IT項目策劃經理應用工具簡介

1、IT項目經理應用工具簡介隨著IT行業(yè)的進展，IT行業(yè)內的項目拓展和投資比比皆是。為了提高項目治理水平，贏得市場競爭，特不是在加入WTO后在國內、國際市場上擁有與國際接軌的項目治理人才， LANGUAGE=JavaScript1.1 SRC=/adshow.asp?positionID=38&js=1&innerJs=1/code - 越來越多的業(yè)界人士正通過不同的方式參加項目治理培訓并力爭獲得世界上最權威的職業(yè)項目經理（PMP）資格認證。同時，大部分的IT行業(yè)項目治理人士正嘗試使用項目治理軟件對自己的項目進行輔助治理，為了方便大伙兒的使用，現對項目治理作一簡要介紹。 目前市場上項目治理軟件種類

2、較多，具有代表性的為微軟項目治理軟件2000，但大多以美國項目治理協(xié)會（PMI）的項目治理理論為基礎，在使用過程中要注意以下內容： 一、 項目治理軟件特征 1 預算及成本操縱 大部分項目治理軟件系統(tǒng)都能夠用來獲得項目中各項活動、資源的有關情況。人員的工資能夠按小時、加班或一次性來計算，也能夠具體明確到期支付日；關于原材料，能夠確定一次性或持續(xù)成本；對各種材料，能夠設立相應的會計和預算代碼。另外，還能夠利用用戶自定義公式來運行成本函數。大部分軟件程序都應用這一信息來關心計算項目成本，在項目過程中跟蹤費用。項目過程中，隨時能夠就單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本與預算成本進行對比分析，在打算和

3、匯報工作中都要用到這一信息。大多數軟件程序能夠隨時顯示并打印出每項任務、每種資源（人員、機器等）或整個項目的費用情況。 2 日程表 日程表程序要緊用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時刻。能夠用這些日程表計算出項目的進度打算。大部分系統(tǒng)軟件都對差不多工作時刻設置一個默認值，比如星期一到星期五，早上8點到下午5點，中間有一小時的午餐時刻。關于各個單項資源或一組資源，能夠修改此日程表。例如：修改上、下班時刻，按非工作時刻輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節(jié)假日以及數量單位（小時、天、周）。匯報工作進程時要用到這些日程表，它通常能夠依照每個單項資源按天、周或月打印出來，或者將整個項

4、目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項目日程表。 3 電子郵件 一些項目治理軟件程序的共同特征是能夠通過電子郵件發(fā)送項目信息。這一功能使得用戶不必通過打印機或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件，項目團隊成員能夠了解重大變化，比如最新的項目打算或進度打算，能夠掌握當前的項目工作情況，也能夠發(fā)出各種業(yè)務表格。 4 圖形 關于有大量活動事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網絡圖，或人工進行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目治理軟件的一個最突出的特點是能在最新數據資料的基礎上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網絡圖。有了基準打算后，任何修改就能夠輕易地輸入到系統(tǒng)中

5、，圖表自動會反映出這些改變。項目治理軟件能夠將甘特圖中的任務連接起來，顯示出工作流程。特不是用戶能夠僅用一個命令就在甘特圖和網絡圖之間來回轉換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用： . 進行任務和關系的交互式操作處理。例如，通過圖表連接任務，改變優(yōu)先關系或通過擴展活動持續(xù)顯示功能來改變活動持續(xù)時刻。 . 定制格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件布局。 . 顯示任務或成本的基準對比表。 . 突出關鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。 . 放大或縮小顯示圖像。 5 轉入/轉出資料 許多項目治理軟件包同意用戶從其他應用程序，比如文字處理、電子表格以及數據庫程序中獲得信息。為項目治理軟件輸

