公文寫作方法及注意事項

1、公文寫作注意事項報告報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。報告是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達方 式.報告是行政公文中的上行文種，撰寫報告的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況， 了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機關(guān)處理問題，布置工 作或作出某一決策提供依據(jù)。下情上達是制發(fā)報告的目的。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實 為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要 委婉、謙和、不宜用指令性語言。報告的特點：一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接

2、請求上級機關(guān)正 面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報告中提出 的建議或意見，可建議上級機關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準，便作為批轉(zhuǎn)文件 的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機關(guān)。三、報告在內(nèi)容上不像請示那樣有一文一事的要求，它可在一件公文中綜合報告幾 件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。 向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關(guān)必須履行的一項工作制度。報告的種類報告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復(fù)性報告

3、、呈報性報告、例行工作報告。寫法報告的結(jié)構(gòu)一般由標題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的 寫法一、匯報性報告匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：1、綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯 報性報告。其內(nèi)容大體包括工作進展情況，成績或問題，經(jīng)驗或教訓(xùn)以及對今后工作的意見 或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。2、專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。二、答復(fù)性報告這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。

4、三、呈報性報告呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話 說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。四、例行工作報告例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務(wù)報告、費用 支出報告等。公告公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項的公文。公告的寫法公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔 明快。一、標題。公告標題有三種：一種是完全標題，包括發(fā)文機關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機關(guān)和文種 以上兩項，多用于政府機關(guān)；有的只有文種，如公告，標題之下，有時可依公告單獨編 號。二、正文正文一般由主旨與說明構(gòu)成。

5、主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。說明寫出公告依據(jù)、公告事 項。結(jié)尾一般用特此公告作為結(jié)語。三、落款及日期公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文 單位外，還應(yīng)標明發(fā)文地點。會議紀要會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關(guān)、企事業(yè) 單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神， 以便使與會者統(tǒng)一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據(jù)。同時會議紀要 是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。會議紀要的寫法會議紀要一

6、般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：一、首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內(nèi)容。 會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如*公司*會議紀要。二、正文。會議紀要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。1、前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會 議形式以及會議主要的成果。2、主體。它是會議機要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊 緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于 會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。三、尾部。包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。電

7、子公文隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性 的變化，但現(xiàn)在國內(nèi)缺少實現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方 式還無法真正實現(xiàn)無紙化。電子公文的寫法電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。、收件單位/人二、抄送單位/人三、主題。相當與公文的標題，如關(guān)于*請示、關(guān)于*報告。四、事項。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項等（與日常公文協(xié)作方法一致），若 提供相關(guān)文件或報告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。五、落款。署名及成文時間 遞交程序以遞交直屬領(lǐng)導(dǎo)為宜。公文寫作試論公文的格式公文的格式一般包括：標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)（或機關(guān)用

8、章）、發(fā)文 時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。一、標題。公文標題由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三 要素”。如：延華集團董事局關(guān)于表彰1997年度先進工作者的通知這一文件標題中，“延華集團董事局”是發(fā)文機關(guān)，“關(guān)于表彰1997年度先進工作者”是發(fā)文事由，“通知” 是公文種類。公文標題應(yīng)當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標題的位置在公文的開 首，居于正文的上端中央。二、主送機關(guān)。上級機關(guān)對下級機關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡 下屬機關(guān)都是受文機關(guān)，也就是發(fā)文的主送機關(guān)；下級機關(guān)向上級機關(guān)報告或請示的公文， 一般只寫一

9、個主送機關(guān)，如需同時報送另一機關(guān)，可彩抄報形式。主送機關(guān)一般寫在正文之 前、標題之下、頂行寫。三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容 要求準確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是， 合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當一文一事，不要一文數(shù)事。四、發(fā)文機關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印， 不寫發(fā)文機關(guān)。機關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關(guān)對公文生效的憑證。五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公 文的末尾、發(fā)文機關(guān)的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必

10、須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考 察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準。六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如T人 事 任免通知”，“財務(wù)管理規(guī)定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出， 以便分類歸檔。七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級機關(guān)列為 抄報，是平級或下級機關(guān)列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了 整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關(guān)和印發(fā)時間，一般均用上下兩條線隔開，主題 詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關(guān)的公文

11、。版頭以大紅套字印上 XXXXXXC機關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。九、公文編號。一般包括機關(guān)代字、年號、順序號。如：“國發(fā)19975號”，代表的 是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文?！皣l(fā)”是國務(wù)院的代字，“1997 ”是年號，（年號要 使用方括號“ ”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關(guān)的 發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無 文件版頭的，放在標題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查 找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽

