04嘉德國際組織結構調整方案組織行為管理推薦

1、中國嘉德國際拍賣組織結構調整方案2004年1月機密討論稿第2頁2022/8/19說 明本報告以提升嘉德拍賣的管理為最終目標；本報告旨在提高嘉德拍賣公司的經營管理水平，不針對任何部門和個人。第3頁2022/8/19目 錄一、第一階段組織結構調整方案和部門職責二、第二階段組織結構調整方案和部門職責三、第三階段組織結構調整方案和部門職責第4頁2022/8/19調整后的組織結構董事會總經理董事會辦公室辦公室財務部客戶效勞市場部法律事務室周末拍賣部中國書畫部瓷器工藝品部油畫部古籍善本部郵品錢幣部設備維護行政秘書庫房管理司機人力資源部股東會各地辦事處監(jiān)事會總經理助理2珠寶部刊物印刷市場拓展技術支持副總經理

2、拍賣結算日常會計財務管理采購價格審核保衛(wèi)處總經理助理1第5頁2022/8/19崗位設置結構圖庫房主管財務部經理客戶效勞主管市場部經理法律事務室主任日常庫房管理員拍品庫房管理員郵品庫管理員人力資源部經理辦事處主任業(yè)務部門經理刊物印刷主管市場拓展主管結算員出納會計市場拓展專員市場分析專員客戶信息專員客戶效勞專員人力資源部專員辦公室主任設備維護行政秘書技術支持主管總經理總經理助理2副總經理業(yè)務主管業(yè)務員司機拍照專員總經理助理1業(yè)務秘書在部門業(yè)務有細分的情況下才有必要設立此崗位第6頁2022/8/19目錄一、組織結構調整方案二、部門職責界定第7頁2022/8/19董事會辦公室部門職責公司股東會、董事會

3、會議組織安排及管理工作。包括：會議通知、會議記錄、會議相關材料的準備等 擬定董事會的有關文件會議組織及文件起草第8頁2022/8/19總經理助理2崗位職責匯總公司內部市場、行業(yè)及競爭對手的信息，并組織進行戰(zhàn)略分析，提出戰(zhàn)略規(guī)劃方案根據(jù)公司年度戰(zhàn)略開展目標和各業(yè)務部門的歷史業(yè)績，將公司總體目標分解至部門進行年度完成業(yè)績的實際情況和目標業(yè)績的差異原因綜合分析，并提出調整解決方案組織制定公司年度運營方案1、公司內部管理體系建設建議并制定公司內部管理提升方案監(jiān)督實施公司管理流程和相關規(guī)章制度2、戰(zhàn)略分析及規(guī)劃3、協(xié)助總經理工作協(xié)助總經理開展其他工作第9頁2022/8/19業(yè)務部門部門職責1、拍品征集2

4、、圖錄制作3、客戶聯(lián)系和招商活動征集拍品，簽定拍賣委托合同負責拍品的篩選，必要時組織專家會審制作圖錄版式、文字標注及英文翻譯提出拍品照片要求，并協(xié)助市場部刊物編印安排拍品拍照時間校對圖錄樣稿就合同更改及其他事宜與賣方協(xié)商聯(lián)系拍賣會前的招商活動第10頁2022/8/19業(yè)務部門部門職責續(xù)向辦公室和人力資源部提供有關拍賣會現(xiàn)場布展、人力等方面的需求并對最終方案進行確認配合市場部需要，選擇相關拍品圖片和撰寫媒體報道稿件配合財務部拍賣結算進行催款工作對市場部的招商活動及廣告提出建議并配合實施5、協(xié)助性工作電腦錄入拍品合同負責本部門名片庫的更新維護及時填寫拍品報損表，并根據(jù)不同情況按規(guī)定上報并進行處理4

5、、業(yè)務信息收集第11頁2022/8/19人力資源部部門職責1、人力資源規(guī)劃2、培訓工作根據(jù)公司年度戰(zhàn)略開展規(guī)劃制定年度人力資源規(guī)劃預算和培訓預算制定公司的年度招聘方案，并組織實施崗位招聘、安排面試和考核工作；進行對員工試用、轉正、定級、晉級的審查、登記和統(tǒng)計；辦理員工辭退和離職手續(xù)建立公司人才儲藏庫，包括正式員工、臨時員工的儲藏根據(jù)公司和各業(yè)務部門的需求，組織調配臨時工作人員，其中包括翻譯、外部專家等各種專業(yè)人才負責拍賣師的工作組織和管理根據(jù)員工需求和公司預算制定公司年度培訓方案，并組織實施組織安排新員工入職培訓組織安排其他培訓活動第12頁2022/8/19人力資源部部門職責續(xù)負責工資獎金的核