6、入信息的過程叫做轉入。例如，你只需在需要時轉入某個電子表格的信息就能夠了，而大可不必將電子表格中有關人員或機器的成本信息重新鍵入項目治理軟件程序，而且如此還可能會輸入相互沖突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目治理軟件的一些信息輸入到這些應用程序中去。發(fā)出信息的過程叫做轉出。例如，可能要把對某一承包商的進度打算報告轉出到文字處理備注文件中。 絕大部分項目治理軟件程序同意把標準ASC碼中的信息文件從Windows Clipboard轉出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE

7、 client/server 以及一些其他系統(tǒng)中。 6 處理多個項目及子項目 有些項目規(guī)模專門大，需要分成較小的任務集合或子項目。另一種情況是經驗豐富的項目經理同時治理好幾個項目，而且，團隊成員也同時為多個項目工作，在多個項目中分派工作時刻。在這種情況下，大部分項目治理軟件程序能提供關心。它們通常能夠將多個項目儲存在不同文件里，這些文件相互連接。項目治理軟件也能在同一個文件中儲存多個項目，同時處理幾百個甚至幾千個項目，并繪制出甘特圖和網絡圖。 7 制作報表 項目治理軟件包在最初應用時，一般只有少數報表，通常是列表總結進度打算、資源或預算。今天，決大多數項目治理軟件包都有特不廣泛的報表功能。下面

8、列出一些可制作的報表內容： . 項目全面匯報報表。 . 項目要緊時期（里程碑）報表。 . 一定時期內的各種信息，例如這一時期內完成和正在進行的任務，以及預備開始的任務。 . 財務報表，顯示全面的信息，包括所有任務、整個項目預算、超支情況、累計預算成本、實際成本以及承付款項。. 成本/進度操縱系統(tǒng)準則（c/scsc）報表。通常美國國防部進行國防項目時要求使用那個報表。 . 對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。 . 定制的標準報表、交*報表、變量基準對比表。8 資源治理 目前的項目治理軟件都有一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源能夠利用時刻的極限、資源標準及過時率、資源的收益方法和文本講明。

9、每種資源都能夠配以一個代碼和一份成員個人的打算日程表。對每種資源加以約束，比如它可被利用的時刻數量。用戶能夠按百分比分為任務配置資源，設定資源配置的優(yōu)先標準，為同一任務分配各個資源，并保持對每項資源的備注和講明。系統(tǒng)能突出顯示并關心修正不合理配置，調整和修勻資源配置。大部分軟件包能夠為項目處理數以千計的資源。 9 打算 在所有項目治理軟件包中，用戶都能界定需要進行的活動。正如軟件通常能維護資源清單，它也能維護一個活動或任務清單。用戶對每項任務選取一個標題、起始與結束日期、總結評價，以及可能工期（包括按各種計時標準的樂觀、最可能及悲觀可能），明確與其他任務的先后順序關系以及負責人。通常，項目治理

10、軟件中的項目會有幾千個相關任務。另外，大部分程序能夠創(chuàng)建工作分析結構，協(xié)助進行打算工作。 10項目監(jiān)督及跟蹤 項目治理的一項差不多工作是對工作進程、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤治理。大部分項目治理軟件包同意用戶確定一個基準打算，并就實際進程及成本與基準打算里的相應部分進行比較。大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動，如進行中或已完成的任務、相關的費用、所用的時刻、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費用。關于這些臨近和跟蹤特征，治理軟件包有許多報告格式。 11進度安排 在實際工作中，項目規(guī)模往往比較大，人工進行進度安排活動就顯得極為復雜了。項目治理軟件包能為進度安排工作提供廣

11、泛的支持，而且一般是自動化的。大部分系統(tǒng)能依照任務和資源清單以及所有相關信息制作甘特圖及網絡圖，關于這些清單的任何變化，進度安排會自動反映出來。此外，用戶還能調度重復任務，制定進度安排任務的優(yōu)先順序，進行反向進度安排（從末期到日首期），確定工作輪班，調度占用時刻，調度任務，確定最晚開始或盡早開始時刻，明確任務必須開始或必須結束日期，或者是最早、最晚日期。 12保密 項目治理軟件一個相對新穎的特點是安全性。一些系統(tǒng)對項目治理包自身、單個項目文件、項目文件中的差不多信息（例如工資）均設有口令密碼。 13排序及篩選 利用排序，用戶能夠按為所欲為的順序來掃瞄信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源

