管理溝通（第三版）第08章會(huì)議溝通

1、管理溝通第八章 會(huì)議溝通學(xué)習(xí)目標(biāo) 通過本章學(xué)習(xí)，明確會(huì)議的含義和特征，了解會(huì)議的類型和功能，認(rèn)識(shí)會(huì)議組織的基本過程，掌握有效會(huì)議的溝通策略。第一節(jié) 會(huì)議概述一、會(huì)議的含義 所謂會(huì)議，是人類社會(huì)中普遍存在的，有兩個(gè)人以上參與的，有組織、有目的的，短時(shí)間聚集的集體活動(dòng)形式。二、會(huì)議的基本特征1.普遍性2.目的性3.組織性4.集體性三、會(huì)議的功能 第一，會(huì)議通過最簡單和最基本的方式界定了團(tuán)隊(duì)、群體或單位。 第二，會(huì)議為群體成員共享知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)提供了場所。 第三，會(huì)議幫助每個(gè)人去理解該群體的集體目標(biāo)，去理解通過什么方式個(gè)人的工作能夠有助于群體的成功，從而幫助群體找到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最佳途徑。 第四，會(huì)議也使所

2、有出席者為最終制定的決策和追求的目標(biāo)而承擔(dān)義務(wù)，即使是不同意見者，他們可能會(huì)遺憾他們的意見未能被采納，但是，他們會(huì)接受結(jié)果。而且，正是由于群體的決策約束了集體中所有的成員，所以，會(huì)議所制定的決策往往比單一經(jīng)理作出的決策具有更高的權(quán)威性。 第五，在一些工作群體中，團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)通過他的出席來指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，即會(huì)議更好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的角色和作用。 第六，會(huì)議上能更好地發(fā)現(xiàn)成員的地位上的差異。四、會(huì)議的類型1.談判會(huì)議2.通知會(huì)議3.解決問題會(huì)議4.制定決策會(huì)議5.收集和交換意見的會(huì)議 第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備 一、Why?明確會(huì)議目的 1.信息共享 2.動(dòng)員激勵(lì) 3.信息傳播 4.問題解決和決策制定二、What確定

3、議題和議程（一）會(huì)議議題的確定（二）擬定會(huì)議議程 會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟如下： 1.突出問題，即根據(jù)上次會(huì)議列出突出問題。 2.提出新議題，：即通過預(yù)期目前發(fā)展和與會(huì)議成員的聯(lián)系，提出管理活動(dòng)或工作中的新議題。 3.選擇重要議題，即針對(duì)諸多需要考慮的議題，確定最為主要和緊迫的事項(xiàng)。 4.分清主次順序，即將例行項(xiàng)目放在開始，按邏輯關(guān)系或難度系數(shù)排列關(guān)鍵議題。 5.確定時(shí)間，即根據(jù)可用時(shí)間和與會(huì)者情況安排項(xiàng)目。 6.結(jié)束議程，即要求提出下次會(huì)議的細(xì)節(jié)，并在議程結(jié)尾處明確下次會(huì)議的日程。三、Where確定會(huì)議場地（一）會(huì)場的選定（二）會(huì)場的布置（三）會(huì)場內(nèi)設(shè)備的準(zhǔn)備四、When選定時(shí)間 1.要有充足的準(zhǔn)

4、備時(shí)間。除非是處理緊急的突發(fā)事件，充分準(zhǔn)備是召開會(huì)議的必要條件。 2.要考慮到與會(huì)者的工作時(shí)間及協(xié)調(diào)。 3.早上及星期二、三比較適合開重要會(huì)議。 4.除非特殊情況，會(huì)議的時(shí)間應(yīng)控制在兩個(gè)小時(shí)之內(nèi)。 5.明確規(guī)定會(huì)議的起止時(shí)間，在會(huì)議通知書上說明，并提醒準(zhǔn)時(shí)參加。五、Who確定與會(huì)人員 與會(huì)者指應(yīng)邀參加會(huì)議的個(gè)人。與會(huì)者一般可以分為會(huì)議主席、會(huì)議成員和會(huì)議工作人員（如會(huì)議秘書、記錄員等）三類。在有效的會(huì)議管理中，決定與會(huì)者群體的規(guī)模和構(gòu)成是非常重要的。會(huì)議可能由于太多或太少的人員參加或不恰當(dāng)?shù)娜藛T結(jié)構(gòu)而流于失敗。 六、How會(huì)議如何進(jìn)行 1.開始階段：主持人宣布正式開會(huì)，說明會(huì)議的目的及意義，介

