基金管理公司業(yè)務(wù)記錄及檔案管理制度-Llinks

1、關(guān)于特定客戶資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)申請(qǐng)材料之九 記錄與檔案管理制度 TITLE * MERGEFORMAT C基金管理有限公司(籌)關(guān)于特定客戶資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)申請(qǐng)材料特定客戶資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄與檔案管理制度關(guān)于特定客戶資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)申請(qǐng)材料之九 記錄與檔案管理制度9-10-總 則為了加強(qiáng)特定客戶資產(chǎn)(以下簡(jiǎn)稱“特定資產(chǎn)”)管理運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)記錄及檔案保存工作的科學(xué)管理, C基金管理有限公司(以下簡(jiǎn)稱“公司”、“C基金”), 根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、國(guó)家檔案局制定的機(jī)關(guān)檔案工作條例和其他有關(guān)規(guī)定, 以及中國(guó)證監(jiān)會(huì)發(fā)布的基金管理公司特定客戶資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)試點(diǎn)辦法的有關(guān)規(guī)定, 特制定本制度。本制度所稱業(yè)務(wù)記錄和檔案, 是

2、指C基金的相關(guān)部門在開展業(yè)務(wù)的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的歷史記錄, 包括文書、特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)、信息技術(shù)、會(huì)計(jì)、聲像等各類檔案。公司開展特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)中的不同門類和載體的檔案, 實(shí)行集中統(tǒng)一管理, 不得由各部門或個(gè)人分散保管。公司特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄和檔案工作包括對(duì)業(yè)務(wù)記錄和檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、和開發(fā)利用等。應(yīng)根據(jù)其形成的規(guī)律, 利用情況等特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)管理。公司員工都有保護(hù)公司特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄和檔案的義務(wù), 凡損壞業(yè)務(wù)記錄和檔案、擅自銷毀業(yè)務(wù)記錄和檔案、泄露業(yè)務(wù)記錄和檔案機(jī)密等違法行為的, 應(yīng)按照中華人民共和國(guó)檔案法及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理, 并追究其刑事責(zé)任(如有

3、)。特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案管理公司特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案管理工作職能部門: 公司綜合管理部是主管部門, 公司各相關(guān)業(yè)務(wù)部門為輔助管理部門, 具體分工如下: 綜合管理部制定業(yè)務(wù)記錄及檔案管理制度, 編制歸檔范圍, 明確保管期限, 編制分類大綱, 對(duì)各相關(guān)業(yè)務(wù)部門明確歸檔要求; 對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促和檢查, 保證材料齊全完整; 負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)記錄及檔案的鑒定、歸檔、保管、借閱、移交、銷毀等管理工作; 編制各種檢索工具和參考資料, 開展檔案的編研工作, 為積極利用檔案創(chuàng)造條件;公司各相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)本部門在開展特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)中形成的須保存的各類業(yè)務(wù)記錄及檔案, 根據(jù)公司要求, 做好收集、整理、

4、預(yù)立卷工作, 進(jìn)行立卷歸檔。特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案保存期限和密級(jí)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)法規(guī)以及業(yè)務(wù)需要, 公司對(duì)不同的特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案規(guī)定了保管期限和密級(jí)。保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類: 長(zhǎng)期為十六年到五十年; 短期為十五年以下。確定檔案保管期限的基本原則是: 凡有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的列為永久保管; 凡在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有參考利用價(jià)值的列為長(zhǎng)期保管; 凡在較短時(shí)期內(nèi)有參考利用價(jià)值的列為短期保管。密級(jí)分為機(jī)密、秘密、一般三類。特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案的分類。分為文書檔案、特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄、特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案、信息技術(shù)檔案、聲像檔案五大類。根據(jù)各自工作業(yè)務(wù)情況進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致,

5、分類一旦確立, 不能隨意變動(dòng)。特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案立卷、登記錄入。根據(jù)公司特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案歸檔范圍、保存期限、密級(jí)、分類的規(guī)定, 在綜合管理部的指導(dǎo)下, 各相關(guān)業(yè)務(wù)部門預(yù)立卷, 建立卷宗并登記錄入。特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案的交接: 檔案一般應(yīng)于次年六月底前完成收集、整理、分類、鑒定、立卷、歸檔工作。特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案的在所屬年度終了后暫由會(huì)計(jì)檔案形成部門保管一年后, 移交綜合管理部保管。如屬帶有保密性質(zhì)的特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案, 形成部門應(yīng)指定專人根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理原則保管、整理。業(yè)務(wù)部門檔案管理員負(fù)責(zé)將檔案信息及時(shí)反饋至綜合管理部,以便于綜合管理部了解本公司檔案材料整

