01文件控制程序(1)【精選文檔】

1、農(nóng)六師奇臺(tái)縣110團(tuán)磚廠編號(hào)：QTZC-QHP-4.3.5-01版本狀態(tài)：A/0頁碼：第 PAGE 10 頁 共 NUMPAGES 10 頁文件名稱 ：文件控制程序PAGE 尉犁開司巴郎食品開發(fā)有限責(zé)任公司文件編號(hào)KSBL-COM-06版 次A/0文件名稱 ： 質(zhì) 量 手 冊(cè)頁 碼 第 PAGE 0頁共 NUMPAGES 9頁1目的對(duì)安全生產(chǎn)管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件為有效版本,防止使用失效或作廢的文件.2適用范圍適用于磚廠安全生產(chǎn)管理體系有關(guān)的文件控制，包括適當(dāng)范圍的外來文件.3職責(zé)3。1廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布安全管理手冊(cè)及程序文件。3。2 副廠長(zhǎng)代表負(fù)責(zé)審核安全管理手冊(cè)

2、（程序文件,批準(zhǔn)支持性文件（記錄）。3。3廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)全磚廠安全生產(chǎn)管理體系有關(guān)文件的編制、發(fā)放、修改、作廢、銷毀和存放等的控制和管理。3。4廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)磚廠安全生產(chǎn)管理體系有關(guān)外來文件的管理和控制。3.5各職能部門負(fù)責(zé)磚廠所下發(fā)體系文件的執(zhí)行和保管。4.程序4.1文件的分類4。1。1磚廠的文件主要分為外部文件和內(nèi)部文件兩大類。外部文件主要包括：上級(jí)部門下發(fā)的各種公文、規(guī)章、文電,地方政府主管部門發(fā)放的有關(guān)政策法規(guī)性文件及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；內(nèi)部文件主要包括內(nèi)部公文、磚廠內(nèi)部編寫的管理體系文件、各種規(guī)章制度等.4.1.2磚廠的安全生產(chǎn)管理體系文件分為管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件三個(gè)層次.其中作業(yè)文件

3、包括：各種規(guī)章制度、操作規(guī)程、管理及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)流程、崗位說明、工作過程相關(guān)記錄等.4。2公文處理程序及要求4.2。1公文由廠長(zhǎng)統(tǒng)一收發(fā)、分辦、審核、用印、歸檔和銷毀。4。2。2收到上級(jí)下發(fā)或交辦的公文，由廠長(zhǎng)填寫公文處理單后交由副廠長(zhǎng)，根據(jù)公文內(nèi)容提出擬辦意見,送磚廠主要領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。4.2。3公文在辦理過程中傳閱,每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，必須經(jīng)文件管理人員登記，不允許在閱辦者之間直接傳遞即橫傳。4。2.4磚廠下發(fā)公文送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，由廠長(zhǎng)進(jìn)行審核，未經(jīng)審核的公文不得送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，不得擅自改動(dòng)；如必須改動(dòng),報(bào)簽發(fā)人同意并確認(rèn)。4。2。5副廠長(zhǎng)對(duì)各種公文格式應(yīng)按照

4、上級(jí)規(guī)定形成磚廠固定的模板,以便高效、規(guī)范的編寫和處理有關(guān)公文.4。3安全管理體系文件的打印、復(fù)制、收發(fā)、保管4.3。1 磚廠體系文件的打印、復(fù)制應(yīng)向副廠長(zhǎng)申請(qǐng)，報(bào)經(jīng)管理者代表審批后方可；副廠長(zhǎng)須建立打印、復(fù)制登記記錄,由廠長(zhǎng)統(tǒng)一管理；4.3。2廠長(zhǎng)對(duì)文件的接收、發(fā)放進(jìn)行統(tǒng)一處理.廠長(zhǎng)建立收、發(fā)文登記本，明確收發(fā)文號(hào)、時(shí)間、數(shù)量、分發(fā)范圍、版本狀態(tài)等。4。3.3磚廠各部門須對(duì)各自文件（包括電子文件和紙質(zhì)文件）進(jìn)行清晰的分類、編號(hào)標(biāo)識(shí)、有序存放,易于識(shí)別和查閱.4。3。4紙質(zhì)文件要保持文件的整潔,防止文件受潮、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象；電子版文件要防止丟失、損壞、感染病毒等.4。4文件編號(hào)4.4.1安全

