會(huì)計(jì)電算化13日常賬務(wù)處理填制憑證-結(jié)賬

1、1.3日常賬務(wù)處理 初始設(shè)置完成后即可開始日常業(yè)務(wù)處理，任務(wù)主要包括 填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證。日記賬、明細(xì)賬和總賬。1、填制憑證填制憑證是電算化方式下工作量較大的一項(xiàng)內(nèi)容，一般根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上填制記賬憑證。填制憑證的功能包括：（1）增加憑證（2）修改憑證（3）刪除憑證（4）查詢憑證（1）增加憑證記賬憑證的內(nèi)容一般包括憑證頭部分和憑證正文部分兩個(gè)部分1、憑證頭部分憑證類別：可以輸入憑證類別字，也可以參照輸入憑證編號(hào)：一般由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編號(hào)，即每類憑證每月都是從0001號(hào)憑證開始。制單日期：填制憑證的日期附單據(jù)數(shù)：輸入原始單據(jù)張數(shù)2、憑證正文部分摘要：輸入本

2、筆分錄的業(yè)務(wù)說明，要求簡(jiǎn)潔明了，不能為空?？颇浚罕仨気斎肽┘?jí)科目。輔助信息：對(duì)于要進(jìn)行輔助核算的科目，系統(tǒng)提示要輸入相應(yīng)的輔助核算信息。（往來客戶、供應(yīng)商往來、個(gè)人往來、部門核算，項(xiàng)目核算）金額：金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入操作【例25 】增加一張普通憑證。1月3日銷售部購買了500元的辦公用品，以現(xiàn)金支付，附單據(jù)一張，摘要為購買辦公用品。步驟：總賬-憑證-填制憑證-單擊增加按鈕-選擇憑證類型-輸入制單日期-輸入附單據(jù)數(shù)-輸入摘要-輸入科目名稱-借方金額回車自動(dòng)跳到下一行-輸入科目名稱-貸方金額操作【例26 】增加一張有輔助核算信息的憑證。1月11日銷售部收到北京育新小學(xué)

3、轉(zhuǎn)來一張轉(zhuǎn)賬支票，支票號(hào)113，金額30000元，用以償還前欠貨款（即摘要為收到貨款）借：銀行存款-工行存款 30 000 貸：應(yīng)收賬款 30 000單擊“增加”-在填制過程中輸完客戶往來科目“1131”彈出“輔助項(xiàng)”-選擇輸入客戶“育新小學(xué)”發(fā)生日期單擊“確認(rèn)”提示1、采用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于等于啟用日期，不能超過業(yè)務(wù)日期2、憑證一但保存，其憑證編號(hào)不能修改3、正文中不同的摘要可以相同也可以不同，但不能為空，每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)4、科目編碼必須是末級(jí)科目編碼，既可以手工直接輸入，也可以選擇輸入5、金額不能為“零”；紅字以“-”號(hào)表示6、可按“-”鍵取當(dāng)前憑證借

4、貸金額的差別當(dāng)前光標(biāo)位置（2）修改憑證在填制憑證中，通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標(biāo)移到修改的地方進(jìn)行修改即可?？尚薷牡膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項(xiàng)、金額及方向、增刪分錄等（3）刪除憑證作廢/恢復(fù)憑證。憑證作廢的方法：進(jìn)入填制憑證并找到作廢的憑證后，執(zhí)行“制單作廢/恢復(fù)”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號(hào)。對(duì)當(dāng)前的作廢憑證執(zhí)行“制單作廢/恢復(fù)”命令，可取消作廢標(biāo)志，恢復(fù)為有效憑證。（3）刪除憑證整理憑證。憑證整理指刪除所有作廢憑證并對(duì)憑證重新編號(hào)，但只能對(duì)未審核的憑證做整理。（4）查詢憑證總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，

5、同時(shí)也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能。不僅可以查詢符合條件的憑證信息，還可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬等。操作操作【例27】查詢未記賬的付款憑證。操作步驟：執(zhí)行系統(tǒng)菜單“憑證查詢憑證”命令，打開“憑證查詢”對(duì)話框。選擇輸入查詢條件，例如“付款憑證，未記賬憑證”。單擊“輔助條件”按鈕，可輸入更多查詢條件。單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“查詢憑證”窗口。雙擊某一憑證行，則屏幕可顯示出此張憑證2、審核憑證審核憑證是指審核員按照財(cái)會(huì)制度，對(duì)制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等。審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再審核。憑證應(yīng)

6、逐張審核。操作【例28】更換審核的操作員，以“王剛”的身份重新注冊(cè)會(huì)計(jì)電算化通用教學(xué)軟件。操作步驟：執(zhí)行“文件重新注冊(cè)”命令，打開“注冊(cè)控制”對(duì)話框。以“王剛”的身份重新注冊(cè)會(huì)計(jì)電算化通用教學(xué)軟件。帳套：666；會(huì)計(jì)年度：2006；操作日期：2006-01-31；用戶名：002單擊“確定”按鈕操作【例29】審核憑證操作步驟：執(zhí)行系統(tǒng)菜單“憑證審核憑證”命令，打開“憑證審核”查詢條件對(duì)話框輸入查詢條件，可采用默認(rèn)值單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的憑證列表窗口。雙擊要審核的憑證或單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的審核憑證窗口。憑證審核，無誤后單擊“審核”按鈕，憑證底部的審核處自動(dòng)簽上審核人姓

