專業(yè)秘書與行政助理培訓

1、.：.；專業(yè)秘書與行政助理培訓課程安排一行政文秘人員角色認知二辦公室日常任務技巧三拉進關系的說話技巧四與上司溝通的技巧五公務接待的技巧六行政文秘人員的職業(yè)籠統(tǒng)專業(yè)秘書與行政助理培訓一行政文秘人員的角色認知: 什么樣的人員適宜做行政人員行政人員需求具備的素質行政人員需求掌握的技藝勝利行政人員的“七高他適宜做行政人員嗎？個人條件學歷年齡外貌體質視力聽力性別什么樣的人適宜做行政人員？個性要求 自信 熱情 謹慎 機智 守時 服從 自制 勤快 興趣質量要求禮貌而不居高臨下老實而不弄虛作假顧問而不越權行事謙虛而不傲上凌下謹慎而不唯唯諾諾公正而不見風使舵敬業(yè)而不妄自尊大敬重而不阿諛奉承慎言而不論是道非本分而

2、不夸耀示人行政人員需具備的才干辦事才干溝通才干辦事才干 操作才干 寫作才干 閱讀概括才干 編輯校正才干 統(tǒng)計分析才干一溝通才干 交際才干 口頭表達才干 協(xié)調(diào)才干 組織才干勝利行政人員的“七高綜合素質高權大責高薪水高壓服的身手高開展愿望和前景高品德程度高成就感高專業(yè)秘書與行政助理開展培訓二辦公室日常任務技巧行政人員的辦公室事務辦公室事務管理日常任務的四大作用日常任務的三大特征行政人員的主要日常任務行政人員的日常任務任務內(nèi)容辦公室管理照明、隔音、顏色、室內(nèi)裝飾、空氣溫度，濕度，換氣、耗費品、辦公自動化設備、平安、嚴密日程安排與管理公司事務的聯(lián)絡、轉達、交涉、調(diào)整方案的外出管理：車務、旅票、住宿、出

3、入境文書任務通用公文、事務文書、經(jīng)濟文書、技巧文書、新聞文稿、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處置、整理、歸檔會務安排通知的制造寄發(fā)，會場的選定、約定、布置，必需品、資料的預備、制造、分發(fā)，會務的安排，接待，善后的任務行政人員日常任務的三大特征多樣性與系統(tǒng)性的一致輔助性與自動性的一致原那么性與靈敏性的一致風險與機遇并存行政人員日常任務辦公室環(huán)境布置郵件的收發(fā)與傳閱妥善安排約會辦公室布置的原那么根據(jù)如今會議室的布置，請點評辦公室布置的優(yōu)、缺陷辦公室布置的原那么一整齊清潔、采光良好；走道上不要放置有礙行走的物品；辦公桌椅柜架的陳列應采用直線對稱式；運用同一規(guī)格的檔案柜、高度一致，增進美觀；將電腦、機、復印機等

4、大件辦公設備，安頓在一個區(qū)域內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)。辦公室布置的原那么二辦公室的百葉窗應調(diào)整堅持一個角度。室內(nèi)照明燈光應一致?？照{(diào)溫度應堅持在-度之間，濕度應堅持在；辦公室的地毯、桌面、桌椅應堅持一種顏色的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點綴掛一些裝飾畫和放置一些自然或人工的綠色植物；辦公桌和辦公區(qū)域要堅持清潔。發(fā)明稱心的任務場所 辦公室環(huán)境的“五個一工程辦公家具規(guī)格一致辦公桌顏色一致辦公設備區(qū)域一致百葉窗角度一致照明燈光線一致 辦公自動化設備運用“五不準 問題：關于辦公設備運用方面，他能說出那些不準?不準錯誤運用不準不懂亂修不準無理由亂拿不準破壞設備整潔不準長期占用辦公用品的選購原那么滿足任務要求提高

5、任務效率節(jié)約人工費用樹立企業(yè)公眾籠統(tǒng)郵件收發(fā)與傳閱本卷須知收信件細節(jié)上司或同事的私人信件原封送交；“誤拆應立刻封口、簽名、致歉；裁開或剪開封口，堅持信件完好；檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，防止脫漏；如有必要，可以登記信封的信息案例: 討論這位行政人員/員工的任務應該如何改善？強化檔案管理強化“文檔一體化認識 把文秘任務與檔案管理任務從組織制度到詳細程序真正的交融在一同。強化“全過程管理任務認識 “公文格式、行文規(guī)那么、收發(fā)程序、公文管理要求、公文歸檔細節(jié) 參考國家、等法規(guī)。 強化“文書部門立卷任務 公文立卷歸檔是文秘任務的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案管理任務的開場環(huán)節(jié)，是真正的銜接點。 妥善安排上司的約會約