6、體狀況, 檔案實(shí)體則在業(yè)務(wù)部門保存。待保密期限過后, 再行移交至綜合管理部, 編制流水號(hào), 保持卷宗的完整。綜合管理部一般于次年六月底前接收各部門匯總的上一年度特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案, 對(duì)各種門類和載體的檔案及重要資料作集中保管, 做好檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用和鑒定銷毀等檔案管理工作。特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案的編號(hào)。案卷的排列應(yīng)按不同門類、載體和保管期限分別排列。根據(jù)檔案的排列順序按不同保管期限混年度或分年度編制卷號(hào), 案卷目錄可按保管期限或類別編制, 在一個(gè)卷宗內(nèi), 案卷目錄號(hào)不得重復(fù)。 特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案的保管: 綜合管理部應(yīng)根據(jù)需要建立檔案專用庫(kù)房和配備足夠的檔案裝具。檔案庫(kù)

7、房應(yīng)堅(jiān)固, 并力求配備防盜, 防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防漏、防蟲等設(shè)施。并留有庫(kù)管余量, 以利檔案接收。同時(shí)根據(jù)需要增置溫濕計(jì)、去濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備和計(jì)算機(jī)等設(shè)備。檔案管理人員要定期檢查檔案的保管狀況, 做好記錄, 發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告, 采取有效措施, 對(duì)破損和變質(zhì)的檔案材料應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制, 確保檔案的完整和安全。特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案的借閱。綜合管理部負(fù)責(zé)公司各部門業(yè)務(wù)記錄及檔案借閱。借閱者須填寫借閱登記表。秘密文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后, 方可調(diào)用; 機(jī)密文件須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件, 到期不歸還的要續(xù)借, 再次辦理借閱手續(xù), 否則文件將被收回。特定

8、資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案的銷毀: 公司各業(yè)務(wù)部門定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定; 檔案的鑒定應(yīng)在分管負(fù)責(zé)人的主持下, 由綜合管理部與相關(guān)業(yè)務(wù)部門組織鑒定小組共同進(jìn)行。對(duì)超過保管期限, 確無保存價(jià)值的檔案編制清冊(cè), 經(jīng)主管、總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。銷毀檔案時(shí), 應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷, 防止檔案遺失或泄露、漏銷。監(jiān)銷完畢, 監(jiān)銷人必須在銷毀清冊(cè)上簽字, 并將銷毀清冊(cè)存檔, 永久保管。綜合管理部要建立全卷宗, 以積累、存儲(chǔ)本機(jī)構(gòu)案卷的立卷說明、分類方案; 鑒定報(bào)告、交接憑證、銷毀檔案清冊(cè)、檢查記錄、卷宗介紹等材料。檔案管理人員要熟悉庫(kù)藏檔案情況, 主動(dòng)了解各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要, 結(jié)合業(yè)務(wù)部門情況, 編

9、寫組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、文件匯集、業(yè)務(wù)專題匯集及各種專題檔案史料匯編。特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案管理特定資產(chǎn)管理核算部門作為特定資產(chǎn)管理的重要職能部門, 負(fù)責(zé)特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案的管理工作, 建立特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度, 保證特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱, 嚴(yán)防毀損、散失和泄密。特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案是指特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)憑證、特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告、基金便函、投資指令、資金核對(duì)表、凈值表、新股配售通知書、基金核算操作日志和基金公告等特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料, 是記錄和反映特定資產(chǎn)運(yùn)作和管理的重要史料和證據(jù)。具體包括: 特定資產(chǎn)

10、管理會(huì)計(jì)憑證類: 原始憑證復(fù)印件、記賬憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)賬簿類: 總賬、明細(xì)賬、其他會(huì)計(jì)賬簿。特定資產(chǎn)管理財(cái)務(wù)報(bào)告類: 月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告, 包括特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)報(bào)表、附注及文字說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。其他類: 特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)便函、投資指令、資金核對(duì)表、凈值表、新股配售通知書、基金核算操作日志和基金公告、特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)每年形成的特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案, 由特定資產(chǎn)管理核算部門按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷, 裝訂成冊(cè), 編制特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案, 在會(huì)計(jì)

