采購業(yè)務(wù)管理操作辦法

1、52/54采購業(yè)務(wù)治理操作手冊萬科核心業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)萬科企業(yè)股份有限公司版本.作者作者聯(lián)系方式修訂日期文檔版本修訂描述文檔作者目錄 TCo 13h z YPERLNK _oc3080411 1.介紹PAGEREF Toc300041 h3 HYELINK _Toc308012 1.1目標(biāo)PREF _Toc3300041 h 3 PERLINK l Toc300803 1.文檔范圍PAGERE _Toc300413h3 HYPELNKl _To3300801 2.采購治理 PAGEREF c3300841h 4 HYPERINKl _c3300804152.1.采購治理概覽PAGF _Toc330

2、0041 h 4HYPERLINKl oc30080416 2.采購打算 PEEF _To3008016 h5 YPERINK l o30080417 2.21.操作路徑及講明 PGEEF_To380417 5YPERLKTc33008041822.2.操作-創(chuàng)建打算 PAEEF _Toc3300 h 6 HYPERLIK lTo308019 2.2.操作-查詢打算PAGEREF _Tc330080419 h 8 HPERINK Toc330084202.2.操作刪除打算PER _Toc330080420 h 8HYRNKl oc3308421 25.操作-修改打算PAGEEF Toc3308

3、0421 h YEIK Toc330004222.操作-打算導(dǎo)出 PAGEREF _oc330080422 h9 YERIKl _Toc33080432.采購方案 PAGE _Toc3008023h 10 HPERI l Toc8424 .1.操作創(chuàng)建采購方案 PAGEREF _Tc3300024 h 0 HYPERINK_To30080422.3.2.操作查詢采購方案 PAGEREF _Toc3008042 h2HYERNK l _Toc33086 24.采購尋源 PAGEREF _c330004 h HYPRLINK l3080427 4.操作-創(chuàng)建采購尋源 PAGEREF_To30080

4、27 h 3HRIKl _Tc3008428 2.4.2.操作查詢采購尋源PAGREF_o3308048 h15 PERLNK l_T33008042 .4.操作-采購尋源審批 PGEEF _oc300429 16 HYPELNK l _Tc3300804302.操作-公布采購尋源ERE Toc3008430 h 7HYPRLINK l o30080431 2.操作-開標(biāo)及決標(biāo) EREF _oc330041 h 1 HYPRLINKl _Toc3300432 4.6.操作-完成決標(biāo) PGEE oc330080432 2 HYPERLIK _Toc3000433 .確定供應(yīng)商依據(jù) PAREFoc

5、330080433 21 ERLINK To3008044 2.1.操作發(fā)起確定供應(yīng)商依據(jù)PGREF _Tc33008434 h 1 HEI _To30003 2.5.操作-更新/刪除確定供應(yīng)商依據(jù)GREF T300035 22 HYPERLNK lTc3308046 2.6.采購協(xié)議 PAEREF _T3308036 h3 HPRNK l _Tc3308047 261.操作-創(chuàng)建采購協(xié)議 PGEEF _oc3300847h HPERLIN_Toc33008048 2.2.操作查詢采購協(xié)議 PAGEEF _To3080438 h 26 HYPERIN l _oc8043 2.7采購合同 PER

6、EF Toc33008039 27HYPERINK l _Toc3084427.1操作-創(chuàng)建采購合同 AEREF_Toc3008040h HYERLINToc30044 27.2.操作-查詢采購合同AEREF_Toc33008044h 28HPERLINK l _oc308442 .8.采購訂單 PAGERE _o33080442 h29 HYELIN _Tc30003 28.1.操作-創(chuàng)建采購訂單 PGRE_Toc330080443 29 HYPERI l _Toc3000444 2.8.操作-查詢采購訂單 AGEREF _To3300044 h 32 HPERLNK lTc33008044

7、52.9.要貨打算 PAGEREF_oc3008045h 33HYPLI lo3080446 .9.1.操作路徑及講明 PAEE _Toc308044 h3 HYERLINKl _Tc3000447.10.訂單接收PAGRE_Tc080447 HYERLINKl _Toc330804 .11.操作路徑及講明 PAGERE o30048 h 3HYPRINK l _Toc3804492.11采購規(guī)劃 PERF _To308049 3 YPERLIlTc33080450 111.操作-手工創(chuàng)建采購規(guī)劃 PAREFToc3308045 h37 YERLINK l To33008451 2.11.2.

