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1、項(xiàng)目管理在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化中的應(yīng)用實(shí)踐摘要:本文主要闡述了把現(xiàn)代項(xiàng)目管理的思想和工具用于生產(chǎn)企業(yè)組織架構(gòu)優(yōu)化咨詢項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程,并且在實(shí)踐中積極探索,進(jìn)行了靈活運(yùn)用,收到了良好的效果。本文對(duì)整個(gè)咨詢過(guò)程進(jìn)行了系統(tǒng)的總結(jié)與闡述。關(guān)鍵詞:組織架構(gòu) 職位分析 崗位職責(zé) 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)西安XXX股份有有限公司司(以下下簡(jiǎn)稱為為XX公公司),資產(chǎn)550000萬(wàn),員員工約880人,位于西西安涇河河工業(yè)園園,主要要生產(chǎn)鋰鋰電池極極性材料料,生產(chǎn)產(chǎn)規(guī)模8800噸噸/年。但由于于市場(chǎng)的的變化和和產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量的不不穩(wěn)定,產(chǎn)品的的市場(chǎng)占占有率不不高,經(jīng)經(jīng)營(yíng)狀況況不很理理想,企企業(yè)目前前的生產(chǎn)產(chǎn)狀況為為1200-1880噸/
2、年。鑒鑒于目前前的經(jīng)營(yíng)營(yíng)狀況,公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)拓展展思路,積極尋尋找外援援,請(qǐng)外外部專家家對(duì)公司司進(jìn)行全全面的咨咨詢?cè)\斷斷。經(jīng)過(guò)過(guò)篩選,中高集集團(tuán)和西西安某某某公司承承接了該該咨詢項(xiàng)項(xiàng)目,負(fù)負(fù)責(zé)對(duì)企企業(yè)存在在的問(wèn)題題進(jìn)行診診斷分析析,并提提出相應(yīng)應(yīng)的對(duì)策策。在該該咨詢項(xiàng)項(xiàng)目的實(shí)實(shí)施過(guò)程程中,某某某公司司咨詢團(tuán)團(tuán)隊(duì)運(yùn)用用了項(xiàng)目目管理的的思想和和工具,使該咨咨詢項(xiàng)目目收到了了良好的的效果。1調(diào)研考考察,明明確企業(yè)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)戰(zhàn)略接到該項(xiàng)項(xiàng)目后,某某公公司首先先組織咨咨詢專家家對(duì)XXX公司進(jìn)進(jìn)行了近近兩個(gè)月月的工廠廠實(shí)際了了解和考考察,明明確了企企業(yè)存在在的主要要問(wèn)題有有:1)產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量不穩(wěn)穩(wěn)定;22)產(chǎn)量量
3、相對(duì)低低;3)流動(dòng)資資金不足足;4)融資困困難;55)利潤(rùn)潤(rùn)率低;6)團(tuán)團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)穩(wěn)定。當(dāng)前XXX公司所所有業(yè)務(wù)務(wù)都是圍圍繞錮酸酸鋰電池池正極材材料的研研發(fā)、生生產(chǎn)、銷銷售展開開的,雖雖然目前前經(jīng)營(yíng)出出現(xiàn)了比比較嚴(yán)重重的問(wèn)題題,但XXX公司司全體員員工一致致認(rèn)為只只要從管管理上、團(tuán)隊(duì)建建設(shè)上下下功夫,實(shí)現(xiàn)造造就一支支精英管管理團(tuán)隊(duì)隊(duì),維持持企業(yè)的的現(xiàn)有資資產(chǎn),為為以后企企業(yè)新項(xiàng)項(xiàng)目的拓拓展、新新產(chǎn)品的的開發(fā)打打下了堅(jiān)堅(jiān)實(shí)的基基礎(chǔ)是不不難實(shí)現(xiàn)現(xiàn)的。