OA自動化模塊操作的使用說明

1、OA 使用說明書什么是OAOA系統(tǒng)是指辦公自動動化（OfficeAutomation）系統(tǒng)，用于企業(yè)網(wǎng)上辦公。g。它是指基于公司現(xiàn)實，通通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，用用以提高單位內(nèi)部部信息交流、共享享、流轉(zhuǎn)處理的和和實現(xiàn)辦公自動化化和提高工作效率率的信息化設(shè)備和和應(yīng)用軟件；它不不是孤立存在的，而而是與其它各類管管理系統(tǒng)（如人事事管理系統(tǒng)，公司司資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等等）緊緊密聯(lián)系，有機整整合而形成的。W。在OA系統(tǒng)中，我們可可以通過收發(fā)郵件件來傳遞信息，通通過信息中心查收收公司的各種信息息、制度，通過流流程管理明確規(guī)范范公司各種事務(wù)，通過內(nèi)部辦辦公系統(tǒng)管理公司司諸如會議、人事事、資產(chǎn)等方面?？偪傊?，熟練的

2、操作作OA系統(tǒng)可以讓讓我們的工作變得得快捷規(guī)范。k。如何使用OA系統(tǒng)使用前的準(zhǔn)備我公司的系統(tǒng)通過過瀏覽器直接接登陸，不用安裝裝其他的軟件。啟啟動公司OA系統(tǒng)的方方法為：在計算機機桌面上打開IE瀏瀏覽器，在地址欄欄輸入： HYPERLINK http:/ http:/服務(wù)器IP地址，然后敲回車車鍵，如果正常的的話，系統(tǒng)會自動動顯示以下畫面：如圖-13。圖2-1 登陸界面圖2-2 登陸前設(shè)置置人員登陸輸入“用戶名”（系統(tǒng)統(tǒng)管理員為每個人人員分配了一個賬賬號即用戶名，為為了方便起見，一一般情況下為姓名名的漢語拼音）和和“密碼”（即：初始密碼碼為“1”，該密碼用戶可以修改改），點擊“登錄”（或敲“回車

3、”），如果用戶名名和口令正確，則則系統(tǒng)進(jìn)入以下主主界面：如圖2-3 。（注：為為了方便用戶的使使用，此時，用戶戶可以選擇“記住名字”，這樣以后只要要輸入“密碼”就可以進(jìn)入系統(tǒng)統(tǒng)）F。圖2-3 登錄后界面面辦公主界面介紹進(jìn)入系統(tǒng)后，當(dāng)前的辦辦公主界面（個人人平臺界面）有三三個部分組成，左左側(cè)為子模塊功能能區(qū)；中間為信息息提示區(qū)，右側(cè)為為導(dǎo)航欄。右上方方（圖中紫色區(qū)域域）為功能界面選選擇區(qū)，由于切換換各種辦公主界面面。g。點擊功能界面選擇區(qū)的的“工作流程”，進(jìn)入到工作流流程辦公界面（辦辦公流程的定義及及使用方法，請見見 4.工作流程程 ），如圖2-4。K。圖2-4 工作流程界界面相應(yīng)的，點擊功能界

4、面面選擇區(qū)的“信息中心”，進(jìn)入到公司信信息中心界面；點點擊“內(nèi)部辦公”則進(jìn)入內(nèi)部辦公公界面。i。系統(tǒng)功能詳解 1. 進(jìn)入入個人平臺辦公界界面，此界面的主主要功能是個人日日常辦公信息處理理和各種功能導(dǎo)航航。其中左側(cè)子模模塊功能區(qū)包括郵郵件系統(tǒng)、日程安安排、通訊錄、萬萬年歷、個性管理理等模塊，以下做做詳細(xì)說明。Q。電子郵件系統(tǒng)：通過電電子郵件系統(tǒng)可以以向公司人員發(fā)送送相關(guān)文件及附件件。e。發(fā)郵件：當(dāng)您需要給別別人發(fā)送郵件時，您您可以單擊左導(dǎo)航航中的“郵件系統(tǒng)-寫郵件（左邊粉粉紅色區(qū)域）”，如圖2-5所示，0。圖2-5 寫信息界面面如普通的電子郵箱一樣樣，此郵箱可以上上傳附件（圖2-5中下部黑色區(qū)區(qū)

