對(duì)婦幼保健檔案管理工作的探討

1、 對(duì)婦幼保健檔案管理工作的探討 關(guān)菊秋摘 要：婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案是發(fā)展婦幼保健事業(yè)的重要信息資源和依據(jù)，是婦幼保健機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富。隨著婦幼保健工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案工作必將顯示出越來(lái)越重要的作用。但由于種種因素的影響，婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作在一定程度上存在著一些問(wèn)題，不同程度地影響了婦幼保健檔案工作為社會(huì)服務(wù)的功能。因此，通過(guò)優(yōu)化檔案管理工作，可以提升檔案管理水平，營(yíng)造安全管理環(huán)境，提升婦幼保健院綜合管理和服務(wù)水平。Key：婦幼保健；檔案管理；工作探討：G271 ：A ：1009 2234（2018）05 0116 03婦幼保健在具體工作中產(chǎn)生的婦女和幼兒兩個(gè)保健系統(tǒng)管理記錄及其它特定科

2、研項(xiàng)目的計(jì)劃、樣本記錄、統(tǒng)計(jì)資料、研究論文、工作計(jì)劃總結(jié)、經(jīng)費(fèi)投入和支出的原始憑證等需要婦幼保健工作人員在進(jìn)行婦幼保健工作的同時(shí)進(jìn)行管理。對(duì)這項(xiàng)婦幼保健包含卻具備檔案保管性質(zhì)的專(zhuān)項(xiàng)工作，中國(guó)婦幼保健雜志曾收納多篇專(zhuān)項(xiàng)論文從婦幼保健院、婦幼保健臨床工作點(diǎn)、國(guó)家婦幼保健人事檔案管理角度對(duì)其進(jìn)行了實(shí)踐性的總結(jié)。它的產(chǎn)生是一個(gè)連續(xù)復(fù)雜且循序漸進(jìn)的過(guò)程，它的管理是與特定科研項(xiàng)目伴生的另一項(xiàng)特定的婦幼保健專(zhuān)項(xiàng)工作，不能與之分割。一、婦幼保健檔案定義和目的婦幼保健檔案是指一定范圍內(nèi)的婦幼保健工作實(shí)踐涉及的一系列內(nèi)容，包括婦幼保健工作特定實(shí)踐和科研項(xiàng)目計(jì)劃，收集到的眾多樣本，形成的科研論文；常規(guī)工作計(jì)劃總結(jié)、

3、衛(wèi)生部及市縣區(qū)級(jí)報(bào)表、涉及經(jīng)費(fèi)投入的成本核算、物資劃撥憑證報(bào)表等，在特定婦幼保健工作目的未實(shí)現(xiàn)前提下經(jīng)婦幼保健專(zhuān)業(yè)人員及記錄管理者評(píng)估前，在一定期限內(nèi)不能刪除作廢的形式以紙質(zhì)、電子、文字、影聲像、圖片等存在的按一定規(guī)則保存著的可重復(fù)視聽(tīng)記錄集合。婦幼保健專(zhuān)業(yè)檔案建立、管理的目的是實(shí)現(xiàn)婦幼保健專(zhuān)業(yè)知識(shí)的實(shí)踐總結(jié)、參閱與傳承。二、傳統(tǒng)婦幼保健檔案管理存在的問(wèn)題1.對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠隨著婦幼保健事業(yè)的日益發(fā)展和進(jìn)步，其檔案工作必將顯示出越來(lái)越重要的作用。從目前的情況看，整個(gè)婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案意識(shí)還很薄弱，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。檔案工作是一項(xiàng)幕后工作，不太容易引起注意，有些單位的

4、領(lǐng)導(dǎo)和部分同志檔案意識(shí)淡薄。有的單位對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物以及檔案整理歸檔時(shí)間不能給予充分的保證，對(duì)檔案監(jiān)督檢查力度不夠，檔案未實(shí)行集中統(tǒng)一管理。這些都不符合檔案管理要求。2.檔案管理人員責(zé)任意識(shí)薄弱檔案管理人員直接影響著檔案管理工作。部分婦幼健康檔案管理工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，管理意識(shí)薄弱，這樣會(huì)不同程度地影響檔案信息保存的完整度。在一些基層檔案管理的工作人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)不強(qiáng)，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理只是將檔案資料放在固定的位置，而缺乏系統(tǒng)性完整性的管理，忽視了資料完整度的檢查。由于沒(méi)有專(zhuān)業(yè)性的管理經(jīng)驗(yàn)及知識(shí)，欠缺檔案管理技巧，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)多種問(wèn)題，如資料查閱速度慢、資料維護(hù)不到位等等。部分

