勁牌茅臺鎮(zhèn)酒業(yè)會(huì)議管理制度

1、編號：ZD-ZH-011勁牌茅臺鎮(zhèn)酒業(yè)會(huì)議管理制度編制：綜合管理部版本/修改碼：A/0審核：巴 琳 頒布日期：2016-6-14批準(zhǔn)：黃小平 發(fā)放范圍：全公司第一章 總則第一條 為提高公司各類會(huì)議召開效率和質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議程序，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司組織的各類會(huì)議的管理。 第二章 細(xì)則第三條 會(huì)議類型按照會(huì)議性質(zhì)分為：大會(huì)、例會(huì)、工作溝通會(huì)、辦公會(huì)、聽證會(huì)、專題討論會(huì)、座談會(huì)、頭腦風(fēng)暴會(huì)。1、大會(huì)：指全體員工、合作商或員工和合作商代表參加的大型會(huì)議。如年度總結(jié)表彰大會(huì)、職工代表大會(huì)、經(jīng)銷商年度懇談會(huì)等。2、例會(huì)：指根據(jù)工作需要例行召開的常規(guī)會(huì)議。如公司經(jīng)營例會(huì)、各部門月度例會(huì)。3

2、、辦公會(huì)：指就公司重大事項(xiàng)進(jìn)行研究決策的會(huì)議。如組織架構(gòu)調(diào)整。4、專題會(huì)：指就某項(xiàng)工作或問題進(jìn)行研討，形成相關(guān)意見或決策（決定）。如生產(chǎn)計(jì)劃討論會(huì)、采購物資質(zhì)量問題討論會(huì)、呆滯物資處理討論會(huì)。5、工作溝通會(huì)：指為解決各部門實(shí)際工作中存在的個(gè)性和共性問題，同時(shí)共享經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)而召開的工作會(huì)議。如安全環(huán)保會(huì)、釀造技術(shù)交流會(huì)等。6、聽證會(huì)：指就具體的方案、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)文件等組織相關(guān)人員討論，聽取意見。如制度聽證會(huì)、技術(shù)方案、包裝設(shè)計(jì)聽證會(huì)。7、座談會(huì)：指召集員工代表進(jìn)行工作交談，獲取相關(guān)信息。如工會(huì)組織的員工座談會(huì)、接待座談會(huì)。8、頭腦風(fēng)暴會(huì)：指就工作中的重難點(diǎn)問題進(jìn)行集思廣益，尋求解決方案或方法而組織

3、的會(huì)議。第四條 管理職責(zé)（一）綜合管理部是公司會(huì)議的統(tǒng)籌管理部門，主要職責(zé)為：1、負(fù)責(zé)公司年度總結(jié)表彰大會(huì)、經(jīng)營例會(huì)、公司辦公會(huì)、重要專題會(huì)的管理；2、負(fù)責(zé)對公司各類會(huì)議管理情況進(jìn)行檢核通報(bào)。（二）各部門負(fù)責(zé)所轄會(huì)議的準(zhǔn)備、會(huì)議過程的管理、會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)等。第五條 會(huì)議準(zhǔn)備（一）會(huì)議須有計(jì)劃、有準(zhǔn)備的召開（緊急會(huì)議除外），禁止召開無準(zhǔn)備的會(huì)議。對于大會(huì)，必要時(shí)須成立會(huì)議項(xiàng)目組負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備與組織，有詳細(xì)會(huì)議籌備方案。（二）會(huì)議目的。會(huì)議須明確目的，不得召開不必要的會(huì)議。對于能通過其他方式(如面對面溝通、網(wǎng)絡(luò)溝通、電話溝通等)能達(dá)到會(huì)議目的的，不得召開會(huì)議。（三）會(huì)議議題1、會(huì)議須明確議題，

