北研、上研非生產(chǎn)異地認(rèn)證與采購組試運作規(guī)范

1、 HYPERLINK / 北研、上研非生產(chǎn)異地認(rèn)證、采購組試運作暫行規(guī)定一、目的依照集中認(rèn)證、分散采購的原則，現(xiàn)試行在上海研究所、北京研究所建立非生產(chǎn)異地認(rèn)證、采購組，提高非生產(chǎn)物品異地采購的響應(yīng)速度與成本操縱的效率，保證需求部門對非生產(chǎn)物品的緊急需求。二、定義非生產(chǎn)異地認(rèn)證、采購組：即華為行政采購中心在深圳以外地域的延伸機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的非生產(chǎn)物品采購的執(zhí)行，并依照專家團(tuán)供應(yīng)商選擇策略和決定，具體參與供應(yīng)商認(rèn)證，保證當(dāng)?shù)胤巧a(chǎn)物品的及時供應(yīng)及最優(yōu)品質(zhì)與技術(shù)，操縱采購成本。三、適用范圍1、采購的物品范圍原則上適用于所有類不的非生產(chǎn)物品。2、采購治理范圍北京、上海研究所認(rèn)證、采購組負(fù)責(zé)自身行

2、政治理范圍內(nèi)的非生產(chǎn)采購。在運作初期，上研、北研所認(rèn)證、采購組的認(rèn)證、采購物品范圍，由行政采購中心依據(jù)外地研究所需求的實際情況，統(tǒng)一安排每個時期的認(rèn)證授權(quán)范圍，依照項目進(jìn)行分類，逐步將一些項目交給當(dāng)?shù)夭少徑M認(rèn)證、采購，在公司行政采購中心和相關(guān)CEG的指導(dǎo)協(xié)調(diào)下，建立起滿足本地需求的合格供應(yīng)商系統(tǒng)并對本地供應(yīng)商進(jìn)行治理。授權(quán)以專家團(tuán)決議或采購總部、行政采購中心函件的書面文件為準(zhǔn)。四、運作原則1、組織制度：（1）非生產(chǎn)異地認(rèn)證專家組： 負(fù)責(zé)采購總部授權(quán)的認(rèn)證運作與采購的推行，由一名兼職的主任、副主任和一名較專職成員（PE）、若干兼職成員組成，由研究所要緊的或較高層領(lǐng)導(dǎo)兼任主任、副主任。 主任負(fù)責(zé)當(dāng)

3、地認(rèn)證、采購事項的重大與最終決策的達(dá)成，負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)卣J(rèn)證、采購組工作的整體推行與打算的完成； 副主任負(fù)責(zé)推行專家組日常的認(rèn)證決策和采購組的日常治理工作；較專職的成員（同時是PE）應(yīng)具有相當(dāng)?shù)恼J(rèn)證采購經(jīng)驗和協(xié)調(diào)、推動能力，負(fù)責(zé)異地認(rèn)證專家組的日常運作與協(xié)調(diào)；其他兼職成員按照公司專家團(tuán)成員的入選規(guī)定，由代表要緊需求部門的各采購項目（如計算機(jī)、IT、儀器設(shè)備、行政用品及服務(wù)等）相關(guān)的專家組成，共同對須專家組負(fù)責(zé)的各類項目進(jìn)行集體決策。（2）非生產(chǎn)異地采購組：同意采購總部和當(dāng)?shù)氐恼J(rèn)證專家組的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與決策，負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)夭少徆?yīng)，參與當(dāng)?shù)胤侵匾椖空J(rèn)證的執(zhí)行。0采購組的領(lǐng)導(dǎo)可由當(dāng)?shù)卣J(rèn)證專家組副主任兼任，負(fù)責(zé)日常

4、采購的審批，采購組整體工作的達(dá)成。 較專職的采購員（非認(rèn)證組的成員），負(fù)責(zé)下單、跟單，并協(xié)助PE的選擇、治理供應(yīng)商。（3）所有異地認(rèn)證、采購人員（包括兼職），同意采購總部業(yè)務(wù)指導(dǎo)，行政考評由各研究所治理，實施定期崗位輪換制度（由采購總部干部部與異地研究所干部部共同決定）。詳細(xì)職責(zé)見北研、上研異地認(rèn)證、采購小組組織結(jié)構(gòu)與職責(zé)文件。2、決策原則：對授權(quán)范圍內(nèi)的供應(yīng)商選擇與治理，由異地認(rèn)證組按照公司專家團(tuán)決策制度集體決定；對授權(quán)范圍內(nèi)的訂單執(zhí)行，由當(dāng)?shù)夭少徑M領(lǐng)導(dǎo)審批。對協(xié)助公司總部的采購治理，依照具體項目的情況，分級評審。3、運作規(guī)則：由采購總部負(fù)責(zé)授權(quán)異地認(rèn)證、采購組的具體運作范圍，運作規(guī)則完全遵

