工程項目文控、信息管理措施

1、工程項目文控、信息管理1信息管理1.1信息的傳遞1.1.1信息按來源可分為外部信息和內(nèi)部信息。1.1.2外部信息是來自業(yè)主、監(jiān)理、第三方質(zhì)檢、地方政府等部門的信息。主要是指令 性、指導(dǎo)性信息。1.1.3內(nèi)部信息是項目經(jīng)理部內(nèi)部為施工生產(chǎn)及管理而傳遞的指令信息和反饋信息。1.1.4各職能部門是信息收集傳遞的主體，各部門以接受和傳遞本專業(yè)的信息為主，同 時也收集相關(guān)職能的信息。1.1.5信息傳遞流程項目的信息傳遞流程如下圖：注：信息交流、溝通J信息反饋中石 化中 原建 設(shè)工 程有 限公 司項目經(jīng)理部1.2信息的處理1.1對外部的指令性信息要加以分析研究，制定相應(yīng)措施。并及時將實施過程和結(jié)果的 反饋

2、信息傳遞給有關(guān)部門。1.2內(nèi)部各職能部門向下傳遞的指令性信息要有跟蹤，及時收集反饋信息，各基層單位 要積極配合，對反饋信息進行分析研究，得出結(jié)論，以便能夠更好地指導(dǎo)施工。1.3信息管理措施1.3.1安裝傳真電話，實現(xiàn)通話、數(shù)據(jù)、圖文傳真。1.3.2利用公用電話網(wǎng)與微機連網(wǎng)，能夠發(fā)送電子郵件。1.3.3做好工程各種報表、統(tǒng)計、施工進展情況等技術(shù)資料的收集整理工作。1.3.4做好竣工資料的收集和整理工作。1.3.5實現(xiàn)辦公自動化、微機化。1.3.6建立項目計算機局域網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享。2文控管理1文件的分類1.1技術(shù)文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)工程技術(shù)的信函、報告；業(yè)主的技術(shù)要求及 技術(shù)文件；施工

3、圖紙及設(shè)計文件；業(yè)主指定的施工驗收規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)； 其它相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；施工記錄及各種檢查驗收報告等。1.2質(zhì)量文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)質(zhì)量的信函、報告；業(yè)主的質(zhì)量要求及規(guī)定； 業(yè)主指定的質(zhì)量評定標(biāo)準(zhǔn)和檢驗程序；承包商的質(zhì)量手冊、質(zhì)量控制程序及質(zhì)量管理文 件；質(zhì)量檢驗記錄及質(zhì)量評定資料等。1.3 HSE文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)健康、安全、環(huán)保的信函、報告；業(yè)主關(guān)于 健康、安全、環(huán)保的規(guī)定和文件；承包商的HSE管理手冊、HSE程序文件及HSE管理文 件；HSE報告、記錄文件等。1.4合同管理文件：包括合同文件；合同管理記錄及評價報告；合同變更文件；與業(yè)主、 監(jiān)理之間關(guān)于合同管理的信函、

4、報告等。1.5控制管理文件：包括施工計劃；施工統(tǒng)計記錄；進度控制報告；成本控制報告；工 程預(yù)決算資料。1.6采辦文件：包括甲供材料、設(shè)備需求計劃及調(diào)配臺帳；自購材料采購計劃；供貨 廠商資質(zhì)資料；材料、設(shè)備交接記錄；材料、設(shè)備的質(zhì)量證明書、合格證。1.7財務(wù)文件：包含財務(wù)報表、財務(wù)報告、成本分析報告等財務(wù)管理文件等。1.8行政文件：包含各種內(nèi)部、外部行政文件。1.9建設(shè)用地文件：包括永久征地主要手續(xù)和資料、建設(shè)用地申請表及報告、臨時用地 主要手續(xù)和資料、管道工程臨時用地申請及報告等。3文件的接收和處理 3.1由辦公室文控員接收并負(fù)責(zé)登記，記錄應(yīng)注明文件的來源、主題、編號、版本號、 接收日期等信息

5、。3.2呈送項目經(jīng)理或其指派人批示，批示處理意見和文件的分發(fā)意見。3.3根據(jù)批示建立文件分發(fā)矩陣，分發(fā)矩陣包含應(yīng)分給的部門（單位）及其份數(shù)。3.4按照分發(fā)矩陣分發(fā)文件并做好記錄，記錄必須有接收人的簽字。4文件的發(fā)送4.1項目經(jīng)理部所有向外呈送的文件全部交由文控員處理。4.2文控員將文件呈送項目經(jīng)理或其指派人審閱并簽發(fā)，如有不妥，則將文件返回制作 部門，修改再送或作廢處理。4.3對簽發(fā)的文件，及時發(fā)送到有關(guān)單位，并做好發(fā)送記錄。4.4項目內(nèi)部文件的發(fā)送可以不通過文控員，直接由各職能部門制發(fā)，基層的報告，資 料也可以直接呈送各職能部門。5文件的存檔5.1文件存檔以書面文字形式為主，輔以電子媒體或其

6、它形式。5.2各部門的文件自行建立存檔。5.3經(jīng)過文控員的所有接收、發(fā)送文件全部要留一份（或拷貝件）存檔。6作廢文件的處理。6.1各類文件和資料的發(fā)放部門，對已作廢文件，應(yīng)及時從發(fā)放單位收回，并填寫作廢 文件回收記錄。6.2對于為積累知識或法律目的而保留的作廢文件，文件發(fā)放部門要在該文件上加蓋作 廢章，并做好記錄。7文件的更改7.1內(nèi)部文件的更改由原文件的審批人更改。7.2對于外部文件，無權(quán)進行任何更改。任何更改都需要外來文件的發(fā)文單位進行。8文控管理措施8.1專門為文控員配備一臺微機，采用現(xiàn)代化的文控管理模式，建立電子化的文控管理 系統(tǒng)。8.2由文控員統(tǒng)一管理收發(fā)各種文檔并分類歸檔，建立收發(fā)制度。8.3定期向業(yè)主報送各種報表，并接收業(yè)主下達的各種計