5、域），一次最多多可以上傳10M左左右的附件。此外外，本郵箱還可以以直接通過各種OFFICE文文檔的形式進(jìn)行編編輯，如需使用EXCEL文文檔時，點擊“EXCEL文檔檔” （圖2-5上部部綠色區(qū)域），如如圖2-6k。圖2-6 郵件的文件件類型如要發(fā)送郵件，點擊右右下角的“立即發(fā)送”，即可彈出目標(biāo)標(biāo)人員選擇框，如如圖2-7j。圖2-7 郵件發(fā)送選擇人員時，可選中某某一人員，雙擊，此此時人名從“未選擇用戶”移到“已選擇用戶”，表示選中；如如果選擇人員較多多時，可按住CTRL鍵鍵，選擇相關(guān)人員員，再按“”鍵，則所有選中中的人員均被選中中。此時，點擊“立即發(fā)送”即可發(fā)送成功。k。查看郵件，未查看過的的郵件

6、可以從郵件件系統(tǒng)的“新郵件”中查閱，查閱過的的郵件可在“收件箱”中找到，這很類類似普通的電子郵郵箱，這里不做復(fù)復(fù)述。6。在發(fā)件箱中，有一個選選項“查看”，點擊查看可以以看到自己發(fā)送的的郵件的閱讀情況況，如圖2-8v。圖2-8 郵件發(fā)送情情況日程安排有沒有這樣的時候，早早早安排好的事情情，到了眼前卻忘忘了做，或者做著著做著卻走了樣；有時，突然的一一陣靈感駕臨眼前前，卻隨著時間流流逝而消逝了。這這樣的時候，你需需要一個定時提醒醒的日程表來提醒醒、規(guī)范自己的工工作?！叭粘贪才拧边@個模塊，就給給大家提供了這樣樣的功能。它的使使用十分簡單，如如圖2-9，點擊擊“日程安排”按鈕，進(jìn)入日程安安排定制界面H。

7、圖2-9 日程安排點擊日歷的“+”進(jìn)入入編輯界面，在此此界面中設(shè)定提醒醒事項及提醒時間間，點擊確定保存存。M。當(dāng)日期為設(shè)定日期后，該該系統(tǒng)將會提醒，如如圖2-10。點點擊后，將彈出本本日具體的提醒事事項。b。圖2-10 日程安排排定時提醒通訊錄 在系統(tǒng)中，有有兩處地方可以查查到公司員工的通通訊錄：第一處，在在個人平臺通通訊錄目錄下，在在公共通訊錄中，可以按照部部門查閱員工聯(lián)系系方式，在個人人通訊錄中，員員工可以把自己所所需的一些聯(lián)系電電話，保存在這個個欄目中。8。第二處，在信息中心心知識管理公公司通知中最最新公司通訊錄將隨時更新，員員工可以到此處下下載通訊錄的電子子版，如圖2-11。t。如圖2

8、-11 公司通通訊錄個性管理個人平臺中的 個性管管理 欄目主要用用于OA個人設(shè)置置，包括OA帳戶戶密碼設(shè)置（修改改密碼），個人檔檔案設(shè)置（用于設(shè)設(shè)置個人基本信息息等）。使用起來來比較簡單，這里里就不多做介紹了了。B。由于OA中可能包含許許多公司和個人信信息，公司要求，員員工本人的密碼要要超過6位，請新新員工盡快修改密密碼。M。（5） 導(dǎo)航欄導(dǎo)航欄在個人平臺界面面的右上方，包括括公文流轉(zhuǎn)、會議議通知、今日日程程、任務(wù)管理有郵郵件系統(tǒng)五個欄目目，如果該欄目后后綴為紅色數(shù)字如如： 郵件系統(tǒng)（5），意為有5封新郵件還沒有閱讀，當(dāng)點擊此數(shù)字時，將進(jìn)入 新郵件 欄目。以此類推，諸如新的流程，新的日程等等。