6、算負責人事檔案和人事調動的管理，簽訂并管理員工勞動合同負責處理公司各部門發(fā)生的重大勞動糾紛負責出國人員的申報等工作關于勞動管理、工資管理等方面的統(tǒng)計工作負責員工社會保險和公積金的辦理3、考核鼓勵4、人事效勞負責制定公司的薪酬體系，包括建立健全公司的各項福利制度負責制定公司的鼓勵機制，包括獎懲制度負責組織實施對公司員工的選拔、任免和績效考核工作負責員工職業(yè)生涯規(guī)劃的制定 第13頁2022/8/19財務部部門職責一：財務管理定期編寫財務分析報告，分析公司經營狀況、資金使用情況、費用本錢狀況等方面內容1、預算管理2、財務分析3、投融資根據(jù)公司年度戰(zhàn)略開展目標，制定公司詳細預算參與制定公司年度方案定期

7、編制公司預算執(zhí)行情況階段分析報告，并根據(jù)具體情況對公司預算予以調整協(xié)助公司領導進行預算執(zhí)行情況差異分析和確定解決方案擬訂資金籌措和使用方案，開辟財源，有效、合理地分配、使用公司資金進行投資時機分析，協(xié)助投資決策第14頁2022/8/19財務部部門職責二：日常會計管理負責公司日常賬務管理、會計憑證的制作等工作編制公司財務報表日常費用報銷采購合同管理1、日常帳務2、保險3、公司資產及稅務管理負責拍品的保險及索賠事宜，并每月制作拍品報損統(tǒng)計表負責公司其他財產的保險事宜會同相關部門定期組織對公司資產的盤點工作，保證賬物相符負責公司資產的報廢處置計算并繳納各項稅費第15頁2022/8/19財務部部門職責

8、二：日常會計管理續(xù)4、客戶信用管理組織制定客戶信用標準，并及時修訂更新客戶信用分類名單定期對重點客戶進行資信調查，對異常狀況提出預警報告第16頁2022/8/19財務部部門職責三：拍賣結算負責拍賣會交易的結算工作，包括買方結算和賣方結算確認并組織打印、發(fā)送買方及賣方結算通知單負責競投牌押金的收取、退還以及競投牌的發(fā)放和回收工作1、結算工作2、合同管理3、收付款協(xié)調審查拍賣委托合同，確保合同的填寫和賣方傭金浮動幅度符合公司規(guī)定負責合同的發(fā)放登記、收回及保管每次拍賣會結束后，按期制作買方結算狀況統(tǒng)計表并交至總經理、副總經理和各業(yè)務部門每次拍賣會結束后，按期組織收付款協(xié)調會并討論處理方案每季度統(tǒng)計客

9、戶交付款狀況第17頁2022/8/19財務部部門職責四：采購價格審核參與公司主要支出工程的合同談判，包括與印刷廠、展覽公司、拍賣場所、郵寄公司、航空公司、旅行社、定點飯店餐廳等的合同談判收集了解所需采購物品的市場價格狀況，定期制作與公司支出相關的詢價表審核采購價格第18頁2022/8/19市場部部門職責一：市場拓展1、市場信息收集及分析2、市場推廣及公關活動根據(jù)客戶信息數(shù)據(jù)庫資料，分析整理客戶購置興趣等特點并定期形成客戶分析報告定期制作市場分析報告，包括對潛在客戶群特征、競爭對手動態(tài)、拍賣行業(yè)動態(tài)等市場信息的分析收集、匯總并分析新業(yè)務市場信息收集、匯總并分析潛在客戶需求信息新聞媒體反響信息收集

10、建議、籌劃并組織各種公共關系活動選擇、建立與媒體之間的關系撰寫、組織媒體報道文章和組織安排采訪等活動建議、籌劃并組織藝術品鑒賞講座等各種品牌宣傳及市場推廣活動建議、籌劃并組織外地巡展等拍賣會前招商活動第19頁2022/8/19市場部部門職責一：市場拓展續(xù)根據(jù)公司年度預算和戰(zhàn)略開展需要，制定年度廣告預算及方案負責組織品牌宣傳廣告的籌劃及實施負責組織與拍賣會相關的各種廣告的籌劃及實施3、廣告宣傳4、公司形象維護參與拍賣會布展設計等與公司公眾形象相關的活動組織嘉德通訊等公司刊物所需報道的編寫，并對稿件進行審核負責組織實施公司網(wǎng)站的版面設計和更新負責與公司形象相關載體的設計和維護第20頁2022/8/