6、會安排的原那么安排約會需求留意的細節(jié)安排上司約會的原那么配合上司的時間表分辨輕重緩急酌留彈性處置好變卦的約會安排約會需求留意的細節(jié)一有些時間不宜安排約會出差回來當天周末或假日臨近下班安排約會需求留意的細節(jié)二下班前將第二天的約會事項填進小卡片，一張交給上司，一張交給司機，一張本人保管。時間約會事由所帶資料參與人員地點安排約會需求留意的細節(jié)三及早備妥約會所需的資料，并在適當?shù)臅r候請上司過目；特別重要的約會在接近約會時間前，應與對方再聯(lián)絡，以確保約會的順利進展；約會場所和款待事宜有時也要行政人員擔任。安排約會需求留意的細節(jié)四按照需求，記錄會面內(nèi)容；保管會見人聯(lián)絡資料，以便萬一取消或是更動時間可及時通

7、知對方；隨時提示本人的上司準時赴約；每天上班之前請上司核對他的日程表。平安與嚴密任務方針: 積極防備、突出重點、有保有放、內(nèi)外有別原那么：不該說的不說不該問的不問不該看的不看不該記錄的不記錄不在非嚴密本上記錄不在私人通訊中涉及不在公共場所議論不在非嚴密區(qū)存放不在非嚴密區(qū)傳達不在公共場所攜帶有效的信息搜集范圍：經(jīng)濟信息科技信息政治信息社會信息生活信息意義輔助決策參考根據(jù)任務根底管理根據(jù)協(xié)調(diào)根據(jù)來源政府信息網(wǎng)絡群眾傳播媒介專業(yè)信息機構各大科研機構綜合專業(yè)網(wǎng)站信息處置分類加工挑選綜合核實與分析運用行政人員的辦公室事務讓他們高興地任務、高興地生活！專業(yè)秘書與行政助理開展訓練三拉近關系的說話技巧任務言語

8、“規(guī)范溝通 任務場所六不談不非議國家國政不涉及國家或行業(yè)不評論交往對象的內(nèi)部事務 “上海人摳門 不議論同事指點不涉及風格不高的話題不涉及私人問題 “私人問題五不問 不問年紀 “他多大了？ 臨近退休和白領麗人不問收入 “他一個月掙多少？ 不問安康 “貸款 不問閱歷 “學歷？ 不問婚否 “國際慣例 任務言語“規(guī)范溝通 任務場所最正確話題 討教對方擅長的話題他也在行 “貝多芬與裴多菲 風格高雅的話題 哲學、歷史、地理、藝術、建筑、風土人情 輕松愉快的話題電影、電視、流行時髦、體育競賽、烹飪小吃、天氣形狀聊天！任務言語“規(guī)范溝通規(guī)范稱謂行政職務技術職稱行業(yè)稱謂時髦稱謂忌諱稱謂無稱謂替代性稱謂不適當?shù)胤?/p>

9、性稱謂稱兄道弟不適當?shù)暮喎Q任務言語“文明溝通 文明言語效力“三要素 接待三聲來有迎聲問有答聲去有送聲文明十字五句問候語：“您好 懇求語：“請 贊賞語：“謝謝 負疚語：“對不起危機公關語道別語：“再見 熱情三到眼到眼看眼口到講普通話，因人而異意到有表情用他人喜歡聽的句式來說話同 事：“這臺復印機的質量太差了，才買 回來幾天就不能用了，他們秘書 是不是專買不合格產(chǎn)品阿？ 行政人員：“我非常了解他的心境！假設我 是他我也會這么想，讓他們一同來 看看，有什么方法可以補救吧。 用他人喜歡聽的句式來說話句式二：用“我會表達效力志愿行政人員：“對于他的問題，我非常負疚，我盡能夠向部門經(jīng)理崔經(jīng)理訊問吧。 同

