管理學(xué)淺析人力資源信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)人力資源角色轉(zhuǎn)

1、淺析人力資源信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)人力資源角色轉(zhuǎn)變的影響 _人力資源管理論文 -畢業(yè)論文作者：網(wǎng)絡(luò)搜集1：本文檔是版權(quán)歸原作者所有，下載之前請(qǐng)確認(rèn)。2：如果不曉得侵犯了你的利益，請(qǐng)立刻告知，我將立刻做出處理3：可以淘寶交易，七折時(shí)間： 2010-06-10 20:21:10摘 要 未來人力資源發(fā)展的重要趨勢(shì)之一就是基于網(wǎng)絡(luò)的人力資源信息系統(tǒng)HRIS的發(fā)展。隨著人力資源的逐步電子化， HRIS 可以為企業(yè)人力資源角色帶來什么改 變?其系統(tǒng)職能全面實(shí)現(xiàn)后，人力資源從業(yè)者應(yīng)何去何從 ?本文首先分析 HRIS 存在的 明顯優(yōu)勢(shì)，在此基礎(chǔ)上，探討 HRIS 對(duì)人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工的影 響，由此引出

2、 HRIS對(duì) 人力資源未來發(fā)展方向轉(zhuǎn)變的影響，并提出相應(yīng)的建議。關(guān)鍵詞 人力資源信息系統(tǒng)；人力資源角色；角色轉(zhuǎn)變、導(dǎo)語國外的研究資料及相關(guān)報(bào)道一致指出，人力資源的電子化 （E 化）將是未來人力 資源發(fā)展的重要趨勢(shì)之一，業(yè)界知名的軟件公司 PeopleSof、t Oracle、 SAP等都相繼 推出人力資源信息系統(tǒng) Human Resource Information System簡(jiǎn)（ 稱為 HRIS）。在這股強(qiáng) 勁的旋風(fēng)下，小型的軟件公司也風(fēng)起云涌，人力資源 E 化的口號(hào)喊得震天響。但是 反觀國內(nèi)，只有少數(shù)的企業(yè)能真正實(shí)現(xiàn)。事實(shí)上，國內(nèi)真正對(duì)HRIS 有深入研究的專家學(xué)者并不多，主要原因是懂人

3、力資源的專業(yè)者大多非技術(shù)出身，專業(yè)的信息科 技研發(fā)人員不懂人力資源。一方面，人力資源專業(yè)出身的不善于使用信息科技來提 高行政效率，只知道依照原來的工作流程，將人工操作照搬到計(jì)算機(jī)上進(jìn)行作業(yè)。 另一方面，專業(yè)的信息科技研發(fā)人員不知道人力資源的人員到底需要什么，更不知 道兩者之間應(yīng)該如何串聯(lián)。因此，在發(fā)展 HRIS 時(shí)，由于兩者之間的專業(yè)領(lǐng)域南轅 北轍，存在著一道難以逾越的鴻溝。簡(jiǎn)單地定義人力資源信息系統(tǒng) HRIS，就是指通過系統(tǒng)化的程序收集、存儲(chǔ)和 分析企業(yè)與員工的信息?？梢哉f， HRIS 改變了員工、管理者乃至整個(gè)企業(yè)的行為和 認(rèn)知。近年來， IT 革命不斷推動(dòng) HRIS 的變革，極大程度改變

4、了傳統(tǒng)的人力資源職能，并對(duì)人力資源職能加以重組。如今， HRIS 的電子化與網(wǎng)絡(luò)化，即在人力資源管理工作中運(yùn)用基于網(wǎng)絡(luò)的 HRIS 更是一種普遍的發(fā)展趨勢(shì)。由于不受時(shí)間和地理位 置的限制，企業(yè)的任何員工可以在任何時(shí)間和任何地點(diǎn)聯(lián)入網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行操作。同時(shí)， 公司的各種政策、制度、通知和培訓(xùn)資料也可通過這種渠道來發(fā)布，這能有效地改 善公司內(nèi)部溝通途徑，擴(kuò)展溝通的渠道。很顯然，這種基于網(wǎng)絡(luò)的 HRIS 將傳統(tǒng)的 人力資源從業(yè)者帶入了新的工作時(shí)代，過去那種由專業(yè)從業(yè)者才能從事人力資源管 理工作的思維已被全員管理的思維理念取而代之。一方面，基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS 能降低管理成本，節(jié)省管理時(shí)間；另一方面， HRI

