采購與付款內部控制

1、采購與付款內部控制 企業(yè)內部采購與付款的控制，可以保證采購的及時和資金的安全，同時可以降低采購成本。采購活動至少涉及二方：采購方和供應商。因此，采購管理既有程序問題，又有對供應商的往來以及相關資料的管理問題。采購與付款的內部控制要注意以下幾個方面： 一、采購與付款業(yè)務的職務分離 l、采購申請必須由生產(chǎn)經(jīng)營部門提出，具體采購業(yè)務由采購部門完成。 2、貨物的采購人不能同時擔任貨物的驗收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂，購買偽質材料影響生產(chǎn)經(jīng)營乃至企業(yè)整體利益。 3、付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應商和索價業(yè)務。 4、確定供應商和詢價人員應分離； 5、貨物的采購、儲存和使用人不能擔任賬務的

2、記錄工作，防止繞過驗單，減少或誤記貨物數(shù)量金額的可能。 6、接受各種勞務的部門或主管這些業(yè)務的人員應適當?shù)耐~簿記錄人員分離； 7、付款的審核人應同付款執(zhí)行人職務相分離。 8、記錄應付賬款人不能同時擔任付款職務。 二、采購計劃的內部控制 1、采購業(yè)務必須經(jīng)過請購、批準、訂貨（或采購）、驗收、貨款結算等環(huán)節(jié)。 2計劃部門應該根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，依據(jù)公司的一般授權（制度授權）與特別授權，向采購部門發(fā)出請購通知單。請購通知單要求注明購入材料用途（包括哪個部門、項目使用，何時要用）。請購通知單同時應報送財務部門作為將來付款的依據(jù)。 3、采購部門根據(jù)請購通知單，填制訂購單，訂購單應正確填寫所需物品的名稱

3、、規(guī)格、數(shù)量、價格、時間、廠商名稱和地址等，預先予以編號，并經(jīng)被授權的采購員簽字。訂購單同時應致送倉儲部門作為將來驗收的依據(jù)。 三、訂貨報價內部控制 訂貨報價是采購業(yè)務中的核心業(yè)務。其中對供應商品的選擇又是保證材料成本和質量目標實現(xiàn)的重中之重?？刂拼胧┯校?1、注意收集供應商的基本資料并定期審查及調整。 2、對所有潛在供應商應就其質量和財務可行性進行檢查；評估內容包括：他們的設備、工藝競爭能力、質量控制、運輸記錄、勞動力情況、成本結構、財務狀況、售后培訓意向等。 3、購置大批貨物應獲取一些合理的有競爭性的書面報價單。 4、就以上各因素確定目標價格，并不斷與一批供應商協(xié)商以達到最優(yōu)價格。 四、貨

4、款支付內部控制 l、發(fā)票價格、運費、稅費等必須與合同復核無誤，憑證齊全后才可辦理結算、支付貨款；如有部分退貨，注意從原發(fā)票中扣除后再辦理結算。 2、除了向不能轉賬的或不足轉賬金額單位或個人支付現(xiàn)金外，貨款一般須辦理轉賬。貨款支付前應由企業(yè)授權人簽字。支票簽章時應仔細審核有關單據(jù)。 3、購貨發(fā)票以外增加的成本、費用及損失，如：裝卸、搬運、在途損耗等；支付前須經(jīng)會計部門的憑證審查和損耗原因分析，以確定其合法性和合理性。 采購與付款業(yè)務控制案例分析 某企業(yè)倉庫保管員負責登記存貨明細帳，以便對倉庫中的所有存貨項目的收、發(fā)、存數(shù)量及價值等進行永續(xù)記錄。當收到驗收部門送交的存貨和驗收單后，根據(jù)驗收單登記存

5、貨明細賬。 平時，各車間或其他部門如果需要領取原材料，都可以填寫領料單，倉庫保管員根據(jù)領料單發(fā)出原材料。公司輔助材料的用量很少，因此領取輔助材料時，沒有要求使用領料單。各車間經(jīng)常有輔助材料剩余（根據(jù)每天特定工作購買而未消耗掉，但其實還可再為其他工作所用），這些材料由車間自行保管，無須通知倉庫。 如果倉庫保管員有時間，偶爾也會對存貨進行實地盤點。根據(jù)上述描述，回答以下問題： 1、你認為上述描述的內部控制有什么弱點？并簡要說明該缺陷可能導致的弊端。 2、針對該企業(yè)存貨循環(huán)上的弱點，提出改進意見。1存在的弱點和可能導致弊端。（1）存貨的保管和記賬職責未分離。將可能導致存貨保管人員監(jiān)守自盜，并通過篡改

6、存貨明細帳來掩飾舞弊行為，存貨可能被高估。（2）倉庫保管員收到存貨時不填制入庫通知單，而是以驗收單作為記賬依據(jù)。將可能導致一旦存貨數(shù)量或質量上發(fā)生問題，無法明確是驗收部門還是倉庫保管人員的責任。（3）領取原材料未進行審批控制。將可能導致原材料的領用失控，造成原材料的浪費或被貪污，以及生產(chǎn)成本的虛增。案例分析（4）領取輔助材料時未使用領料單和進行審批控制、對剩余的輔助材料缺乏控制。將可能導致輔助材料的領用失控，造成輔助材料的浪費或被貪污，以及生產(chǎn)成本的虛增。（5）未實行定期盤點制度。將可能導致存貨出現(xiàn)帳實不符現(xiàn)象，且不能及時發(fā)現(xiàn)，及計價不準確。2、存貨循環(huán)內部控制的改進建議：（1）建立永續(xù)盤存制，倉庫保管人員設置存貨臺賬，按存貨的名稱分別登記存貨收、發(fā)、存的數(shù)量；財務部門設置存貨明細賬，按存貨的名稱分別登記存貨收、發(fā)、存的數(shù)量、單價和金額。（2）倉庫保管員在收到驗收部門送交的存貨和驗收單后，根據(jù)入庫情況填制入庫通知單，并據(jù)以登記存貨實物收、發(fā)、存臺賬。入庫通知單應事先連續(xù)編號，并由交接各方簽字后留存。（3）對