資料歸檔方案

1、中華人民共和國國家檔案局術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標準。歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料整理將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括裝 訂、編頁、裝盒、排架；電子文件包括存儲位置等），使之有序化的過程。件歸檔文件的整理單位。檔號在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順整理原則規(guī)檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。歸檔文件整理應

2、保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。組件（件的組織）件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。原件與復制件為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外），會議記錄一年一本的，一本為一件；件內(nèi)文件排序.歸檔文件排序時產(chǎn)權(quán)原件在前，施工文件件在后。例如，浙 BE-T0O136 原件 -工程安裝資料-驗收資料-頂升資料-拆卸資料。只要是這臺所產(chǎn)生 的一切都放在一起，方便以后查詢到施工時的所有信息。不好的是要經(jīng)常翻動原 產(chǎn)權(quán)原件.產(chǎn)權(quán)原件單放。例如2013年生產(chǎn)塔吊-型號-出廠編號-產(chǎn)權(quán)編 號施工文件另行歸檔資料為：建設(shè)單位-工程-（塔吊、電梯）安裝-驗收-頂升-拆卸分類5.2.2歸檔文

3、件一般采用年度 一型號一保管期限、年度a）按年度分類將文件按廠家型號年度分類。例如：2013年生產(chǎn)塔吊-型號-出廠編號-產(chǎn)權(quán)編號排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。如建機 5710- 建機5910-建機6010檔號按照以下要求編制：c）保管期限：保管期限分為永久、 定期10年、定期1年，分別以代碼Y0、“D1” 標識。歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。5.5編目歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。歸檔文件應逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責任者、題名、日 期、密級、備注等項目。a）序號：填寫歸檔文件順序

4、號。b）檔號：檔號按照 5.4.3編制。c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“1 ”。日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如 19990909 。g）密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i）備注：注釋文件需說明的情況。歸檔文件使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置歸檔文件目錄除

5、保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。 裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題），其中全宗名稱 即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊過程6.1.3歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。6.2裝訂歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不 損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少 對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。6.4裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及

6、備考表項目。不同年度、不同型號、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。6.4.1檔案盒檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為 310mnX 220mm （長儂），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等。檔案盒應根據(jù)型號的不同，在盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、設(shè)置型號等 選擇項。檔案盒的排列順序號，寫在檔案盒盒脊。針對產(chǎn)權(quán)例如：建機 5710用黃色、建機5910用紅色.建機6010用藍色檔案盒紙制作。6.4.2備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、 檢查日期。a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。6.5排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排 架方法應避免頻繁倒架。歸檔文件按年度一機構(gòu)（問題）一保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔 案按機構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實體管理。整理要求7.1歸檔電子文件組件（件的組織