8、操作-模板導(dǎo)入 PAEREF _To30805 h 38HYPERLKlToc338452 2.11.3.操作-審批采購規(guī)劃PAGERF _Toc33080452 39 YPERLNKl _c3300804533.報(bào)表查詢PAGEREF oc3308053 h 4 YPERLIN _oc330084 31.操作路徑及講明 PGRE _Toc3008054 h 介紹目標(biāo)本手冊用于介紹萬科核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)采購治理相關(guān)操作。文檔范圍本文要緊使用對象是采購部用戶。采購治理采購治理概覽采購治理操作流程示意圖：開始創(chuàng)建采購打算創(chuàng)建采購合同創(chuàng)建采購協(xié)議直接托付確定采購方案分散采購/邀請招標(biāo)零星采購確定供應(yīng)商依據(jù)

9、項(xiàng)目打算集中采購尋源招標(biāo)需要審批K2審批系統(tǒng)非項(xiàng)目打算項(xiàng)目打算創(chuàng)建采購訂單結(jié)束采購訂單接收流程示意圖：通知供應(yīng)商發(fā)貨創(chuàng)建發(fā)運(yùn)通知單訂單接收打印接收單開始結(jié)束供應(yīng)商自助操作采購打算項(xiàng)目采購工作具體實(shí)施前,由采購負(fù)責(zé)部門組織成本部、項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)部等相關(guān)部門進(jìn)行項(xiàng)目采購策劃,確定施工進(jìn)度打算、要緊施工項(xiàng)目采購節(jié)點(diǎn)打算、項(xiàng)目合同架構(gòu)體系、總包及關(guān)鍵工程采購方案等信息。然后依照公司確定的項(xiàng)目開發(fā)打算,由采購負(fù)責(zé)部門組織項(xiàng)目經(jīng)理部、成本治理部、設(shè)計(jì)治理部等相關(guān)部門編制具體的項(xiàng)目采購打算,確定項(xiàng)目、分期、標(biāo)段或樓號、采購內(nèi)容、采購模式、簽約/下訂單時(shí)刻等重要信息。采購打算與采購方案、采購尋源、采購協(xié)議、采購

10、合同及訂單等模塊相關(guān)聯(lián)，形成采購人員的綜合工作平臺(tái)。操作路徑及講明操作路徑：VK:公司采購業(yè)務(wù)治理-超級用戶采購打算進(jìn)入采購打算界面如下圖示，在“采購打算”功能中,可進(jìn)行打算的創(chuàng)建、查詢、修改。并通過打算創(chuàng)建后續(xù)的采購操作。操作-創(chuàng)建打算在線創(chuàng)建打算操作步驟:在“采購打算”功能界面,直接點(diǎn)選添加打算按鈕，開始打算的輸入。依照欄目標(biāo)題提示,選擇或輸入相應(yīng)的信息，包括項(xiàng)目分期(“項(xiàng)目打算”此項(xiàng)為必須,“非項(xiàng)目打算”則不需要填寫)、打算名稱等等打算相關(guān)信息,其中欄目標(biāo)題上帶“*”標(biāo)記的表示必須輸入內(nèi)容，不帶標(biāo)記的可依照實(shí)際需要輸入。打算包含的內(nèi)容一個(gè)屏幕寬度不夠顯示，可點(diǎn)擊“展開所有列”輸入其他信息