12、名稱或任務名稱。大部分程序有各種排序方式（例如：按名、姓等）。篩選功能關心用戶選擇出符合具體準則的一些資源。例如，某些任務要用到某種具體資源，用戶假如想了解這些任務的有關信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務，而只把用到這種資源的任務顯示出來就能夠了。14假設分析 項目治理軟件一個特不有用的特點是進行假設分析。用戶能夠利用這一特點來探討各種情形的效果。在某一項目的一些節(jié)點上，用戶能夠向系統(tǒng)詢問：假如拖延一周，會有什么結果？系統(tǒng)會自動計算出延遲對整個項目的阻礙，并顯示出結果。例如，某個建筑項目，要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結果，承包商只要把這一變化輸入計算機，所有的相關費用成本就能顯

13、示出來。幾乎能夠對項目中所有變量（人員、工資率、成本）進行測試，觀看發(fā)生具體情況的阻礙。這種分析能使項目經理更好地操縱有關項目的各種風險。 二、 常見的項目治理軟件包 下面簡要介紹一下當前一些最常見的項目治理軟件包。1 CA-SuperProject Computer Associates International公司的CA-SuperProject是一個常用的軟件，特不是在那些治理公司網絡的項目治理人員、在Unix或Windows環(huán)境下的工作人員以及需要高性能程序的人中更受歡迎。那個軟件包能支持多達160，000多個任務的大型項目。許多評論人員因為它在大型項目及小型項目兩方面的優(yōu)異表現而予

14、以高度評價。CA-SuperProject能創(chuàng)建及合并多個項目文件，為網絡工作者提供多層密碼入口，進行打算審評法（PERT）的概率分析。而且，這一程序包含一個資源平衡算法，在必要時，能夠保證重要工作的優(yōu)先性。它的要緊缺點是用戶界面不如其他一些程序友好，應當在今后的版本中進一步解決。 2 Microsoft Project 毫不意外，作為微軟家庭一員的Microsoft Project，差不多占據了項目治理軟件包市場的大量份額。Microsoft Project的要緊優(yōu)點是它與微軟其他產品（Access、Excel、PowerPoint、Word）專門相似，菜單欄幾乎一樣，用戶的工具欄如出一轍。

15、另外，用戶能夠在應用文件之間輕易地來回移動信息資料，例如，能夠把Excel資源表中的成本信息輕易地移到Microsoft Project中，Microsoft Project中的一份甘特圖也可通過拖入或連接，輕易地移入Word文件中。日常用語（Tips of the day）、提示卡以及大量關心范例大大簡化了程序的應用，交互式日程系統(tǒng)、電子郵件以及分配設備的功能專門強大?，F在，還包含應用文件的視象（Visual Basic fot Applications），便于高級用戶設計接口或自動處理重復性工作。Microsoft Project的缺點是它的關鍵路徑處理，用戶不太容易查看，同時它也不如其他

16、一些軟件包能處理多個項目及子項目。 3 Project Scheduler Scitor公司的Project Scheduler軟件是一個易于操作、基于Windows的項目治理軟件包，它獲得電腦雜志的編輯選擇獎（Editos Choice Award）。Project Scheduler具備傳統(tǒng)項目治理軟件的所有特征，圖形界面設計完好，報表功能強大，制圖方面也是如此。比如甘特圖，能用各種顏色把關鍵任務、正或負的時差、已完成的任務以及正在進行的任務區(qū)不開來。任務之間建立圖式連接極為方便，任務工時的修改也專門容易。資源的優(yōu)先設置及資源的平衡算法特不有用。對多個項目及大型項目的操作處理也比較簡單，與

