OA系統(tǒng)需求說明書(第一部分)-倪

1、版權(quán)所有 南京農(nóng)業(yè)大學、江蘇金智教育信息技術(shù)有限公司，共同保留所有權(quán)利。第 PAGE * Arabic 17 頁，共 SECTIONPAGES * Arabic 17 頁南京農(nóng)業(yè)大學辦公自動動化系統(tǒng)需求說明書（第一部分）編制人員：楊紅兵編制部門：金智教育審核確認金智教育南京農(nóng)業(yè)大學簽字：日期：簽字：日期：目 錄TOC o 1-4 h z u HYPERLINK l _Toc 1引言 PAGEREF _Toc h 31。 HYPERLINK l _Toc 1.1編寫目的 PAGEREF _Toc h 3y。 HYPERLINK l _Toc 1.2文檔書寫約定定 PAGEREF _Toc h 3

2、J。 HYPERLINK l _Toc 1.3術(shù)語定義 PAGEREF _Toc h 3e。 HYPERLINK l _Toc 2辦公自動化系統(tǒng)功能需需求 PAGEREF _Toc h 3p。 HYPERLINK l _Toc 2.1系統(tǒng)總體目標標 PAGEREF _Toc h 3u。 HYPERLINK l _Toc 2.2系統(tǒng)框架 PAGEREF _Toc h 45。 HYPERLINK l _Toc 2.3公文處理 PAGEREF _Toc h 40。 HYPERLINK l _Toc 2.3.1發(fā)文管理理 PAGEREF _Toc h 45。 HYPERLINK l _Toc 2.3.

3、2收文管理理（校外來文） PAGEREF _Toc h 8Q。 HYPERLINK l _Toc 2.3.3請示報告告 PAGEREF _Toc h 119。 HYPERLINK l _Toc 2.4個人辦公 PAGEREF _Toc h 12w。 HYPERLINK l _Toc 2.4.1待辦事宜宜 PAGEREF _Toc h 12W。 HYPERLINK l _Toc 2.4.2常用意見見 PAGEREF _Toc h 13u。 HYPERLINK l _Toc 2.5非功能性需求求 PAGEREF _Toc h 13Y。 HYPERLINK l _Toc 2.5.1檔案接口口 PAG

4、EREF _Toc h 13X。 HYPERLINK l _Toc 2.5.2與身份認認證系統(tǒng)的對接 PAGEREF _Toc h 13u。 HYPERLINK l _Toc 2.5.3與信息門門戶系統(tǒng)的對接 PAGEREF _Toc h 13X。 HYPERLINK l _Toc 2.5.4性能 PAGEREF _Toc h 14A。 HYPERLINK l _Toc 2.5.5安全 PAGEREF _Toc h 14J。引言編寫目的本功能說明書描述了南南京農(nóng)業(yè)大學辦公公自動化系統(tǒng)項目目第一部分的功能需需求。主要依據(jù)是是南京農(nóng)業(yè)大學兩辦的公文管理業(yè)務需求求，主要目的是整整理用戶的業(yè)務描描述并

5、使之確定化化，提供由南京農(nóng)業(yè)大大學和金智教育信息技技術(shù)有限公司雙方方共同確定的開發(fā)發(fā)系統(tǒng)的業(yè)務需求求目標，并對所實實現(xiàn)的軟件功能做做全面的規(guī)格描述述，以便進行下一步的的設計工作。2。同時，在用戶業(yè)務需求求的基礎上，經(jīng)過過需求分析和數(shù)據(jù)據(jù)整理，以向整個個開發(fā)期提供關于于南京農(nóng)業(yè)大學辦公公自動化系統(tǒng)的業(yè)業(yè)務和數(shù)據(jù)的技術(shù)術(shù)信息和整體描述述，成為軟件開發(fā)發(fā)的技術(shù)基礎，也也作為系統(tǒng)設計和和實現(xiàn)的目標及測測試、驗收依據(jù)。F。本說明書將作為系統(tǒng)測測試的基本依據(jù)和和系統(tǒng)驗收的基礎礎標準。本說明書同時提供給用用戶和設計開發(fā)人人員及相關測試人人員，經(jīng)雙方協(xié)商商后定稿。l。文檔書寫約定OA為辦公自動化系統(tǒng)統(tǒng)辦公自動