7、名單擊“下張”按鈕，對(duì)其他憑證簽字。最后單擊“退出”按鈕3、記賬記賬憑證是審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門賬，往來賬、項(xiàng)目賬以及被查賬等。記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。記賬操作每月可多次進(jìn)行。操作【例30】記賬操作步驟：執(zhí)行系統(tǒng)菜單“憑證記賬”命令，進(jìn)入“記賬”窗口。第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。單擊“下一步”按鈕第二步顯示記賬報(bào)告，如果需要打印記賬報(bào)告，可單擊“打印”按鈕；如果不打印記賬報(bào)告，單擊“下一步”按鈕第三步

8、記賬，單擊“記賬”按鈕，打開“試算平衡表”對(duì)話框。單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)開始登錄有關(guān)總賬和明細(xì)賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完畢”信息提示對(duì)話框。單擊“確定”按鈕，記賬完畢。提示第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。上月未結(jié)賬，本月不能記賬為審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后重新記賬4、賬簿查詢企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會(huì)計(jì)賬簿。賬簿的管理包括基本會(huì)計(jì)核算的查詢輸出，以及各種輔助的查詢和輸出。（1）基本會(huì)計(jì)核算賬簿管理?；緯?huì)計(jì)核算賬簿管理包括總賬、明

9、細(xì)賬、余額表，序時(shí)賬、多欄賬的查詢及打印?？傎~的查詢及打印。明細(xì)賬的查詢及打印。日記賬的查詢及打印。操作【例31】明細(xì)賬的查詢。操作步驟：執(zhí)行“總賬賬簿查詢明細(xì)賬”命令，打開“明細(xì)賬查詢條件”對(duì)話框。默認(rèn)查詢條件為“按科目范圍查詢”，默認(rèn)月份為“2006.01”。單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“應(yīng)收款明細(xì)賬”窗口。雙擊某行或?qū)⒐鈽?biāo)定在某行再單擊“憑證”按鈕，可查看相應(yīng)的憑證。單擊“總賬”按鈕，可查看此科目的三欄式總賬單擊“退出”按鈕。（2）各種輔助核算賬簿管理。輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個(gè)人往來、個(gè)人往來、部門核算、項(xiàng)目核算賬簿的總賬、明細(xì)賬查詢輸出，以及部門收支分析和項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表的查詢

10、輸出。操作【例32】部門總賬的查詢。操作步驟：執(zhí)行“總賬輔助賬查詢部門三欄總賬”命令，打開“部門三欄總賬條件”對(duì)話框。輸入查詢條件：科目“550203差旅費(fèi)”，部門“管理部”。單擊“確定”按鈕，顯示查詢結(jié)果。將光標(biāo)定在總賬的某筆業(yè)務(wù)上，單擊“明細(xì)”按鈕，可以聯(lián)查部門明細(xì)賬。1.4 結(jié)賬會(huì)計(jì)期末要進(jìn)行結(jié)賬處理，結(jié)賬實(shí)際上就是計(jì)算結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)一次賬，主要是對(duì)當(dāng)月日常處理限制和對(duì)下月賬簿的初始化，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。結(jié)賬前要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。在結(jié)賬之前要做下列檢查：1）檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬；2）月末結(jié)

11、賬必須全部生成并記賬，否則本月不能結(jié)賬；3）檢查上月是否已結(jié)賬，上月未結(jié)賬，則本月不能記賬4）核對(duì)總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致，不一致不能結(jié)賬；5）損益類賬戶是否全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，否則本月不能結(jié)賬；6）若與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)是否結(jié)賬，若沒有，則本月不能結(jié)賬。操作【例32】結(jié)賬。操作步驟：執(zhí)行“總賬期末結(jié)賬”命令，進(jìn)入“結(jié)賬”窗口。單擊結(jié)賬月份“2006.01”單擊“下一步”按鈕。單擊“對(duì)賬”按鈕，系統(tǒng)對(duì)要結(jié)賬的月份進(jìn)行賬賬核對(duì)單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)顯示“01月工作報(bào)告”查看工作報(bào)告后，單擊“下一步”按鈕單擊“結(jié)賬”按鈕，若符合結(jié)賬要求，系統(tǒng)將進(jìn)行結(jié)賬

12、，否則不予結(jié)賬提示結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行結(jié)賬前，系統(tǒng)要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份(一）如何取消月末結(jié)賬 （二）如何取消記賬 （三）取消審核(一）如何取消月末結(jié)賬在結(jié)賬狀態(tài)下，CTRL+SHIFT+F6，取消結(jié)賬必須由賬套主管完成。操作：在月末結(jié)賬的狀態(tài)處，點(diǎn)擊到取消結(jié)賬的月份處，按CTRL+SHIFT+F6，會(huì)彈出口令的確認(rèn)，由于王處長(zhǎng)的口令是空的，點(diǎn)擊確定。取消結(jié)賬以后，點(diǎn)擊填置憑證就可以完成。（二）如何取消記賬現(xiàn)在的目的是修改憑證，必須把已經(jīng)記過賬的憑證取消記賬，并且把要修改的憑證取消審核，才能完成更改。取消記賬的方法分為：1.在期末菜單下，進(jìn)入對(duì)賬界面。點(diǎn)擊總賬下的期末，點(diǎn)擊對(duì)賬。2.選中需要取消記賬的月份，按Ctrl+H，按后會(huì)有提示：恢復(fù)記賬前功能已經(jīng)被激活，然后確定。3.通過總賬下的憑證菜單，進(jìn)行恢復(fù)記賬前狀態(tài)