5、紹與會(huì)的重要人物，提醒與會(huì)者注意相關(guān)的會(huì)議事項(xiàng)。 2.討論或報(bào)告階段：與會(huì)者在主持人的引導(dǎo)下分別針對(duì)會(huì)議目標(biāo)提交報(bào)告或討論，性質(zhì)不同的會(huì)議，有不同的討論方式。有些會(huì)議注重討論，如對(duì)策會(huì)議；有些注重溝通，如協(xié)調(diào)會(huì)議。但不管何種形式，都必須緊扣會(huì)議目標(biāo)，切忌離題或流于情緒性爭辯。 3.總結(jié)階段：在與會(huì)者充分討論后，主持人應(yīng)將各種意見加以整理、評(píng)價(jià)，作出結(jié)論或引導(dǎo)大家進(jìn)行表決。切忌議而不決，浪費(fèi)時(shí)間。 4.結(jié)束階段：在宣布散會(huì)前，主持人或會(huì)議秘書應(yīng)再次確認(rèn)會(huì)議結(jié)論，以取得與會(huì)者認(rèn)同。散會(huì)時(shí)，主持人應(yīng)感謝大家的合作 。第三節(jié) 會(huì)議的實(shí)施一、傳達(dá)開會(huì)通知 開會(huì)通知開會(huì)日期 星期 時(shí)間 地點(diǎn)與會(huì)者名單必須

6、出席者可選擇性出席者主題安排者 電話開會(huì)目標(biāo)會(huì)前準(zhǔn)備工作議程二、明確與會(huì)者角色（一）會(huì)議主席的角色 1.會(huì)議控制 2.會(huì)議引導(dǎo) 3.促進(jìn)討論 4.處理不同意見 5.作出決定會(huì)議主席角色情形一： 某公司的年終市場銷售分析會(huì)議正在進(jìn)行，公司總經(jīng)理擔(dān)任會(huì)議的主席。在會(huì)議進(jìn)行過程中，公司負(fù)責(zé)市場工作的副總經(jīng)理提出，公司明年的市場營銷重點(diǎn)應(yīng)從“以鞏固國內(nèi)市場為主”轉(zhuǎn)向“以開拓國際市場為主”。他希望他的設(shè)想能在這次會(huì)議上得到大家的支持和通過。但在會(huì)議進(jìn)行過程中，負(fù)責(zé)市場營銷的部門經(jīng)理、副經(jīng)理對(duì)這個(gè)設(shè)想提出了反對(duì)意見，他們認(rèn)為國內(nèi)的市場潛力還很大，而企業(yè)的資金實(shí)力不夠，如讓其全面開花，還不如采用“各個(gè)擊破”

7、的方略，先在國內(nèi)市場取得絕對(duì)優(yōu)勢(shì)地位。結(jié)果雙方爭論得不可開交。 如果你是會(huì)議主席，面臨與會(huì)代表這種相爭不下的局面，你準(zhǔn)備如何解決?如果最終需要你就這次分析會(huì)議作總結(jié)，你又如何對(duì)“市場營銷的重點(diǎn)”問題作總結(jié)? 會(huì)議主席角色情形二：某高?？茖W(xué)館會(huì)議廳內(nèi)正在召開“中國二十一世紀(jì)的管理教學(xué)發(fā)展趨向”的研討會(huì)。會(huì)議進(jìn)行期間，就MBA教育的發(fā)展方向問題，不同的與會(huì)者提出了不同的看法，有的認(rèn)為MBA教學(xué)應(yīng)該以“案例教學(xué)”為主；有的則認(rèn)為應(yīng)以理論修養(yǎng)的培養(yǎng)為主；也有的主張像美國哈佛商學(xué)院那樣采用大量的案例教學(xué)，甚至可以取消傳統(tǒng)的教師講解的形式；這些不同觀點(diǎn)在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時(shí)間將近尾聲，但

8、與會(huì)代表為了充分表達(dá)自己的主張，很難“剎車”。 如果現(xiàn)在你是這次研討會(huì)的主席，面對(duì)這種不同主張分立的局面，你如何應(yīng)付這種局面?你又如何就研討的問題作總結(jié)? 二、明確與會(huì)者角色（二）與會(huì)者的角色 1.決定是否需要出席會(huì)議。 2.準(zhǔn)備。 3.準(zhǔn)時(shí)與會(huì) 4.就某些疑點(diǎn)或模糊問題征詢清晰解釋。 5.給出信息時(shí)，力求精確切題。 6.傾聽。 7.支持他人。 8.確保公平參與。 9.反對(duì)要有依據(jù)。 10.以能提高團(tuán)隊(duì)績效的方式行事。三、會(huì)議開始常用的介紹方法有： 1.自我介紹。 2.互相介紹。 3.主席介紹。由會(huì)議主席分別一一介紹參加會(huì)議的人員情況，這一方法適用 4.名片介紹。四、討論主題（一）促進(jìn)討論（二）處理不同的討論意見 具體可采取如下措施： 1.主席對(duì)不同的意見進(jìn)行深思熟慮后，提出自已的觀點(diǎn)。當(dāng)然，這個(gè)觀點(diǎn)在提出之前，必須有足夠的把握，讓與會(huì)的大多數(shù)人都能接受而結(jié)束爭論。 2.對(duì)爭論雙方或各方的觀點(diǎn)加以澄清。 3.分析造成分歧的因素。 4.研究爭論雙方或各方的觀點(diǎn)，了解協(xié)調(diào)的可能性。 5.將爭論的問題作為會(huì)議的主題之一，展開全面的討論，以便把會(huì)議引向深入。 6.若分歧難以彌合，那就暫時(shí)放下，將會(huì)議議程進(jìn)入下一項(xiàng)。（