5、S 能幫助人力資源專業(yè)人士、管理者和 普通員工在系統(tǒng)支持下做出更好的決策。二、降低成本和節(jié)省時(shí)間由于基于網(wǎng)絡(luò)的 HRIS 能夠自動(dòng)執(zhí)行和完成人力資源相關(guān)職能，因此，這一系 統(tǒng)的使用最明顯的優(yōu)勢(shì)就在于從長遠(yuǎn)來看能夠降低成本和節(jié)省時(shí)間。一方面，企業(yè)成本的節(jié)約主要表現(xiàn)在管理成本的降低和體力工作的減少上。例 如，包裝、打印、分發(fā)人力資源文件的辦公消耗降低，因?yàn)樾畔⒌膫鬟f現(xiàn)在已經(jīng)電 子化。再例如，過去人力資源任務(wù)由人力資源部進(jìn)行分配與部署，從管理層到員工層，牽涉人員復(fù)雜；而如今，相關(guān)員工的數(shù)量明顯減少。根據(jù)Forrester的研究，每 位普通員工每年大約需要處理的基本事務(wù)約 15 項(xiàng)，如工資查詢或改變聯(lián)

6、系方式等。 據(jù) Morgan 在 2000 年的統(tǒng)計(jì)，員工的每次業(yè)務(wù)或事務(wù)的處理大約平均花費(fèi) $35，這就 意味著僅為普通員工基本服務(wù)的一個(gè) 500 人的企業(yè)就將耗費(fèi) $263，000。但是，人力 資源信息系統(tǒng) HRIS 中的自我服務(wù)體系的運(yùn)用改變了這一現(xiàn)狀，該體系允許員工自 行更新個(gè)人相關(guān)記錄、查詢相關(guān)信息等。同時(shí)，調(diào)查還表明，每一次員工自己處理 類似業(yè)務(wù)要比人力資源專業(yè)人士來完成至少節(jié)約 $14。根據(jù)另一份 2002年的統(tǒng)計(jì)調(diào) 查， 80%的被調(diào)查者認(rèn)為員工自我服務(wù)體系能夠降低人力資源成本。不僅如此，配 置該系統(tǒng)的成本回收期也不會(huì)太長，甚至有學(xué)者認(rèn)為只需 1至 3年的時(shí)間。運(yùn)用基 于網(wǎng)絡(luò)的

7、 HRIS 正在有效地降低企業(yè)成本，從長遠(yuǎn)來看，這一趨勢(shì)日益明顯。另一方面，在人力資源的實(shí)際操作中，運(yùn)用 HRIS 可以加速交易進(jìn)程。一個(gè)具 體例子就是例行會(huì)計(jì)事務(wù)的處理，如果采用人工方式，平均需要 32 分鐘，這包括 “最初的聯(lián)系、歸類、手動(dòng)完成報(bào)表、通知賣方、郵寄確認(rèn)聲明”等事項(xiàng)。而在一 個(gè)以科技為基礎(chǔ)的系統(tǒng)中，人力資源工作人員的時(shí)間被最小化了，他們也許只會(huì)涉 及到數(shù)據(jù)追蹤，如例行監(jiān)測(cè)或備案文件等。研究表明，以前60%至 80%的人力資源從業(yè)者的大部分時(shí)間用在了行政任務(wù)或個(gè)體事務(wù)的處理上?，F(xiàn)在，應(yīng)用了自我服務(wù) 體系，對(duì)雇員的信息管理變得更簡(jiǎn)單。因此，在 HRIS 中，人力資源工作人員不僅

8、不需要花大量時(shí)間來回答例行的問題或?yàn)楣芾碚邷?zhǔn)備報(bào)告，而且信息傳遞進(jìn)程加快了，相應(yīng)的時(shí)間也自然節(jié)省了以人力資源管理中的培訓(xùn)職能為例進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的分析，通過分析會(huì)發(fā)現(xiàn)，培 訓(xùn)工作作為人力資源實(shí)踐中的一個(gè)重要領(lǐng)域已經(jīng)得到改善，一個(gè)明顯的轉(zhuǎn)變即是通 過 HRIS 降低了成本并節(jié)約了時(shí)間。人力資源從業(yè)者可以使用該系統(tǒng)來管理人力資 本與最大限度地發(fā)揮員工的才能。 HRIS 為每位在職人員儲(chǔ)存了電子簡(jiǎn)歷，這樣就可 以隨時(shí)進(jìn)行內(nèi)部追蹤。企業(yè)通過該系統(tǒng)為員工制定適當(dāng)?shù)挠?xùn)練或提供相應(yīng)的培訓(xùn)， 在技術(shù)短缺或急需人員的情況下能快速找到合適的候選人，這種方式遠(yuǎn)比單純地進(jìn) 行外部招聘的方式更快更好。不僅如此，科技進(jìn)步還改