6、化系統(tǒng)為南京京農(nóng)業(yè)大學辦公自自動化系統(tǒng)術(shù)語定義無辦公自動化系統(tǒng)功能需需求系統(tǒng)總體目標建設一個面向全體教職職工、全面覆蓋學學校日常行政辦公公、有效整合學校校信息資源的網(wǎng)絡絡協(xié)同辦公平臺，不不斷規(guī)范學校管理理，提高學校管理理水平，為學校決決策提供輔助支持持。E。系統(tǒng)框架通過對南京農(nóng)業(yè)大學辦辦公環(huán)境和業(yè)務流流程的分析，我們們提出南京農(nóng)業(yè)大大學辦公自動化系系統(tǒng)第一部分的功能需求，主要包包含內(nèi)容為：公文文管理（發(fā)文管理理、收文管理、校內(nèi)請示和報告）；個人辦公（待辦辦事宜、常用意見），下面分別詳細描描述。u。公文處理發(fā)文管理實現(xiàn)發(fā)文的網(wǎng)上擬稿、部門領導審核、跨部門會簽、審稿稿、簽發(fā)、編號、成文、用印、校對

7、對、發(fā)布、歸檔等功功能，其中管理員員用戶可以定制文文件流轉(zhuǎn)過程，系系統(tǒng)按照預先定義義的工作流程進行行流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)提供供嚴密的授權(quán)管理理，保證文件不被被未授權(quán)人處理和和查看，實現(xiàn)對文文檔傳遞過程中有有效的實時監(jiān)控，保保證文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)準確。發(fā)文表單單的字段有：b。文件類別（可選目前可可選項為黨委文件件、行政文件、部部門文件；其中要要求：選擇“黨委委文件”后發(fā)文單單題頭顯示為“中共南京京農(nóng)業(yè)大學委員會會發(fā)文稿紙”、選選擇“行政文件”后發(fā)文單題頭顯示為“南京農(nóng)業(yè)業(yè)大學發(fā)文稿紙”、選擇“部門文文件”后發(fā)文單題頭顯示為“發(fā)文稿紙”）、發(fā)文文編號、緊急程度（可選選目前可選項為一一般、緊急、加急急；其中一般為

8、默默認值）、秘密程程度（可選目前可可選項為空白、秘秘密、機密；其中中一般為默認值空空白）注：在待辦辦事宜中有顯著提提醒、按緩急進行行排序，同時也適適用于收文。文件件標題、擬稿部門門、擬稿人、核稿人、辦公室意意見、會核人、會會簽人、擬稿日期期、主題詞、主送送機關、抄送、成文文日期、簽發(fā)人、印發(fā)份數(shù)、參考資資料（以附件的形形式資料）、備注注。X。發(fā)文表單的字段有：標標題、發(fā)文字號、緩急（一一般、緊急、加急急）、主送、抄送送、抄報、擬稿部門、擬稿人、擬稿日日期、標題、主題詞、附件、文文件日期、簽發(fā)人人等。Y。發(fā)文管理的功能組成如如下：痕跡保留：通過保留WORD文文檔的修訂痕跡來來實現(xiàn)區(qū)別不同人人員的

9、修改。D。發(fā)文擬稿：由擬稿人選選擇公文流轉(zhuǎn)類型型編寫并填寫相關關的文稿信息；同同時按照預先定義義的流程進行發(fā)送送。5。部門審核：審稿人員審審核并提出意見，修修改文稿并保留修修改痕跡。發(fā)文會簽發(fā)文會核：由由部門秘書發(fā)給是是相關部門領導會簽核并提出修改意見見，修改文稿并保保留修改痕跡。j。辦公室審稿：審稿人員員審核并提出意見見，修改文稿并保保留修改痕跡。發(fā)文簽發(fā)：校領導提出出簽發(fā)意見，修改改文稿并保留修改改痕跡發(fā)文簽發(fā)：擬稿部門秘秘書將文件送給會會簽部門電子公文文秘書，再由相應應會簽部門電子公公文秘書將文件送送給本部門領導審簽。相關部部門領導填寫部門門會簽意見，修改文稿并保留留修改痕跡。b。文件發(fā)

10、送：將文件發(fā)送送到各部門相關人人員。意見查閱：只要流轉(zhuǎn)過過程中用戶都可以以查閱文件處理過過程中別人簽署的的意見。j。版本保存及查閱：可以以保存及查閱發(fā)文文正文的各個歷史史版本。文件查詢：通過各種條條件組合，實現(xiàn)查查詢。全文檢索：通過模糊查查詢的方法在發(fā)文文文檔中（不包括括正文和附件）進進行全文檢索。B。流程跟蹤：自動跟蹤并并顯示文件的流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)過程，可以查看看流轉(zhuǎn)的情況，文文件流轉(zhuǎn)時間，經(jīng)經(jīng)手人，執(zhí)行的操操作，將要執(zhí)行的的操作。u。發(fā)文傳閱：校級秘書可可以將文件傳閱給給校領導或相關部部門電子公文秘書書，各部門電子公公文秘書可以將收收到的發(fā)文傳閱給給本部門的相關人人員。Q。自動編號：文件每年度度按機

