 拒絕“低效” 反復(fù)發(fā)生庫存 錯誤的工作是一種負(fù)效率 我們允許的

4、是創(chuàng)造性的失誤, 而不允許反復(fù)發(fā)生低級的錯誤 低效相對高效來說是一種嚴(yán)重的浪費無理管理必須真正有“理”可依 計劃編制無依據(jù) 計劃執(zhí)行不嚴(yán)肅 計劃檢查不認(rèn)真 計劃考核不到位 投入生產(chǎn)不匹配 管理成本是企業(yè)成本構(gòu)成的一項重要組成部分,即各職能部門產(chǎn)生的費用成本. “理”在企業(yè)管理中具體指“目標(biāo)、指標(biāo)、預(yù)算、計劃”.常見的無“理”現(xiàn)象：提升時間管理技能的方法 建立正確的時間觀念觀 念行 為績 效 跨越時間的陷阱 了解導(dǎo)致時間浪費的因素Charles Liu14管理工作中的”七種浪費”時間管理是什么時間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計劃展開執(zhí)行力的強化Q&A課程大綱時間管理不是什么?時間本身不是問題

5、.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在于時間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什么?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃時間管理的正確涵意 控制時間？ 支配時間？ 管理時間？ 你善于管理時間嗎？ 時間管理就是自我管理 改變錯誤的習(xí)慣使自己更有績效人,為何安于現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀1.無奈2.不確定改變之后會更好3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時,表示會有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對“新的思考方

6、式”Charles Liu19管理工作中的”七種浪費”時間管理是甚么時間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計劃展開執(zhí)行力的強化Q&A課程大綱緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩請排出正確的行事優(yōu)先級?ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩正確的行事優(yōu)先級緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜

7、好的沉迷事務(wù)的定義(1)事務(wù)的分類緊 急不 緊 急重要 設(shè)備發(fā)生故障 生產(chǎn)出問題 客戶抱怨或退貨 重大工安問題 員工發(fā)生嚴(yán)重沖突 制度興革與推行 人才培訓(xùn) 計劃擬定 提升產(chǎn)能與良率 提升研發(fā)能力 問題追蹤與解決不重要 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 某些無謂的請托 瑣碎的工作 某些信件 某些電話 處理部屬職掌范圍內(nèi)的事 某些交際應(yīng)酬事務(wù)的定義(2) 一天動物園管理員發(fā)現(xiàn)袋鼠從籠子里跑出來了，于是開會討論，一致認(rèn)為是籠子的高度過低。所以他們決定將籠子的高度由原來的10米加高到20米。結(jié)果第二天他們發(fā)現(xiàn)袋鼠還是跑到外面來，所以他們又決定再將高度加高到30米。 沒想到隔天居然又看到袋鼠

8、全跑到外面，于是管理員們大為緊張，決定一不做二不休，將籠子的高度加高到100米。一天長頸鹿和幾只袋鼠們在閑聊，“你們看，這些人會不會再繼續(xù)加高你們的籠子？”長頸鹿問。“很難說。”袋鼠說：“如果他們再繼續(xù)忘記關(guān)門的話” 管理故事分享_袋鼠與籠子 管理心得事有“本末”、“輕重”、“緩急”，關(guān)門是本，加高籠子是末，舍本而逐末，當(dāng)然就不得要領(lǐng)了。管理是什么？管理就是先分析事情的主要矛盾和次要矛盾，認(rèn)清事情的“本末”、“輕重”、“緩急”，然后從重要的方面下手。Charles Liu25管理工作中的”七種浪費”時間管理是甚么時間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計劃展開執(zhí)行力的強化Q&A課程大綱 常見的時間

9、陷阱 欠缺計劃 事必躬親 會議過多 不會拒絕他人之托 拖延的惡習(xí) 電話/不速之客的干擾 文件滿桌 上司陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應(yīng) VS Proaction積極掌握危機就是轉(zhuǎn)機規(guī)劃重于做事最好的控制是: 預(yù)防預(yù)防勝于處理不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在Plan Plan著重在Do Do著重在Check Check著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬,這叫“灌能”正確的時間配置陷阱二:拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的

10、事1 st2 nd不重要的事3 rd4 th行事之優(yōu)先級 兼顧輕重緩急 公文處理的分類 4重要不重要緊急 不緊急132 重視 “危機管理”，避免 “危機處理”克服1.成本/效益分析法成本.好處.克服2.思維習(xí)慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便盡早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般陷阱三:事必親躬諸葛亮凡事必親躬,后來過勞而死.為何事必親躬?因為怕部屬取代不放心部屬,不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過高一個人去買鸚鵡，看到一只鸚鵡前標(biāo)此鸚鵡會兩門語言，售價二百元。 另一只鸚鵡前則標(biāo)道此鸚鵡會