9、變了學(xué)習(xí)大環(huán)境。過去，企業(yè)為員工提供培訓(xùn)通常采 用講授的方式，這種傳統(tǒng)的培訓(xùn)即是通過在教室內(nèi)培訓(xùn)師為被培訓(xùn)者提供課堂講授 從而進(jìn)行溝通，這種方式有可能造成培訓(xùn)內(nèi)容的不匹配，員工的真正需求沒有得到 滿足。傳統(tǒng)的方式要取得較好的效果，就需要學(xué)習(xí)者能夠進(jìn)行主動(dòng)學(xué)習(xí)，并且能對(duì) 自己的需要有較為清晰明確的認(rèn)識(shí)。但在 HRIS 提供的科學(xué)的學(xué)習(xí)環(huán)境中，不僅學(xué) 習(xí)者和指導(dǎo)者之間有交流，而且學(xué)習(xí)者彼此之間也可以進(jìn)行內(nèi)部交流。在這種情況 下，學(xué)習(xí)者可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)以半匿名的方式提出自己的問題，他們可以在 交流中不斷獲取信息并歸結(jié)需求；同時(shí)， HRIS 也可以為企業(yè)提供內(nèi)部培訓(xùn)需求分析，從多方位提高培訓(xùn)成效

10、。很明顯，運(yùn)用 HRIS 所提供的在線培訓(xùn)是符合成本效 益和節(jié)約時(shí)間的。第一，與傳統(tǒng)的方法相比較，企業(yè)可以在更短的時(shí)間內(nèi)培訓(xùn)出更 多的雇員。比如，在摩托羅拉公司，在教室里花 8小時(shí)的課程在網(wǎng)上只要 5 小時(shí)就 能夠完成了。第二，下班以后雇員可以在自己家參加培訓(xùn)項(xiàng)目。這自然減少了旅途 的時(shí)間和費(fèi)用，也不用將所有的被培訓(xùn)者集中到一個(gè)地方而增加培訓(xùn)成本。第三， 傳統(tǒng)的面授培訓(xùn)也存在明顯的問題，比如相對(duì)在線培訓(xùn)來講傳統(tǒng)的方式很難保持名 單的不斷更新。而培訓(xùn)行程、講義和課程描述等信息一經(jīng)在公司網(wǎng)頁上進(jìn)行公布， 涉及到培訓(xùn)管理的紙制文件自然就要被淘汰了，因?yàn)樾畔⒛軌蜉p易迅速地被更新。 因此，不難看出， I

11、T 技術(shù)的運(yùn)用在培訓(xùn)的效果上十分明顯，不僅能夠節(jié)約成本，也 能夠節(jié)省時(shí)間。三、人力資源角色的轉(zhuǎn)變?!可以說，基于網(wǎng)絡(luò)的 HRIS 的使用最明顯的優(yōu)勢(shì)就在于前面分析到的從長遠(yuǎn)來看 可以降低成本和節(jié)省時(shí)間，這使得人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工變得越來 越依賴 HRIS，從而導(dǎo)致他們?cè)谌肆Y源各功能區(qū)的角色逐漸發(fā)生變化。的確，基于 網(wǎng)絡(luò)的 HRIS 正變得更成熟，為人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工提供了更個(gè) 性化的工作場(chǎng)所與生產(chǎn)工具信息技術(shù)已經(jīng)使更多的人力資源信息收集和處理更全面、更快捷，對(duì)于人力資 源的專業(yè)人士，越來越多地依賴電子人力資源來完成最起碼的工作任務(wù)。過去，他們花大部分的時(shí)間回答受