5、管理人員對(duì)其他科室的檔案信息管理不上心，尤其是一些交叉性的檔案資料。管理人員之間沒(méi)有足夠的交流，影響婦幼健康管理工作的正常進(jìn)行。3.對(duì)檔案內(nèi)容不明晰以往的紙質(zhì)資料檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)變成了電子檔案，檔案的管理方式也產(chǎn)生了變化，健康檔案的意義在不斷延伸，檔案的管理區(qū)域也在不斷擴(kuò)展，對(duì)不同的文檔都進(jìn)行了不同程度的升級(jí)發(fā)展。由于檔案管理制度的不完善，也沒(méi)有統(tǒng)一性的規(guī)定，單位之間的管理方法并沒(méi)有統(tǒng)一模式，都按照自己的管理方式，對(duì)本單位的信息進(jìn)行歸檔，而忽視了對(duì)一些本來(lái)具有使用價(jià)值的檔案進(jìn)行歸檔，造成了檔案內(nèi)容不完整的情況。4.檔案管理制度不完善一些基層?jì)D幼健康檔案管理部門(mén)對(duì)自己的發(fā)展沒(méi)有明確的目標(biāo)，也沒(méi)有明晰的

6、計(jì)劃。由于管理制度的不完善，造成檔案管理工作較為混亂，浪費(fèi)了人力資源，也沒(méi)有取得好的管理效果。如在工作中，應(yīng)該準(zhǔn)備好本部門(mén)的檔案資料，統(tǒng)一交由專(zhuān)業(yè)的管理工作人員對(duì)其進(jìn)行歸檔。在實(shí)際操作過(guò)程中，部門(mén)忽視信息檔案的前期篩選，將收集好的信息不分主次的全部交給檔案管理人員。5.欠缺專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才檔案管理工作需要運(yùn)用相關(guān)的檔案管理知識(shí)。檔案管理必須由專(zhuān)業(yè)性人才來(lái)掌控，他們擁有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)及管理技能，知道檔案管理對(duì)科室及醫(yī)院的重要性。在婦幼保健工作中，需要多任用更多掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人。檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平。有些婦幼保健機(jī)構(gòu)沒(méi)有配備檔案專(zhuān)職人

7、員；有的檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力研究檔案管理業(yè)務(wù)；有些單位因機(jī)構(gòu)改革，檔案人員更換較為頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。在人才培養(yǎng)中，一些單位只重視婦幼保健業(yè)務(wù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，而對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒(méi)有納入計(jì)劃和要求，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，致使一些檔案人員的管理水平只停留在經(jīng)驗(yàn)上，跟不上時(shí)代發(fā)展的要求。6.檔案管理硬件投入不足一些婦幼保健機(jī)構(gòu)由于業(yè)務(wù)及辦公用房緊張，致使檔案用房狹小，有的檔案庫(kù)房和辦公室在一起，有的綜合檔案室變成了雜物室，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)；有的綜合檔案室設(shè)施不齊全，設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，更無(wú)現(xiàn)代化管理設(shè)

8、備，達(dá)不到檔案管理要求，也制約了檔案工作的開(kāi)展。7.檔案管理信息化程度不高近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已運(yùn)用到檔案管理工作中，而在婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有得到廣泛運(yùn)用，檔案管理大多停留在傳統(tǒng)方式上，方法繁瑣，不易操作，檔案信息化、現(xiàn)代化管理水平不高，不利于檔案的利用和開(kāi)發(fā)。由于以上種種原因，婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作在一定程度上還處于被動(dòng)局面，不同程度的影響了檔案工作服務(wù)于婦幼保健工作和其社會(huì)功能的發(fā)揮。當(dāng)前，婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作必須緊緊圍繞婦幼衛(wèi)生事業(yè)新時(shí)期的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求，必須以“服務(wù)全局工作，促進(jìn)事業(yè)發(fā)展”為宗旨，改革不適合婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作

9、發(fā)展的舊模式，樹(shù)立全新的檔案意識(shí)，要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展工作，克服被動(dòng)局面，不斷探討對(duì)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的新思路和新方法，更好地為婦幼保健工作和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，使婦幼保健檔案資料的價(jià)值在婦幼保健事業(yè)發(fā)展中得以充分體現(xiàn)。三、對(duì)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考1.提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)檔案工作是管理工作的重要組成部分，各級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把檔案工作列入工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍，把檔案工作與單位業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展、同步管理。要明確分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。要建立檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，通過(guò)推進(jìn)達(dá)標(biāo)升級(jí)考核制度，

10、對(duì)檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類(lèi)指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。同時(shí)，要大力開(kāi)展檔案工作的宣傳，做好檔案法和檔案法實(shí)施辦法的宣傳教育，提高大家對(duì)檔案工作的知曉率，增強(qiáng)檔案意識(shí)，使廣大干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。2.提高檔案管理的制度化建設(shè)建立健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。檔案工作是一項(xiàng)頭緒多瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循。各級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)要結(jié)合自身特點(diǎn)和發(fā)展需要，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下工夫。婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案藏儲(chǔ)應(yīng)做到“三有”：即有價(jià)值、有重點(diǎn)、有特色。同時(shí)應(yīng)理

11、順管理體制，建立科學(xué)的檔案管理體系。上級(jí)單位要加強(qiáng)對(duì)所屬單位檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，實(shí)行考核評(píng)價(jià)。各類(lèi)檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作與歸檔工作實(shí)行同步管理，把檔案工作納入到科研、計(jì)劃、項(xiàng)目管理和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。進(jìn)一步完善檔案整理細(xì)則，使檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案工作所面臨的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理模式都在發(fā)生變化，高科技也應(yīng)用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質(zhì)，是推動(dòng)檔案工作的關(guān)鍵。各級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案人員培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