為為此,通通過(guò)咨詢?cè)儗<业牡膯l(fā)和和幫助,公司確確定出了了兩年內(nèi)內(nèi)兩步走走的近期期發(fā)展戰(zhàn)戰(zhàn)略:1)第一一階段為為整頓、培訓(xùn)、重組階階段。充充分利用用現(xiàn)有
4、資資源,進(jìn)進(jìn)行資源源的重新新整合,通過(guò)培培訓(xùn),職職能劃分分及激勵(lì)勵(lì)機(jī)制,使西安安XX公公司扭虧虧為持平平。2)第二二階段為為鞏固恢恢復(fù)階段段鞏固。鞏固第第一階段段的成果果,同時(shí)時(shí)進(jìn)行新新產(chǎn)品、新項(xiàng)目目的開發(fā)發(fā),建立立上下游游產(chǎn)業(yè)鏈鏈,減低低成本,提高資資產(chǎn)利用用率,實(shí)實(shí)現(xiàn)盈利利,提高高企業(yè)的的核心競(jìng)競(jìng)爭(zhēng)力,樹立企企業(yè)的品品牌形象象。2組建咨咨詢項(xiàng)目目團(tuán)隊(duì)有效的項(xiàng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)隊(duì)是項(xiàng)目目成功的的基礎(chǔ)。咨詢專專家與XXX公司司確定了了公司的的發(fā)展戰(zhàn)戰(zhàn)略之后后,通過(guò)過(guò)協(xié)商,與其共共同組建建了咨詢?cè)冺?xiàng)目團(tuán)團(tuán)隊(duì),明明確各團(tuán)團(tuán)隊(duì)成員員的職責(zé)責(zé)。咨詢?cè)冺?xiàng)目團(tuán)團(tuán)隊(duì)構(gòu)成成如圖11所示,該項(xiàng)目目團(tuán)隊(duì)在在全公司司范圍內(nèi)內(nèi)
5、負(fù)責(zé)咨咨詢項(xiàng)目目的組織織、指導(dǎo)導(dǎo)、監(jiān)控控和實(shí)施施工作。中高集團(tuán)團(tuán)全權(quán)托托管經(jīng)營(yíng)營(yíng)西安XXX股份份有限公公司,中中高集團(tuán)團(tuán)總經(jīng)理理是本此此次咨詢?cè)冺?xiàng)目的的項(xiàng)目經(jīng)經(jīng)理。集團(tuán)公司司(榮華華集團(tuán))在項(xiàng)目目中是資資源提供供者和監(jiān)監(jiān)督者,是項(xiàng)目目的利益益相關(guān)方方。西安安XX股股份有限限公司是是集團(tuán)下下設(shè)的一一個(gè)子公公司。XX股份份有限公公司在項(xiàng)項(xiàng)目中是是主要的的實(shí)施者者。西安某某某公司是是專業(yè)的的咨詢公公司,咨咨詢專家家作為智智囊團(tuán)在在項(xiàng)目中中是指導(dǎo)導(dǎo)者、宣宣傳者、培訓(xùn)者者、建議議者和部部分參與與者。3組織架架構(gòu)優(yōu)化化實(shí)施過(guò)過(guò)程簡(jiǎn)明、實(shí)實(shí)用、科科學(xué)的組組織架構(gòu)構(gòu)、崗位位職責(zé)是是公司發(fā)發(fā)展和戰(zhàn)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)現(xiàn)的根