12、聘者和管理方面的問題，而現(xiàn)在，這些任務(wù)都被自動(dòng)化或外包。這就意味著，人力資源的專業(yè)人士能著重于更具戰(zhàn)略意義的職能，如人力資源規(guī)劃、知識(shí)管理和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。同時(shí)，科技發(fā)展為人力資源專業(yè)人士提出了巨大的挑戰(zhàn)，他們必須加速獲得最新的信息技術(shù)，并同時(shí)改造傳統(tǒng)流程從而使其進(jìn) 入在線流程時(shí)代。對(duì)于管理者而言，他們可以同時(shí)直接從個(gè)人層面以及集體層面上獲得員工的信 息，因此，管理者能夠及時(shí)做出應(yīng)對(duì)，并通過更好地監(jiān)測(cè)過去和現(xiàn)在的表現(xiàn)來適當(dāng) 地制定部門的人力資源計(jì)劃。就像 Fein 在 2001年討論的那樣，很多管理者依賴于 電子商務(wù)人力資源的能力來提供卓越的信息收集和在人力資源功能區(qū)域的分析，比 如績(jī)效評(píng)估和

13、管理、招聘和甄選以及管理發(fā)展等。而對(duì)于大多數(shù)的普通員工而言，他們不僅利用基于網(wǎng)絡(luò)和自我服務(wù)選項(xiàng)來修改和簡(jiǎn)化流程，同時(shí)還檢查自己的人力資源資料現(xiàn)狀，并更新相關(guān)信息，甚至還可以 獲得在線的個(gè)人建議等等。從這一點(diǎn)可以看出，在一個(gè)組織內(nèi)的所有職員都應(yīng)該歡迎 HRIS事實(shí)也證明，人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工在企業(yè)中的角色已經(jīng)扮演著不同于傳統(tǒng)的角色。以人力資源管理中的招聘職能為例，其功能正在通過電子商 務(wù)人力資源系統(tǒng)發(fā)生改變，這種功能是典型的傳統(tǒng)人力資源實(shí)施的高度自動(dòng)化。傳 統(tǒng)上，組織依賴相對(duì)較低的科技方法，包括報(bào)紙、廣告和雇員的推薦來找到并吸引 合格的候選人來填補(bǔ)職位空缺。然而，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為近年來

14、在招聘上最流行的方法 之一。許多組織已經(jīng)開始使用電子招聘系統(tǒng)來完善功能，根據(jù)Kay 的研究，這會(huì)有很多的優(yōu)點(diǎn)，比如可以招攬到更多的候選人，節(jié)省調(diào)職的成本，減少文件并節(jié)省時(shí) 間等等。 Kay在 2000年指出，通過網(wǎng)絡(luò)廣告雇一個(gè)人平均花費(fèi) $152，而傳統(tǒng)的方法 需要$1383。毋庸置疑，與傳統(tǒng)的方法如報(bào)紙廣告等相比， Internet 提供了更低的招 聘成本。在 HRIS 中，大部分 (70-80%)的自動(dòng)化招聘過程可以減少 2/3 的招聘時(shí)間和 降低 90%的成本。簡(jiǎn)單來說，在招聘過程中使用電子商務(wù)人力資源可以節(jié)約時(shí)間和 成本，不僅為人力資源專業(yè)人士，也為管理者和普通員工的角色轉(zhuǎn)變帶來契機(jī)，

15、相 關(guān)人士可以投入更多的時(shí)間和精力在核心性、方向性的工作中。尤其是對(duì)人力資源 專業(yè)人士來講，在不斷地變化中，如何使自己的工作更有效，從而能有更多時(shí)間考 慮更多戰(zhàn)略層次的問題，順利完成角色的轉(zhuǎn)變，這是他們正面臨著角色轉(zhuǎn)變的巨大 挑戰(zhàn)四、現(xiàn)狀和關(guān)注盡管人力資源信息系統(tǒng) HRIS 的發(fā)展與運(yùn)用是積極的，但仍然存在著大量企業(yè) 都必須認(rèn)識(shí)到的問題。首先，不是所有的員工和管理者都會(huì)歡迎 HRIS，接受這種變革。原因之一在 于普通員工和管理者可能會(huì)面臨更多的工作和責(zé)任。在他們看來，人力資源部是在 推卸責(zé)任。另一個(gè)原因是普通員工也許會(huì)被要求接受技術(shù)培訓(xùn)，這讓普通員工感覺 到更為沉重的壓力。第二，員工和管理者很