5、生產(chǎn)管理體系文件的編號(hào)a）磚廠名稱代號(hào)：漢語拼音縮寫：QTZCb）管理手冊(cè)：QTZCAQ/GLSC-2012即：磚廠名稱代號(hào)安全生產(chǎn)管理體系縮寫發(fā)布年代號(hào) c）程序文件：QTZC-QHP（程序文件英文縮寫）-標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)順序號(hào)如:QTZC-QHP-7。4-01表示程序文件標(biāo)準(zhǔn)7.4條款的第1個(gè)程序d）作業(yè)文件（或作業(yè)指導(dǎo)書）:QTZC-WI（作業(yè)文件代號(hào)）-順序號(hào)（三位數(shù)） 如：QTZCWI-001表示作業(yè)文件的第1個(gè)文件e)崗位說明書:QTZCWIG(三位數(shù)) 如:QTZCWIG（001)表示作業(yè)文件之崗位說明書的第1個(gè)說明書f)安全管理工作記錄編號(hào):QTZCQHR（三位數(shù)）如：QTZCQHR

6、001表示安全管理工作記錄的第1個(gè)記錄表4。5 文件的更改4。5.1磚廠各部門體系文件如在簽發(fā)及會(huì)簽過程中需更改部分內(nèi)容時(shí),先填寫文件更改申請(qǐng)單提交，報(bào)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由廠長(zhǎng)進(jìn)行統(tǒng)一更改后，按體系文件發(fā)放要求重新編號(hào)標(biāo)識(shí)，下發(fā)新頁，換回舊頁。4.5。2對(duì)收回的舊頁，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，統(tǒng)一作廢或銷毀，并做好相應(yīng)記錄。4.6 體系文件的換版和作廢4。6。1 體系文件經(jīng)多次修改或大幅度修改或標(biāo)準(zhǔn)更新時(shí)應(yīng)換版,原版文件作廢，換發(fā)新版本；換版的時(shí)機(jī)和要求，由磚廠各職能部門根據(jù)其實(shí)際情況適時(shí)提出申請(qǐng)，報(bào)管理者代表審核,副廠長(zhǎng)批準(zhǔn)，組織實(shí)施。4。6.2文件的版本及修改狀態(tài)分別用A/0、A/1、A/2依

7、次類推的方式進(jìn)行識(shí)別. 原版文件為A版本，第一次換版為B版本，第二次為C依次類推；原版文字無修改為0狀態(tài)，修改1次為A/1，修改2次為A/2依次類推；B、C版修改狀態(tài)以此類推。4.6。3 作廢的文件由管理者代表統(tǒng)一收回、登記,經(jīng)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后立即銷毀.體系文件的作廢必須經(jīng)過管理者代表審批后方可作廢或銷毀。4.6。4 體系文件正本的保存、借閱、復(fù)制、銷毀統(tǒng)一由管理者代表管理執(zhí)行。4.7 體系文件的借閱和銷毀4.7。1磚廠體系文件正本的借閱須事先向管理者代表提出申請(qǐng)，管理者代表批準(zhǔn)后方可借閱，并填寫文件借閱登記表記錄。文件正本的查閱必須在檔案室現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，檔案管理人員也須在場(chǎng),不得帶出.4.7.2各部門

8、對(duì)磚廠所下發(fā)的體系文件的借閱，應(yīng)由其負(fù)責(zé)人或主管審批，同時(shí)填寫借閱記錄后，方可借閱。4。7.3體系文件若因任何原因(包括保存期滿、失效或作廢）要進(jìn)行銷毀時(shí)，應(yīng)先向管理者代表審批后方可銷毀.銷毀時(shí)必須有監(jiān)銷人員在場(chǎng),并登記、簽字確認(rèn)。4.8文件的標(biāo)識(shí)和受控4。8.1磚廠體系文件以名稱、編號(hào)、版本號(hào)、受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、發(fā)文號(hào)等其中的二種或幾種的組合為標(biāo)識(shí)；4.8.2 在體系文件發(fā)放后，管理者代表須組織對(duì)各使用部門現(xiàn)場(chǎng)的文件進(jìn)行清理，保證在使用處可得到適用文件的有效版本，收回?zé)o效、作廢的版本,統(tǒng)一處理。4.8。3 體系文件分“受控或“非受控狀態(tài)。在工作現(xiàn)場(chǎng)的文件和發(fā)給評(píng)審機(jī)構(gòu)的文件均屬“受控文件，須