11、年度終了后, 可暫由特定資產(chǎn)管理核算部門保管。期滿后, 由特定資產(chǎn)管理核算部門編制移交清冊(cè), 移交公司檔案室統(tǒng)一保管。移交檔案室保管的特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案, 原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。公司保存的特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要, 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn), 可以提供查閱或復(fù)制, 并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案的人員, 嚴(yán)禁在特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。特定資產(chǎn)管理核算部門應(yīng)當(dāng)建立健全特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。根據(jù)國(guó)家規(guī)定保存特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和投資記錄至少15年。保管期滿的特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案, 可以按照以下程序銷毀:

12、由本公司檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同特定資產(chǎn)管理核算部門提出銷毀意見, 編制特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè), 列明銷毀特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案時(shí), 應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和特定資產(chǎn)管理核算部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案前, 應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案, 銷毀后, 應(yīng)當(dāng)在特定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章, 并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。特定資產(chǎn)管理信息技術(shù)資料管理技術(shù)資料是指與特定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)有關(guān)的

13、技術(shù)文件、圖表、程序與數(shù)據(jù), 包括信息系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)方案、軟件設(shè)計(jì)方案、安全設(shè)計(jì)方案、源代碼、系統(tǒng)配置參數(shù)、技術(shù)數(shù)據(jù)、軟件及硬件設(shè)備文檔等相關(guān)資料。公司的技術(shù)資料由信息技術(shù)部負(fù)責(zé)。借閱、復(fù)制技術(shù)資料應(yīng)履行必要的登記手續(xù)。網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)方案、網(wǎng)絡(luò)布線圖、軟件設(shè)計(jì)方案、安全設(shè)計(jì)方案、源代碼、系統(tǒng)數(shù)據(jù)說明書、系統(tǒng)權(quán)限配置說明書等重要技術(shù)資料應(yīng)有副本并異地存放。技術(shù)資料應(yīng)實(shí)施密級(jí)管理。只有在軟硬件系統(tǒng)終止使用時(shí), 相關(guān)的技術(shù)資料才能進(jìn)行報(bào)廢并銷毀。報(bào)廢及銷毀技術(shù)資料應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、信息技術(shù)部會(huì)同綜合管理部實(shí)施, 并編制報(bào)廢及銷毀清冊(cè), 由檔案是保存。特定資產(chǎn)管理信息技術(shù)數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)由公司信

14、息技術(shù)部管理, 由專戶投資部提供數(shù)據(jù)需求, 由信息技術(shù)部對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)劃。信息技術(shù)部設(shè)立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)管理員崗位, 負(fù)責(zé)管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng), 設(shè)立數(shù)據(jù)管理員對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)行專人管理。與特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)相關(guān)人員使用數(shù)據(jù)庫(kù)資源, 由信息技術(shù)部數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)設(shè)定用戶、口令和權(quán)限劃分。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)管理員設(shè)定用戶、口令和權(quán)限須交部門領(lǐng)導(dǎo)審批方可執(zhí)行, 不得隨意改動(dòng)。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)管理員必須定期檢查、維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng), 確保系統(tǒng)安全、可靠及有效的權(quán)力劃分。數(shù)據(jù)管理員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)工作, 對(duì)于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù), 每個(gè)工作日結(jié)束后必須制作數(shù)據(jù)的備份并異地存放, 保證系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)能夠快速恢復(fù)。數(shù)據(jù)管理員必須定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查確保備份數(shù)據(jù)正確性和完整性, 備份數(shù)據(jù)不得更改。數(shù)據(jù)管理員必須定期將系統(tǒng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)儲(chǔ)到不可更改介質(zhì)上, 進(jìn)行異地存放, 存放地點(diǎn)必須有嚴(yán)格的防火、防盜措施。與特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)相關(guān)人員使用數(shù)據(jù)庫(kù)資源, 必須嚴(yán)格按照信息技術(shù)部規(guī)定的用戶和口令登入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng), 嚴(yán)格保管各自的用戶名和口令, 不得泄露給他人。特定資產(chǎn)管理交易業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)屬公司機(jī)密, 不得泄露, 與特定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)相關(guān)人員查閱交易業(yè)務(wù)數(shù)據(jù), 更改系統(tǒng)權(quán)限, 須向信息技術(shù)部提出申請(qǐng), 并交公司總經(jīng)理批準(zhǔn), 并登記備案。系統(tǒng)數(shù)據(jù)亦