11、關代字的流流水自動進行編號號，其中機關代字字，系統(tǒng)提供可以維維護功能。各部門的機關代代字與各部門綁定定，發(fā)文編號在各各部門領導審批通通過后由各部門電電子公文秘書完成成，各部門只能按按自己部門的機關關代字進行編號。j。簽署意見：各部門秘書書沒有簽署意見的的權(quán)限，校領導、辦公室主任、各各部門負責人相關關環(huán)節(jié)有簽署意見見的權(quán)限。X。電子簽章：流程中有用用印權(quán)限的人員可可以在正文（Word）文文件加蓋電子印章章的功能。加蓋電電子印章的Word文文件不可再修改。如如實在要修改，需需要將文件撤消印印章后才可再修改改。修改完后再重重新加蓋電子印章章。m。模板定義：管理員可自自定義各類公文的的紅頭模板，包括括

12、文件內(nèi)容格式和和排版格式。模板板制作使用Word文檔，方便易用。l。發(fā)文登記簿：對于辦理理完成的文件，系系統(tǒng)提供發(fā)文登記記簿方便統(tǒng)計查詢詢。G。流程收回：供發(fā)送人收收回已經(jīng)發(fā)送的發(fā)發(fā)文，避免由于接接收人外出或有事事的情況下延誤發(fā)發(fā)文過程。收回功功能必須在提交的的下一步處理人未未將文件提交至下下一環(huán)節(jié)時才可以以使用。d。返回功能：可以通過返返回功能把該文返返回到文件已流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的任意一個節(jié)點點。W。流程跟蹤：自動跟蹤并并顯示文件的流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)過程，可以查看看流轉(zhuǎn)的情況，文文件流轉(zhuǎn)時間，經(jīng)經(jīng)手人，執(zhí)行的操操作，將要執(zhí)行的的操作。f。流程催辦：流程管理員員可以查看到所有有在辦的文件狀態(tài)態(tài)，流程管理員可可以手工

13、對相關文文件進行催辦。每每催辦一次，當前前處理人會收到收收到一條待辦事宜宜提醒，并且待辦辦事宜標題前會有有“催辦”的字樣樣。q。文件轉(zhuǎn)辦：如果文件的的當前處理人由于于出差、休假等原原因，不能及時處處理待辦公文（事事先未作授權(quán)），為為了保障整個流程程的流轉(zhuǎn)暢通，流流程管理員可以文文件轉(zhuǎn)給其他人處處理。D。流程定義：管理員可以以對流程進行定義義，可自己定義多個發(fā)文流程程，如行政發(fā)文、黨委發(fā)文等。可定義單獨每個個流程的發(fā)啟權(quán)限限、流程的管理監(jiān)監(jiān)控權(quán)限、流程的的默認查看權(quán)限等等。4。學校發(fā)文流程圖如下圖圖：（將圖中的部部門會簽改為部門門會核，圖中的校校辦兩字去掉或者者改為兩辦）K。部門發(fā)文流程圖如下圖

14、圖：工學院院辦發(fā)文流程圖圖如下圖：工學院黨辦發(fā)文流程圖圖如下圖：工學院部門發(fā)文流程圖圖如下圖：收文管理（校外來文）收文管理主要對學校收收到的外來文件進進行收文校辦登記記、主任擬辦、校校領導閱批、下發(fā)發(fā)、歸檔、查詢等等功能。用戶在登登記收文的時候，首首先需將紙質(zhì)文件件掃描。用戶流程程可以自行定義，文文件按系統(tǒng)設置好好的流程正常流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)。用戶可以查看看、打印文件的流流轉(zhuǎn)過程記錄（包包括辦文的通知時時間、辦理時間、辦理結(jié)果、意見見、以及領導批示示意見等）；并對對文檔進行實時監(jiān)監(jiān)控；主辦和協(xié)辦辦部門在網(wǎng)上的填填寫意見；同時系系統(tǒng)對于文件的權(quán)權(quán)限有嚴格的限制制。a。收文管理的主要功能組組成如下：收文登記：