4、且議題須鮮明、突出，禁止召開議題不明的會(huì)議。2、對于多個(gè)議題的，可開分會(huì)，不開統(tǒng)會(huì)。3、對于專題會(huì)、工作溝通會(huì)，會(huì)議組織人員須提前收集和整理參會(huì)人員的意見，并在會(huì)中進(jìn)行針對性地討論。4、對于公司辦公會(huì)，應(yīng)具體圍繞以下方面議題召開：（1）公司重大經(jīng)營管理變革（含組織架構(gòu)調(diào)整）方案；（2）公司重大資產(chǎn)投入（包括新改擴(kuò)建項(xiàng)目）；（3）公司公益慈善規(guī)劃、重大公益項(xiàng)目、對外贊助項(xiàng)目；（4）公司高層領(lǐng)導(dǎo)崗位及其他重要崗位的人事任免；（5）涉及全員的薪酬福利政策、獎(jiǎng)懲機(jī)制；（6）重大獎(jiǎng)懲決定；（7）需要公司高層領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一認(rèn)識的事項(xiàng)；（8）總經(jīng)理認(rèn)為需要討論的事項(xiàng)。（四）會(huì)議時(shí)間根據(jù)會(huì)議議題及會(huì)議形式，會(huì)議召開

5、的具體時(shí)間要求為：1、公司經(jīng)營例會(huì)原則上在每月30日前召開。2、部門月度例會(huì)在公司經(jīng)營例會(huì)召開后的7個(gè)工作日內(nèi)召開；特殊情況不召開或推遲召開的，須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批并反饋綜合管理部。3、辦公會(huì)根據(jù)工作需要實(shí)時(shí)召開。4、其他例會(huì)、工作溝通會(huì)須按照規(guī)定的頻次定期召開。（五）參會(huì)人員1、會(huì)議組織部門須安排與會(huì)議內(nèi)容相關(guān)的主要人員參會(huì)；工作關(guān)聯(lián)度不大，或不能起作用的人員不得通知其參會(huì)。2、所有會(huì)議確定的參會(huì)人員須報(bào)會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)（公司分管領(lǐng)導(dǎo)組織召開的會(huì)議，由其確定）。3、經(jīng)營例會(huì)參會(huì)人員原則上固定為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部全體人員。戰(zhàn)略合作伙伴或其他人員需列席會(huì)議的，報(bào)綜合管理部批

6、準(zhǔn)。4、部門月度例會(huì)參會(huì)人員為部門下轄所有崗位人員。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要選擇性參加。5、公司辦公會(huì)參會(huì)人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部負(fù)責(zé)人以及議題所涉及的相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)。（六）會(huì)議地點(diǎn)。會(huì)議須根據(jù)其議題性質(zhì)、參會(huì)人數(shù)，選擇合適地點(diǎn)召開。以下情況須在現(xiàn)場（生產(chǎn)、市場、實(shí)驗(yàn)室、施工、食堂等場所）召開會(huì)議，不得在會(huì)議室召開：1、需現(xiàn)場了解問題發(fā)生狀況和解決具體問題的。如包材質(zhì)量問題分析會(huì)。2、需根據(jù)現(xiàn)場情況確定工作方案的。如工程規(guī)劃討論會(huì)。3、現(xiàn)場發(fā)生緊急情況的。如安全事故分析會(huì)。4、需聽取現(xiàn)場工作人員意見或建議的。如設(shè)備驗(yàn)收會(huì)。5、需了解現(xiàn)場工作人員思想動(dòng)態(tài)或傳達(dá)公司某項(xiàng)精神的。如市場早會(huì)。（七）發(fā)布會(huì)議通

7、知1、會(huì)議組織人員至少提前2個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)布會(huì)議通知（包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、議程、主持人等），確保主要參會(huì)人員都能參加會(huì)議，并與其他會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)不發(fā)生沖突。其中，經(jīng)營例會(huì)通知至少提前3個(gè)工作日發(fā)布，公司辦公會(huì)通知至少提前1個(gè)工作日發(fā)布。2、會(huì)議通知中，根據(jù)需要，須添加相關(guān)資料。會(huì)議通知及資料因網(wǎng)絡(luò)原因無法成功發(fā)送的，則須以書面或電話形式告知。緊急、臨時(shí)召開的會(huì)議，在無法提前發(fā)布會(huì)議通知的前提下，須電話通知參會(huì)人員。3、因故不能參加會(huì)議的，須在獲取會(huì)議信息后，至少在會(huì)議召開1小時(shí)前，通過郵件、短信或微信等書面形式向會(huì)議組織部門請假（不便時(shí)，方可采取電話、口頭方式）。