12、發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責(zé)。 簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式 為“簽發(fā)人：XXX”。十一、機密等級。機密公文應(yīng)根據(jù)機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、 “秘密，等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定，并據(jù)此確定 其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公 文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急” 幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處

13、 理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通 常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團 級）”。行政性、事務(wù)性的非機密性公文，下級機關(guān)對上級機關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱 讀范圍。十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不 是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng) 當在正文之后、發(fā)文機關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附 件X件”。十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排

14、。擬寫、譽寫公文，一律用鋼筆或毛筆， 嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。公文的行文關(guān)系行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。注意：一、下級機關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機關(guān)之間，應(yīng)當使用平行文（如函、通知等），不能使用 上行文（如請示、報告等），更不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級的請示，不要同時抄送下級機關(guān)；向下級機關(guān)的重 要行文，可以抄送直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)的請示，應(yīng)當根據(jù)內(nèi)容寫明 主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)所請求的問題；上級機

15、關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行 文時，應(yīng)當抄送另一個上級機關(guān)。四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府 名義行文；凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。公文種類請示和報告（一）什么事情應(yīng)該請示？1、屬于主管上級單位明確規(guī)定必須請示批準才能辦理的事項。2、對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復(fù)才能辦理的 事項。3、工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示才能辦理的事項。5、因意見分岐，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。6、有章可循，有法可依，可以開展工

16、作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級 審核的事項。7、按上級明文規(guī)定，完成一個任務(wù)，需報請上級審核的有關(guān)事項。（二）撰寫請示需掌握的三個要領(lǐng)：1、詳細、準確地寫明請示事由。不僅應(yīng)在標題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題， 為什么要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答復(fù)。2、明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時可 引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以 分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權(quán)衡、批復(fù)。3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示；由于時間限制，或事態(tài)嚴重， 希望上級盡

17、快答復(fù)，甚至務(wù)請在什么時限內(nèi)答復(fù)；提請上級批復(fù)時需要注意或強調(diào)的問題， 否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復(fù)前，建議上級同意暫先按什么原則進行工作； 等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時、準確的批復(fù)，但行文中切勿使用 要挾的言辭。二、報告。報告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分為專題報告、綜合報告、總結(jié)報 告；按時間可分為年度報告、季度報告、月份報告和工作進程報告等。為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：一、情況；二、經(jīng)驗;三、問題；四、 今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：一、情況；二、 原因；三、責(zé)任；四、處理情況和意見。通知一

18、、一般性通知。在上級機關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機關(guān)知道或辦理時，如：慶祝某個節(jié)日， 成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關(guān)報送有關(guān)材料等， 都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。二、會議通知。上級機關(guān)要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就 是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止 時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項交待不 清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進行。三、任免通知。上能機關(guān)在任免下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機關(guān)的有關(guān)任

19、免事項需要下級機關(guān) 知道時要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關(guān)、 會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。不論哪種類型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點：一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”（即發(fā)文機關(guān)、事由、文種）的標題，使人一 看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關(guān)簡單地使用“通知”作標題，這 是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當?shù)?。三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這 就是常見的“緊急通知”。通報通報是把工作情況、經(jīng)驗教訓(xùn)、

20、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關(guān)單位和組織了解工作的進程，樹立全局思想， 安排自己的工作；或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取 他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局， 拿準所通報內(nèi)容的普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫 清楚。要目的明確，對其原因、影響、經(jīng)驗、教訓(xùn)進行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。通報采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡明扼要。函函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、 詢問和答復(fù)問題時所使用

21、的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴格限制，如不用正式文件頭， 也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。公函大體有以下幾種用法：一、下級機關(guān)向上級機關(guān)詢問一般事宜，或上級機關(guān)答復(fù)或催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜。二、平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計某些 數(shù)字等時，也常用公函。四、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。機關(guān)公文的制發(fā)程序凡以機關(guān)名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理：制發(fā)文件單位擬稿送機關(guān)辦公室核稿呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)機要員登記編號打字校對付印裝訂機要員用印留存

22、發(fā)文單位發(fā)出文件公文的基本處理程序公文的基本處理程序公文辦理程序:公文辦理分為收文和發(fā)文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登 記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文處理工作人員，應(yīng)以 高度負責(zé)的精神，努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。公文處理必須做到準確、及時、安 全。公文處理的各個環(huán)節(jié)，應(yīng)力求當日事當日畢。一般應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢,并答復(fù)報文單 位。因問題復(fù)雜,十五天內(nèi)難以辦結(jié)的，應(yīng)向報文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時限 要求的文件，必須在時限內(nèi)辦完。具體有以下幾個環(huán)節(jié)：簽收、登記:首先應(yīng)建立嚴格的收文簽收、登記制度，加強對公文運轉(zhuǎn)的管理,保證收 到的公文件件