15、機要員進行行收文基本信息和和內(nèi)容的錄入。對對于接收到的文字字材料，可以通過過掃描儀先掃描成成電子格式（PDF格格式），然后通過過文件引入的方式式引入到系統(tǒng)中。登登記內(nèi)容包括文件件標題、主題詞、來文單位（可選）、來文字號、份數(shù)、收文類別（可選選）、收文號（格格式為：校收年份+流流水+號）、來文文日期、收文日期期、登記人、辦理理期限、緊急程度度（可選：選項有有“一般”、“緊緊急”、“加急”）、來文原文、備注。其中收文文日期、登記人系系統(tǒng)自動生成登記記人員可以再進行行修改；緩急提供供選擇功能，選擇擇項為一般、急件件、特急；S。收文編號：編號規(guī)則為為按收文類類別年度流流水、系統(tǒng)提供收收文自動編號功能能

16、；f。收文擬辦：由擬辦的負負責人填寫或選擇擇擬辦意見。，選擇批示領導導、批閱領導、主主辦和協(xié)辦部門，并并可以自動生成擬擬辦意見。g。收文分發(fā)：收文秘書可可以對經(jīng)過主任擬擬辦、校領導批閱閱的收文跟據(jù)兩級級領導的意見分發(fā)發(fā)至主辦和協(xié)辦部部門。5。收文辦理：供主辦部門門和協(xié)辦部門相關關人員填寫辦理意意見。主辦部門由由校級秘書通過流流程“提交”操作作將文件送達，主主辦部門必須反饋饋辦理情況流程才才能繼續(xù)下一環(huán)節(jié)節(jié)。協(xié)辦部門由校校級秘書通過“傳傳閱”操作將文件件送達相關部門電電子公文秘書，部部門電子公文秘書書可將文件進行“二次傳閱”，“二次傳閱”只能能傳閱給本部門內(nèi)的用戶戶。協(xié)辦部門也可可能填寫意見或辦

17、辦理情況。k。收文登記簿：對于完成成收文登記的文件件，系統(tǒng)提供收文文登記簿方便統(tǒng)計計查詢。B。文件轉(zhuǎn)辦：辦理過程中中模塊管理員有督督辦和催辦功能，并并可更改受理人；G。收文傳閱：接收人可以以將收到的收文傳傳閱給本部門的相相關人員。文件查詢：通過收文日日期、來文日期、原文文號、收文文字號、文件標題題、來文機關字段段、文件日期等各種種條件組合，檢索索出符合條件的收收文。6。全文檢索：通過模糊查查詢的方法在收文文文檔中（不包括括附件）進行全文文檢索。O。流程收回：供發(fā)送人收收回已經(jīng)發(fā)送的發(fā)發(fā)文，避免由于接接收人外出或有事事的情況下延誤發(fā)發(fā)文過程。收回功功能必須在提交的的下一步處理人未未將文件提交至下

18、下一環(huán)節(jié)時才可以以使用。h。流程跟蹤：自動跟蹤并并顯示文件的流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)過程，可以查看看流轉(zhuǎn)的情況，文文件流轉(zhuǎn)時間，經(jīng)經(jīng)手人，執(zhí)行的操操作，將要執(zhí)行的的操作。e。流程催辦：流程管理員員可以查看到所有有在辦的文件狀態(tài)態(tài)，流程管理員可可以手工對相關文文件進行催辦。每每催辦一次，當前前處理人會收到收收到一條待辦事宜宜提醒，并且待辦辦事宜標題前會有有“催辦”的字樣樣。v。文件轉(zhuǎn)辦：如果文件的的當前處理人由于于出差、休假等原原因，不能及時處處理待辦公文（事事先未作授權(quán)），為為了保障整個流程程的流轉(zhuǎn)暢通，流流程管理員可以文文件轉(zhuǎn)給其他人處處理。I。流程定義：管理員可以以對流程進行定義義，可定義流程的的發(fā)啟權(quán)限、

19、流程程的管理監(jiān)控權(quán)限限、流程的默認查查看權(quán)限等。目前前已定義了收文流流程。Z。收文流程如下圖：（校校辦改為兩辦）收文文件流程描述如下下：由兩辦負責全校的外收文件登登記工作。辦公室室秘書收到紙質(zhì)文文件的時候，通過過高速掃描儀將文文件掃描成電子文文件后上傳到OA系系統(tǒng)中，同時手工工錄入來文的其它它信息（如來文單單位、來文字號等等）。收文登記結(jié)結(jié)束以后，直接發(fā)發(fā)到辦公室主任進進行擬辦。主任選選擇該文件的批示示領導、閱示領導導、主辦、協(xié)辦和和傳閱單位，填寫寫辦理意見以后，發(fā)發(fā)回給校辦秘書。校校辦秘書根據(jù)主任任的批示意見，選選擇直接分發(fā)到各各個部門進行辦理理或者發(fā)送給校領領導進行批閱。如如果發(fā)送給校領導