11、。輸入完成后，點(diǎn)擊保存打算。系統(tǒng)還提供另外一種創(chuàng)建方法,可使用系統(tǒng)提供的模板（模板獵取參考導(dǎo)出操作)，離線整理數(shù)據(jù)，整理匯總后,導(dǎo)入系統(tǒng)即可。導(dǎo)入操作步驟:使用導(dǎo)出的EXCE模板整理數(shù)據(jù),整理匯總后,進(jìn)入打算功能主頁;點(diǎn)擊按鈕;點(diǎn)擊掃瞄按鈕，找出已整理好的模板;點(diǎn)擊確定按鈕，系統(tǒng)開始檢查數(shù)據(jù)內(nèi)容,檢查無誤后,導(dǎo)入,并提示導(dǎo)入多少記錄的信息。假如數(shù)據(jù)有誤，會(huì)在功能界面的左上角提示錯(cuò)誤緣故,請依照提示,檢查并修改數(shù)據(jù)文件后，重新導(dǎo)入。例如:數(shù)據(jù)文件格式不正確，就會(huì)提示如下，用戶只需要重新使用EEL打開文件,另存為03版本的xcl，重新導(dǎo)入即可。操作-查詢打算確定需要查找的內(nèi)容，進(jìn)入項(xiàng)目采購打算或非

12、項(xiàng)目采購打算界面；輸入查詢條件；點(diǎn)擊查找,則滿足查詢條件的打算，就會(huì)被排列顯示在界面下方。找到需要的打算記錄,選中打算，依照完成進(jìn)度，創(chuàng)建方案、招標(biāo)、確定供應(yīng)商、合同訂單或協(xié)議的打算相關(guān)后續(xù)操作。操作-刪除打算關(guān)于未創(chuàng)建后續(xù)關(guān)聯(lián)操作（未尋源、未創(chuàng)建采購訂單等）的“已創(chuàng)建”狀態(tài)下的打算是能夠刪除。操作步驟:經(jīng)辦人查詢出需要?jiǎng)h除的打算；打勾后，選擇刪除打算。操作-修改打算操作步驟：經(jīng)辦人查詢出需要修改的打算;打勾后,選擇更新打算,現(xiàn)在打算字段內(nèi)容變成可編輯;修改后假如差不多通過打算執(zhí)行了其他采購業(yè)務(wù)的創(chuàng)建,和后續(xù)業(yè)務(wù)有關(guān)的內(nèi)容，即不能再修改。只能修改打算的時(shí)刻,經(jīng)辦人等內(nèi)容。操作-打算導(dǎo)出查詢到的

13、打算能夠?qū)С龅紼EL工作簿,方便大伙兒做其他統(tǒng)計(jì)用。也能夠?qū)С瞿０?，分發(fā)給其他同事，分不填寫各自的采購打算，匯總后再倒入系統(tǒng)，方便離線操作。導(dǎo)出操作步驟:經(jīng)辦人查詢出需要修改的打算；選擇導(dǎo)出選項(xiàng)，是所有行，依舊導(dǎo)出模板;選擇后,點(diǎn)擊,依照提示打開或保存在本機(jī)上。依照需要，使用ecel工具,對數(shù)據(jù)進(jìn)行后期整理。采購方案采購方案是指在具體產(chǎn)品/服務(wù)采購實(shí)施前，通過調(diào)研確定的關(guān)于本次采購的標(biāo)準(zhǔn)及采購方式。采購(包括但不限于）在實(shí)施前，采購負(fù)責(zé)部門應(yīng)編制具體采購方案，明確采購方式、供應(yīng)商入圍條件、入圍供應(yīng)商名單并講明選擇依據(jù)，確定合作單位的原則/標(biāo)準(zhǔn)的建議等。操作-創(chuàng)建采購方案通過采購打算中創(chuàng)建采購方