23、有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處（室）負責(zé)簽收、拆封，并按規(guī)定編號、 登記。送領(lǐng)導(dǎo)同志的信件，除親啟、絕密件和有特別交代的以外,一律由專門收文科室拆封， 按其內(nèi)容和性質(zhì)，分別處理。對需納入收文辦理的,應(yīng)編號、登記，按規(guī)定程序處理。收文登 記一般應(yīng)登記以下內(nèi)容:收文日期、收文編號、來文單位、來文標題、密級、份數(shù)、承辦單 位或分送范圍。分辦、擬辦:凡需辦理的公文，由文書處理部門根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程序，及時提出注 批、注辦意見，呈送機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)職能部門辦理。緊急公文應(yīng)按要求時限辦理完 畢;一般公文應(yīng)在文到之日起三日內(nèi)交到承辦部門或送至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。除特殊情況外,領(lǐng)導(dǎo)同 志不受理和審批未經(jīng)

24、文書處理部門登記、注批的公文。催辦:各級國家行政機關(guān)文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請示性的 公文,無論是交職能部門辦理的還是呈送領(lǐng)導(dǎo)人批示的，都應(yīng)及時催辦。做到緊急公文跟蹤催 辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。催辦一般采用電話催辦和書面催辦兩種形式。對 部門拖不辦經(jīng)多次催辦無回音的，可以上門催辦;對上門催辦也解決不了的，可經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批 準后督辦部門辦理。辦結(jié);公文承辦人員對已處理的文件，要定期進行清理檢查,根據(jù)有關(guān)規(guī)定和情況，確 定是否辦畢結(jié)案。確定文件辦結(jié)應(yīng)力求準確，不應(yīng)把正在辦理的文件劃入辦結(jié)文件一類，也不 宜把已結(jié)案的文件長時間放在正在辦理類文件中。已辦結(jié)的文件，在正

25、式立卷前,由承辦人按 一定方法暫存一段時間。承辦人員應(yīng)對暫存文件作適當整理，要注意文件形成的先后次序和 有機聯(lián)，保持材料的完整、齊全，并剔除重份。暫存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、 歸檔為原則，一般可采用分類依號排列法,也可由承辦處（室）自行確定符號這一原則的其他 方法。立卷、歸檔:公文辦結(jié)后，應(yīng)按中華人民共和國檔案法及有關(guān)規(guī)定,及時將公文定 稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報隨同文件一并立卷。公文立卷應(yīng)以本機關(guān)形成的公文為 主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷,完整地反映本機關(guān)的 主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其他單位

26、保 存復(fù)制件。作為正式文件使用的公文復(fù)制件，應(yīng)加蓋復(fù)制機關(guān)的證明章，并視同正式文件管 理。整理完備的案卷，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定,定期向檔案部門移交，個人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿 等材料。公文發(fā)文程序:發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分 發(fā)、立卷、歸檔等程序。擬稿。擬稿一般應(yīng)本著誰主辦、誰擬稿的原則進行。重要文件應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志親自 動手起草、或親自主持研究,明確提出擬文的主要觀點、意見和辦法，組織專人擬稿。草擬文 稿應(yīng)按照國家機關(guān)公文處理辦法和四川省國家行政機關(guān)公文處理實施細則的有關(guān)要 求辦理。行文關(guān)系、公文種類和公文格式要準確、規(guī)范，要按公文的內(nèi)容、性質(zhì)恰當?shù)卮_定 密級和緊急程

27、度。公文用語應(yīng)力求準確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應(yīng)注意以下事項：擬稿應(yīng)使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫（不得使用紅墨水），字跡要 工整。修改較多、不容易認的文稿,應(yīng)清稿譽正。符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定應(yīng)與有關(guān) 部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短,涉及緊 急或秘密事項的文件應(yīng)準確標定緊急程度或密級。人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準確無誤。時間應(yīng)寫具體年月日。除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的 數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字