5、照行政采購供應(yīng)商認(rèn)證、治理以及采購執(zhí)行的流程（以編號PROC/GP開頭的流程）和相應(yīng)的規(guī)定，同時形成相應(yīng)的文檔，依照采購總部有關(guān)規(guī)定建立檔案，以備同意相關(guān)的審計。同時應(yīng)成立中央收發(fā)監(jiān)控部授權(quán)的收貨組，按中央收發(fā)監(jiān)控部非生產(chǎn)物品異地接收的規(guī)定收貨。異地采購組的授權(quán)采購和收貨過程與結(jié)果應(yīng)同意公司審計部、采購總部、中央收發(fā)監(jiān)控部及中研部相關(guān)部門的審計。五、差不多運作流程及講明流程圖附后，流程講明如下：01 組織制定采購需求打算北研、上研治理辦A、半年度需求預(yù)測治理辦每年12月和6月下旬組織各部門制定下半年度需求預(yù)測，由治理辦評審、匯總后，提交研究打算處批準(zhǔn)。批準(zhǔn)的半年度需求預(yù)測提交給行政采購中心、各

6、行政專家團(tuán)、當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購組（也即中研的半年度需求預(yù)測中北研、上研需單列）。行政采購中心、各專家團(tuán)與當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購組共同分析需求預(yù)測，協(xié)商哪些物品需查找、認(rèn)證當(dāng)?shù)毓?yīng)商，關(guān)于需要認(rèn)證當(dāng)?shù)毓?yīng)商的采購項目，當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購組即可有意識地開始供應(yīng)商的查找工作。B、月度需求打算治理辦在每月下旬組織制定下月的需求打算，由治理辦評審、匯總后，提交研究打算處批準(zhǔn)。批準(zhǔn)的月度需求打算提交給行政采購中心、各行政專家團(tuán)、當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購組。由行政采購中心、各專家團(tuán)與當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購組共同分析需求打算，協(xié)商、確定需由當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購組的采購項目后，當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購組應(yīng)立即著手供應(yīng)商的查找和項目認(rèn)證工作。C、不定期打算依照工

7、作開展的需要，可隨時制定不定期的需求打算，提出某一特定時期的需求，但這類需求的提出，一般應(yīng)比實際需要到貨時刻提早一個月左右。制定需求打算應(yīng)按照PROC/GP01“制定采購需求打算”執(zhí)行。02 協(xié)商、確認(rèn)認(rèn)證授權(quán)范圍行政采購中心/各行政專家團(tuán)/北研上研認(rèn)證采購組依照需求預(yù)測、打算和采購歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計，北研、上研認(rèn)證/采購組與行政采購中心、各專家團(tuán)協(xié)商確定需認(rèn)證當(dāng)?shù)毓?yīng)商的采購項目。具體項目由行政采購中心合同治理處分單?？偟脑瓌t是：以總公司認(rèn)證資源為統(tǒng)一平臺，在總公司資源不能有效支撐異地采購時，建立異地供應(yīng)商資源。03 申購并取得批準(zhǔn)申購人申購人依照工作需要，上非生產(chǎn)物品申購電子流或框架采購電子流填

8、寫申購，提交相應(yīng)的主管批準(zhǔn)。此申購應(yīng)參考已批準(zhǔn)的采購需求預(yù)測打算。04 認(rèn)證北研、上研認(rèn)證/采購組依照差不多確認(rèn)的項目，北研、上研認(rèn)證/采購組啟動認(rèn)證過程。 認(rèn)證工作的具體流程按照PROC/GP03“認(rèn)證合適供應(yīng)商并簽訂合同”和華為采字2000第1號“行政采購認(rèn)證及文檔治理實施細(xì)則”執(zhí)行。假如經(jīng)認(rèn)證組評審決定由申購人自購或由采購員代購，可在申購單上注明“自購”或“代購”字樣，申購人或采購員直接依照此申購內(nèi)容，查找供應(yīng)商自行采購。異地認(rèn)證/采購組在認(rèn)證工作產(chǎn)生的文檔，其審批權(quán)限見附件（可參照行政采購供應(yīng)商認(rèn)證及文檔治理實施細(xì)則），其供應(yīng)商信息與報價單的上網(wǎng)采取將有關(guān)表格傳真給運作支持部（集中錄入

