PDCA閉環(huán)與會務工作(表格版)

1、PDCA閉環(huán)與會務工作PDCA （ Plan-Do-Check-Action ）是一個質量管理概念意即策劃一一實施一一檢查一一改進。按照流程規(guī)劃（P）-流程執(zhí)行（D）-流程檢查（C）-流程優(yōu)化（A）的模型 來展開。項目內容目的規(guī)劃（P）制定詳細周 密的計劃和 方案.會務分工.會場布置.設備調試.會議資料準備.會議用品準備.會場秩序維持.與會人員簽到實現途徑、預 期目標、達到 效果，以及對 規(guī)劃內容的 梳理例如，在籌備一次地稅系統(tǒng)工作會議時，我們把辦會流 程和往年作了一個列表式的比較，在逐一對照檢查中，我們 在告知會議座位表環(huán)節(jié)梳理由了三個方案的優(yōu)劣：一是會場 前張貼座位表（花錢少，但容易讓參會

2、人員堵在會場外） 二是在微信平臺發(fā)布會議座位號（不花錢，但不是每個人都用微信）；三是通過短信系統(tǒng)告知參會人員具體座位（效果 好，但工作量大且易生錯）?？紤]到流程梳理的目的就是盡 可能簡化，我們最終選擇了第二個方案，對沒有微信的參會 人員，配合采用第一方案。項目內容目的執(zhí)行（D）準確、嚴格地執(zhí)行.靈活應對和處理會議 中由現的意外事件；.在會前，還要對布置 的工作逐一進行梳理， 未完成的要及時跟進， 消除方案實施過程中 的偏差；例如，某次會議有簽訂責任狀的議程。 流程安排A負責 把兩類責任狀按一式三份分好。會前 B臨時有事找A幫忙， A便把分責任狀的任務轉交給 Co回來后，由于A還兼顧統(tǒng) 籌前臺引

3、導工作，認為分責任狀的事情已有 C在負責了，就 沒有關注落實情況。而C以為責任狀已由 A分好，簽訂時直 接拿由去就行了。好在會前會務組對各環(huán)節(jié)執(zhí)行情況進行審 查時發(fā)現了這一疏漏，及時進行了修正。項目內容目的檢查(C)會務工作進 行檢查和總 結.對經驗的總結.對問題的分析.對改進措施的探討， 制定由短期糾正措施 和長期預防機制，以防 止類似事件重復發(fā)生.對會議資料的歸檔， 形成盡可能完善的資料匯編，便于今后查 詢。是 個發(fā)現 問題、解決問 題和積累經 驗的環(huán)小。例如，在一次表彰大會后，對照會務方案和實際流程進 行檢查，發(fā)現頒獎環(huán)節(jié)不夠順暢。先進代表上臺領獎時，接 受獎狀后轉身的方向、拿著獎狀合影

4、時獎狀的擺放位置、每 組代表在主席臺停留合影的時間，以及領獎后退下主席臺的 方向等具體細節(jié)，由于會前沒有進行統(tǒng)一，因此頒獎時主席 臺上由現了不協(xié)調的情況。這提醒在以后的類似會議中，這 一環(huán)節(jié)需要多加注意并進行詳細設計。項目內容目的優(yōu)化（A）對會務工作 的流程進行 改進和完善每次會議結束之后 要及時進行總結，在必 要的時候對已有的工 作流程、工作規(guī)則和服 務指南等進行修訂增 補，使之更加科學、規(guī) 范。把經驗和教 訓變成制度 性的東西固 化下來，使會 務工作愈加 精簡與同效。例如，某次年度會議結束后，我們安排專人就會務質量 分別征集領導、與會代表和辦會人員的意見和建議。有同事 反映在會議進行中某個

5、環(huán)節(jié)臨時急需人手幫忙，但不方便打 電話，建議引入某軟件手機客戶端，通過共享協(xié)作的方式， 標注每一環(huán)節(jié)完成進度，發(fā)生求助需求，讓承辦者隨時掌握 會務工作的進程。建議采納后，這個軟件得到利用，給以后 的會務工作提供了很好幫助。（口，建立微信群）很多時候，我們在會務工作中往往更關注規(guī)劃（P）和實施（D）,容易忽視檢查（C）和優(yōu)化（A）。如果對后兩個 環(huán)節(jié)給予充分重視，形成一個完整的 PDCA閉環(huán)，辦會效率 就會得到有效提升。（文章摘自秘書工作雜志 2016年第2期。原題目:用PDCA閉環(huán)理念提升會務工作效率；作者：龐麒銘）手機所動，來一條微信消息，他說： 我開好房間了，等你！他們都說你技術好，我想試

6、試真假。真的，我平時對你也不錯吧，你可不能讓我干等著呀。她回：那好吧，你先等我，我在家里，先洗個澡，換身衣服吧。半個小時后，她問：你在哪里開房？歡樂斗地主，電信一區(qū)，12號房間，不見不散哦。給老娘滾!當然，以上是個笑話。不過，近日成都一家燃氣公司也發(fā)生了一件類似的事情，董事長在微信里發(fā)了一個六十塊錢的紅包，三名員工一時手癢，按耐不住誘惑，結果伸手一搶紛紛中招：工作時間玩手機，罰款五百！在面對記者采訪時，董事長表示：我為了了解大家的思想動態(tài)，所以加入了員工的微信群里。貴董事長顯然忘記了，微信是一款私人社交APP,主要用于朋友間的情感交流，如果談工作，我們有 OA或IMO等專門的辦公協(xié)作軟件。QQ