16、少與人力資源專業(yè)人士聯(lián)系，盡管看上去他們之間交流 很方便。事實(shí)上，由于業(yè)務(wù)的外包，可能會(huì)由電話中心的代表來回答員工的問題， 而這些代表甚至不是公司的雇員；員工的信息甚至可能是從語音機(jī)上獲得的，而回 答的聲音則是電腦生成的。溝通似乎方便了，但交流的本質(zhì)在一定程度上發(fā)生了變第三，人力資源部門會(huì)比以前更小，同時(shí)人力資源專業(yè)人士可能正在實(shí)施并運(yùn) 用新技術(shù)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的交易處理任務(wù)是自動(dòng)的或外包的。比如，組織將不再需要客 戶的分?jǐn)?shù)來記錄信息以及填寫進(jìn)程表。根據(jù) 2000年人力資源自我服務(wù)的調(diào)查研究， 有自我服務(wù)系統(tǒng)的公司每 151 個(gè)員工需要一個(gè)人力資源代表，而沒有這個(gè)系統(tǒng)的公 司每個(gè)人力資源代表只能服務(wù)

17、 99 個(gè)員工。第四，許多公司外包一定的人力資源功能，目的是減少人力資源的成本，提高 人力資源技術(shù)，并要求更好的服務(wù)。根據(jù) Gartner 組織的報(bào)告，人力資源的外包市 場(chǎng)也許會(huì)增加近 3倍，從 2001年的 260億美元漲到 2005年的 760億美元。這意味著 很多目前在企業(yè)內(nèi)部就可以完成的人力資源工作將會(huì)由專門的組織來完成。但是， 相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是推動(dòng)內(nèi)部特點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)，依然是存在的，而且是明顯的，因?yàn)檫@ 可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)喪失關(guān)鍵的人力資源競(jìng)爭(zhēng)能力。第五，基于網(wǎng)絡(luò)的 HRIS 可能使員工染上“信息癮”，甚至員工會(huì)濫用網(wǎng)絡(luò)。 比如，他們花幾小時(shí)的時(shí)間查網(wǎng)頁，發(fā)郵件或上網(wǎng)，而員工本可以利用這些時(shí)

18、間做 相應(yīng)的增值工作。第六，盡管系統(tǒng)供應(yīng)商會(huì)提供高安全性，但人力資源專業(yè)人士同樣應(yīng)該關(guān)注安全問題，因?yàn)樵絹碓蕉嗟膯T工利用網(wǎng)絡(luò)搜尋人力資源信息。組織必須制定適當(dāng)?shù)陌踩绦騺肀Ｗo(hù)個(gè)人數(shù)據(jù)。例如，不被黑客或外界的人攻擊，即便是以前的雇員也應(yīng) 該被有效地保護(hù)。關(guān)于 HRIS 的技術(shù)革命帶著潛在的危險(xiǎn)，基于網(wǎng)絡(luò)的 HRIS 的現(xiàn)狀也不是完全樂觀的，這對(duì)人力資源專業(yè)人士也是一種挑戰(zhàn)，人力資源從業(yè)者尤其是這些專業(yè)人 士在企業(yè)中應(yīng)扮演什么樣的角色也是一個(gè)值得思考的問題。五、結(jié)論科技進(jìn)步與發(fā)展正在完善人力資源信息系統(tǒng) HRIS，同時(shí)也轉(zhuǎn)變著人力資源的 基本職能。人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工都在接受著HRIS 帶來的挑戰(zhàn)。人力資源專業(yè)人士已經(jīng)從事務(wù)性的、執(zhí)行性的角色開始逐步轉(zhuǎn)變成為戰(zhàn)略性的合伙 人，他們已經(jīng)從基本職能中脫離出來，正在成為企業(yè)的決策者。而管理者和普通員 工也開始學(xué)會(huì)逐步利用 HRIS 快速收集信息、做出決策并互相溝通。簡(jiǎn)言之，人力 資源專業(yè)人士、管理者與普通員工在企業(yè)中的角色均在某種程度上發(fā)生轉(zhuǎn)變，而這 種轉(zhuǎn)變要求各自做好充分準(zhǔn)備，在未來扮演不同于傳統(tǒng)的人力資源從業(yè)者角色。參考文獻(xiàn)：A.Nankervis， R.Compton and M.Baird，Strategic Human Resource Managemen，t Fourth Edition ，Tho