9、（看參加圖2-10）C。2. 信息中心，在頁頁面右上角點擊“信息中心”進(jìn)入信息中心，信信息中心主要用于于發(fā)布公司通知、公司制度以及部部門信息等，此外外，公司還會根據(jù)據(jù)實際需要，在此此界面上，設(shè)置新新的欄目，如：薪薪酬體系實施 等等等。y。員工可以通過在 個人人平臺 的 訂閱閱欄目（個性管理理-信息訂閱）來及時閱讀最新新的通知、制度等等（參加圖2-3）。一一般可設(shè)定為公司司通知，公司制度度以及本部門的發(fā)發(fā)布信息，如圖2-12。p。圖2-12 信息欄目目訂閱在 部門發(fā)布 這個欄欄目里，各部門包包括兩個部分 內(nèi)內(nèi)部 外部，“內(nèi)部”是指僅本部門員員工可以查看的信信息組，“外部”是所有部門人員員均可以查

10、閱的信信息組。如圖2-13d。圖2-13 部門發(fā)布布在信息中心欄目中，還還有內(nèi)部論壇、內(nèi)內(nèi)部下載等分欄目目。3. 內(nèi)部辦公點擊右上角的“內(nèi)部辦辦公”，進(jìn)入內(nèi)部辦公公界面。內(nèi)部辦公公界面現(xiàn)在尚處于于開發(fā)階段，在這這個界面里，根據(jù)據(jù)各部門員工可工工作的性質(zhì)、要求求，會提供相應(yīng)的的辦公模塊，比如如現(xiàn)在已經(jīng)初步開開發(fā)的“資產(chǎn)管理模塊”，主要針對行政政部辦公資產(chǎn)的整整理；“人事模塊”用于人事部管理理員工檔案、獎懲懲、調(diào)動等等。簡簡單點說，內(nèi)部辦辦公這個平臺可以以較好的把OA辦辦公系統(tǒng)與企業(yè)資資源管理（ERP）結(jié)結(jié)合在一起。j。4. 工作流程工作流程這個模塊，是是由大舜自己通過過定制工具開發(fā)出出的，是公司

11、辦公公的一大特色。k。什么是流程。在一些例行工作中，員員工的操作都是有有制度、程序可循循的。比如說請假假，公司有考勤勤休假制度，上上面明確規(guī)定了請請假的程序和審批批的權(quán)限：請假有有請假人申請，經(jīng)經(jīng)審批同意后，方方可實施請假，請請假后銷假，人事事備案；審批的權(quán)權(quán)限為，請假1天天以內(nèi)由部門經(jīng)理理批準(zhǔn)；1-3天（含）由部部門經(jīng)理審核，人人力資源部經(jīng)理審審批；3天以上由由部門經(jīng)理、人力力資源部經(jīng)理審核核，報總經(jīng)理審批批。G。如果按照過去使用請假假單的舊模式，一一個人請假審批要要經(jīng)過兩三個部門門經(jīng)理的簽批，回回來后要銷假，請請假單備案，但有有事因為事情急或或者對程序不了解解，造成這樣或那那樣的疏漏，為企