14、案在采購打算界面中,查詢出采購方案需要依據(jù)的采購打算后,勾選打算,選擇系統(tǒng)提示是否創(chuàng)建方案,選擇是在隨后的方案輸入界面,依照界面提示輸入采購需求、入圍要求、招標(biāo)要緊要求、截標(biāo)時(shí)刻、入圍供應(yīng)商等信息后，點(diǎn)復(fù)查采購方案審批表，檢查無誤后,點(diǎn)提交提交審批后,轉(zhuǎn)入K2審批流工作系統(tǒng),請?zhí)砑訉徟郊蟀l(fā)送審批。具體操作請參閱K2工作流操作手冊。K2審批流程未完成之前,采購方案狀態(tài)為“審批中”,審批中的方案只能查看，不能做其他操作。審批結(jié)束后,狀態(tài)變成“審批通過”,可查看。操作-查詢采購方案查詢操作路徑：V：公司采購業(yè)務(wù)治理-超級用戶采購方案進(jìn)入采購方案查詢界面如下圖示,在“采購方案”功能中,可進(jìn)行方案的

15、查詢、修改。輸入查詢條件;點(diǎn)擊查詢出的擬定方案,可修改,其他狀態(tài)的方案可查看內(nèi)容。采購尋源采購尋源是指關(guān)于所要采購的產(chǎn)品/服務(wù)及其供應(yīng)商的選擇和確認(rèn)的過程。需要實(shí)現(xiàn)的采購模式包括：集團(tuán)集中采購、區(qū)域集中采購，公司集中采購，分散采購，采購方式：邀請招標(biāo)、競爭性談判、直接托付(直接托付在系統(tǒng)外操作）;尋源的過程是在采購方案審批后,通過采購方案審批表編制招標(biāo)文件, 招標(biāo)文件需要采購部組織,成本部、工程部、項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)部等參與，通過審批后公布招標(biāo)，通知供應(yīng)商投標(biāo),組織供應(yīng)商答疑,供應(yīng)商依照招標(biāo)文件投標(biāo)；當(dāng)招標(biāo)時(shí)刻結(jié)束后,采購部組織相關(guān)部門評標(biāo)，編制標(biāo)書分析報(bào)告,通過定標(biāo)會(huì)議或者公示確定合作供應(yīng)商審批表

16、,通過決標(biāo)審批后，完成尋源。操作創(chuàng)建采購尋源創(chuàng)建采購尋源路徑在采購打算界面中,查詢出采購尋源需要依據(jù)的采購打算后,勾選打算,選擇采購尋源尋源招標(biāo)進(jìn)入采購尋源界面如下圖示,在“采購尋源”功能中,設(shè)置查詢條件后，點(diǎn)查找對查找出的招標(biāo)，依照狀態(tài)可進(jìn)行相應(yīng)的修改和查看。操作-采購尋源審批經(jīng)辦人提交招標(biāo)審批后，審批人會(huì)收到通知;審批人進(jìn)入PC平臺(tái)，在工作列表中就能發(fā)覺“要求審批”的通知如下:點(diǎn)開主題,出現(xiàn)審批界面,如批準(zhǔn)則點(diǎn)擊，如需要經(jīng)辦人重新修改則點(diǎn)擊拒絕此審批流程是并發(fā)的流程，所有相關(guān)的審批人，在提交審批后,會(huì)同時(shí)收到要求審批的通知,只要有一個(gè)人拒絕批準(zhǔn)，那么其他審批人的未審批的通知都會(huì)自動(dòng)關(guān)閉，退

17、回經(jīng)辦人重新辦理。只有全部審批人批準(zhǔn)后，此招標(biāo)才同意公布。操作-公布采購尋源擬定的招標(biāo)信息，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和成本等相關(guān)人員的審批通過后，就能夠正式公布了。公布操作如下:進(jìn)入采購尋源,查詢出已審批的擬定招標(biāo)記錄;打開記錄，點(diǎn)擊;公布成功，系統(tǒng)會(huì)提示確認(rèn)。公布后,如需修改招標(biāo)內(nèi)容，可，開標(biāo)后,供應(yīng)商的投標(biāo)信息被打開。招標(biāo)成員小組的人開始評標(biāo)。評標(biāo)結(jié)束后，通過治理決標(biāo)操作，在系統(tǒng)上確認(rèn)評標(biāo)結(jié)果。取人決標(biāo)后,需要提交決標(biāo)審批確認(rèn)流程。系統(tǒng)提示確認(rèn)提交操作提交審批后,轉(zhuǎn)入K2審批流工作系統(tǒng)，請?zhí)砑訉徟郊蟀l(fā)送審批。具體操作請參閱2工作流操作手冊。審批工作流結(jié)束審批后，PDC招標(biāo)記錄狀態(tài)即從“決標(biāo)審批處理中