6、本本保障,只有合合理地設(shè)設(shè)置公司司不同發(fā)發(fā)展階段段的組織織架構(gòu)和和崗位職職責(zé),才才能有效效地支撐撐未來(lái)企企業(yè)的良良性發(fā)展展,才能能保證公公司各階階段戰(zhàn)略略目標(biāo)的的實(shí)現(xiàn)。為此,項(xiàng)目團(tuán)團(tuán)隊(duì)首先先開展實(shí)實(shí)施了組組織優(yōu)化化項(xiàng)目。3.1核核心業(yè)務(wù)務(wù)流程優(yōu)優(yōu)化組織優(yōu)化化項(xiàng)目團(tuán)團(tuán)隊(duì)首先先通過(guò)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查查、訪問(wèn)問(wèn)座談、專家討討論、問(wèn)問(wèn)卷調(diào)查查等方法法,對(duì)錮錮酸鋰產(chǎn)產(chǎn)品從原原料采購(gòu)購(gòu)到市場(chǎng)場(chǎng)銷售的的所有運(yùn)運(yùn)作流程程進(jìn)行了了優(yōu)化,得到現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)工作作人員的的認(rèn)可。(鈷酸酸鋰項(xiàng)目目業(yè)務(wù)流流程優(yōu)化化如圖22所示)3.2確確定組織織部門及及職責(zé)部門及職職責(zé)是組組織框架架的基礎(chǔ)礎(chǔ),也是是組織體體系的核核心,決決定了組組織構(gòu)成
7、成的性質(zhì)質(zhì),直接接關(guān)系到到企業(yè)核核心成員員的利益益和權(quán)力力分配問(wèn)問(wèn)題,咨咨詢團(tuán)隊(duì)隊(duì)作為外外來(lái)者更更能在效效率、公公平、權(quán)權(quán)力、利利益之間間幫助XXX做出出一個(gè)最最優(yōu)化的的選擇。經(jīng)過(guò)優(yōu)優(yōu)化后XXX公司司組織結(jié)結(jié)構(gòu)如圖圖3所示示。圖3 XX公公司組織織結(jié)構(gòu)圖圖(優(yōu)化化后的)為了保證證組織優(yōu)優(yōu)化項(xiàng)目目的成功功,咨詢?cè)儓F(tuán)隊(duì)在在該階段段重點(diǎn)考考慮了如如下因素素:1)工作作分析是是對(duì)工作作一個(gè)全全面的評(píng)評(píng)價(jià)過(guò)程程,是組組織規(guī)劃劃與設(shè)計(jì)計(jì)的基礎(chǔ)礎(chǔ)。此階階段咨詢?cè)儓F(tuán)隊(duì)主主要運(yùn)用用基于流流程的工工作分析析方法,對(duì)項(xiàng)目目整體運(yùn)運(yùn)作流程程所涉及及各項(xiàng)工工作的種種類和屬屬性進(jìn)行行分類、分析。設(shè)置基基本業(yè)務(wù)務(wù)部門并并把
8、各項(xiàng)項(xiàng)主要工工作職責(zé)責(zé)歸入相相應(yīng)部門門,從而而保證組組織架構(gòu)構(gòu)的調(diào)整整是充分分支持公公司當(dāng)前前業(yè)務(wù)需需要。2)本次次組織結(jié)結(jié)構(gòu)優(yōu)化化調(diào)整為為了保證證XX近近期發(fā)展展戰(zhàn)略對(duì)對(duì)組織架架構(gòu)具有有可擴(kuò)展展性的需需要,在在XX公公司職能能部門設(shè)設(shè)計(jì)上強(qiáng)強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)項(xiàng)目化管管理。XXX公司司近期發(fā)發(fā)展戰(zhàn)略略要求組組織架構(gòu)構(gòu)必須有有發(fā)現(xiàn)、引進(jìn)、管理新新項(xiàng)目和和開發(fā)、引進(jìn)新新產(chǎn)品的的功能,經(jīng)過(guò)各各方論證證,咨詢?cè)儓F(tuán)隊(duì)決決定為XXX公司司引入項(xiàng)項(xiàng)目管理理的思想想,增設(shè)設(shè)了發(fā)展展規(guī)劃項(xiàng)項(xiàng)目部,負(fù)責(zé)項(xiàng)項(xiàng)目的前前期尋找找與開發(fā)發(fā)。并把把當(dāng)前的的鈷酸鋰鋰產(chǎn)品的的整體運(yùn)運(yùn)作作為為一個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)行行管理,從而為為公司的的財(cái)務(wù)部部