12、企業(yè)正常的個幫幫工帶來了一定的的影響。n?，F(xiàn)在如果使用流程，流流程會自動指定辦理的環(huán)節(jié)，明明確所需的要素，設(shè)定好辦理時間，即使剛來公司不久的新人也能按部就班的掌握和執(zhí)行公司的各項制度和程序。4。所以我們可以把流流程這樣定義：通通過OA系統(tǒng)，用用以規(guī)范員工工作作、辦公程序、標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)作、審批批系統(tǒng)。6。流程使用介紹流程界面介紹。點擊右上角的“工作流流程”，進(jìn)入工作流程程辦公界面，見圖圖2-14圖2-14 工作流程程界面在圖2-14中，頁面面左側(cè)為功能欄目目區(qū)，上部幾個下下拉框為管理導(dǎo)航航區(qū)，下部為具體體流程處理區(qū)域。m。功能欄目區(qū)中，有幾個個概念需要解釋清清楚，分別是“待辦工作、已辦辦工作、完成

13、工作作”，G。待辦工作：在某一流程程中，當(dāng)前的環(huán)節(jié)節(jié)需要本人處理，則則此時該流程對于于自己來說就是待待辦工作。q。已辦工作：當(dāng)你將這個個環(huán)節(jié)處理完畢，把把流程發(fā)送到下一一個處理人后，那那么這個流程對于于你來說已經(jīng)處理理完畢了，這就是是已辦工作。d。完成工作：當(dāng)一個流程程發(fā)到最后一個處處理人處，這個流流程就結(jié)束了，這這個流程不會再是是任何一個人的待待辦工作或已辦工工作。過去所有處處理的流程均會在在完成工作中結(jié)束束。l。工作中，我們要經(jīng)常注注意有無 待辦工工作 ，如果有應(yīng)應(yīng)盡快處理完畢。M。通過 管理導(dǎo)航 可以以根據(jù)流程種類、辦理日期以及發(fā)發(fā)起部門較快速的的查詢具體流程，這這在有大量流程的的情況下

14、，比較有有用。N。新建流程要使用一個流程，首先先就要新建流程，新新建流程需按一下下步驟創(chuàng)立：工作作流程-流程程管理-（流流程類別）-具體流程，3。以建立“一天內(nèi)的請假假、換休流程” 為例，其創(chuàng)建步驟為：工作流程-流程管理-申請流程-人事-一天天內(nèi)的請假、換休休流程，如圖2-15，S。圖2-15 新建流程程 一點擊對應(yīng)圖標(biāo)，進(jìn)入流流程新建界面。如如圖2-16，圖2-16 新建流程程二在圖2-16中，所見見到的幾個流程，是是指該類型流程中中，尚在流轉(zhuǎn)中的的流程，可點擊查查閱，但不能做任任何操作（流程的的發(fā)送框呈灰色，無無法操作）。A。點擊“新建”則會新建建流程，開始某一一個流程的使用。當(dāng)你發(fā)送了一

15、個流程，但但發(fā)現(xiàn)流程發(fā)錯了了，這個時候你可可以使用“回收”功能，對原流程程實施回收，取消消上一次流程發(fā)送送。I。操作的辦法是，選中某某一流程最左邊的的小框，點擊“回收”即可。但“回收”功能有一定的限限制，當(dāng)下一個處處理人員處理了流流程之后，回收功功能將失去作用。J。流程處理 處理單新建流程后，進(jìn)入流程程，以“工作聯(lián)系”這個流程為例，如如圖2-175。圖2-17 流程進(jìn)入入界面（處理單）進(jìn)入界面后，看到是“處理單”界面，黑色橫線線以上是表頭，標(biāo)標(biāo)明流程的基本信信息，有流程發(fā)起起者填寫。其中標(biāo)標(biāo)題一欄尤為重要要，一般需包括工工作內(nèi)容、時間、主要人員等內(nèi)容容，每一個流程的的標(biāo)題，都有一個個范例，可以

