物業(yè)管理公司檔案管理制度（七）

1、 物業(yè)管理公司檔案管理制度（七）物業(yè)管理公司檔案管理制度（七）之相關制度和職責，物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)一、檔案管理總則1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公.物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)一、檔案管理總則1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據和有效憑證。2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益動身,把檔案管理工作納入本部門日常工作程

2、序之中,切實加強領導,部門負責人為本部門檔案第一負責人。3、各部門都必需貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,實行有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、精確、系統(tǒng)、平安有效利用。二、管理結構和職責1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務主管部門,依據工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業(yè)務指導。其主要職責:制定公司檔案管理制度、方法、規(guī)范并指導、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行狀況;對各部門的檔案管理工作進行經常的檢查、指導和溝通,加強檔案管理意識;組織培訓各部門兼職檔案管理員;負責公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并樂觀供應利用;2、部門應依據本部門檔案數量、使用頻度、重要性等特點,設

3、立部門內的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應依據規(guī)范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務結點,其基本職責:貫徹執(zhí)行公司有關檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項實施細則;負責收集本部門內的檔案材料,并進行系統(tǒng)整理、編目、科學排列,做到查找便利,為各項工作供應服務;在項目結束或特定時期向公司檔案室移交檔案。三、公司檔案歸檔范圍和要求1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工

4、資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時期向總辦移交;3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部依據國家財政部的有關政策歸檔和保管;4、歸檔的檔案應齊全、完整、精確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;5、本公司產生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必需是原件;公司全體員工都應無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據為私有。四、檔案的管理1、檔案管理員對接受的檔案應準時進行分類、編號并進行電腦錄入;2、檔案保管

5、必需有專用房間或柜子,房間或柜內保持適當的溫、濕度,并應有防火、防蟲、防盜等措施。3、檔案管理員應經常對檔案進行保管狀況檢查。如發(fā)覺問題除準時報告本部門領導外,應實行補救措施,以削減檔案的損失;4、檔案管理部門應建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;5、各服務中心必需指定專人管理本服務中心的檔案,并準時與總辦檔案管理員對接;6、常用檔案在使用中,檔案管理員必需保持一份復印件存檔,以便其他相關工作的查閱;7、凡領用檔案原件交相關部門留存者,必需復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時間;8、部門撤消或變動,以及項目

6、結束時,應將其檔案收集齊全,妥當整理,嚴格按類別、名目挨次對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。五、檔案的利用1、樂觀開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用;2、凡借閱檔案的人員,必需疼惜檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必需保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應準時追查責任。六、檔案的銷毀1、任何部門和個人非經允許無權任憑銷毀公司檔案資料。2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經總經理批準,一般內部檔案須經總辦主

7、任批準。3、經批準銷毀的檔案,檔案管理人員應認真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。七、附則1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。2、各部門應參照本規(guī)范制定部門內實施細則,報總辦備案;3、有關檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范協(xié)作執(zhí)行。4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發(fā)覺因管理不善,造成資料丟失、損壞的依據公司獎懲制度執(zhí)行,并且應實行一切補救措施。八、項目圖紙移交規(guī)定1、針對地產公司開發(fā)的新項目,在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負責保管。2、工程竣工驗收后,地產公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認。3、服務中心成立后,項目資料移交服務中心,由服務中心具體按檔案管理制度中相關規(guī)定進行管理。九、檔案管理流程圖:1、項目資料:相關部門分類整理列出清單部門經理審