淺議檔案管理自動化網(wǎng)絡建設

1、淺議檔案管理自動化網(wǎng)絡建立淺議檔案管理自動化網(wǎng)絡建立近年來，我國網(wǎng)絡開展突飛猛進，對各行各業(yè)的傳統(tǒng)工作方式和管理形式造成極大的挑戰(zhàn)，同樣對檔案管理工作也帶來宏大的變革。為適應飛速開展的信息時代的要求，必須把檔案管理館室自動化網(wǎng)絡建立進步到重要議事日程來抓。只有這樣才能在這科技經(jīng)濟日趨全球化的今天，打破室與室、館與館、國與國之間信息傳播的局限，盡快實現(xiàn)信息資源的共享。筆者認為，要建立以計算機通信即使為根底的檔案管理自動化網(wǎng)絡，必須做好以下六項工作：一、加強對檔案管理自動化網(wǎng)絡建立的指導論文聯(lián)盟.Ll.要把檔案管理自動化網(wǎng)絡建立的指導方案納入國家和各行各業(yè)自動化建立的開展規(guī)劃，并與其同步開展，從經(jīng)

2、費、物資上得到保證。二、加強檔案隊伍建立要針對檔案管理自動化網(wǎng)絡建立的需要，建立高程度、高技能的現(xiàn)代化管理機制，培養(yǎng)出一支可以適應新形勢要求，掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)局庫管理、多媒體和網(wǎng)絡管理根本技能的高素質專業(yè)隊伍。三、加強檔案根底設施和制度建立檔案根底性工作，主要包括文件材料齊全完好，檔案整理標準標準，數(shù)據(jù)錄入及時準確等。檔案館室數(shù)據(jù)庫建立的標準化、標準化決定了檔案管理自動化、網(wǎng)絡化。因此有方案地建立各種數(shù)據(jù)庫是一項重要而艱巨的任務。各級檔案部門必須做好檔案的搜集整理和數(shù)據(jù)庫錄入工作，減少數(shù)據(jù)的損失，重復和分散，進步信息含量，實現(xiàn)資源共享。隨著檔案管理自動化的實現(xiàn)，檔案的平安保密工作將

3、從庫房管理控制有形的實物，轉變?yōu)榫W(wǎng)上管理控制無形電子文件的網(wǎng)上平安傳輸?shù)鹊?，僅靠傳統(tǒng)的檔案管理制度，以確保檔案管理適應新形勢的需要。四、加大對自動化設備對技術的投入由于網(wǎng)絡應用的推廣，促進了辦公自動化的進一步開展，人們將要逐步實現(xiàn)無紙化辦公。機關、企事業(yè)單位檔案室信息的產(chǎn)生點，是要把檔案信息資源用活、用足，就需要及時進展檔案信息編輯，企事業(yè)單位相繼建立了自己的局域網(wǎng)，在單位內部施行網(wǎng)絡化管理，人們在工作理論中產(chǎn)生的大量電子文件正逐步進入檔案館室，而大量以紙質為載體的檔案將不同程度的被電子檔案所取代。據(jù)理解，大多數(shù)檔案館室都開場在搜集紙質檔案的同時搜集電子檔案。為解決傳統(tǒng)辦公形式中由于紙質檔案進

4、展傳遞所造成信息交流不暢，大量辦公文件歸檔后存放困難以及多部門進展工作協(xié)調是效率較低等問題，要結合自己的工作實際引進開發(fā)檔案管理自動化系統(tǒng)。檔案管理自動化系統(tǒng)不僅能對一般文件進展管理，也可以對圖表、圖像、聲音等非構造化的數(shù)據(jù)進展管理檢索，還可以由檔案部門管理人員直接在計算機頻幕上審閱歸檔單位積存文件，對電子文件中不具有保存利用價值的進展刪除。對有不同保存價值的文件確定保存日期，并在個份文件上注明。由于計算機隨時可以迅速對電子文檔中的單份文件從任務角度進展檢索，既省時又省力，所以在電子文件轉化為檔案過程中，管理人論文聯(lián)盟.Ll.員不必再去分類、組卷。五、加強電子檔案的技術保護電子文檔存儲載體容量

5、很大，電子檔案的軟盤、磁盤、光盤的構架長度與占用空間是很小的，檔案庫房的的管理相對也比擬方便。但是，電子檔案在保管條件上與紙張檔案相比，要求更嚴格。對防塵、防火、放光、防磁等條件更嚴格。檔案必須放在專用庫房中，對庫內溫、濕度進展嚴格控制，并配置防高強度磁嘗電廠等設施，還要嚴格防范計算機病毒等等。六、廣泛運用科學技術，加快實現(xiàn)檔案管理自動化的步伐?？茖W技術的進步和管理程度的進步將從根本上決定我國現(xiàn)代化的進程，檔案管理工作的重點從檔案的實體管理逐漸轉移到檔案信息管理上來。主要表如今以下三個方面：一是計算機網(wǎng)絡技術為檔案管理自動化創(chuàng)造了全新的思路，文件不再以紙質形式運轉，而是通過計算機處理后，以電子

6、郵件的形式發(fā)送，以電子文件形式歸檔，檔案館室變?yōu)闄n案信息控制中心，網(wǎng)絡中單個檔案館室所能提供的信息，不再僅僅是一個檔案信息庫中的信息，而是網(wǎng)絡系統(tǒng)中所連接的所有信息庫中的信息，檔案信息逐步向數(shù)字化變化，從個方面而講，檔案以變?yōu)樘摂M檔案，檔案館室也可以稱為虛擬檔案館室。二是計算機技術使檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工管理向自動化管理轉變，計算機已經(jīng)從輔助性工具逐漸成為檔案化管理的技術支撐。檔案工作重點從檔案實體管理逐漸轉移到檔案信息管理上來，將使檔案館室的信息更趨準確、完善，檔案從整編、編目、檢索到提供利用等，都通過計算機技術運用實現(xiàn)自動化。三是多媒體技術推廣了檔案管理自動化的程度，多媒體技術能對文字、照片、圖像、聲音等各種媒體進展綜合處理，能使檔案由分散管理變?yōu)榧泄芾?，?/p>