16、根據(jù)據(jù)范例填寫。z。如果操作框上有一個這這樣的標(biāo)記 ，代代表此環(huán)節(jié)（操作作框）需要你進(jìn)行行處理。點擊“批示”，彈出批示框，進(jìn)進(jìn)行審批，審批完完成后，點擊批示示框的“”，即可保存存，并自動關(guān)閉。D。 正文 點擊“正文”欄，進(jìn)入入正文界面，如圖圖2-18圖2-19 流程正文文界面這是一個純正的WORD界界面，可以使用所所有的功功能，在一些流程程中（如：工作日日志、績效考核流流程），正文包含含一些表格，流程程處理人員能在正正文中處理各種公公文，并且此頁面面有筆記留痕的功功能，可以通過字字體顏色，區(qū)分是是由誰操作的。m。在正文頁頁面中，也可以通通過導(dǎo)入其他WORD文文檔，來覆蓋當(dāng)前前頁面，操作方法法是

17、：點擊左上角角的“導(dǎo)入文檔”，瀏覽選擇目標(biāo)標(biāo)文檔，點擊“打開”，即可覆蓋。p。 附件在流程中經(jīng)常要有一些些諸如EXCEL表表、圖片的資料，作作為審批的參考依依據(jù)，可通過“附件”，上傳資料。點點擊流程頁面左上上方的“附件”按鈕，進(jìn)入附件件頁面。其上傳方法與傳統(tǒng)統(tǒng)的Email郵郵箱類似，這你就就不再復(fù)述了，如如圖2-20F。圖2-20 上傳附件件 流程描述 點擊“流程描述”進(jìn)入相應(yīng)界面，如如果想了解流程的的步驟環(huán)節(jié)設(shè)置，請請點擊“流程描述”，將會有流程圖描述整個個流程的流轉(zhuǎn)步驟驟，如圖2-21.J。圖2-21 流程描述述 流流轉(zhuǎn)查閱 在流轉(zhuǎn)查閱頁面面，處理過這個流流程的人員均可以以查閱流程的流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)

18、情況（見圖2-22），藍(lán)色為為發(fā)起人，白色為為正常處理環(huán)節(jié)，綠綠色為退件（意為為此環(huán)節(jié)退回至上上環(huán)節(jié)），紅色為為現(xiàn)需要處理公文文人員。Q。圖2-22 流轉(zhuǎn)查閱閱 流程程屬性設(shè)置想發(fā)送流程還差一個設(shè)設(shè)置才能發(fā)送，時時間設(shè)置。點擊“流程屬性設(shè)置”，進(jìn)入相應(yīng)界面面。在這個界面中中選擇這個流程的的開始時間和預(yù)計計結(jié)束時間，而這這個時間也將會被被系統(tǒng)認(rèn)為相應(yīng)的的處理時間，在設(shè)設(shè)定時間內(nèi)，系統(tǒng)統(tǒng)視為“正?！?，一旦超出這個個時間，則被視為為逾期。請見 圖圖2-23，E。 關(guān)聯(lián)流程 各流程之間間也可以通過關(guān)聯(lián)聯(lián)流程的方式互相相聯(lián)系。比如說，策劃部經(jīng)理處理了一個流程，認(rèn)為該流程應(yīng)向上級反應(yīng)，但該流程上級無法處理，策劃部經(jīng)理可以通過新建相關(guān)流程“工作聯(lián)系”，發(fā)送給相應(yīng)的上級審批。方法為：點擊流程界面中上部的“新建相關(guān)流程”，打開新建界面，選擇相應(yīng)的相關(guān)流程，點擊確定，即可進(jìn)入新建流程了，如圖2-23，A。圖2-23 建立相關(guān)關(guān)流程 新建的相關(guān)流流程使用方法與一一般流程使用方法一致。通過這種方式可以在新新建的相關(guān)流程中中查閱連接的流程程，查閱的方法為為，點擊新建流程程的“關(guān)聯(lián)流程”按鈕，進(jìn)入關(guān)聯(lián)聯(lián)流程界面，選擇擇原流程標(biāo)題名稱稱，雙擊，即可進(jìn)進(jìn)入原流程，如圖圖2-24N。圖2-24 查閱關(guān)聯(lián)聯(lián)流程3. 部分流程介紹 現(xiàn)在公司已已經(jīng)編制了各種流流程50多個，如如員工