9、、行政政部等服服務(wù)性部部門轉(zhuǎn)變變?yōu)槎鄠€(gè)個(gè)項(xiàng)目的的公共服服務(wù)部門門,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)項(xiàng)目管管理成本本的節(jié)約約,提供供了組織織基礎(chǔ)。3)組織織結(jié)構(gòu)調(diào)調(diào)整可以以分階段段有步驟驟的逐步步推進(jìn),結(jié)合XXX實(shí)際際狀況尋尋找最優(yōu)優(yōu)化、最最靈活而而不是最最完美的的方案。鑒于近近階段的的公司經(jīng)經(jīng)營(yíng)狀況況,有些些業(yè)務(wù)的的工作量量不是太太多,個(gè)個(gè)別員工工的工作作不是太太飽滿,人力資資源管理理成本相相對(duì)偏大大。采取取一人多多崗,發(fā)發(fā)揮人力力效益,如項(xiàng)目目開發(fā)部部可以監(jiān)監(jiān)管證劵劵部的工工作。隨隨著企業(yè)業(yè)的發(fā)展展將逐步步健全管管理團(tuán)隊(duì)隊(duì)。龐大大應(yīng)收賬賬款的拖拖欠是影影響公司司正常運(yùn)運(yùn)作的一一個(gè)關(guān)鍵鍵因素,應(yīng)收賬賬款的回回收是當(dāng)當(dāng)前
10、公司司的一個(gè)個(gè)重要工工作。為為了盡快快回籠資資金,市市場(chǎng)部由由總經(jīng)理理直接管管理并增增強(qiáng)應(yīng)收收賬款的的回收職職能,加加強(qiáng)市場(chǎng)場(chǎng)拓展、市場(chǎng)服服務(wù)和貨貨款回收收的職能能。4) 部部門之間間權(quán)責(zé)明明晰、組組織體系系精簡(jiǎn)、高效。原來(lái)生生產(chǎn)部、品質(zhì)部部職能交交錯(cuò),責(zé)責(zé)任不清清,使產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量量不穩(wěn)定定,技術(shù)術(shù)部新產(chǎn)產(chǎn)品開發(fā)發(fā)功能太太弱,沒(méi)沒(méi)有發(fā)揮揮作用,根據(jù)生生產(chǎn)工藝藝流程和和現(xiàn)場(chǎng)管管理的要要求,咨咨詢團(tuán)隊(duì)隊(duì)對(duì)其職職責(zé)進(jìn)行行了分拆拆與合并并,重新新設(shè)立生生產(chǎn)部和和質(zhì)管部部。生產(chǎn)產(chǎn)部負(fù)責(zé)責(zé)生產(chǎn)的的組織和和設(shè)備的的管理,質(zhì)管部部負(fù)責(zé)質(zhì)質(zhì)量的控控制、檢檢測(cè)、IISO建建設(shè)和XXX產(chǎn)品品的開發(fā)發(fā)。5)建立立精益化
11、化的組織織架構(gòu)運(yùn)運(yùn)作體系系。組織織部門確確定之后后規(guī)定組組織架構(gòu)構(gòu)的運(yùn)作作模式是是非常重重要的。在此階階段咨詢?cè)儓F(tuán)隊(duì)借借鑒了日日本精義義生產(chǎn)的的理念,用圖44所示的的溝通原原理圖對(duì)對(duì)信息溝溝通的過(guò)過(guò)程進(jìn)行行了分析析闡述。從圖中中可以看看出,發(fā)發(fā)信者和和收信者者對(duì)于討討論對(duì)象象的理解解只有一一致了,溝通才才是成功功的,否否則就失失敗了,所以發(fā)發(fā)信者在在溝通過(guò)過(guò)程中處處于主導(dǎo)導(dǎo)地位,他必須須反復(fù)確確定收信信者是否否真正理理解自己己的思想想,如果果收信者者沒(méi)有理理解其責(zé)責(zé)任在于于發(fā)信者者,而不不是收信信者。從從而得出出管理者者要對(duì)下下級(jí)的行行為結(jié)果果負(fù)責(zé),管理者者要向員員工及時(shí)時(shí)提供完完成工作作的各