20、導進行傳閱審批以以后，再由校辦秘秘書發(fā)給各個部門門。部門在辦理結(jié)結(jié)束以后，由學校校辦公室的校辦秘秘書進行辦結(jié)以及及存檔。1。工學院院外來文流程圖圖如下圖：校內(nèi)請示報告校內(nèi)請示是學校內(nèi)部各各部門向校辦或向向領導請示工作的的一種方式。該系系統(tǒng)能實現(xiàn)校內(nèi)請示的網(wǎng)上起起草、部門領導審審批、會簽、校辦辦主任審核（擬辦）、校領導批示、部門辦理、歸檔、統(tǒng)計查詢等功能能。用戶可以定制制文件流轉(zhuǎn)過程，系系統(tǒng)按照預先定義義的工作流程進行行流轉(zhuǎn)；系統(tǒng)提供供嚴密的授權(quán)管理理，保證文件不被被未授權(quán)人處理和和查看，實現(xiàn)對文文檔傳遞過程中有有效的實時監(jiān)控，保保證文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)準確。4。校內(nèi)請示表單的字段有有：標題、事由、申

21、請人、申請部門、擬文日日期、收文日期、聯(lián)系方式、部門門編號、學校編號、主辦部門、備注、附件等。P。校內(nèi)請示流程如下圖：（校辦改為兩辦辦）工學院院內(nèi)請示流程圖圖如下圖：發(fā)文傳閱黨委文件黨委文件的來源主要有有兩個部分通過發(fā)文管理模塊流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)后自動按類別生成的；自自動生成發(fā)文表單單中的基本信息。發(fā)發(fā)文管理中流轉(zhuǎn)中中意見信息在發(fā)文文傳閱模塊不可見見。c。通過黨委文件模塊管理理員直接登記的產(chǎn)產(chǎn)生的。黨委文件模塊的主要功功能是把學校內(nèi)已已生成的黨委文件分發(fā)給各各部門，接收人可可以收到的發(fā)文傳傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)給本部部門內(nèi)其他人員。t。行政文件行政文件的來源主要有有兩個部分通過發(fā)文管理模塊流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)后自動按類別生成的；自

22、自動生成發(fā)文表單單中的基本信息。發(fā)發(fā)文管理中流轉(zhuǎn)中中意見信息在發(fā)文文傳閱模塊不可見見。l。通過行政文件模塊管理理員直接登記的產(chǎn)產(chǎn)生的。行政文件模塊的主要功功能是把學校內(nèi)已已生成的行政文件分發(fā)給各各部門，接收人可可以收到的發(fā)文傳傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)給本部部門內(nèi)其他人員。K。部門文件部門文件的來源主要有有兩個部分通過發(fā)文管理模塊流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)后自動按類別生成的；自自動生成發(fā)文表單單中的基本信息。發(fā)發(fā)文管理中流轉(zhuǎn)中中意見信息在發(fā)文文傳閱模塊不可見見。z。通過部門文件模塊管理理員直接登記的產(chǎn)產(chǎn)生的。部門文件模塊的主要功功能是把學校內(nèi)已已生成的部門文件分發(fā)給各各部門，接收人可可以收到的發(fā)文傳傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)給本部部門內(nèi)其他人員

23、。0。個人辦公待辦事宜用于集中管理個人所有有的待辦工作。待待辦事宜可作為公公文管理、日常事事務等子系統(tǒng)的統(tǒng)統(tǒng)一入口。對于有有明確流程的任務務，處理完后自動動從待辦事宜中去去除，放到已辦事事宜中，對于那些些沒有流程的任務務，由用戶自己確確定是否處理完畢畢。如果有新的待待辦事宜，系統(tǒng)給給予文字、聲音和和圖標提示。o。傳統(tǒng)的工作方式下，辦辦公人員在事務處處理過程中，很難難詳細地掌握自己己應該處理的事務務的數(shù)量、內(nèi)容、緊急程度和處理理情況，而作為整整個辦公事務流程程的一個環(huán)節(jié)，如如果處理不及時或或不當，會直接影影響整個工作進程程和工作效率。因因此，每位辦公人人員都非常希望有有一位“秘書”將將各種待辦公文分分門別類地整理出出來，辦公人員按按照文件內(nèi)容、緊緊急程度、優(yōu)先等等級閱讀和處理文文件，處理完畢的的公文由“秘書”交下一部門或辦辦公人員處理，如如果在辦公處理過過程中有新的辦公公事務遞交過來，“秘書”會馬上給給予提示。g。辦公人員日常事務處理理概括為兩大類。一一類是自己主動開開始辦理的事務，如如公文的起草、信信息查詢，稱為主主動辦理類事