7、或者微信當做辦公交流的專用軟件。如果公司實在不成氣候，一時沒有使用這樣的專業(yè)應用程序，也應當提前與員工約定，公司把沒有事先的約定，董事長從微信里冒出來，就是以朋友”的身份，而非 老板”的身份。朋友發(fā)紅包，搶還是不搶呢？朋友上班搶紅包，罰還是不罰呢？顯然，天真的員工把董事長當做了朋友，所以搶了紅包，而老謀深算的董事長沒有把員工當做朋友，所以罰了員工。試探是一把雙刃劍，你在試探別人的時候，往往先暴露了自己然而，朋友圈里的試探之風經久不衰。最常見的試探：精清吧，不用回。試試吧，復制我發(fā)的消息，找到微信里的設置，通用，群發(fā)助手，全選，粘貼復制的信息發(fā)送就行，誰的發(fā)送失敗了，就是把你拉黑了，你再扔掉那些

8、尸體就OK啦！ ”發(fā)出這種試探信息的人，骨子里肯定極端自卑，而且平時很可能不大受待見，要不怎么老懷疑自己被朋友刪了呢？像馬云，我猜他一定不會糾結于自己是不是被微信好友給刪了。我一般收到這樣的消息，會當下把對方拉黑。既然你連這點做人的底氣都沒有，咱倆之間的友誼連這點信任的基礎都沒有，我還有必要把你保留在我的朋友圈里嗎？試探朋友關系的升級版，是在朋友圈求助。臨時急用，不多，就兩千，哪位朋友方便的話請來電告訴我，事情萬分緊急，不挨著問了，謝謝！”看到這樣的信息，是朋友的自然要趕緊打個電話，電話接通那邊卻是云淡風輕，沒事兒，我就試試。沒丫小學沒畢業(yè)吧，狼來了的故事聽過沒？下次你再說有急事，我可保不準是

9、真是假，到時候看我?guī)筒粠湍?。還有，剛才急著打電話，晾了個好幾億的大單，你賠不賠？你當我像你這么閑呢！ ！還有一種另類的試探，是從網上狂下美女圖片，把自己的朋友圈打扮的花枝招展，然后換個昵稱，換張頭像，給自己的老公來一句：哥哥，約嗎？ ”如果老公回一個心花怒放的表情，得咧，回去跪搓衣板吧。小公主碎了一地的玻璃心，一時半會兒是哄不好了。要是老公如柳下惠般一本正經，事情就這樣完美收工了嗎？不，她會 繼續(xù)下載更妖艷更動人的圖片，直到有一天老公隨口地問一句：請問多少錢一晚？ ”男人記住，女人試探的時候，往往心里已經有了預設的結果，預設的結果沒有出現，那就是自己試探的還不夠。帶著一種不見黃河不死心，不見棺

10、材不落淚的執(zhí)著，女人生生把幸福推向 遠方。女人，試想一下，假如你是一個男人，遇見一個才貌雙全不求名利，一心只想倒貼給你的凡間仙子，難道你不會動心？試探人性的弱點，只會暴露自己的無知。而這樣的試探，有百害而無一利，卻有很多無知的朋友樂此不疲。所以說，如果你缺乏安全感，不知道你的朋友是否把你當朋友，也不知道你的愛人是否把你當愛人，那你不妨多學習，多打扮，充實內心，提升自己。記住，你若盛開，蝴蝶自來,無味的試探，只會使你化身荊棘，刺痛別人，刺傷自己！生活有壓力，經濟有壓力，學業(yè)有壓力，晉升有壓力，人際關系有壓力，情感世界有壓力，婚姻也有壓力,人們的交談中，無不涉及林林總總的壓力。壓力像汽油桶被打翻，

11、彌散到現代生活的各個領域，散發(fā)著濃烈的氣味，我們躲不勝躲，防不勝防，它不定在哪個瞬間就燃起火焰。其實，適當的壓力是保持活性的重要條件。如果空氣沒有了壓力，我們的呼吸就會衰竭；如果血液沒有了壓力，我們的四肢就會癱瘓；如果水管子沒有了壓力，那結果是讓任何一個住在高層樓房的人都噤若寒蟬的，你將失去可飲可用的清潔水。20世紀的石油英雄 王鐵人”也說過， 并無壓力不出油，人無壓力不進步” .只是這壓力須適度。比如冬日里柔柔的陽光照在身上，這是一種輕松的壓力，讓我們溫暖和振奮。設想這壓力增加十倍，在吐魯番酷熱的夏季，大伙兒只有躲到地窖里才能過活。假如這壓力繼續(xù)增加，到了百倍千倍，結果就是人們成了一堆焦炭了。現代人常常陷于壓力構建的如焚困境之中。也許是某一方面的壓力過強，也許是多方面的壓力綜合在一起。如是后者，單獨某一方面的壓力尚可容忍，但積少成多、日積月累，細微 的壓力堆積起來就成了如山的重負。金屬都有疲勞的時候，遑論血肉之軀？如不減壓，真怕有一天成了菌粉。如果你因壓力忙到無力自拔，忙到昏天黑地，忘記了自己的生日和家人的聚會，忘掉了自己如此辛辛苦苦究竟是為了什么，如果你想改變，就試著了解壓力吧。尋找壓力的種種成因, 為撲朔迷離、捉摸不定的壓力畫像，澄清了我們對壓力的迷惘之處，讓折磨我們的壓力毒蛇