17、外部數據庫的連接也不同一般。該軟件美中不足的地點是聯機關心和文件編制以及電子郵件功能有限。不管如何，這些將會在今后的版本中得到改進。 4 SureTrak Project Manager Sure Trak Project Manager是Primavera Systems公司的產品。該公司也生產一種叫做Project Planner的優(yōu)質尖端項目治理軟件包。Sure Trak Project Manager是一個高度視覺導向的程序，具有優(yōu)異的放縮、壓縮及拖入功能。它的差不多結構，比如柱形、圖表、色彩和數據結構便于調整，定制模板也容易創(chuàng)建。它的工作分析結構功能優(yōu)異，便于使用。重復活動處理簡便，

18、活動網絡圖能夠分區(qū)段儲存在磁盤里，并可裝入其他程序。聯機關心及文件編制是Sure Trak Project Manager的不足之處，這會在今后版本里改進。5 Time Line 電腦雜志的編輯選擇獎的另一位得主是Symantec公司的Time Line軟件。盡管那個軟件在初學者使用時略微有些困難，但Time Line是有經驗的項目經理的首選。它的報表功能以及與SQL數據庫的連接功能都專門突出。日程表、電子郵件的功能，排序和篩選能力以及多項目處理差不多上精心設計的。另外，它還有一個叫做Co-Pilot的功能，這是一個專門有用的推出式關心設施，用戶界面專門好，極易操作。然而，許多評論人員認為Ti

19、me Line最適于大型項目以及多任務項目，但不如其他軟件包便于初學者使用。 6 High-End Project Management Software 假如上面討論的基于個人電腦的軟件包不能治理大型或企業(yè)規(guī)模型的項目，人們就會想到High-End Project Management Software的軟件包。這些系統(tǒng)軟件包括Lucas Management Systems的Artemis、Welcome Software Technology的Open Plan、Primavera的Project Planner以及PSDI的Project/2。這些軟件能在一個頒布式數據環(huán)境下共享資料，

20、便于處理多任務項目，連接其他商業(yè)信息系統(tǒng)，比如會計、采購、而且通常對進度打算及資源配置有特不完善的算法。這些系統(tǒng)軟件的成本普遍從數千到7.5萬美元，可能這些系統(tǒng)的價格會降低，而同時基于個人電腦的系統(tǒng)功能將不斷增強。 三、 選擇項目治理軟件的標準 下面是購買項目治理軟件包時應考慮的一些因素。依照你個人的需要，下面的某些因素相對其他人而言，可能對你會更重要或不十分重要。1 容量 這要緊是考慮系統(tǒng)能否處理你可能進行的項目數量、可能需要的資源數以及可能同時治理的項目數量。 2 文件編制和聯機關心功能 各個項目治理軟件包的文件編制和聯機關心功能質量各不相同，差不較大。要緊考慮用戶手冊的可讀性、用戶手冊里

21、概念的邏輯表達、手冊和聯機關心的詳細程度，舉例講明的數量、質量、對高級性能的講明水平。 3 操作簡易性 這一點通常不論選擇在哪種軟件包時差不多上要緊的。要緊應考慮系統(tǒng)的觀看和感受效果、菜單結構、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數據輸入的簡易性、現在數據修改的簡易性、報表繪制的簡易性、打印輸出的質量、屏幕顯示的一致性，以及熟悉系統(tǒng)操作的難易程度。4 可利用的功能 一定要考慮系統(tǒng)是否具備項目組織所需要的各種功能。例如，程序是否包含工作分析結構以及甘特圖和網絡圖，資源平衡或均衡算法如何樣？系統(tǒng)能否排序和篩選信息、監(jiān)控預算、生成定制的日程表，并協(xié)助進行跟蹤和操縱？它能否檢查出資源配置不當并