8、（八）其他要求1、需準(zhǔn)備會(huì)議資料的，須提前1個(gè)工作日準(zhǔn)備到位，并發(fā)送至參會(huì)人員提前熟悉。其中，經(jīng)營例會(huì)中，匯報(bào)材料須由報(bào)告人組織編寫，并親自完成終稿后在規(guī)定的發(fā)布時(shí)間內(nèi)將匯報(bào)材料發(fā)送至公司領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、綜合管理部。2、因故不能參會(huì)的人員須提前通過郵件或其他形式向會(huì)議組織部門反饋會(huì)議討論議題的意見或建議。3、對于大會(huì)，會(huì)議組織部門須提前做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算；在非正常上班期間召開的，組織部門根據(jù)需要，提前安排好車輛接送參會(huì)人員。第六條 會(huì)議召開（一）會(huì)議組織部門工作人員及會(huì)議主持人須提前到達(dá)會(huì)場（大會(huì)須提前30分鐘到場，其他會(huì)議須提前10分鐘到場），做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。（二）主持人須準(zhǔn)點(diǎn)宣布會(huì)議紀(jì)律

9、、議題及內(nèi)容，并掌握會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按照既定程序進(jìn)行。（三）聽證會(huì)、辦公會(huì)、專題討論會(huì)、座談會(huì)、頭腦風(fēng)暴會(huì)等會(huì)議開始后應(yīng)直奔主題，集中討論和解決關(guān)鍵性問題。（四）辦公會(huì)最終決策決定原則上須經(jīng)過半數(shù)的公司領(lǐng)導(dǎo)通過確定（含郵件反饋及轉(zhuǎn)達(dá)的意見）。若贊成與反對意見票數(shù)相等時(shí)，由總經(jīng)理做出最終決策?？偨?jīng)理具有一票否決權(quán)。（五）除大會(huì)、例會(huì)、工作溝通會(huì)、聽證會(huì)外，會(huì)上不得宣讀已發(fā)布的材料，提高會(huì)議效率。（六）各部門召開的工作例會(huì)，本部門負(fù)責(zé)人須將公司及上級相關(guān)會(huì)議精神在會(huì)上進(jìn)行傳達(dá)，并重點(diǎn)對工作中存在的問題進(jìn)行分析，明確解決方案，同時(shí)對下月工作目標(biāo)進(jìn)行分解，落實(shí)到具體部門或崗位。（七）除例會(huì)、大會(huì)外，

10、所有參會(huì)人員須發(fā)表個(gè)人意見或建議。會(huì)議發(fā)言應(yīng)條理清晰、觀點(diǎn)明確、內(nèi)容簡潔，禁止談?wù)撆c會(huì)議議題無關(guān)的內(nèi)容。（八）對于多議題的會(huì)議，須安排好各分議題的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，參會(huì)人員按點(diǎn)參會(huì)。分議題結(jié)束后，相關(guān)人員則離開會(huì)場。（九）參會(huì)人員均須遵守會(huì)場紀(jì)律，認(rèn)真開會(huì)。做到：1、嚴(yán)格遵守會(huì)議開始時(shí)間，不得遲到、缺席、早退。特殊情況不能按時(shí)參會(huì)的，須向組織部門或主持人說明情況。2、大會(huì)明確了就座區(qū)域和著裝要求的，須在指定位置就座，并按規(guī)定著裝。3、不中途長時(shí)間離開會(huì)場、不頻繁出入會(huì)場。中途需單次外出15分鐘以上或離開累積半小時(shí)以上的，須向會(huì)議組織部門說明原因。4、須將手機(jī)等通訊設(shè)備作靜音、振動(dòng)或關(guān)機(jī)處理。5、不得在