12、種種信息和和資源,而管理理者自己己遇到資資源不足足問(wèn)題時(shí)時(shí)又可以以向他的的上級(jí)要要求提供供,如此此層層上上推,公公司的經(jīng)經(jīng)營(yíng)責(zé)任任最終便便落在總總經(jīng)理的的身上。管理者者只是下下屬的服服務(wù)者、資源的的提供者者和行為為的負(fù)責(zé)責(zé)者,這這樣的組組織架構(gòu)構(gòu)體系不不僅增強(qiáng)強(qiáng)了管理理者的工工作責(zé)任任心,也也提高了了員工的的工作積積極性和和主動(dòng)性性。從機(jī)機(jī)制上保保證了所所有員工工的創(chuàng)造造性。此外,咨咨詢團(tuán)隊(duì)隊(duì)還運(yùn)用用了如:“部門間間的決策策流程和和匯報(bào)關(guān)關(guān)系表”,“責(zé)任分分配矩陣陣”等先進(jìn)進(jìn)的項(xiàng)目目管理工工具,大大大提高高了工作作效率。3.3 職位分分析方案案選擇職位分析析對(duì)于一一個(gè)員工工較多的的公司來(lái)來(lái)說(shuō)是
13、一一個(gè)相當(dāng)當(dāng)大的工工作量,但其確確是編寫寫組織架架構(gòu)、崗崗位說(shuō)明明書的基基礎(chǔ),對(duì)對(duì)組織架架構(gòu)的成成功運(yùn)行行起到了了至關(guān)重重要的作作用。為為了在不不影響工工作分析析質(zhì)量的的基礎(chǔ)上上保證項(xiàng)項(xiàng)目的進(jìn)進(jìn)度,組組織優(yōu)化化項(xiàng)目團(tuán)團(tuán)隊(duì)采取取了如下下職位分分析方案案:1)對(duì)XXX公司司的所有有工作進(jìn)進(jìn)行分類類,把具具有代表表性的工工作、重重要性的的工作視視為樣本本,采取取相應(yīng)的的分析方方法進(jìn)行行職位分分析。如如:對(duì)生生產(chǎn)工人人主要采采用了直直接觀察察法、典典型事件件法、問(wèn)問(wèn)卷調(diào)查查法、面面談法;對(duì)行政政人員主主要采用用了階段段觀察法法、面談?wù)劮?;?duì)對(duì)財(cái)務(wù)人人員主要要采用了了工作日日志法、問(wèn)卷調(diào)調(diào)查法、階段觀觀
14、察法;對(duì)市場(chǎng)場(chǎng)銷售人人員主要要采用了了工作日日志法、工作表表演法、面談法法、問(wèn)卷卷調(diào)查法法;對(duì)技技術(shù)開發(fā)發(fā)人員主主要使用用專家討討論法、典型事事件、階階段觀察察法;對(duì)對(duì)管理人人員主要要采用材材料分析析法、文文件調(diào)查查法、階階段觀察察法、專專家討論論法、工工作日志志法、材材料分析析法、專專家討論論法、階階段觀察察法。2)對(duì)于于其他輔輔助性職職位,向向有關(guān)人人員進(jìn)行行了職位位分析方方面的宣宣傳,主主要采用用了直接接觀察法法,問(wèn)卷卷調(diào)查法法、工作作表演法法;如對(duì)對(duì)安全保保障人員員主要采采用了工工作表演演法、階階段觀察察法,對(duì)對(duì)后勤人人員主要要采用直直接觀察察法、階階段觀察察法、面面談法。然后咨詢?cè)儓F(tuán)
15、隊(duì)按按照標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化步驟驟,在明明確各部部門與個(gè)個(gè)人的信信息收集集任務(wù)基基礎(chǔ)上,科學(xué)、高效地地進(jìn)行工工作分析析內(nèi)容的的收集、整理。3.4 職位分分析實(shí)施施過(guò)程1)與員員工充分分溝通獲獲得他們們的支持持。在組組織優(yōu)化化過(guò)程中中,項(xiàng)目目團(tuán)隊(duì)敏敏銳的發(fā)發(fā)現(xiàn)公司司員工人人心不穩(wěn)穩(wěn),有些些員工對(duì)對(duì)工作分分析敷衍衍了事,部分員員工臨時(shí)時(shí)辭職,嚴(yán)重影影響到工工作分析析的進(jìn)展展,為此此在XXX公司的的協(xié)助下下,組織織優(yōu)化項(xiàng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)隊(duì)迅速召召集員工工大會(huì),從工資資待遇,員工培培訓(xùn),工工作分析析的目的的等方面面向員工工作了耐耐心、客客觀的宣宣傳,讓讓員工理理解到工工作分析析的重要要性,了了解到工工作分析析對(duì)他們們所帶