22、有助于解決？ 5 與其他系統(tǒng)的兼容能力 在當今的數字化社會里，大量的電子系統(tǒng)日趨統(tǒng)一。假如你的工作環(huán)境里，切合數據儲存在各個地點，比如數據庫、電子數據表里，這時就要特不注意項目治理軟件的兼容統(tǒng)一能力。有些系統(tǒng)只能與少數幾種常見的軟件包進行最差不多的統(tǒng)一，有些卻能夠與分布數據庫甚至對象向數據庫進行高級的綜合統(tǒng)一。另外，項目治理軟件通過電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉入信息的能力也會阻礙到你的決策。 6 安裝要求 那個地點要緊考慮運行項目治理軟件對計算機硬件和軟件的要求：存儲器、硬盤空間容量、處理速度和能力、圖形顯示類型、打印設置以及操作系統(tǒng)等。 7 報表功能 目前各種項目治理軟件系統(tǒng)的要緊不同之

23、處是它們提供的報表種類和數量。有些系統(tǒng)僅有差不多的打算、進度打算和成本報表，而有一些則有廣泛的設置，對各個任務、資源、實際成本、承付款項、工作進程以及其他一些內容提供報表。另外，有些系統(tǒng)更便于定制化。報表功能應給予高度的重視，因為大多數用戶特不注重軟件這種能生成內容廣泛、有講服力的報表的功能。 8 安全性能 有些項目治理軟件有相對更好的安全性。假如安全問題專門重要，那么就要特不注意對項目治理軟件、每個項目文件及每個文件數據資料的限制訪問方式。 9 經銷商的支持 要特不注意，經銷商或零售商是否提供技術支持、支持的費用，以及經銷商的信譽。 四、 應用項目治理軟件的益處 應用項目治理軟件有專門多益處

24、。下面介紹一些： 1 精確性 應用項目治理軟件的一個要緊益處是能夠大大提高精確性。關于大型項目，人工繪制網絡圖、計算起止時刻、臨近資源使用情況是特不困難的。項目治理軟件有精確的算法來計算項目信息并設有大量內部例行程序檢查用戶的錯誤。 2 經濟性 基于個人電腦的項目治理軟件售價約400-700美元。那個價格關于個人來講顯得昂貴些，但對大多數業(yè)務而言，如此的軟件確實物有所值。 3 使用簡便 近幾年來，項目治理軟件的操作使用變得極其簡便，稍加訓練就能夠完全掌握。這一特點，加上價格能同意，便利項目治理軟件的用戶迅速增加。 4 處理復雜問題的能力 顯然，項目治理軟件在處理大型項目的某些方面（特不是數據方

25、面）確實要比人工簡便得多。關于只有少數活動的短期項目，人工方法也許行得通，但假如項目有數以千計的活動、上千種資源、持續(xù)幾年時刻，項目治理軟件對如此復雜工作的協(xié)助作用就顯得必不可少了。 5 可維護性和可更改性 對人工系統(tǒng)進行項目信息的維護和修改，通常是專門苦惱的。例如，對某個項目的治理沒有應用計算機，那么每次發(fā)生變化時，項目人員就不得不人工重新設計網絡圖、重新核算成本。利用項目治理軟件數據資源的任何更改都會自動反應到網絡圖表、成本表以及資源頒布表等這些項目文件中。那個功能會經常用到，因為不管你的打算做得多么完善，在過程中都必定會發(fā)生一些變化（至少一點兒）。 6 保持記錄 項目治理軟件的一個要緊優(yōu)點是它能專門好地保持記錄。例如，能夠愛護有關各個團隊成員的進度打算、各項任務及所用資源的數據資料。在預備優(yōu)質的報表或今后做打算時，會用到這些數據資料。然而，用戶必須不斷更新文件，使記錄保持不失去意義。 7 速度 收集好相關數據資料同時輸入后，軟件就能特不迅速地進行幾乎每一種能想出來的計算。人工創(chuàng)建、修改打算、進度打算和預算，要花費幾小時、幾天或幾個星期，然而，系統(tǒng)在分秒之內便可完成修改工作，省下的時刻通常足夠來支付軟件的價格了。 8 假設分析 進行假設分析是項目治理軟件的一個超前進步的功能，也是它的一個顯著