11、會(huì)場接聽電話、交頭接耳、開小會(huì)、喧嘩、玩手機(jī)、聽音樂、看無關(guān)書籍、吃零食等與會(huì)議無關(guān)的事情，主持人及工作人員要維護(hù)會(huì)場紀(jì)律。（十）除大會(huì)、座談會(huì)外，會(huì)議須形成明確的決議和意見，不得議而不決。形成的會(huì)議紀(jì)要（備忘），會(huì)議組織部門須在3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門收閱。其中，經(jīng)營例會(huì)會(huì)議紀(jì)要涉及各部門部分由各部門負(fù)責(zé)人編寫，并在1天內(nèi)提交至綜合管理部，綜合管理部匯總報(bào)批后在3個(gè)工作日內(nèi)向全公司發(fā)布。特殊情況無法親自編寫的，須向綜合管理部備案。（十一）重要會(huì)議決議或記錄未正式公布前，參會(huì)人員須遵守公司保密制度，不得向會(huì)議無關(guān)人員透露相關(guān)信息。第七條 會(huì)議決議落實(shí)與效果評估（一）公司會(huì)議形成的決議和交辦

12、工作，納入公司交辦工作管理范疇。（二）各部門會(huì)議形成的決議和交辦工作，納入部門員工月度績效管理范疇。（三）對于公司年度總結(jié)表彰大會(huì)、經(jīng)銷商會(huì)議、供應(yīng)商會(huì)議、職代會(huì)等大會(huì)，會(huì)議結(jié)束后，組織部門須對會(huì)議效果進(jìn)行評估和總結(jié)并發(fā)布。（四）經(jīng)營例會(huì)紀(jì)要發(fā)布后由綜合管理部在3個(gè)工作日內(nèi)對例會(huì)材料的發(fā)放、匯報(bào)情況及會(huì)場紀(jì)律情況進(jìn)行通報(bào)考核。第八條 相關(guān)規(guī)定（一）公司內(nèi)部會(huì)議1、會(huì)議目的不明確，召開了不必要會(huì)議的，對會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人罰款100-300元。2、報(bào)告人未親自編寫經(jīng)營例會(huì)匯報(bào)材料的，罰款100元，并通報(bào)批評。3、參會(huì)人員無正當(dāng)理由缺席的，對責(zé)任人罰款100元，并通報(bào)批評。4、參會(huì)人員會(huì)議期間睡覺的

13、，對責(zé)任人罰款200元，并通報(bào)批評。5、出現(xiàn)以下情況的，對責(zé)任人罰款50元，并通報(bào)批評：（1）須在現(xiàn)場召開的會(huì)議，無特殊原因未在現(xiàn)場召開的；（2）因通知不到位，導(dǎo)致參會(huì)人員遲到或缺席的；（3）參會(huì)人員未提前請假的；（4）會(huì)議通知發(fā)布后（發(fā)布會(huì)議通知及電話告知）無故遲到或早退的；（5）會(huì)議材料（含匯報(bào)材料，下同）未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布的；（6）會(huì)議材料內(nèi)容發(fā)生明顯錯(cuò)誤或不符合要求的；（7）會(huì)議材料未提前準(zhǔn)備好，未收集相關(guān)人員意見的；（8）會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人審核不力，通知了無關(guān)人員參會(huì)的；（9）問題討論型或征求意見型會(huì)議，參會(huì)人員不發(fā)表個(gè)人意見或建議的；（10）會(huì)議主持人對會(huì)議控制不力，導(dǎo)致會(huì)議冗長、質(zhì)量不高的，或拖延會(huì)議時(shí)間達(dá)30分鐘以上；（11）會(huì)議中手機(jī)響鈴，或在會(huì)中接聽電話、喧鬧、從事與會(huì)議無關(guān)事情的；（12）未說明原因及無特殊理由，會(huì)議中途離開累積超過半小時(shí)，或單次外出超過15分鐘的；（13）未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要（備忘