11、四門語言，售價四百元。 該買哪只呢？兩只都毛色光鮮，非常靈活可愛。這人轉(zhuǎn)啊轉(zhuǎn)，拿不定主意。 結(jié)果突然發(fā)現(xiàn)一只老掉了牙的鸚鵡，毛色暗淡散亂，標(biāo)價八百元。 這人趕緊將頭家叫來這只鸚鵡是不是會說八門語言？ 店主說不。 這人奇怪了那為什么又老又丑，又沒有能力，會值這個數(shù)呢？ 店主回答因為另外兩只鸚鵡叫這只鸚鵡頭家。 管理故事分享_鸚 鵡這故事告訴我們，真正的領(lǐng)導(dǎo)人，不一定自己能力有多強，只要懂信任，懂放權(quán)，懂珍惜，就能團(tuán)結(jié)比自己更強的力量，從而提升自己的身價。 相反許多能力非常強的人卻因為過于完美主義，事必躬親，什么人都不如自己，最后只能做最好的攻關(guān)人員，銷售代表，成不了優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)人。陷阱四:有求必應(yīng)

12、會花太多時間,時間不夠會犧牲第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請托的原因接納請托比拒絕請托容易擔(dān)心觸怒請托者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請托每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下Conclusions:時間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事Charles Liu38管理工作中的”七種浪費”時間管理是甚么時間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計劃展開執(zhí)行力的強化Q&A課程大綱如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.

13、以PDCA分布周一到周五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力;養(yǎng)成運動的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好1.工作時段分配法則早上中午13:0015:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action, Plan)Relax,人文, Thinking1.發(fā)球: EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中項目1.面對面Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計劃/ Update Follow up進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中項目1.花1小時寫作每天工作時

14、段的特性參考2.每周工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷靜,思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創(chuàng)造議題1.Follow Up一二所丟的球2.調(diào)整, Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什么?意義何在?2.有沒有辦法提升自己的價值?3.計劃/規(guī)劃周一到周五的工作性質(zhì)參考Charles Liu42管理工作中的”七種浪費”時間管理是甚么時間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計劃展開執(zhí)行力的強化Q&A課程大綱如何展開你的計劃一日之計在于一周之計在

15、于一月之計在于昨天下班前周末日月底1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下良好的時間管理來自于計劃1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是最節(jié)省時間的作法耗用時間80/20法則1/2the Vital Few & the Trivial Many柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作里, 80%的成果,來自于20% 的時間 -也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的20/80 法則 重要的少數(shù)(20%)與瑣碎的多數(shù)(80%) 用80% 的時間處理20% 重要的事情80%時間

16、20%時間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物20/80法則的例子 80%的營業(yè)收入來自20%的客戶 80%的討論出自20%的與會者 80%的客訴來自20%的客戶 80%的人口集中在20%的地區(qū) 80%的看電視時間都花在20%的節(jié)目 80%的物料成本集中于20%的物料 80%的員工問題都出在20%的員工目標(biāo)金字塔長程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)如何列管重要計劃將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來,并算出每個計劃的效益.在同一個時間點進(jìn)行這三個主軸的前3個專案(項目件數(shù)依自己能力而定,紅線的左手邊)有項目結(jié)束之后下一個項目就可以往左遞補每個計劃如何給予評

17、分先將所有計劃列出來,分成短中長期(自行定義)分成三個項目(也可依自己的價值觀調(diào)整),依照:重要性,急迫性及成功機會來給分?jǐn)?shù).最好給5分,最不好給1分將三個分?jǐn)?shù)相乘,分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計劃Charles Liu52管理工作中的”七種浪費”時間管理是甚么時間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計劃展開執(zhí)行力的強化Q&A課程大綱備忘錄時間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老板今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財富Schedule List1.Meeting2.行事歷3.紀(jì)念日Routine Work1.日常工作2.定期約會善用顏色管理的功能

18、紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項綠色字體為Routine Schedule良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速決養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時“執(zhí)行”的寫照J(rèn)ust Do It奉備忘錄的To Do-Check List如圣旨行動才是企劃的開始把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷Buffer緩沖區(qū)并不是每件事情都那么的急如果我們每件事情都要實時地處理掉,相信我們會變得神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們執(zhí)行的技巧:Key Success Factor靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有余).分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體由計劃階段時即被簡單勾勒出來做對的事情,并不會耗費太大的力氣.反而做不對的事情,才需花時間東補西補.魏文王問名醫(yī)扁鵲說“你們家兄弟三人，都精于醫(yī)術(shù)，到底哪一位最好呢？” 扁鵲答“長兄最好，中兄次之，我最差。