2022年企業(yè)檔案管理制度范文

1、第PAGE6頁共NUMPAGES6頁2022年企業(yè)檔案管理制度范文一、總則第一條將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務于企業(yè)，特制定此制度。第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。第三條企業(yè)各分公司和分支機構內部的人事檔案管理，必須依照本制度進行。二、人事檔案的管理體制第一條企業(yè)各分公司和分支機構的人力資源部負責其員工的檔案管理工作。沒有人事部的，由機構負責人指定專人進行保管。分公司經理和機構負責人的檔案由企業(yè)人力資源總部保管。第二條企業(yè)人員調動時，調動人員的檔案由調出部門人力資源部整理好，轉交到調入部門人力資源部保存。第三條企業(yè)人員借調時，員工檔案仍有原部門進行保存。

2、但借調部門必須存有借調人員檔案的復印件，檔案的復印件內的材料應與原件保持一致。三、檔案管理的要求第一條企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負責管理。企業(yè)分公司的分支機構有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購買檔案柜存放檔案。第二條正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30_24cm，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時工暫用普通文件夾保存，轉為正式員工后，按相關要求存放。第三條檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內容等，以便查找。四、人事檔案的管理規(guī)范第一條檔案的分類(1)試用期員工和臨時工檔案。主要包括的內容有。員工個人簡歷，員工等級表，_

3、、畢業(yè)證和相關證書復印件，試用期勞動合同，入職培訓期間的考核表和評價表，申請轉正的相關材料等。(2)正式員工檔案。主要包括內容有。員工個人簡歷，員工等級表，_、畢業(yè)證和相關證書復印件，勞動合同及相關協(xié)議，在崗培訓期間的考核表和評價表，季度/年度考核材料，崗位升遷調動材料，獎勵懲罰記錄，重大科技成果等。(3)離職員工檔案。主要內容包括正式員工檔案的所有內容，另外增加離職申請、審核和交接方面的材料，勞動關系解除方面的材料等。第二條檔案的歸類人事檔案材料按其名稱、內容、屬性等不同分別歸入相應的類別，若材料內容涉及多種類別時，按其主要內容歸入相應類別。第三條檔案的排列人事檔案歸類后，相關材料的排列應按

4、照時間順序依次排列，時間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。第四條檔案的編號檔案的編號方法很多，如漢語拼音法、姓氏筆畫法、單位編號法等，目前企業(yè)采用的是漢語拼音法。具體方法如下：(1)檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個字母為a的排在最前列，依次類推；第一個字母相同的，按第二個字母的順序排列。同姓的按名字的每一個字的拼音順序進行排列。(2)重名的人員按入職時間的先后順序排列，入職時間早的排在前面，入職時間晚的排在后面。五、人事檔案所提供的利用方式(1)查閱。相關利用人到檔案室查閱檔案資料時，必須在檔案管理人員的要求下進行查閱登

5、記，寫明查閱的時間、查閱人、查閱的事由，查閱的內容。(2)調閱。相關利用者對人事檔案的調閱必須進行調閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準，調閱期限為_天，逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時催還。檔案調閱期間不得轉借、調換。需復印的，要到檔案管理部門登記。(3)出具證明材料。對于需要復制檔案中的相關資料作為證明材料時，必須經過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。(4)其他六、檔案的保存期限與銷毀(1)人事檔案須永久性的進行保存。對于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經過部門領導的審核后，方可銷毀檔案。(2)檔案銷毀必須填寫申請單，報人力資源部審核、批準、備檔，

6、人力資源部指定專門人員進行銷毀，負責銷毀的人員須為兩人以上。七、附則(1)本制度自公布之日起生效。(2)本制度具體操作細則由人力資源部負責解釋。2022年企業(yè)檔案管理制度范文（二）第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條檔案管理機構及其職責1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管

7、以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。第三條歸檔制度1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面的資料，由

8、人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。第四條檔案保管制度1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。3、檔案管理員要科學地編制分類法

9、，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。第五條檔案借閱制度1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。