18、”更改為“已審批決標(biāo)”操作-完成決標(biāo)審批后的決標(biāo)，還需要做完成決標(biāo)操作，整個(gè)招標(biāo)工作才會(huì)完成。查詢到差不多審批通過的決標(biāo);點(diǎn)擊，系統(tǒng)提示選擇供應(yīng)商生成合同,提交后,整個(gè)招標(biāo)過程結(jié)束，進(jìn)入合同簽訂時(shí)期。確定供應(yīng)商依據(jù)確定供應(yīng)商依據(jù)是用于發(fā)起確定合作供應(yīng)商審批。操作-發(fā)起確定供應(yīng)商依據(jù)發(fā)起確定供應(yīng)商依據(jù)在采購打算界面中,查詢出確認(rèn)供應(yīng)商需要依據(jù)的采購打算后,勾選打算,點(diǎn)擊按鈕，打開確定供應(yīng)商依據(jù)輸入界面。在隨后顯示的“確定供應(yīng)商依據(jù)”界面,輸入依據(jù)、選擇供應(yīng)商；復(fù)查后提交審批;提交審批后,轉(zhuǎn)入K2審批流工作系統(tǒng)，請?zhí)砑訉徟郊蟀l(fā)送審批。具體操作請參閱K工作流操作手冊。K審批結(jié)束后，即可依照相關(guān)打

19、算和方案，發(fā)起合同。合同的發(fā)起,依舊回到打算工作臺(tái)，選擇打算，點(diǎn)創(chuàng)建合同。操作更新/刪除確定供應(yīng)商依據(jù)查詢操作路徑:V:公司采購業(yè)務(wù)治理-超級用戶采購尋源尋源招標(biāo)進(jìn)入采購采購尋源界面，如下圖示,選擇“確定供應(yīng)商依據(jù)”功能,設(shè)置查詢條件,點(diǎn)。注意：采購打算在創(chuàng)建采購協(xié)議之前需要先完成采購尋源或確定供應(yīng)商依據(jù)。確認(rèn)創(chuàng)建采購協(xié)議；輸入?yún)f(xié)議的差不多信息輸入?yún)f(xié)議產(chǎn)品名稱、協(xié)議單價(jià)；假如使用模板離線整理數(shù)據(jù),請先在協(xié)議采購行輸入界面上,點(diǎn)按鈕導(dǎo)出最新的模板做數(shù)據(jù)整理。點(diǎn)擊提交審批后，轉(zhuǎn)入K2審批流工作系統(tǒng)，請?zhí)砑訉徟郊蟀l(fā)送審批。具體操作請參閱2工作流操作手冊。審批通過后,協(xié)議狀態(tài)變成“批準(zhǔn)”,批準(zhǔn)的協(xié)

20、議就能夠被訂單引用了。操作-查詢采購協(xié)議查詢操作路徑：VK：公司采購業(yè)務(wù)治理超級用戶(或訂單治理)協(xié)議進(jìn)入?yún)f(xié)議界面,設(shè)置查詢條件后，點(diǎn)查找滿足條件的記錄,即可被查詢到。批準(zhǔn)的協(xié)議還能夠修改,單不能刪除，修改后的協(xié)議需要重新審批后才能再此被引用。采購合同采購人員能夠依照采購協(xié)議創(chuàng)建采購合同,也能夠依照尋源創(chuàng)建采購合同，采購合同需要進(jìn)行K2審批,采購人員能夠通過核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)修改和查詢合同信息和審批情況。操作-創(chuàng)建采購合同采購合同通過打算創(chuàng)建采購打算創(chuàng)建后,關(guān)于不同采購模式的打算，需要操作的流程是不同的,比如分散采購是不能直接創(chuàng)建采購合同的,必須完成尋源或確定供應(yīng)商依據(jù)的操作后,才能創(chuàng)建合同。假如沒