11、19市場部部門職責二：刊物編印制定年度刊物印刷方案和預算根據(jù)公司印刷要求選擇印刷廠，并與財務部共同進行合同談判并簽訂印刷合同綜合公司各方面需求和預算確定圖錄及其它刊物的印刷數(shù)量組織圖錄、嘉德通訊等公司刊物的樣稿校對負責圖錄、嘉德通訊等公司刊物的印刷工作負責公司其他印刷品的制作負責安排和組織各業(yè)務部門的拍品拍照工作公司圖錄、刊物等資料的編印工作第21頁2022/8/19市場部部門職責三：客戶效勞1、客戶接待及效勞答復和接待一般性的客戶咨詢，包括一般性的拍品咨詢、拍賣會信息咨詢和公司信息咨詢等向買方、賣方和相關方面寄送圖錄、拍賣會成交價格單、嘉德通訊等資料負責委托競投的工作應客戶要求，協(xié)助庫房進行

12、拍品的包裝和運輸?shù)裙ぷ鲄f(xié)助其他部門進行競投登記等拍賣會現(xiàn)場的咨詢及效勞工作2、客戶通知及信息反響告知客戶拍賣會變更、公司變化等信息在拍品篩選結束后，通知賣方拍品處理情況在拍賣會結束后，通知賣方有關拍品的交易情況記錄、匯總客戶信息反響，針對不同性質的信息反響按公司規(guī)定進行處理；并每月制定客戶信息反響處理統(tǒng)計表第22頁2022/8/19市場部部門職責三：客戶效勞續(xù)客戶名片庫信息錄入、整理、更新和維護3、客戶信息管理4、協(xié)助其他部門工作協(xié)助財務部打印、發(fā)送買方及賣方結算通知單第23頁2022/8/19各地辦事處職責負責拍品的臨時保管和轉運負責公司內部及客戶的接待效勞2、拍品征集1、市場拓展3、接待聯(lián)

13、絡拍品的初級鑒定協(xié)助業(yè)務人員進行當?shù)丶爸苓叺貐^(qū)的拍品征集拓展拍品征集渠道及其信息來源渠道收集潛在客戶信息，建議并組織當?shù)丶爸苓叺貐^(qū)的市場及公關活動協(xié)助市場部在當?shù)丶爸苓叺貐^(qū)的市場活動協(xié)助市場部和當?shù)氐膹V告媒體聯(lián)絡第24頁2022/8/19辦公室部門職責根據(jù)公司規(guī)定或具體情況通知、召集、組織公司例行及臨時會議負責會議內容的記錄和傳達，并分類歸檔保管1、會務管理2、拍賣會組織及報批工作根據(jù)公司具體情況確定包括舉辦時間、舉辦地點、場次安排、人力安排等內容在內的拍賣會方案以及相應的公開征集時間負責拍賣會的組織協(xié)調工作并組織實施負責拍賣會的報批和拍品審簽工作簽訂與展覽公司、拍賣場所、郵寄公司、航空公司、

14、旅行社和定點飯店餐廳等的合作合同，并組織協(xié)調拍賣會的布展工作第25頁2022/8/19辦公室部門職責續(xù)3、公司日常運作支持采購、入賬登記、管理公司日常辦公用品負責公司行政檔案及相關資料的管理負責拍品庫房管理負責公司辦公設備的日常維護負責公司日常和拍賣會的平安保衛(wèi)工作建議并組織公司內部活動負責與公司主管部門以及其他政府部門的公關工作負責公司的接待工作負責公司的車輛管理工作第26頁2022/8/19法律事務室職責負責起草、審核公司所需的各種法律文件審查公司所有對外的宣傳材料，保證其法律上的嚴密性對長期欠款的客戶進行催款，并提出警告負責對公司員工進行加強法律意識的培訓在出現(xiàn)突發(fā)事件時，與總經理、副總