12、、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等。檔案人員不僅要精通檔案管理的技術(shù)和方法，還要學(xué)習(xí)多媒體和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用計(jì)算機(jī)文檔管理軟件系統(tǒng)，并不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，開(kāi)拓檔案工作新思路，適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展需要。要保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定，做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作，解決實(shí)際問(wèn)題，為他們提供良好的發(fā)展平臺(tái)，使其能安心本職工作，從而促進(jìn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。4.提高檔案的現(xiàn)代化管理水平隨著婦幼保健事業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)檔案信息的需求會(huì)越來(lái)越大，不僅要求獲取的信息具有系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，而且要求獲取的時(shí)間迅速、及時(shí)。所以，對(duì)檔案管理提出了更高的要求，檔案的開(kāi)發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)手段，難以滿足工作需要。必

13、須完善現(xiàn)代化管理手段，建立一個(gè)能充分挖掘婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)在價(jià)值的、使其高效及時(shí)為社會(huì)各層次提供高質(zhì)量信息的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。要進(jìn)一步加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，不斷完善檔案室的保管條件，以現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)行計(jì)算機(jī)文檔一體化管理。要根據(jù)單位實(shí)際工作情況，建立必要的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配置現(xiàn)代化辦公設(shè)備，加快檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化。5.著力構(gòu)建婦幼保健院檔案管理體系在開(kāi)展婦幼保健院檔案管理過(guò)程中，科學(xué)性原則是開(kāi)展好工作的另一項(xiàng)核心原則。要具有統(tǒng)籌思維和科學(xué)性思維，對(duì)于工作中存在的問(wèn)題，有清晰準(zhǔn)確的判斷，在婦幼保健院檔案管理工作實(shí)踐中，可以針對(duì)實(shí)際問(wèn)題，集思

14、廣益，提高工作的科學(xué)性和規(guī)范性，滿足當(dāng)代工作需求，提升總體工作水平。隨著現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，工作日趨復(fù)雜，對(duì)于這種情況，要堅(jiān)持科學(xué)性原則，優(yōu)化工作模式與方案，滿足當(dāng)代工作要求。要想提升婦幼保健院檔案管理工作的總體水平，最重要的就是堅(jiān)持安全性原則。從工作內(nèi)容和性質(zhì)來(lái)看，安全是婦幼保健院檔案管理工作的本質(zhì)特征。必須秉持安全工作理念，各項(xiàng)檔案管理工作的開(kāi)展與創(chuàng)新，都要將安全性放在首位，做好防控應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)問(wèn)題的節(jié)點(diǎn)，出臺(tái)有針對(duì)性的措施，防患于未然，減小潛在風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失。在婦幼保健院檔案管理實(shí)踐中，要堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)理念，提升工作層級(jí)，將檔案管理工作作為一項(xiàng)全局工作，提高工作標(biāo)準(zhǔn)和層次。6

15、.要秉持科學(xué)安全的檔案管理理念檔案管理工作關(guān)系到婦幼保健院的整體運(yùn)營(yíng)，提升檔案管理工作的科學(xué)性和信息化水平，對(duì)于提升綜合管理水平，具有十分重要的意義，可以有效提升婦幼保健院管理的效率和穩(wěn)定性，可以為診療服務(wù)業(yè)務(wù)工作體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在工作實(shí)踐中，檔案管理仍存在很多盲點(diǎn)和誤區(qū)，針對(duì)工作中存在的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行有針對(duì)性的改進(jìn)，是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的重要方向。從工作性質(zhì)來(lái)看，婦幼保健院檔案管理工作相對(duì)較為復(fù)雜，管理工作也存在一定的復(fù)雜性，在這樣的背景下，提升信息化建設(shè)水平，可以提升檔案管理效率，減小工作安全隱患。在婦幼保健院總體工作實(shí)踐中，由于工作重心和工作理念的偏差，很多工作人員認(rèn)識(shí)不到檔案管

16、理工作的重要性，在開(kāi)展工作的過(guò)程中，固守傳統(tǒng)的工作方法和工作模式，工作總體效能不高，工作提升空間比較大?；诖?，對(duì)于婦幼保健院檔案管理而言，具有較大的提升空間，通過(guò)提升工作效率，提高了檔案管理工作的綜合水平。7.提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作要深入調(diào)查研究保健、教學(xué)和科研等對(duì)檔案信息的需求，有針對(duì)性地為婦幼保健和科研及管理工作提供信息，使利用者充分認(rèn)識(shí)到檔案的作用和價(jià)值。檔案人員要樹(shù)立超前意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，真正做到婦幼保健工作發(fā)展到那里，檔案工作就延伸到那里，服務(wù)到那里，密切關(guān)注婦幼保健事業(yè)的發(fā)展，捕捉檔案工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況，并做出相應(yīng)對(duì)策。同時(shí)，積極開(kāi)展檔案編研工作，根據(jù)需求有針對(duì)性地編制一些專(zhuān)題匯編，充分開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案