21、有完成,點(diǎn)創(chuàng)建時(shí)，系統(tǒng)會(huì)在操作界面的左上角出現(xiàn)警告，請用戶注意查看警告信息,做相應(yīng)的補(bǔ)充操作。完成必要的前期操作后，在采購打算界面中,查詢出采購合同需要依據(jù)的采購打算后，勾選打算，選擇采購合同。注意：操作查詢采購合同查詢操作路徑：VK:公司采購業(yè)務(wù)治理超級用戶(或訂單治理)合同與訂單合同與訂單進(jìn)入合同訂單界面如下圖示,輸入合適的查詢條件后,點(diǎn)擊查找；查詢出的合同，依照經(jīng)辦狀態(tài)，或可修改,刪除，或只能查看詳細(xì)信息。采購訂單采購人員通過集中采購協(xié)議創(chuàng)建采購訂單,采購訂單需要K2進(jìn)行審批,采購訂單簽訂以后通過要貨打算對供應(yīng)商的送貨數(shù)量和送貨時(shí)刻進(jìn)行操縱和修改。訂單數(shù)量依照實(shí)際情況，如需修改，則直接在

22、原訂單上進(jìn)行數(shù)量和產(chǎn)品的更新修改,修改后提交審批，以確認(rèn)本次修改。操作-創(chuàng)建采購訂單通過采購協(xié)議創(chuàng)建采購訂單在采購打算界面中，查詢出采購合同需要依據(jù)的采購打算后,勾選打算,選擇；在訂單輸入界面上，選擇需要引用的協(xié)議;從協(xié)議中選擇需要的產(chǎn)品;方法一：自協(xié)議清單添加點(diǎn)擊按鈕自協(xié)議清單添加,在如下圖示的協(xié)議清單中選擇產(chǎn)品。選擇后,點(diǎn)擊，將所選商品顯示在訂單行中。方法二：導(dǎo)出模板，選擇后，再導(dǎo)入先導(dǎo)出模板,整理模板數(shù)據(jù)；模板整理后,選擇EXCEL導(dǎo)入導(dǎo)入成功后，系統(tǒng)會(huì)提示，如不成功，系統(tǒng)也會(huì)給出相應(yīng)的警告,請依照提示內(nèi)容修改模板數(shù)據(jù)。復(fù)核訂單數(shù)據(jù)無誤后,提交審批；提交審批后，轉(zhuǎn)入K2審批流工作系統(tǒng)，請

23、添加審批附件后發(fā)送審批。具體操作請參閱2工作流操作手冊。審批期間,訂單不可修改，2審批完成后,訂單狀態(tài)變成“批準(zhǔn)”,批準(zhǔn)后的訂單，即可請供應(yīng)商發(fā)貨。操作-查詢采購訂單查詢操作路徑：K：公司采購業(yè)務(wù)治理超級用戶(或訂單治理）合同與訂單合同與訂單進(jìn)入合同訂單界面如下圖示；設(shè)置查詢條件后,點(diǎn)，即可找出匹配條件的合同訂單信息。要貨打算供應(yīng)商在簽訂了采購訂單后，一些采購量比較大的材料需要進(jìn)行分批送貨，采購部門或項(xiàng)目部門需要制定要貨打算來分批進(jìn)行要貨，供應(yīng)商需要依照收到的要貨打算通知組織發(fā)貨,并在系統(tǒng)中編制發(fā)運(yùn)打算。操作路徑及講明只有訂單才會(huì)需要?jiǎng)?chuàng)建要貨打算。要貨打算的操作目的是通知供應(yīng)商送貨,假如供應(yīng)商差不多通過其他方式被通知到,也可不執(zhí)行以下操作,直接接收即可。操作路徑：VK:公司采購業(yè)務(wù)治理-超級用戶(或訂單治理）合同與訂單要貨打算操作步驟