9、進(jìn)行其使用狀態(tài)的標(biāo)識(shí)，須加蓋“受控印章。提供給承包商或供應(yīng)商代表批準(zhǔn)給外部的屬“非受控文件。所有受控文件必須在文件封面標(biāo)注“受控”字樣或印章。4.8.4凡是標(biāo)明“受控的文件，其編制、審核、批準(zhǔn)、更改、復(fù)制、借閱、發(fā)放、作廢、銷毀、標(biāo)識(shí)等按以上條款規(guī)定的程序?qū)嵤?.8.5磚廠的受控體系文件有：管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件（包括作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)管理手冊(cè)）、崗位說明書、記錄樣表。4。9外來文件的管理4。9。1磚廠外來文件主要有上級(jí)單位下發(fā)的規(guī)章文電、通知等文件,以及國(guó)家、地方政府主管部門、行業(yè)部門的法律法規(guī)、規(guī)章、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等.4。9。2對(duì)國(guó)家、地方政府的法律法規(guī)，由廠長(zhǎng)進(jìn)行統(tǒng)一收集整理、

10、評(píng)價(jià),按照其適用性進(jìn)行分發(fā)，具體執(zhí)行有關(guān)內(nèi)容。4。9。3對(duì)除法律法規(guī)外的上級(jí)單位下發(fā)的規(guī)章文電、通知等文件,由廠長(zhǎng)統(tǒng)一整理、分類、存檔并建立外來文件臺(tái)帳記錄。4。9.4 記錄類文件按記錄控制程序執(zhí)行。4。10檔案管理4。10.1磚廠各部門使用的所有文件、記錄樣表等均須事前在廠長(zhǎng)備案。4.10。2對(duì)磚廠具有查考利用價(jià)值的各類文件材料均須歸檔，由廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)識(shí)別界定。4。10。3磚廠檔案要按照八防（防火、水、潮、霉、蟲、光、塵、盜）要求保存在磚廠的檔案室。4.10。4對(duì)檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批、登記流程.4.11廠長(zhǎng)每季度應(yīng)組織對(duì)磚廠各部門文件及檔案的管理情況進(jìn)行一次監(jiān)督檢查,并納入管理考核范圍，

11、同時(shí)作好檢查記錄，對(duì)出現(xiàn)的問題要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤驗(yàn)證。5.相關(guān)文件5.1記錄控制程序5.2公文管理（收文、發(fā)文）流程6.記錄6。1收文、發(fā)文登記本 6.2文件借閱登記表6。3文件更改申請(qǐng)單6.4文件作廢/銷毀清單6.5部門受控文件清單6.6外來文件清單（或登記臺(tái)帳）6.7適用的法律法規(guī)清單6。8文件資料登記表(檔案臺(tái)帳）7附件7。1管理文件簽發(fā)流程圖7。2上級(jí)文件督辦流程圖7。3體系文件控制流程圖7.4文件報(bào)廢流程圖管理文件簽發(fā)流程責(zé)任部門應(yīng)用表單備注向副廠長(zhǎng)部長(zhǎng)提交所擬文電初稿依據(jù)文電有關(guān)要求整理文電語句格式審核 復(fù)審 審批再 度 修 改 定 稿編 發(fā) 文 電 號(hào)套印正式文件下發(fā)通

12、過局域網(wǎng)向 電話通知未開通 文電按規(guī)定上級(jí)及所屬下 局域網(wǎng)的所屬企業(yè) 入盒次年傳送發(fā)電子版文電 領(lǐng)取電文 中心檔案室廠長(zhǎng)副廠長(zhǎng)主管領(lǐng)導(dǎo)副廠長(zhǎng)副廠長(zhǎng)副廠長(zhǎng)廠長(zhǎng)文電初稿文電初稿文電初稿電子公文處理單電子規(guī)章庫發(fā)文登記上級(jí)文件督辦流程責(zé)任部門應(yīng)用表單備注 上級(jí)督辦文件 副廠長(zhǎng)擬辦意見按督辦事項(xiàng) 送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示按批示意見送相關(guān)承辦部門 承辦部門按上級(jí)督辦 事項(xiàng)要求按時(shí)上報(bào)按文件需求督辦、承辦部門按時(shí)、 準(zhǔn)確上報(bào)督辦事項(xiàng) 并做好相關(guān)記錄 按要求將辦理結(jié)果上報(bào) 相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo) 廠長(zhǎng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)廠長(zhǎng)承辦部門廠長(zhǎng)廠長(zhǎng)電子公文處理單電子公文處理單督辦記錄資料文件報(bào)廢流程責(zé)任部門/人員應(yīng)用表單備注需銷毀的文件集中整理登記填寫銷毀文件清單文員核實(shí)確認(rèn)副廠長(zhǎng)部長(zhǎng)簽字確認(rèn)主管領(lǐng)