15、經理和其他相關人員制定危機處理方案并組織實施處理公司其他法律事務第27頁2022/8/19目 錄一、第一階段組織結構調整方案和部門職責二、第二階段組織結構調整方案和部門職責三、第三階段組織結構調整方案和部門職責第28頁2022/8/19調整后的組織結構董事會總經理董事會辦公室綜合管理部財務部客戶效勞市場部法律事務室周末拍賣部中國書畫部瓷器工藝品部油畫部古籍善本部郵品錢幣部設備維護行政秘書庫房管理司機人力資源部股東會各地辦事處監(jiān)事會珠寶部刊物印刷市場拓展技術支持副總經理拍賣結算日常會計財務管理采購價格審核總經理辦公室保衛(wèi)處將原來的辦公室拆成總經理辦公室和綜合管理部總經理助理2總經理助理1第29頁

16、2022/8/19崗位設置結構圖庫房主管財務部經理客戶效勞主管市場部經理法律事務室主任日常庫房管理員拍品庫房管理員郵品庫管理員人力資源部經理辦事處主任業(yè)務部門經理刊物印刷主管市場拓展主管結算員出納會計市場拓展專員市場分析專員客戶信息專員客戶效勞專員人力資源部專員綜合管理部經理設備維護行政秘書技術支持主管總經理副總經理司機辦公室主任拍照專員總經理助理2總經理助理1業(yè)務主管業(yè)務員業(yè)務秘書第30頁2022/8/19總經理辦公室部門職責負責公司股東會、董事會會議組織安排及管理工作，包括會議通知、會議記錄、會議相關材料的準備等 擬定董事會的有關文件負責公司年度總結或階段小結報告負責起草公司所需的各種文書

17、1、協(xié)助公司領導的工作3、公司內部管理建設工作根據(jù)公司規(guī)定或具體情況通知、召集、組織公司例行及臨時會議負責會議內容的記錄和傳達，并分類歸檔保管2、會務管理建立完善公司各項規(guī)章制度并協(xié)助總經理助理監(jiān)督實施負責公司行政檔案管理建立并負責管理公司檔案資料室第31頁2022/8/19總經理辦公室部門職責續(xù)4、法律事務負責起草、審核公司所需的各種法律文件審查公司所有對外的宣傳材料，保證其法律上的嚴密性對長期欠款的客戶進行催款，并提出警告負責對公司員工進行加強法律意識的培訓在出現(xiàn)突發(fā)事件時，與總經理、副總經理和其他相關人員制定危機處理方案并組織實施處理公司其他法律事務第32頁2022/8/19綜合管理部部

18、門職責1、拍賣會組織及報批工作根據(jù)公司具體情況確定包括舉辦時間、舉辦地點、場次安排、人力安排等內容在內的拍賣會方案以及相應的公開征集時間負責拍賣會的組織協(xié)調工作并組織實施負責拍賣會的報批工作簽訂與展覽公司的合作合同，并組織協(xié)調拍賣會的布展工作第33頁2022/8/19綜合管理部部門職責續(xù)2、公司日常運作支持根據(jù)公司員工使用需求，組織進行IT信息系統(tǒng)的使用功能調整、改變和升級采購、入賬登記、管理公司日常辦公用品負責拍品庫房管理負責公司辦公設備包括IT信息系統(tǒng)硬件的日常維護負責公司日常和拍賣會的平安保衛(wèi)工作建議并組織公司內部活動負責與公司主管部門以及其他政府部門的公關工作負責公司的接待工作第34頁

19、2022/8/19目 錄一、第一階段組織結構調整方案和部門職責二、第二階段組織結構調整方案和部門職責三、第三階段組織結構調整方案和部門職責第35頁2022/8/19調整后的組織結構董事會總經理董事會辦公室綜合管理部財務部客戶效勞市場部法律事務室周末拍賣部中國書畫部瓷器工藝品部油畫部古籍善本部郵品錢幣部設備維護行政秘書庫房管理司機人力資源部股東會各地辦事處監(jiān)事會珠寶部刊物印刷市場拓展副總經理拍賣結算日常會計財務管理采購價格審核總經理辦公室保衛(wèi)處新成立知識管理部總經理助理2總經理助理1知識管理部技術支持信息分析研究開發(fā)第36頁2022/8/19崗位設置結構圖庫房主管財務部經理客戶效勞主管市場部經理法律事務室主任日常庫房管理員拍品庫房管理員郵品庫管理員人力資源部經理辦事處主任業(yè)務部門經理刊物印