10、事：“他這是在應付我嘛，盡能夠就是有能夠不會啦，真是的！“ 行政人員：“他的問題我曾經(jīng)明白了。我會給部門崔經(jīng)理打訊問，我會盡快給他回答的，好嗎？同 事：“那就OK啦，謝謝！ 句式三：用“他能？提出要求行政人員：“他必需參與這次會議，這次會議很重要！“ 同 事：“喂喂，他以為他是總經(jīng)理呢！說話這么行政人員：“他能盡全力抽出時間來參與此次會議嗎？因 為這次會議很重要！“ 同 事：“好的，我會盡全力安排的，謝謝他了！ 句式四：說“他可以來替代說“不 “這不是公司的規(guī)定 “這不是我的任務 “沒人讓我這么做 “我不知道 “我做不到 行政人員：“我沒有這個職權，不過，Lisa應該可以幫到 他，“他可以和她

11、談談，他等一下，我打她 叫她過來。 顧 客：“好的，太贊賞他了！同 事：“我的表格曾經(jīng)交上去很久了，怎樣還不批下 來呢，比我晚交的都批下來了，這是怎樣回事??！ 行政人員：“別怪他人，他的表格都填錯了，當然沒方法批了?！?同 事：“什么，是他讓我這么填的！他 同 事：“我的表格曾經(jīng)交上去很久了，怎樣還不批下來呢，比我晚交的都 批下來了，這是怎樣回事?。?行政人員：“看來我還需求把表格的填法給他重新講一遍，由于剛剛能夠說得 不夠清楚，這里有一部分應該是這樣填的“ 同 事：“哦，知道了，不好意思費事他了 專業(yè)秘書與行政助理開展訓練四與上司溝通的技巧上司的溝通妨礙習慣于單向溝通沒有時間對下級不信任報憂

12、不報喜報喜不報憂揣摩上司他不找我，我不找他歸罪于外關注點不同信息不對稱與上司溝通的四種方式接受指示匯報商討問題表示不贊同見誤區(qū)忽然指示不明確是商量問題還是處理問題沒有很好的傾聽單向原那么傾聽溝通前，同上司明確指示時間地點發(fā)問，以明確溝通目的為接受指示恰當反響，重要問題廓清無條件接受指示回絕討論與爭辯指點贊同除外與上司溝通匯報出發(fā)點的差別評價的差別表達的差別信息的差別與上司溝通匯報的技巧精簡 忌諱渲染 有針對性 忌諱漫無邊沿“ 從上司的角度來看問題 尊重上司，不要爭論 “爭論需求三個階段 補充現(xiàn)實 “上司的評價是一種反響 與上司溝通商討問題商討問題的原那么平等、互動、開放正確扮演各自的角色切忌隨

13、意改動溝通的目的事先商定商討的內(nèi)容，使雙方都做好預備當場的決議，事后確認，防止出現(xiàn)偏向與上司溝通表示不贊同見遵照的原那么確切、簡明、完好對事不對人擺正本人的位置和心態(tài)不強加于人不構成爭辯 與上司溝通的本卷須知一把握時機和場所全天最正確時機：上午或下午剛上班時選擇指點空閑或心境較好時開會時積極發(fā)言有些小事可以隨時打招呼有些事可以私下里談與上司溝通的本卷須知二指點的眼睛久久不眨眼盯著他看： 他想知道更多，繼續(xù)友好、坦率，偶爾眨眨眼睛： 對他評價高，想鼓勵他不抬頭，不看人： 不良征兆，輕視，走為上 向室內(nèi)凝視，并不時悄然點頭： 糟糕信號，指點希望員工完全服從 眼睛眨個不停： 對說話內(nèi)容有疑問，稍停，

14、給他發(fā)問的時機 指點的手勢雙手叉腰，肘彎向外撐： 好發(fā)命令者，服從，防止爭辯 身體靠向椅子，手放腦后： 輕松、自傲，需求得到贊賞兩食指并放于嘴邊，其他交叉 已決議回絕他 經(jīng)常用手摩擦臉皮 正在思索，可以稍做停頓 悄然搔鼻或耳后頸 對說話的內(nèi)容疑心或不確定，提供更詳細的論據(jù) 不同上司的溝通方法控制型指點性格特征強硬的態(tài)度充溢競爭心態(tài)要求下屬立刻服從實踐、果斷、求勝對瑣事不感興趣溝通技巧簡明扼要干脆利索不拖泥帶水不拐彎抹角尊重他的權威仔細對待他的命令稱譽他的成就互動型指點性格特征擅長交際喜歡互動交流喜歡被稱譽凡事喜歡參與溝通技巧和藹友善真心誠意贊譽言之有物稱譽多用肢體言語開誠布公談問題不私下發(fā)泄實