9、）的形式進(jìn)行。05 執(zhí)行采購北研、上研采購員北研、上研采購員（簡稱異地采購員）依照異地認(rèn)證/采購組或深圳采購總部認(rèn)證的結(jié)果在系統(tǒng)中向供應(yīng)商下單，并跟蹤到貨和處理例外情況。運作初期由行政采購中心合同治理處統(tǒng)一分單。具體流程參見PROC/GP04“執(zhí)行采購”、PROC/GP040001“治理訂單”、PROC/GP040002“訂單更改”、PROC/GP040003“治理非生產(chǎn)采購例外情況使用中質(zhì)量發(fā)生問題”。關(guān)于進(jìn)口物品，如條件成熟，可在當(dāng)?shù)刂苯舆M(jìn)口，否則仍由深圳采購員下單、跟單。關(guān)于代購、自購方式，采購員或申購人采納現(xiàn)金（或支票）進(jìn)行交易，以費用報銷方式核算。06 驗收、發(fā)放物資授權(quán)收貨組/中央

10、收發(fā)監(jiān)控部關(guān)于深圳交貨的物品按中央收發(fā)監(jiān)控部的正常流程收貨。關(guān)于異地交貨的物品，授權(quán)收貨組按照中央收發(fā)監(jiān)控部相應(yīng)的流程執(zhí)行。異地授權(quán)收貨組完成全部的收貨過程，并在系統(tǒng)中接收，所有紙面的入庫單據(jù)完成后立即傳遞給采購核算處以便向供應(yīng)商付款。資產(chǎn)類物品（含集中現(xiàn)購或代購、自購的）登記按照現(xiàn)有流程做法執(zhí)行。07 付款采購核算處關(guān)于在系統(tǒng)中下單的采購，付款的方式與現(xiàn)有流程一致。由供應(yīng)商將發(fā)票送至指定收票地點，采購核算處收到中央收發(fā)監(jiān)控部或北研、上研收貨組的入庫單后在系統(tǒng)內(nèi)匹配付款。（目前在系統(tǒng)下單的采購，臨時仍在深圳付款，待條件成熟后，由財經(jīng)治理部與采購總部共同確定當(dāng)?shù)馗犊畹倪\作）代購或自購憑發(fā)票在當(dāng)?shù)?/p>

11、費用報銷。08 治理供應(yīng)商異地認(rèn)證/采購組按照PROC/GP05、PROC/GP05-0001、PROC/GP05-0002、PROC/GP05-0003的要求對供應(yīng)商進(jìn)行治理。日常的治理工作以當(dāng)?shù)夭少徣藛T為主，異地認(rèn)證/采購組對采購人員提出的重大問題進(jìn)行協(xié)調(diào)和決策。對供應(yīng)商的年度評審由異地認(rèn)證/采購組組織進(jìn)行。六、例外原則異地認(rèn)證、采購組如遇緊急情況及例外情況，甚至是超越原定授權(quán)范圍的，在事先溝通而采購總部資源無法滿足的時候，可直接決策，但須嚴(yán)格按流程規(guī)范辦事。七、審計由審計、采購部門負(fù)責(zé)對異地采購情況進(jìn)行審計。八、附件附件一：北研、上研行政采購物品認(rèn)證、采購方式簡要分類原則。附件二：認(rèn)證、

12、采購審批權(quán)限簡表附件一： 北研、上研行政采購物品認(rèn)證、采購方式簡要分類原則認(rèn)證方式下單、結(jié)算方式分類原則及物品類不講明1、認(rèn)證當(dāng)?shù)毓?yīng)商研究所采購員在系統(tǒng)中下單，通過采購核算付款1、屬固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備類（復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等）2、常用耗材（如碳粉、硒鼓、復(fù)印紙等）3、計算機(jī)零配件4、五金交電類（含實驗室用品）、國產(chǎn)儀表（1000元）5、勞保用品、清潔用品6、文具辦公用品類由行政采購中心合同治理處具體分單，下達(dá)指令。2、自行選擇供應(yīng)商自行采購或代購，費用報銷。滿足自行采購規(guī)定的，不適用上兩種方式的，可由申購人或采購員現(xiàn)金采購；凡是不在上表內(nèi)的物品種類，如計算機(jī)、開發(fā)系統(tǒng)、儀器設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件等，依舊通過深圳采購部認(rèn)證、采購