16、來(lái)來(lái)的價(jià)值值并且把把工作分分析作為為績(jī)效考考核的一一項(xiàng)重要要指標(biāo),從而保保證了工工作分析析相關(guān)人人員的穩(wěn)穩(wěn)定性。消除了了參加工工作分析析相關(guān)人人員的顧顧慮,從從而也保保證的工工作分析析結(jié)果的的客觀性性。2)對(duì)搜搜集到的的工作分分析資料料進(jìn)行統(tǒng)統(tǒng)計(jì)、分分析、研研究、歸歸類。在在該階段段咨詢團(tuán)團(tuán)隊(duì)主要要運(yùn)用了了對(duì)搜集集到的資資料進(jìn)行行編號(hào),統(tǒng)一格格式,統(tǒng)統(tǒng)一形式式等手段段,使資資料的分分析、分分類、研研究工作作迅速、順利地地完成。同時(shí)還還注意參參考同行行業(yè)同職職位其他他企業(yè)的的相關(guān)工工作分析析的資料料,從而而提高工工作分析析的可靠靠性、和和完整性性。4組織架架構(gòu)優(yōu)化化方案結(jié)結(jié)果表達(dá)達(dá)為了保證證優(yōu)化
17、方方案整體體的可操操作性,組織優(yōu)優(yōu)化項(xiàng)目目團(tuán)隊(duì)緊緊緊抓住住工作分分析、業(yè)業(yè)務(wù)流程程、部門門、崗位位職責(zé)之之間的密密切關(guān)系系,盡力力做到這這三者之之間的能能夠相互互支撐、緊密配配套。運(yùn)運(yùn)用了“工作人人員需求求分析表表”、“人員定定編表”等先進(jìn)進(jìn)的項(xiàng)目目管理工工具,根根據(jù)工作作分析的的結(jié)果進(jìn)進(jìn)行崗位位及其職職責(zé)設(shè)置置,同時(shí)時(shí)對(duì)部門門業(yè)務(wù)流流程也作作了進(jìn)一一步實(shí)用用性調(diào)整整,再考考慮到XXX公司司當(dāng)前產(chǎn)產(chǎn)量萎縮縮的現(xiàn)狀狀,咨詢?cè)儓F(tuán)隊(duì)建建議在人人員定編編上采用用一人多多崗制,從而精精簡(jiǎn)了機(jī)機(jī)構(gòu),提提高了效效率,也也有利于于培養(yǎng)精精英團(tuán)隊(duì)隊(duì),為企企業(yè)的迅迅速轉(zhuǎn)型型了創(chuàng)造造條件。優(yōu)化方案案內(nèi)容包包括“組織架架構(gòu)圖及及其運(yùn)行行解釋”,“業(yè)務(wù)流流程圖及及其運(yùn)作作解釋”,“部門職職責(zé)”,“崗位職職責(zé)”,“職位資資格要求求”、“組織架架構(gòu)持續(xù)續(xù)改進(jìn)流流程及職職責(zé)”等內(nèi)容容,同時(shí)時(shí)咨詢團(tuán)團(tuán)隊(duì)使用用了規(guī)范范的用語(yǔ)語(yǔ)、標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)統(tǒng)一的的形式、符合計(jì)計(jì)算機(jī)輸輸入的要要求,科科學(xué)地描描述出這這幾方面面內(nèi)容,得到了了客戶的的好評(píng)。組織優(yōu)化化方案編編制完成成后還需需要進(jìn)行行試用和和調(diào)整,咨詢團(tuán)團(tuán)隊(duì)首先先把組織織優(yōu)化的的總體方方案通過(guò)過(guò)書面下下發(fā)、召召開宣講講會(huì)的形形式讓所所有相關(guān)關(guān)負(fù)責(zé)人人了解優(yōu)優(yōu)化方案案,也讓讓所有員員工提出出自己的的意見或或建議,就大家家共同關(guān)關(guān)注的問(wèn)問(wèn)題進(jìn)行行討
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