28、用阿拉伯數(shù)字書寫。公文一律使用法定計量單位。引用公文要先引標題，后引發(fā)文字號。公文使用規(guī)范簡化字,不使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經(jīng)簡化了的繁體字。使用簡 稱應(yīng)先使用全稱,并注明簡稱。草擬全文,須按檔案管理的要求，使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。公文稿紙亦應(yīng)符合要 求,不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文。核稿。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，本書將在辨析篇中就如何把好公 文文稿的審核關(guān)中作專題介紹，這里不再敘述。簽發(fā)。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問題,應(yīng)嚴格執(zhí)行會簽制度。會簽的文稿， 必須由每一會簽單位的負責(zé)人簽署意見并加蓋公章。凡需會簽的文稿，一般應(yīng)由主辦部門與 有關(guān)單位聯(lián)系，送請會簽

29、。如會簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見，應(yīng)將分歧意見如實匯報，并由 具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見,一并報請上級部門領(lǐng)導(dǎo)同志審定。校對。文件打印后需由專職校對人員進行校對。一般需經(jīng)三人共同校稿通過看稿、 讀稿、核稿三道程序，每個程序都應(yīng)簽字，落實責(zé)任,保證校對質(zhì)量。經(jīng)校對后的清樣,交核稿 人核對后，在終稿清樣上簽字后付印。校對符號嚴格按國家標準標注。印刷。一般文件，應(yīng)按規(guī)定時間及時印出;急件應(yīng)在要求的時間內(nèi)印出，不得延誤。文件的分發(fā)。正式文件應(yīng)由專門的發(fā)文科（室）統(tǒng)一發(fā)送。公文的格式公文的格式公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。國家行政機關(guān)正式公文的文頭一般由文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊

30、急程度、秘密 等級等組成。占文件首頁的三分之一到五分之二，用橫隔線與正文分開。文件名稱由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱加上文件二字組成（函只署發(fā)文機關(guān)名稱），置 于首頁的上端，用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文,牽頭主辦機關(guān)排列在 前，也可只用主辦機關(guān)的名稱。黨委和政府聯(lián)合行文，黨委排列在前。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、標于括號內(nèi)的年份、順序號組成位于文件名稱之下、橫 隔線之上正中位置（函的發(fā)文字號標注在標題的右上方）。兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文，只標明主 辦機關(guān)的發(fā)文字號。上報的文件，應(yīng)當在發(fā)文字號的同一行右端標明簽發(fā)人姓名。秘密等級、緊急程度，應(yīng)視文件內(nèi)容需要從上至下依次標注在文件名稱的左上角

31、。秘 密等級分為秘密、機密”、絕密三種;緊急程度分為急件、特急件氣 機密、絕密文 件應(yīng)標注份號。政府令的文頭由套紅印刷的政府令和編號組成。政府令的編號為第號。公文的正文部分一般包括標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)等。標題。公文標題應(yīng)當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容一般由發(fā)文機關(guān)名稱、內(nèi)容提要和文 種三部分組成。公文標題的作用:一是揭示內(nèi)容，點明主題，使人一目了然;二是給公文定名， 標題就是該公文的名稱，便于收文機關(guān)登記管理,便于查找詢問。公文標題位于橫隔線之下居 中位置。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標點符號，不能以引用文件字號 代替內(nèi)容提要。主送機關(guān)。指收受、辦理文件的單

32、位。俗稱抬頭。除公告、布告”、通告以外，正式公文一 般都應(yīng)標明主送機關(guān)。主送機關(guān)名稱位置一般在標題之下，正文之上左端頂格位置書寫。 決定、命令（令廣、會議紀要等文種，主送機關(guān)可置于文尾主題詞之下，發(fā)送欄內(nèi)抄送機 關(guān)的上方，標為主送：或分送：。向上級機關(guān)的請示，只寫一個主送機關(guān),如需同時送其它機關(guān),用抄送形式。正文。即公文的具體內(nèi)容，是公文的核心部分。需要使用序數(shù)符號標明層次時，一般排列順 序是:第一層用一”,第二層用”（一）”,第三層用：1.,第四層用（1）。行政規(guī)章視需要按章、 節(jié)、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關(guān)以下。較長的公文一般由開頭、主體、結(jié) 尾三部分組成。正文的寫法從內(nèi)容上講，要把事情交待清楚，什么事、什么問題，準確無誤。 觀點要鮮明。需要受文單位做什么,解決什么問題，準確明白。從形式上講，條理層次清楚， 文字簡練確切，標點符號準確無誤，篇幅力求短。發(fā)文機關(guān)。是指正文之后、附件之下所署發(fā)文機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)的位置在正文之后偏右下方。如 果正文占滿了公文紙的全頁，不得不在下一頁落款時,可將落款放在空白頁，同時，必須在落 款前的空白處用括號加以注明:此頁無正文。發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫機關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱。（也 可用單位的印章代替）成文時間。是以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準。經(jīng)會