15、事求是型指點性格特征講究邏輯不喜歡感情用事為人處事自有規(guī)范清查事情的來龍去脈理性思索缺乏想象力方法論的最正確實際者溝通技巧談他感興趣的話題直接切入本質性問題直截了當回答以下問題匯報參與關鍵性細節(jié)專業(yè)秘書與行政助理開展訓練五公務接待的技巧行政接待的技巧行政簽約座次技巧行政談判座次技巧行政接待與訪問技巧行政迎送技巧行政名片技巧行政引見、握手技巧行政會見技巧行政會見技巧行政引見的技巧運用名片的技巧行政迎送的技巧行政會見自我引見三要素要素一先遞名片再引見 作用： 索要名片 加深印象 節(jié)約時間 宣傳本人要素二時間要簡短要素三內(nèi)容要完好 第一次引見運用全稱“人大與人大、“作協(xié)與做鞋 應付時僅提供名字交際時

16、提供單位、部門、職務、姓名要素 情景扮演A義務：在展銷會上向客戶引見本人的同事B義務：完成當客戶到公司訪問時的引見抽簽決議每組所完成的義務行政會見引見他人的技巧引見他人時的原那么引見人不同顯示接待規(guī)格不同引見時多提供一些相關的個人資料引見時記住加上頭銜按引見的順序技巧進展行政會見引見他人的順序技巧問題：他帶客戶到公司觀賞，他先引見誰？把職位低者引見給職位高者把晚輩引見給長輩把公司同事引見給客戶把非官方人士引見給官方人士把本國同事引見給外籍同事把男士引見給女士尊者居后客人優(yōu)先知情權實戰(zhàn)演練自動與另一個組的同事握手，感受握手傳送的信息專業(yè)握手技巧的要領與忌諱要領： 伸手尊者居前 來時主人，走時客人

17、 力度兩公斤，時間秒四大忌諱：禁運用左手 禁戴墨鏡、帽子、手套 禁左顧右盼 禁初次見面異性做漢堡包狀行政會見遞送名片的原那么做好遞交前的預備掌握遞送場所和時機應雙手拿名片的上方，字體正對客戶遞過去遞送順序：由尊而卑、由近而遠、順時針對待客人本卷須知： 要做自我引見妥善安排客人等候奉茶、報紙、資料逃避客人打 自我本卷須知： 聊天留意嚴密切勿讓客人等太久留意身體的“逐客言語熱情送客 行政接待接待不速之客技巧分流親朋好友不需求上司親身處理的問題了解清楚來意 婉言回絕行政會見商務迎接原那么明確來訪者的身份和位置確定接待規(guī)格和檔次接待人與客人身份相當正規(guī)的接待場所著行政裝遵照提早到達的原那么行政會見商務

18、送別原那么根據(jù)來賓身份和迎接規(guī)格確定送別規(guī)格主要迎候人員都應參與送別來賓系貴賓，應舉行專門的歡送儀式待來賓在視野里消逝后，方可離去行政會見接待的順序技巧行政會見接待的順序技巧引導客人上樓的順序行進順序乘坐電梯的順序 無人駕駛：接待人員先進后出 有人駕駛：客人先進先出專業(yè)秘書與行政助理開展訓練六行政人員的職業(yè)籠統(tǒng)男行政人員的籠統(tǒng)要求女行政人員的籠統(tǒng)要求行政著裝的場所及要求行政人員著裝六不準行政人員籠統(tǒng)四原那么外在籠統(tǒng)及服飾的重要性外在籠統(tǒng)的重要性問題：人的印象的構成包含哪幾部分？所占的百分比？人的印象的構成=%外表+%自我表現(xiàn)+%言語服飾的重要性服飾所傳送的信息 “社會位置、個性、職業(yè)、收入、教養(yǎng)、檔次、開展出路 服飾的功能 “無聲的自我展現(xiàn)和表現(xiàn)成就的工具 “服裝建造一個人，不修邊幅的人在社會上是沒有影響力的 馬克.吐溫行政人員著裝的四大原那么符合身份避短揚長遵守慣例區(qū)分場所行政人員著裝六大忌諱問題：他知道行政人員著裝有哪些忌諱嗎？過分雜亂 “歪戴帽子斜穿衣 過分艷麗 “回絕艷麗 過分暴露 “女士不穿無袖裝 過分透視 “男士回絕薄襯衫 過分短小 “